Trong giai đoạn này, KTV có thể thực hiện các khảo sát kiểm soát và khảo sát cơ bản để thu thập bằng chứng kiểm toán đầy đủ, thích hợp liên quan CPBH và CPQLDN.
a) Thực hiện khảo sát vềKSNB
- Mục đích khảo sát:
Việc thực hiện khảo sát về KSNB là để đánh giá lại tính thích hợp và hiệu quả của hệ thống KSNB đối với CPBH và CPQLDN.
- Nội dung của khảo sát KSNB:
về khâu thiết kế: thu thập bằng chứng và làm rõ các quy chế KSNB đối với
CPBH và CPQLDN có đầy đủ, chặt chẽ và thích hợp không. Đơn vị khách hàng có thiết kế các quy định về quản lý nói chung và về KSNB nói riêng đối với các nghiệp vụ liên quan đến CPBH và CPQLDN. Những quy định bao gồm: quy định về chức năng, trách nhiệm, quyền hạn và nghĩa vụ của người hay bộ phận có liên quan đến xử lý các công việc và quy định về trình tự, thủ tục thực hiện, xử lý các công việc liên quan đến các nghiệp vụ về CPBH và CPQLDN.
Các quy định cụ thể để quản lý và kiểm soát đối với CPBH và CPQLDN là:các chính sách, quy chế để quản lý và kiểm soát các hoạt động liên quan đến việc chào hàng, giới thiệu sản phẩm, quảng cáo sản phẩm, hoa hồng bán hàng hay bảo hành sản phẩm...; các chính sách, quy chế để quản lý và kiểm soát các chi phí chung của doanh nghiệp như quy định đối với chi phí tiền lương, các khoản trích theo lương, chi phí vật liệu văn phòng, khấu hao TSCĐ, các khoản trích lập dự phòng phải thu khó đòi...; các quy định với phòng kế toán về kiểm soát các khoản CPBH và CPQLDN phát sinh trong kỳ nhằm hạn chế các sai phạm có thể xảy ra khi ghi nhận các khoản CPBH và CPQLDN trên hệ thống kế toán của đơn vị; các quy định, thủ tục đối với việc xác định và ghi nhận các khoản CPBH và CPQLDN. KTV có thể yêu cầu DN cung cấp các văn bản, quy chế có liên quan đến KSNB về CPBH và CPQLDN để nghiên cứu, đánh giá các quy chế đó.
về khâu vận hành: khảo sát việc vận hành (thực hiện) các quy chế KSNB đã
xây dựng ở trên có được thực hiện nghiêm chỉnh, có hiệu lực hay không thông qua sự phân công,bố trí nhân sự, hướng dẫn thực hiện các quy định, trình tự, thủ tục đó, kiểm tra giám sát việc thực hiện công việc... KTV trực tiếp quan sát công việc của các nhân viên có liên quan, phỏng vấn nhân viên đó trong đơn vị về sự hiện hữu của các bước kiểm soát và tính thường xuyên, liên tục trong vận hành và áp dụng các quy chế, thủ tục kiểm soát, kiểm tra các dấu vết kiểm soát (chữ ký, lời phê duyệt) lưu lại trên các chứng từ tài liệu, yêu cầu các bộ phận liên quan làm lại để KTV kiểm tra.
Khảo sát về việc thiết kế, vận hành các quy chế KSNB có đảm bảo 3 nguyên tắc kiểm soát: bất kiêm nhiệm, phân công phân nhiệm,phê chuẩn ủy quyền không?Tình hình thực hiện các nguyên tắc tổ chức hoạt động KSNB: kiểm tra các quy định liên quan đến thẩm quyền phê duyệt và việc phân công bố trí người trong các công việc có đảm bảo sự độc lập cần thiết cho sự giám sát chặt chẽ hay không.
Kết quả đánh giá về hiệu lực KSNB đối với CPBH và CPQLDN sẽ giúp KTV đánh giá rủi ro kiểm soát (CR). Từ đó điều chỉnh phạm vi khảo sát cơ bản đối với CPBH và CPQLDN.
