Phỏng vấn là một trong những vấn đề quan trọng nhất của quá trình tuyển dụng nhân viên. Phỏng vấn cho phép tìm hiểu và đánh giá ứng viên về phơng diện cá nhân mà các hồ sơ lý lịch, chứng chỉ tốt nghiệp và các bài kiểm tra khác không thể thực hiện đợc hoặc không thể hiện rõ ràng đợc nh tớng mạo, cách c xử...
Nghiên cứu chơng trình này nhằm làm quen với các hình thức phỏng vấn khác nhau và cách thức chuẩn bị, tiến hành một cuộc phỏng vấn đối với cả phỏng vấn viên lẫn ngời bị phỏng vấn có hiệu quả.
5.1. Các hình thức phỏng vấn trong tuyển chọn nhân viên:5.1.1 Phỏng vấn không chỉ dẫn: 5.1.1 Phỏng vấn không chỉ dẫn:
Đây là hình thức phỏng vấn kiểu nói chuyện không có chỉ dẫn sẵn, ngời phỏng vần đặt ra câu hỏi xuất hiện trong đầu theo sở thích, không có sự chuẩn bị trớc, không có biểu mẫu kèm theo. Nội dung của phỏng vấn có thể xa hơn theo nhiều chiếu hớng khác nhau. Ngời phỏng vấn có thể có sẵn bản tiêu chuẩn công việc mà họ có thể đặt những câu hỏi hoặc giống nhau hoặc tơng tự hoặc chẳng có gì giống nhau đối với ứng viên khác nhau. Thông thờng các cuộc phỏng vấn có khởi đầu giống nhau nhng do tính chất không chỉ dẫn nên cuộc phỏng vấn có thể đi vào nhiều lĩnh vực khác nhau. Khi hỏi, ngời phỏng vấn thờng dựa vào câu hỏi cuối cùng của ứng viên, điều này cho phép các ứng viên dễ bộc lộ bản chất hơn là các câu hỏi theo mẫu sẵn.
Ngời phỏng vấn phải hiểu sâu về lý thuyết phỏng vấn, phải nghiên cứu sâu về đặc điểm công việc, hồ sơ cá nhân, biết cách nghe và biết cách làm cho ngời bị phỏng vấn kể chuyện về mình một cách tự nhiên.
5.1.2. Phỏng vấn theo mẫu:
Phỏng vấn theo mẫu là loại phỏng vấn đợc hoạch định tỉ mỉ và chính xác về các câu hỏi và các câu trả lời của ứng viên.
Trong mẫu phỏng vấn, các câu hỏi và các câu trả lời đợc in sẵn, ngời phỏng vấn chỉ việc hỏi và đánh dấu vào các câu trả lời của ứng viên.
Hình thức phỏng vấn này nhằm làm sáng tỏ các yếu tố về năng lực kỹ thuật cá nhân, khuynh hớng, quan diểm, và động cơ làm việc của từng ứng viên.
Để thực hiện đợc hình thức này ngời phỏng vấn phải đợc huấn luyện kỹ càng.
5.1.3. Phỏng vấn tình huống:
Phỏng vấn tình huống là hình thức phỏng vấn trong đó có hàng loạt các câu hỏi và câu trả lời liên quan đến công việc.
Các câu hỏi phỏng vấn đợc thiết kế dựa trên cơ sở của bản liệt kê trách nhiệm và quyền hạn trong công việc. Các quyền hạn, trách nhiệm càng nhiều thì số câu hỏi càng nhiều. Phỏng vấn tình huống có nhiều dạng câu hỏi.
- Câu hỏi dựa vào tình huống giả thuyết.
- Câu hỏi về kiến thức liên quan đến công việc mà nhân viên cần biết thờng liên quan đến phơng diện kỹ thuật của công việc.
- Câu hỏi tìm hiểu về yêu cầu, nguyện vọng của ứng viên đối với công việc nh: động cơ làm việc, ớc muốn du lịch, thay đổi chỗ ở.
