phần BNQ
- Hoàn thiện cơ cấu bộ máy kế toán: Dựa trên tình hình tài chính thực tế tại công ty mà ban lãnh đạo cần lưu ý đến việc tuyển thêm nhân viên kế toán để mỗi nhân viên có sự phân chia nhiệm vụ rõ ràng theo từng phần hành, hạn chế một người đảm nhiệm quá nhiều công việc dẫn đến các sai sót, nhầm lẫn không đáng có.
Với mỗi nhân viên nên cấp một tài khoản đăng nhập riêng để có thể dễ dàng kiểm soát quyền truy cập trên hệ thống máy chủ của công ty. Đây cũng là biện pháp để ngăn ngừa thông tin bí mật nội bộ của doanh nghiệp bị lấy cắp truyền ra bên ngoài.
- Đẩy mạnh công tác thu hồi nợ và trích lập dự phòng: Đối với các khoản tiền hàng thanh toán chậm và các khách hàng gây khó khăn trong việc thu hồi nợ, kế toán cần trích lập dự phòng phải thu khó đòi để đảm bảo sự phù hợp giữa doanh thu và chi phí của công ty theo nguyên tắc sau:
• Đối tượng, điều kiện lập dự phòng phải thu khó đòi:
- Các khoản nợ cần phải có đầy đủ các chứng từ gốc, có đối chiếu xác nhận của người nợ về số tiền còn thiếu chưa thanh toán.
- Với những khoản nợ không có đủ căn cứ để xác định nợ phải thu khó đòi thì xử lý như một khoản tổn thất.
• Căn cứ để xác định một khoản nợ là nợ phải thu khó đòi:
- Khoản nợ phải thu đã vượt quá hạn phải trả được thỏa thuận ghi trên hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ hoặc các cam kết nợ khác giữa 2 bên.
- Khoản nợ phải thu chưa đến hạn phải trả nhưng công ty khách hàng đang làm thủ tục giải thể hoặc rơi vào tình trạng phá sản; người nợ bỏ trốn hoặc mất tích, hay đang bị giam giữ, xét xử, truy tố, hoặc đã chết.
Ke toán phải tính được thời gian quá hạn của các khoản nợ, mức tổn thất mang lại và tiến hành lập dự phòng, kèm theo các căn cứ xác định đó là khoản nợ khó đòi. Theo TT48/2019/TT-BTC quy định:
“Đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán, mức trích lập dự phòng như sau: + 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 6 tháng đến dưới 1 năm.
+ 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm.
+ 70 % giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm.
+ 100% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 3 năm trở lên.”
• Tài khoản sử dụng - TK 2293 - “Dự phòng nợ phải thu khó đòi”
• Phương pháp hạch toán:
+ Nếu số dự phòng phải trích lập bằng số dư khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi đã trích lập ở báo cáo năm trước đang ghi trên sổ kế toán, doanh nghiệp không
được trích lập bổ sung khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi.
+ Nếu số dự phòng phải trích lập cao hơn số dư khoản dự phòng nợ phải thu khó
đòi đã trích lập ở báo cáo năm trước đang ghi trên sổ kế toán, doanh nghiệp trích lập bổ sung số chênh lệch đó và ghi nhận vào chi phí trong kỳ.
Nợ TK 642 (số chênh lệch) Có TK 2293 (số chênh lệch)
+ Nếu số dự phòng phải trích lập thấp hơn số dư khoản nợ phải thu khó đòi đã trích lập ở báo cáo năm trước đang ghi trên sổ kế toán, doanh nghiệp thực hiện hoàn nhập phần chênh lệch đó và ghi giảm chi phí trong kỳ.
Nợ TK 2293 (số chênh lệch) Có TK 642 (số chênh lệch)
Ví dụ minh họa: Ngày 18/05/2019, công ty bán một bếp âu có lò nướng 4 bếp berjeya cho nhà hàng Âm thực Việt trị giá 33.550.000 VNĐ (đã bao gồm cả VAT), khách hàng chưa thanh toán. Thời hạn thanh toán theo hợp đồng trong vòng 30 ngày
kể từ ngày nhận được hàng. Nhưng tính đến tháng 1/2020, khách hàng vẫn chưa trả nợ. Khoản nợ quá hạn này đã được 8 tháng điều này sẽ ảnh hưởng đến khả năng quay
vòng vốn của công ty, kế toán đã không trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi cho khoản nợ trên. Do đó, để hoàn thiện công tác kế toán thì kế toán cần tiến hành trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi như sau:
Với khoản nợ dưới 1 năm, số cần trích lập là 33.550.000 x 30% = 10.065.000 (VNĐ)
Kế toán ghi nhận: Nợ TK 642: 10.065.000 Có TK 2293: 10.065.000
- Hoàn thiện công tác chứng từ kế toán: Công ty cần trang bị các tủ hồ sơ lưu
trữ chứng từ, nhân viên phòng kế toán chịu trách nhiệm phân loại sắp xếp ngăn nắp theo từng năm, từng quý, từng tháng phát sinh. Đóng cửa tủ và cần khóa cẩn thận để tránh thất lạc, hỏng chứng từ có thể xảy ra. Kế toán trưởng cần thường xuyên theo dõi nhắc nhở nhân viên rà soát chứng từ cẩn thận để kịp thời xử lý sai sót tránh để dồn ứ đọng đến cuối quý cuối năm.
- Hoàn thiện kế toán quản trị trong công ty: Tăng cường công tác kế toán quản trị, nhận thức rõ về tầm quan trọng của các báo cáo quản trị trong việc ra các quyết định kinh doanh ngắn hạn và dài hạn của các nhà quản lý. Các mẫu báo cáo quản trị chính là nhằm phục vụ cho yêu cầu quản lý nội bộ doanh nghiệp, nó sẽ cung cấp các thông tin tài chính, phi tài chính về tình hình thực tế tài chính của doanh nghiệp. Đây là thông tin liên quan đến nội bộ do đó không có mẫu báo cáo cụ thể mà tùy từng loại hình doanh nghiệp các công ty có thể tự thiết kế mẫu báo cáo quản trị riêng sao cho phù hợp với công ty mình.
Một số loại báo cáo quản trị phù hợp với loại hình hoạt động của BNQ như dự toán tiêu thụ, dự toán chi phí bán hàng, dự toán thu tiền bán hàng hay các báo cáo dự toán về kết quả hoạt động kinh doanh cuối kỳ của công ty...
Trong quá trình thực hiện hoạt động kinh doanh, báo cáo tình hình thực hiện sẽ là rất cần thiết và có vai trò quan trọng. Dựa trên cơ sở các báo cáo đó các nhà quản lý sẽ đối chiếu phân tích tình hình thực tế với kế hoạch dự toán đã đề ra để tìm ra kết
quả đã đạt được và những gì chưa đạt được, từ đó tìm ra nguyên nhân lý giải tại sao chưa đạt được mục tiêu kế hoạch đó. Đây là biện pháp rất hữu ích để các nhà quản lý
có thể biết công ty đang gặp bất cập tại khâu nào, phương án kinh doanh hiện tại đã phù hợp mang lại hiệu quả hay chưa để kịp thời điều chỉnh sai sót và đưa ra chiến lược phương án mới phù hợp hơn. Với những lợi ích thiết thực mà các báo cáo quản trị mang lại, công ty nên sớm có đề xuất để thực hiện trong thời gian tới nhằm đem lại lợi ích, hiệu quả kinh doanh tốt nhất cho mình.