b) Thực hiện các khảo sát cơ bản cho khoản mục CPBH và CPQLDN
* Thủ tục phân tích, đánh giá tổng quát
KTV dựa vào BCTC để lấy số liệu cho việc so sánh hay lập các tỷ suất rồi so sánh, chỉ ra sự biến động của các thông tin và đưa ra định hướng cho các kiểm tra chi tiết tiếp theo. Nội dung gồm:
- So sánh CPBH và CPQLDN kỳ này với kỳ trước hoặc với số kế hoạch, số dự toán đã điều chỉnh theo sản lượng tiêu thụ của đơn vị khách hàng. Mọi sự biến động cần tìm hiểu nguyên nhân cụ thể để xem xét tính hợp lý hay những nghi ngờ về khả năng sai phạm;
- Phân tích sự biến động của CPBH và CPQLDN hàng tháng, trên cơ sở kết hợp với doanh thu và giải thích sự biến động lớn, nếu có. So sánh tỷ trọng CPBH, CPQLDN trên doanh thu để xem có biến động qua các kỳ không;
- So sánh CPBH và CPQLDN kỳ này với số ước tính của KTV nhằm phát
hiện biến động hợp lý;
- Xem xét sự biến động của từng khoản mục chi phí trong CPBH và CPQLDN qua các tháng để xem xét các sự biến động lớn và tìm hiểu nguyên nhân;
Ngoài ra, KTV phải phân tích các thông tin phi tài chính
Khi tiến hành phân tích các thông tin phi tài chính, KTV cần xem xét các nhân tố có tác động đương nhiên (tăng, giảm hợp lý) đối với CPBH và CPQLDN như:
- Doanh nghiệp mở rộng (thu hẹp) thêm quy mô kinh doanh, mở rộng (dừng bán) một số sản phẩm mới .
- Chính sách tăng lương cơ bản của nhà nước, thay đổi khung khấu hao quy định của Nhà nước đối với tài sản cố định.
. .
Bên cạnh đó, các thông tin phi tài chính như sức ép từ bên trong ( Ban Giám đốc) và bên ngoài đơn vị (nhà đầu tư, vay vốn Ngân hàng...) hay sự thay đổi trong đội ngũ kế toán hoặc phần mềm kế toán sử dụng cũng là các nguyên nhân dẫn đến những biến động bất hợp lý của CPBH và CPQLDN.
c) Kiểm tra chi tiết đối với nghiệp vụ CPBH và CPQLDN
Do những khoản mục CPBH và CPQLDN thường đã được khảo sát, kiểm tra số liệu liên quan ở các chu kỳ trước nên khi kiểm tra CPBH và CPQLDN, KTV thường kết hợp kết quả khảo sát chi phí ở các chu kỳ khác. Khi kiểm toán CPBH và CPQLDN, KTV thường quan tâm đến những khoản chi phí có số tiền phát sinh lớn, dễ có gian lận sai sót như chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân viên, chi phí khác bằng tiền,.. .đặc biệt là khoản chi phí có biến động bất thường, mà không mở rộng kiểm tra chi tiết đối với tất cả các khoản chi phí.
Nội dung kiểm tra chi tiết nghiệp vụ CPBH và CPQLDN
- Lập bảng kê chi tiết các khoản mục CPBH, CPQLDN theo từng tháng trong năm, đánh giá tính hợp lý của việc trình bày đồng thời đối chiếu tổng chi phí với sổ cái tài khoản CPBH, CPQLDN;
- Rà soát các khoản mục chi phí có sự biến động bất thường trong năm, kỳ được xác định trong quá trình phân tích (số tiền lớn, giao dịch khác thường, điều chỉnh giảm...), tiến hành kiểm tra chứng từ gốc để đảm bảo các khoản chi phí này có thực, phân loại đúng, và đánh giá tính hợp lý của việc ghi nhận;
- Đối với các chi phí liên quan đến các chu kỳ khác như chi phí nguyên vật liệu, chi phí công cụ dụng cụ, chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương, các khoản chi phí phân bổ khác, KTV thực hiện đối chiếu với giấy tờ làm việc của các KTV khác để có kết luận phù hợp;
- Đối với khoản chi phí bằng tiền, ngoài việc đối chiếu với kết quả của kiểm toán tiền, KTV cần lựa chọn mẫu chứng từ , sổ kế toán chi tiết để kiểm tra tính hợp lý, tính toán đánh giá và ghi sổ nghiệp vụ xem có đầy đủ và đúng đắn không;
- Chọn mẫu chứng từ kiểm tra hóa đơn, yêu cầu thanh toán của nhà cung cấp, các bảng tính toán kèm theo, các phiếu chi, chứng từ thanh toán qua ngân hàng cùng các chứng từ kèm theo như duyệt chi của BGĐ, định mức chi,...;
- Xây dựng ước tính độc lập với các khoản chi phí mang tính chất định kỳ, ít biến động hoặc gắn liền với doanh thu (các khoản tiền thuê, hoa hồng, phí bản quyền...) và so sánh với số chi phí đã ghi sổ, tìm hiểu các chênh lệch lớn;
- Đối chiếu với các văn bản quy định nội bộ về định mức chi tiêu với các khoản chi tiêu thực tế của doanh nghiệp;
- Xem xét tính hợp lý của các khoản chi phí có tính chất nhạy cảm như chi phí hoa hồng, quảng cáo, tiếp thị, tiếp khách, chi tiền phạt, chi tư vấn pháp luật, kiện tụng, tranh chấp...