Đối với mỗi câu hỏi, cần có một mẫu câu trả lời chuẩn bị để đánh giá chất lợng câu hỏi của các ứng viên. Điểm đánh giá của các thành viên trong hội đồng phỏng vấn đợc ghi rõ ràng về mức độ phù hợp của câu trả lời so với câu trả lời mẫu.
5.1.4. Phỏng vấn liên tục:
Phỏng vấn liên tục là hình thức phỏng vấn trong đó ứng viên bị nhiều phỏng vấn viên hỏi liên tục và riêng biệt trớc khi đi đến kết luận cuối cùng. Các quá trình phỏng vấn diễn ra riêng biệt, không có chỉ dẫn và
không có chính thức. Mỗi một phỏng vấn viên nhìn nhận, đánh giá ứng viên theo quan điểm riêng của mình, thông thờng họ chú trọng đến những kỹ năng thực hiện và đặc điểm cá nhân cần thiết theo yêu cầu của công việc.
Hình thức phỏng vấn này có kết quả đáng tin cậy hơn so với hình thức phỏng vấn thuần tuý không chỉ dẫn.
5.1.5. Phỏng vấn nhóm:
Phỏng vấn nhóm là hình thức phỏng vấn trong đó có một nhóm hội đồng phỏng vấn cùng hội ứng viên, hình thức này giống nh một cuộc họp báo.
Hình thức phỏng vấn này có một số u điểm. Quá trình phỏng vấn thờng lôi cuốn ứng viên phải trả lời nhiều câu hỏi về những vấn đề cơ bản với những phỏng vấn viên, do đó các phỏng vấn viên có điều kiện đánh giá ứng viên một cách chính xác hơn. Nhóm phỏng vấn viên có thể có nhiều quan điểm khác nhau, khi cùng hỏi ứng viên, nhấn mạnh về chiều sâu và ý nghĩa nội dung của các câu hỏi hơn so với cách tiến hành phỏng vấn tiến hành riêng biệt, thực hiện lần lợt từng ngời một. Tuy nhiên hình thức phỏng vấn nhóm thờng gây nên sự căng thẳng về tâm lý đối với các ứng viên. Để làm giảm bớt sự căng thẳng này, ngời ta thờng áp dụng hình thức phỏng vấn tập thể. Nhóm phỏng vấn viên cung lúc phỏng vấn nhóm ứng viên, sau đó nhóm phỏng vấn viên sẽ xem xét, đánh giá lại từng ứng viên thông qua nội dung các câu trả lời và vai trò dẫn dắt nhóm hình thành các câu trả lời.
5.1.6. Phỏng vấn căng thẳng:
Phỏng vấn căng thẳng là hình thức phỏng vấn làm cho ứng viên cảm thấy không thoải mái, bị căng thẳng tâm lý vì những câu hỏi có tính chất nặng nề, thô bạo. Loại phỏng vấn này thực hiện nhằm mục đích đánh giá mức độ nhạy cảm tâm lý, lòng độ lợng khoan dung, cách thức phản ứng của ứng cử viên đối với sự căng thẳng trong công việc. Các phỏng vấn viên thờng điều tra những điểm yếu trong kiến thức và quá trình đào tạo của ứng viên. Khi hỏi vào những điểm yếu thờng làm cho ứng viên có tâm lý bối rối, lo lắng, mất bình tĩnh.
5.1.7. Phỏng vấn đánh giá thực hiện công việc:
Phỏng vấn đánh giá thực hiện công viên thờng thực hiện sau khi ứng viên hay nhân viên thực hiện công việc nhằm mục đích đánh giá chính xác hơn về kỹ năng thực hiện công việc của nhân viên. Phỏng vấn viên thờng là các giám thị sẽ thảo luận với ứng viên về kết quả điểm số thực hiên công việc và hành động sửa chữa, điều chỉnh của nhân viên, để thực hiện công việc tốt hơn.
