Những hạn chế nêu trên xuất phát từ những nguyên nhân sau:
Một là, nguyên nhân từ hệ thống pháp luật về hộ tịch: không đồng bộ về cấp
độ giữa văn bản pháp luật về hộ tịch với văn bản pháp luật khác có liên quan đến lĩnh vực hộ tịch
Hiện tại, trong hệ thống các văn bản pháp luật có liên quan đến lĩnh vực nhân thân con người thì văn bản điều chỉnh trực tiếp chỉ ban hành dừng ở cấp độ Nghị định còn một số lĩnh vực khác liên quan đến quản lý con người ( có liên quan mật thiết tới lĩnh vực hộ tịch) hầu hết ban hành ở cấp độ luật như : Luật Nuôi con nuôi, Luật Quốc tịch, Luật Lý lịch tư pháp, Luật Cư trú...chính từ sự không cân bằng về cấp độ văn bản (giữa một bên là các quy định của luật, với một bên là các quy định của nghị định) đã dẫn đến việc làm giảm hiệu lực thi hành của các văn bản pháp luật trong lĩnh vực hộ tịch. Thậm chí, có văn bản ở cấp độ ngành có liên quan đến lĩnh vực hộ tịch mà có quy định khác với các văn bản pháp luật về hộ tịch, thì các quy định của pháp luật về hộ tịch trong trường hợp này cũng không thực hiện, mà chỉ được thực hiện theo quy định riêng của ngành đó.
Đánh giá về sự thống nhất, đồng bộ giữa Luật Hộ tịch với Bộ luật dân sự năm 2015, Luật Hôn nhân và gia đình năm 2014, Luật con nuôi và các văn bản pháp luật có liên quan khác. Tại Khoản 3 Điều 10 Nghị định số 19 / 2011 / NĐ - CP ngày 21/3/2011 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật nuôi con nuôi: “ Trường hợp có sự thỏa thuận giữa cha mẹ đẻ và cha mẹ nuôi, sự đồng ý của con nuôi từ 9 tuổi trở lên về việc thay đổi phần khai về cha mẹ trong Giấy khai sinh và Sổ đăng ký khai sinh của con nuôi, thì Ủy ban nhân dân cấp xã nơi đã đăng ký khai sinh cho trẻ em đăng ký khai sinh lại cho con nuôi và thu hồi Giấy khai sinh cũ tại cột ghi chú của Sổ đăng ký khai sinh phải ghi rõ là cha mẹ nuôi.”. Tuy nhiên, tại Điều 24 của Nghị định số 123 / 2015 / NĐ - CP “ Việc khai sinh, kết hôn,
khai tử đã được đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam trước ngày 01 tháng 01 năm 2016 nhưng Sổ hộ tịch và bản chính giấy tờ hộ tịch đều bị mất thì được đăng ký lại”. Do đó,việc thu hồi hủy bỏ để đăng ký lại nhằm đích thay đổi phần khai về cha, mẹ ruột sang cha, mẹ nuôi là không thể thực hiện được theo Luật Hộ tịch ( vì Sổ và bản chính Giấy khai sinh vẫn còn)
Về việc đặt tên, khoản 3 Điều 26 Bộ luật Dân sự năm 2015 đã quy định : Việc đặt tên bị hạn chế trong trường hợp xâm phạm đến quyền, lợi ích hợp pháp của người khác hoặc trái với các nguyên tắc cơ bản của pháp luật dân sự. Tên của công dân Việt Nam phải bằng tiếng Việt hoặc tiếng dân tộc khác của Việt Nam; không đặt tên bằng số, bằng một lý tự mà không phải là chữ. Như vậy, trường hợp trẻ em có một bên cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam, bên còn lại là người nước ngoài, nếu cha mẹ thỏa thuận lựa chọn quốc tịch Việt Nam cho con thì khi đăng ký khai sinh, tên của trẻ cũng phải là tên gọi Việt Nam. Tuy nhiên, việc xác định thế nào là tên bằng tiếng Việt ” hoặc tiếng dân tộc khác của Việt Nam thì chưa có quy định hướng dẫn trong văn bản quy phạm pháp luật, gây khó khăn cho cả công chức làm công tác hộ tịch và người dân.
