Xây dựng thang bảng lương theo phương pháp so sánh cặp có tám bước:
Bước 1: Xác định hệ thống chức danh công việc
Cũng giống như các phương pháp khác để xác định được hệ thống chức danh công việc sẽ dựa vào bản mô tả công việc, quy định chức năng nhiệm vụ của các chức danh công việc, việc xác định này rất quan trọng sẽ liệt kê ra tất cả các chức danh công việc trong doanh nghiệp. Việc xác định này rất khó khăn đòi hỏi cán bộ xây dựng phải nắm rõ về việc hoạt động của tất cả các phòng ban trong doanh nghiệp và phải phân biệt giữa chức danh công việc và vị trí công việc để tiện cho việc xác định, tránh tình trạng xác định thiếu hay trùng nhau.
Bước 2: Xác định hệ thống yếu tố ảnh hưởng đến mức lương từng chức danh công việc và vai trò của chúng
Xây dựng các yếu tố sẽ ảnh hướng đến mức lương của từng chức danh công việc, các yếu tố phải có tính đặc thù thể hiện được sự ảnh hưởng trực tiếp đến việc trả lương của chức danh công việc. Các yếu tố sẽ nói nên được những yêu cầu đối với từng chức danh công việc hay môi trường làm việc của doanh nghiệp hay tính chất đặc điểm của công việc hay là tính thể lực sức khỏe của người lao động.... Sau khi đã xây dựng được các yếu tố ảnh hưởng sẽ tiến hành xác định vai trò của mỗi yếu tố, sẽ đưa ra các thang điểm đánh giá vai trò của các yếu tố đó có quan trọng hoặc ít quan trọng hoặc không quan trọng tùy vào quan điểm của mỗi doanh nghiệp và người xây dựng. Từ đó sẽ tính ra được tổng điểmvà tỷ trọng của từng yếu tố là bao nhiêu để tiến hành các bước tiếp theo.
Bước 3: xếp hạng chức danh công việc theo từng yếu tố ảnh hưởng đến mức lương
Các yếu tố đã được xây dựng đầy đủ sẽ tiến hành so sánh giữa các chức danh công việc trong hệ thống với nhau theo từng yếu tố lần lượt, so sánh các chức danh công việc với nhau sẽ tính ra được tổng điểm của chức danh trong từng yếu tố. Sẽ có ba mức độ để so sánh là 0-4 mức độ này là có sự chênh lệch rất lớn, mức độ 3-1 là có sự chệch lệch nhưng không nhiều, mức độ cuối cùng là 2-2 ngang nhau không có sự chênh lệch. Khi xét xong bước này sẽ tính được điểm của các chức danh công việc cho từng yếu tố là bao nhiêu.
Bước 4: Tổng hợp các yếu tố để xếp hạng chức danh công việc theo thứ tự giảm dần
Bước này sẽ là bước tổng hợp của bước hai và bước ba, ở bước hai đã tính ra được tỷ trọng của từng yếu tố còn bước ba sẽ có số điểm của từng chức danh công việc cho từng yêu tố, từxhai bước này tổng hợp lại sẽ hình thành được bước bốn. Khi đã có các số liệu được tổng hợp đầy đủ sẽ tiến hành tính tổng điểm cho từng chức danh công việc bằng cách lấy tỷ trọng của từng yếu tố nhân với số điểm của từng chức danh tất cả cộng lại sẽ ra được tổng điểm của từng chức danh công việc.
Bước 5: Phân nhóm chức danh công việc
Tổng điểm của từng chức danh công việc được hoàn thành cũng đồng nghĩa với
việc các chức danh sẽ được phân chia thành các nhóm lương, chức danh công việc nào có cùng mức điểm sẽ vào chung một nhóm lương, mức điểm cao nhất cũng sẽ là nhóm một lần lượt cho đến mức điểm cuối cùng cũng sẽ là nhóm lương cuối cùng.
Bước 6: Xác định hệ số giãn cách giữa các nhóm
Để xác định số bậc của hệ thống thang bảng lương cho doanh nghiệp có ba cơ sở để xác định. Một là mức độ phức tạp cho từng nhiệm vụ của mỗi chức danh công việc. Hai là quan điểm quản trị về hệ thống thang bảng lương của mỗi doanh nghiệp sẽ là một quan điểm quản trị khác nhau về việc xây dựng số bậc lương nhiều hay ít là do doanh nghiệp và nguồn quỹ lương. Ba là cơ sở pháp lý về số bậc lương trong các văn pháp theo quy định của Nhà nước.
Bước 7: Xác định số bậc và mức giãn cách giữa các bậc
Để xác định số bậc của hệ thống thang bảng lương cho doanh nghiệp có ba cơ sở để xác định. Một là mức độ phức tạp của từng nhiệm vụ của chức danh công việc, đối với các chức danh cấp quản lý cấp cao họ sẽ đảm nhận công việc có mức độ phức tạp tương xứng với chức vụ của họ nên sẽ cao hơn nhân viên bình thường và sẽ xây dựng ít bậc hơn đối với các chức danh khác. Hai là quan điểm quản trị về hệ thống thang bảng lương, tùy vào mỗi chủ doanh nghiệp sẽ có một quan điểm quản trị riêng, nên việc xây dựng số bậc cũng phụ thuộc vào quyết định của từng doanh nghiêp. Ba là cơ sở pháp lý về số bậc lương trong các văn pháp theo quy định của Nhà nước.
Mức giãn cách giữa các bậc cũng có ba cơ sở để xây dựng. Một là quy định của Nhà nước về xây dựng thang bảng lương, khoảng cách giữa hai bậc liền kề không được thấp hơn 5%, để đảm bảo khoảng chênh lệch đủ để tạo động lực cho người lao động. Hai là khả năng tài chính cho việc trả lương của doanh nghiệp, quỹ lương nhiều khoảng cách giãn cao, quỹ lương hẹp khoảng cách giãn vừa đủ. Ba là cân đối toàn bộ hệ thống thang, bảng lương và phân tích đặc điểm một số nhóm chức danh, điều chỉnh khoảng cách giãn cân đối phù hợp tránh tình trạng chỗ quá cao chỗ quá thấp.
Bước 8: Hoàn chỉnh bảng lương
Khi đã xác định đầy đủ số bậc, giãn cách bậc, hệ số nhóm sẽ tiền hành tính toán để hoàn thành thang bảng lương cho doanh nghiệp. Tính hệ số cho các bậc của các nhóm chức danh là đã hoàn thành thang bảng lương theo hệ số lương. Muốn xây dựng thang bảng lương theo mức lương, đầu tiên sẽ phải xác định mức lương thấp nhất của doanh nghiệp, khi đã có mức lương thấp nhất lấy đó nhân với hệ số lương sẽ ra được mức lương cho từng bậc, từng nhóm chức danh và hoàn thành thang bảng lương theo mức lương.