5.2. Kỹ thuật phỏng vấn:
5.2.1. Các yếu tố kỹ thuật phỏng vấn:
Hiệu quả phỏng vấn phụ thuộc vào các yếu tố kỹ thuật phỏng vấn và cách thức tiến hành thực hiện phỏng vấn.
Những yếu tố kỹ thuật phỏng vấn bao gồm: lời nói, giác quan, điều kiện vật chất kỹ thuật để tiến hành phỏng vấn.
1. Lời nói:
Lời nói gồm tiếng nói, giọng nói và ý nghĩa của câu nói.
Lời nói chỉ biểu diễn t tởng, ý kiến, tình cảm chứ không phải là t tởng, tình cảm, ý kiến. Cần phải biết chọn lời nói để trình bày sao cho ngời nghe thấy rõ ràng, dễ hiểu. Nếu tỏ ra bình tĩnh nhẹ nhàng trong câu nói, tránh lối hỏi gây phản ứng cho ngời nghe hoặc để cho họ chỉ trả lời "có" hoặc "không".
2. Giác quan:
Thị giác và thính giác cần tập trung để nhận ra mô thức động thái của ngời bị phỏng vấn có các cử động tiêu biểu gì? Cách ăn mặc, đầu tóc, tác phong của ngời bị phỏng vấn.
Tập rèn luyện cách nghe. Nghe chăm chú thành thật, tỏ ra mình rất quan tâm đến vấn đề, tránh cãi lý, ngắt lời, để tìm hiểu ứng viên về kiến thức chuyên môn, kỹ thuật, khả năng quản trị, các đặc điểm cá nhân khác. 3. Điều kiện vật chất, kỹ thuật để thực hiện phỏng vấn:
phòng làm việc của cán bộ lãnh đạo để cho ứng viên cảm thấy đỡ lo lắng hồi hộp. Trong những trờng hợp cần thiết có thể đặt máy ghi âm hoặc ghi thu băng video để phân tích lại mô thức động thái, giọng nói của ứng viên.
5.2.2. Các bớc trong phỏng vấn:
Quá trình phỏng vấn thực hiện theo năm bớc: 1. Hoạch định phỏng vấn:
- Nghiên cứu hồ sơ cá nhân, xem xét các đơn xin làm việc, các bảng tóm tắt về cá nhân ứng cử viên, các bản nhận xét về mọi lĩnh vực có liên quan đến việc thực hiện công công việc của ứng viên, từ đó tìm ra mặt mạnh, mặt yếu của ứng viên.
- Nghiên cứu lại bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn nghề nghiệp để ngời phỏng vấn hiểu đợc những đặc điểm, yêu cầu chính của công việc và mẫu ngời nhân viên lý tởng đối với việc thực hiện công việc. - Tìm đợc điểm phỏng vấn thích hợp.
2. Thiết lập quan hệ với ứng cử viên:
Để giúp cho ứng viên bớt căng thẳng và có thể trả lời bình tĩnh, phỏng vấn viên có thể bớc đầu làm quen với ứng viên thông qua những câu hỏi thân mật.
Việc thiết lập quan hệ tốt với ứng viên có thể làm cho phỏng vấn viên và ứng viên đều cảm thấy thoải mái dù cho ứng viên có đợc chấp nhận vào đợc làm việc hay không.
3. Đặt câu hỏi:
Có nhiều cách đặt câu hỏi theo nhiều nội dung khác nhau. Khi đặt câu hỏi nên chú ý:
- Tránh đặt các câu hỏi để trả lời có hoặc không. - Không nên đặt câu hỏi mớm trả lời cho ứng viên.
- Không biểu lộ sự hài lòng, mỉm cời, gật đầu, khi ứng viên có câu trả lời đúng. - Không tra hỏi, chất vấn ứng viên.