- Việc cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho người đã chết : Luật Hộ tịch và các văn bản quy định chi tiết thi hành chưa có quy định về việc cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho người chết. Tuy nhiên, theo quy định tại pháp luật hộ tịch hiện hành thì người có yêu cầu đăng ký hộ tịch ( trong đó có yêu cầu 7 cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân phải trực tiếp thực hiện hoặc ủy quyền cho người khác thực hiện yêu cầu ( trừ trường hợp đăng ký kết hôn, đăng ký lại việc kết hôn, đăng ký nhận cha, mẹ, con thì không được ủy quyền ). Như vậy, yêu cầu cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân là quyền nhân thân của cá nhân, không ai được làm thay khi không có văn bản ủy quyền, khi cá nhân chết thì quyền này cũng chấm dứt và không có cơ sở để tiếp nhận, giải quyết. Tuy nhiên, hiện nay nhiều cơ quan thực hiện thủ tục hành chính ( phần lớn là tổ chức hành nghề công chứng ) vẫn yêu cầu người dân phải nộp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân của người liên quan đến hợp
đồng, giao dịch, đối với người đã chết, gây phiền hà cho người dân khi phải tìm cách thực hiện yêu cầu không có cơ sở để giải quyết, tăng áp lực công việc hộ tịch cho Ủy ban nhân dân cấp phường.
Việc cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho công dân có nhiều nơi tạm trú khác nhau còn gặp nhiều khó khăn do không đủ điều kiện, thời gian để xác minh.
Như vậy, yêu cầu cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân là quyền nhân thân của cá nhân, không ai được làm thay khi không có văn bản ủy quyền, khi cá nhân chết thì quyền này cũng chấm dứt và không có cơ sở để tiếp nhận, giải quyết. Tuy nhiên, hiện nay nhiều cơ quan thực hiện thủ tục hành chính ( phần lớn là tổ chức hành nghề công chứng ) vẫn yêu cầu người dân phải nộp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân của người liên quan đến hợp đồng, giao dịch, đối với người đã chết, gây phiền hà cho người dân khi phải tìm cách thực hiện yêu cầu không có cơ sở để giải quyết, tăng áp lực công việc hộ tịch cho Ủy ban nhân dân phường.
- Đăng ký giám sát giám hộ : Hiện tại, Luật Hộ tịch chưa quy định thủ tục đăng ký giám sát việc giám hộ theo quy định tại Điều 51 Bộ luật Dân sự năm 2015, vì vậy, gây lúng túng cho cơ quan đăng ký hộ tịch do không có biểu mẫu và hướng dẫn cách thức thực hiện.
- Đăng ký khai tử : Khoản 1 Điều 34 Luật Hộ tịch quy định : “ Người có trách nhiệm đi đăng ký khai tử nộp tờ khai theo mẫu quy định và giấy báo tử hoặc giấy tờ khác thay thế giấy báo tử cho cơ quan đăng ký hộ tịch ”. Theo quy định tại khoản 2 Điều 5 Nghị định số 123/2015/ NĐ - CP ngày 15/11/2015 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch thì Bộ Y tế hướng dẫn các cơ sở y tế thực hiện việc cấp giấy chứng sinh, giấy báo tử. Tuy nhiên, hiện tại chưa có văn bản quy định cụ thể về mẫu giấy báo tử nên gây lúng túng cho Ủy ban nhân dân cấp xã trong việc thực hiện cấp giấy báo tử cho người chết trên địa bàn.
trình tự, thủ tục đăng ký khai sinh và đăng ký khai tử trong trường hợp trẻ em sinh ra sống được trong vòng 24h rồi chết. Gây khó khăn cho địa phương khi thực hiện thủ tục này. Đến mãi cuối năm 2020 mới có văn bản hướng dẫn chính thức từ thành phố, nhưng lại gặp khó khăn do nhiều gia đình không hiểu nên không tự đi làm thủ tục mà cán bộ tư pháp phải tự điền vào.
+Về thời hạn giải quyết: Việc cấp bản sao hộ tịch quy định phải thực hiện trong ngày nhưng trên thực tế không đáp ứng được do điều kiện công tác của lãnh đạo địa phương.