Nội dung cụ thể liên quan đến các cơ sở dẫn liệu sau: - Sự hiện hữu:
KTV kiểm tra các chứng từ làm căn cứ ghi nhận CPBH, CPQLDN có đầy đủ không, có hợp lý, hợp lệ, hợp pháp, có được phê duyệt đúng đắn không? Ví dụ như chi phí nhân viên bán hàng thì kiểm tra bảng phân bổ tiền lương xem có đầy đủ không, có được cấp có thẩm quyền phê duyệt không?Kiểm tra các tài liệu khác để chứng minh cho tính có thật của nghiệp vụ: kế hoạch bán hàng, kế hoạch quảng cáo,
giới thiệu sản phẩm, hội nghị khách hàng, kế hoạch sửa chữa TSCĐ, kế hoạch mua bằng phát minh, sáng chế, kế hoạch đào tạo cán bộ quản lý và quyết định của BGĐ về phê duyệt các kế hoạch trên.
- Sự tính toán, đánh giá:
Kiểm tra xem cơ sở tính toán đối với các khoản CPBH, CPQLDN xem có đảm bảo tin cậy không, kiểm tra kết quả tính toán có chính xác không.KTV tính toán lại rồi đối chiếu hoặc yêu cầu khách hàng giải trình nếu có nghi ngờ.Kiểm tra việc tính toán phân bổ CPBH, CPQLDN có hợp lý, đúng đắn, nhất quán với các kỳ trước không bằng cách kiểm tra xem chính sách phân bổ CPBH, CPQLDN có hợp lý không, các tiêu thức phân bổ các chi phí gián tiếp như thế nào, việc ghi sổ các chi phí đó đã đúng chưa.
- Tính đầy đủ:
Đối chiếu giữa số lượng chứng từ về CPBH, CPQLDN với sổ cái tài khoản 641,642 để kiểm tra việc ghi sổ có đầy đủ không? Có bỏ sót hay ghi trùng nghiệp vụ không? Đối chiếu các nghiệp vụ trên tài khoản 133 và tài khoản 641,642 để kiểm tra xem việc ghi nhận thuế GTGT đầu vào được khấu trừ liên quan đến hoạt động bán hàng, quản lý doanh nghiệp thì có nghiệp vụ tương ứng về chi phí bán hàng trên tài khoản 641 và về chi phí quản lý doanh nghiệp trên tài khoản 642 hay không?
- Tính đúng kỳ:
Đối chiếu ngày tháng phát sinh nghiệp vụ trên chứng từ với ngày tháng ghi sổ chứng từ đó.So sánh ngày tháng cập nhật trên sổ chi tiết CPBH, CPQLDN với sổ chi tiết tài khoản đối ứng có liên quan.Kiểm tra các nghiệp vụ bất thường, các nghiệp vụ đầu và cuối niên độ kế toán có giá trị lớn.
- Phân loại và trình bày:
Đọc nội dung các khoản chi phí trong các sổ kế toán chi tiết bán hàng và sổ chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp để kiểm tra việc phân loại các khoản chi phí có đúng đắn không nhằm phát hiện các chi phí không được phép hạch toán vào CPBH, CPQLDN và các khoản chi phí không được coi là chi phí hợp lý,hợp lệ của doanh nghiệp theo quy định của luật thuế thu nhập doanh nghiệp.
Kiểm tra việc phân loại chi phí theo khoản mục, đánh giá việc phân loại này có phù hợp với chính sách, chế độ kế toán doanh nghiệp hay không?
Kiểm tra việc ghi nhận các nghiệp vụ vào sổ kế toán tương ứng và xem xét mối quan hệ đối ứng tài khoản trong hạch toán xem có đảm bảo chính xác và phù hợp với chế độ kế toán hay không, thông qua việc kiểm tra ghi chép ngày trên chứng từ (việc ghi chép này thể hiện được sự phân loại và ghi chép trên sổ kế toán); đối chiếu bút toán ghi sổ trên sổ kế toán có tương ứng với các chứng từ đó hay không, hoặc tham chiếu bút toán ghi trên các sổ kế toán khác...
Xem xét đánh giá việc trình bày, công bố thông tin CPBH và CPQLDN trên BCTC về tính phù hợp với quy định của chế độ kế toán và sự nhất quán giữa số liệu trên BCTC với số liệu trên sổ kế toán của đơn vị.
- Tính chính xác số học:
Kiểm tra việc tính toán lũy kế phát sinh CPBH và CPQLDN trên từng sổ chi tiết và trên sổ tổng hợp, để đánh giá tính đầy đủ, chính xác của số liệu cộng dồn.
KTV cộng lại số liệu lũy kế phát sinh đã kết chuyển của tài khoản chi phí bán hàng (TK 641), tài khoản chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 642) và đối chiếu với kết quả của doanh nghiệp.