- Không kéo dài phỏng vấn bằng các câu chuyện dong dài về cá nhân mình, cũng nh không nên để ứng viên kể chuyện lạc với nội dung phỏng vấn.
- Hỏi từ đầu đến cuối mọi câu hỏi, chăm chú lắng nghe và khuyến khích ứng viên trả lời mạnh dạn. 4. Chấm dứt phỏng vấn:
Trớc khi chấm dứt phỏng vấn, cần dành thời gian để trả lời các câu hỏi của ứng viên, và nếu có thể nên quảng cáo công việc của doanh nghiệp đối với ứng viên. Cố gắng chấm dứt phỏng vấn bằng một nhận xét hết sức khéo léo xã giao.
5. Xem xét lại phỏng vấn:
Sau khi ứng cử viên ra đi, ngời phỏng vấn cần xem xét lại nhận xét của mình về ứng viên, điền vào mẫu điều tra cho đủ. Thận trọng xem xét lại cuộc phỏng vấn sau khi đã có đủ mọi thông tin và sau khi ứng viên bớc ra khỏi phòng phỏng vấn, cần xem xét lại những lỗi xảy ra trong quá trình phỏng vấn.
5.3. Các lỗi thờng mắc phải trong phỏng vấn:5.3.1. Đánh giá vội vã: 5.3.1. Đánh giá vội vã:
Phỏng vấn viên thờng có quyết định sơ bộ về ứng viên trong mấy phút đầu tiên của phỏng vấn. Thời gian sau đó thờng chỉ làm thay đổi đôi chút để phỏng vấn viên đi đến kết luận cuối cùng. Quyết định của phỏng vấn viên sau đó thờng chỉ dựa trên cơ sở cách xuất hiện, diện mạo, hình thức cá nhân của ứng viên.
5.3.2. Chú trọng khía cạnh không tốt của ứng viên:
Các phỏng vấn viên thờng chịu tác động của các thông tin không tốt về ứng cử viên nhiều hơn các thông tin tốt về họ. Bản thân các phỏng vấn viên cũng có xu hớng muốn tìm kiếm những thông tin xấu về ứng viên. Kết hợp lỗi chú trọng khía cạnh không tốt của ứng viên, với cách đánh giá vội vả lúc đầu phỏng vấn, ta sẽ thấy phần lớn các cuộc phỏng vấn có xu hớng chống lại các ứng viên. Những ứng cử viên bị ấn tợng xấu
ban đầu sẽ rất khó trong việc cố gắng làm mất đi ấn tợng xấu đó trong phỏng vấn.
5.3.3. Không hiểu về công việc:
Các phỏng vấn viên không biết rõ về công việc và không biết loại ứng cử viên nào cần thiết cho công việc sẽ không đa ra quyết định chính xác khó có thể thực hiện đợc tuyển đúng ngời đúng việc. Quyết định của phỏng vấn viên khi đó thờng chỉ dựa trên cảm tính và kinh nghiệm cá nhân.
5.3.4. Do trình độ phỏng vấn:
Thứ tự tiếp nhận phỏng vấn cũng ảnh hởng đến nhận xét của phỏng vấn viên. Các nghiên cứu cho thấy sau một loạt ứng cử viên yếu kém, một số ứng cử viên loại trung bình sẽ đợc đánh giá là khá, và sau một loạt ứng cử viên khá, đến ứng cử viên trung bình sẽ đợc đánh giá là yếu. Khi đó cách đánh giá về ứng viên không dựa vào khả năng thực tế của ứng viên mà lại dựa vào tác động cảm xúc của ứng viên trớc đó gây ra.
5.3.5. Đánh giá theo động thái:
Lỗi của phỏng vấn viên là họ thờng chú trọng vào cách nhìn, diện bộ, ngữ điệu của ứng cử viên hơn là nghe xem thực tế ứng viên đã trả lời gì.
Ngoài ra phỏng vấn viên cũng chịu tác động của các xúc cảm về ảnh hởng giới tính của ứng viên đối với yêu cầu tuyển dụng nhân viên nam hay nữ sẽ phù hợp hơn.