Chế tài xử phạt vi phạm hành chính đối với các trường hợp vi phạm quy định về đăng ký và quản lý hộ tịch còn thấp, mặt khác nếu thực hiện xử phạt thường thì rơi vào các đối tượng nghèo, đối tượng chính sách… sẽ dẫn đến người dân không thực hiện việc đăng ký khai sinh cho đứa trẻ.
Hai là, những nguyên nhân từ sự yếu kém trong năng lực quản lý về đăng
ký, quản lý hộ tịch
Bên cạnh nguyên nhân về mặt pháp luật, thì còn có nguyên nhân đó là việc thiếu hụt đội ngũ công chức làm công tác hộ tịch cả về số lượng và chất lượng.
Hạn chế về trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của cán bộ quản lý hộ tịch cấp phường.Trong thời gian qua, tuy lực lượng công chức quản lý hộ tịch cấp xã, phường đã được tăng cường về số lượng và chất lượng, nhưng vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu của quản lý nhà nước trong giai đoạn hiện nay do phải thực thi nhiều nhiệm vụ. Một khó khăn nữa đối với đội ngũ công chức quản lý hộ tịch phường là ngoài nhiệm vụ giúp uỷ ban nhân dân phường thực hiện chức năng quản lý và đăng ký hộ tịch, họ còn phải đảm nhận nhiều công việc khác nhau (theo thống kê thì cán bộ tư pháp - hộ tịch phải đảm nhiệm 12 đầu việc), ngoài nhiệm vụ về đăng ký hộ tịch được quy định ra, công chức tư pháp hộ tịch còn phải thực hiện các việc khác theo quy định của pháp luật như: chứng thực, hoà giải, trợ giúp pháp lý, phổ biến giáo dục pháp luật… các việc khác do uỷ ban nhân dân giao chính vì vậy, họ không đủ thời gian để tập trung thực hiện tốt nhiệm vụ hộ tịch được giao. Đến nay số đầu
việc cán bộ tư pháp- hộ tịch cấp xã, phường phải thực hiện hơn 12 đầu việc trong khi hầu hết các phường chỉ có 1 cán bộ tư pháp, phường có 02 cán bộ tư pháp thì lại phân công 01 người làm nhiệm vụ tại bộ phận một cửa hoặc thực hiện nhiệm vụ khác
Ba là, tính không hợp lý của hệ thống tổ chức các cơ quan đăng ký hộ tịch:
Tại phường có Ban tư pháp, mỗi ban tư pháp có từ 5 đến 7 thành viên, chủ tịch hoặc phó chủ tịch uỷ ban nhân dân phường là trưởng ban Tư pháp, cán bộ công chức Tư pháp - hộ tịch là phó trưởng ban, các thành viên khác gồm chủ tịch mặt trận Tổ quốc, công an, địa chính, hội phụ nữ.
Tuy nhiên, về hệ thống cơ quan đăng ký hộ tịch ở nước ta có ở 3 cấp: Tỉnh, huyện, xã. Ở tại mỗi cấp thực hiện thẩm quyền đăng ký một số loại việc hộ tịch nhất định. Chính việc dàn trải thẩm quyền đăng ký hộ tịch ở cả 3 cấp (tỉnh, huyện, xã) đã không tạo nên đội ngũ cán bộ chuyên nghiệp, nhất là cấp tỉnh và huyện, do vừa phải đảm nhận cả hai nhiệm vụ là vừa thực hiện nhiệm vụ quản lý hộ tịch, vừa thực hiện nhiệm vụ đăng ký hộ tịch đã ảnh hưởng nhiều đến công tác quản lý, kiểm tra hướng dẫn nghiệp vụ hộ tịch cho cấp xã vì công chức tư pháp hộ tịch cấp xã hiện nay phải thực hiện hơn 12 đầu việc chính.
Việc tìm hiểu và nghiên cứu của các văn bản pháp luật liên quan đến lĩnh vực hộ tịch gặp nhiều khó khăn,do thường bị thay đổi về cán bộ mỗi khi bầu cử, do sắp xếp cán bộ, do công tác đào tạo bồi dưỡng cán bộ kế cận còn chưa được coi trọng, thiếu nguồn bổ sung...từ đó dẫn đến việc áp dụng sai pháp luật đồng thời cũng dẫn đến tình trạng áp dụng pháp luật về hộ tịch không thống nhất. Cùng một loại việc hộ tịch nhưng việc giải quyết không giống nhau.
CHƯƠNG 3