5.4. Yêu cầu đối với phỏng vấn viên:
5.4.1. Các qui tắc chủ yếu trong phỏng vấn:
1. Tôn trọng quyền lợi và nhân cách của ngời bị phỏng vấn không đợc có thái độ ban ơn, ông chủ. 2. Xác định trớc mục đích phỏng vấn.
3. Làm cho ngời bị phỏng vấn tự nhiên, không tỏ ra vội vả. 4. Khuyến khích ngời bị phỏng vấn nói nhiều.
5. Chú trọng đến ý nghĩa của lời nói. Nói rõ ràng, dễ hiểu, dễ nghe. 6. Không tiết lộ quan điểm riêng của mình trớc khi cần phải tiết lộ. 7. Khung cảnh phỏng vấn phải yêu tĩnh, thuận lợi.
8. Không vội vã ra quyết định, cố gắng bình tĩnh, xem xét lại kỹ lỡng trớc khi ra quyết định.
9. Tập trung vào những nét chính để đánh giá về ứng cử viên nh mức độ thông minh, khả năng hoà hợp với ngời khác, động cơ làm việc.
5.4.2. Yêu cầu đối với phỏng vấn viên:
Để nâng cao trình độ phỏng vấn, các phỏng vấn viên phải đợc hớng dẫn về tâm lý học, phải hiểu đợc yêu cầu và đặc điểm của công việc. Trong quá trình phỏng vấn phải:
1. Bình tĩnh, chín chắn trong lời nói và hành động. 2. Biết đánh giá ngời thông qua mô thức động thái. 3. Giỏi phán xét, biết nhìn ra vấn đề cốt lõi. 4. Biết thông cảm với ngời khác.
5. Biết lắng nghe.
5.5. Chỉ dẫn đối với ngời bị phỏng vấn:
Khi bị phỏng vấn, điều đầu tiên là bạn cần xác định đợc mục đích của phỏng vấn. Doanh nghiệp cần có các thông tin liên quan đến bạn về: năng lực cá nhân của bạn, động cơ của bạn, khả năng hoà đồng với những ngời khác của bạn.
Những ngời đợc phỏng vấn cần biết:
5.5.1. Chuẩn bị kỹ lỡng.
Trớc khi đến phỏng vấn, bạn cần tìm hiểu về mọi điều cần thiết liên quan đến công việc, về công ty và những ngời phỏng vấn. Nghiên cứu sách báo, tìm hiểu phạm vi hoạt động của công ty, phát hiện ra những vấn đề khó khăn của công ty và giải thích bạn có thể làm gì trong việc giải quyết vấn đề đó.
5.5.2. Tìm hiểu nhu cầu thực sự của ngời phỏng vấn:
Cố gắng giành thời gian cần thiết để trả lời các câu hỏi ban đầu của ngời phỏng vấn. Ngợc lại nên tranh thủ yêu cầu phỏng vấn viên nói rõ hơn nhu cầu của họ. Họ muốn tìm kiếm ngời nh thế nào.
5.5.3. Liên hệ nhu cầu của bạn với nhu cầu của ngời phỏng vấn.
Sau khi tìm hiểu đợc yêu cầu về ngời mà phỏng vấn viên đang tìm kiếm, bạn nên cố gắng mô tả kỹ lỡng những khả năng của bạn trong việc thực hiện những công việc cần thiết theo yêu cầu của ngời phỏng vấn. Sau đó trình bày cách mô tả giải quyết vấn đề và kết quả đạt đợc.
5.5.4. Suy nghĩ trớc khi trả lời.
Bình tĩnh, suy nghĩ trớc khi trả lời. Lu ý mỗi câu trả lời cần qua 3 giai đoạn: Chú ý, suy nghĩ, nói. Chú ý là để bạn hiểu ngời phỏng vấn hỏi gì?