5. Bố cục đề tài
1.3.1. Khái niệm về CloudERP
Trong khoảng thời gian ngắn của thế kỷ 21, tốc độ internet nhanh hon và các công cụ phát triển mới đã một lần nữa cách mạng hóa các bộ ERP. Sự ra đời của phần mềm dựa trên trình duyệt đã mở đường cho ERP đám mây, một bước đột phá đã mở rộng phạm vi tiếp cận và chức năng của các giải pháp ERP.
CERP là một hệ thống ERP được cung cấp như một SaaS noi CERP có thể được truy cập thông qua internet mà không cần thực hiện bất kỳ cấu hình hoặc cài đặt nào cho người dùng (Elmonem, Nasr & Geith, 2016). Hệ thống CERP là hệ thống thông tin toàn công ty và được cung cấp với nhiệm vụ giúp tích hợp hoạt động hậu cần chính vào các quy trình khác nhau của doanh nghiệp. Sau đó, chúng hoạt động trên một số phòng ban trong khi chỉ phải phụ thuộc vào một kho lưu trữ dữ liệu duy nhất (AL- Shboul, 2019). Hệ thống CERP cung cấp cho người dùng chức năng phù hợp với chức năng của hệ thống ERP nội bộ. Sự khác biệt là CERP có thể được sử dụng với chi phí thấp hon do nó được thiết lập bởi một nhà cung cấp bên thứ ba không có trụ sở và có thể cung cấp các dịch vụ bảo trì, hỗ trợ và trả góp bên ngoài (Gupta và cộng sự, 2018).
CERP được cho là giúp cải thiện khả năng tiếp cận, tính linh hoạt, khả năng mở rộng, hiệu quả triển khai, tính minh bạch, tự động hóa bán hàng, bảo mật đồng thời giảm thiểu chi phí theo Gupta et al. (2019). Hệ thống CERP có thể có những mặt tiêu cực đối với việc triển khai hệ thống vào tổ chức. Những lo ngại này thường là sự không an toàn về môi trường đám mây, hiệu suất và khả năng chống lại sự thay đổi trong nội bộ. Nguồn gốc của các vấn đề và các khía cạnh tiêu cực của việc triển khai
- AI với việc quản lý tài chính trở nên chính xác và đảm bảo, vì khả năng tự động hóa các quy trình trong doanh nghiệp
- AI đánh giá được hiệu suất và trình độ nhân viên từ các lịch sử giao dịch khác KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Xây dựng Cloud ERP cho Công ty TNHH
Dịch vụ và Phát triển Vietmark hệ thống CERP thường liên quan đến sự phù hợp tổ chức của hệ thống (Johansson và cộng sự, 2015; Morton & Hu, 2008).
1.3.1. Kiến trúc hệ thống Cloud ERP
Khi các doanh nghiệp ứng dụng công nghệ như trí tuệ nhân tạo, tự động hoá... nhằm nâng cao hiệu quả quản lý doanh nghiệp, thì việc thu thập, lưu trữ và quản lý dữ liệu trở nên quan trọng hon bao giờ hết. Nguồn dữ liệu phong phú, chính xác sẽ giúp quá trình ra quyết định chặt chẽ hon và thúc đẩy chất lượng đầu ra. So với kiến trúc của ERP truyền thống thì kiến trúc Cloud ERP có nhiều cải tiến hon để giúp việc truy xuất dữ liệu nhanh hon. Nhưng nó vẫn giữ và xoay quanh kiến trúc 3 tầng như ERP truyền thống nhưng việc lưu trữ dữ liệu sẽ được thực hiện bằng công nghệ điện toán đám mây.
Hình 1. 4. Kiến trúc hệ thống Cloud ERP
1.3.2. Xu hướng phát triển Cloud ERP
1.3.3.1. Tích hợp trí tuệ nhân tạo với công nghệ thông minh khác
Việc tích hợp giữa AI với hệ thống ERP đang trở thành xu hướng phát triển trong ngày nay. Những gì mà AI đã tạo ra trên thị trường phần mềm không thể nói hết được. Một số tính năng mà AI có thể hỗ trợ cải thiện phần mềm ERP:
- AI có khả năng phân tích được lượng dữ liệu khủng lồ
- AI còn có khả năng dự đoán, chuẩn đoán những thuật toán một cách tưong đối chính xác, những đề xuất hiệu quả để tránh lãng phí nguyên liệu
Hoàng Phưong Dung - K20HTTTB 10
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Xây dựng Cloud ERP cho Công ty TNHH Dịch vụ và Phát triển Vietmark
hàng để lên lịch chăm sóc khách hàng nâng cao hình ảnh doanh nghiệp thông qua dịch vụ khách hàng
Còn việc tích hợp các công nghệ thông minh, doanh nghiệp có thể tìm ra bài toán thông qua xử lý dữ liệu hiệu quả. Doanh nghiệp tìm ra những phương án mới để tận dụng tối đa hiệu quả từ toàn bộ dữ liệu mà doanh nghiệp có được. Lợi thế của bất kì doanh nghiệp nào là cách mà doanh nghiệp biết tận dụng để chuyển đổi dữ liệu thành hành động. Các công nghệ thông minh giúp giải phóng thời gian, tiết kiệm chi phí công sức của doanh nghiệp tạo cơ hội cho nhân viên có thể sử dụng thời gian vào các công việc khác giúp đem lại giá trị cao hơn.
1.3.3.1. Ứng dụng di động
Trong xu hướng càng ngày càng phát triển các hoạt động kinh doanh ở mọi lúc mọi nơi là mối quan tâm của bất kì người lãnh đạo doanh nghiệp. Sự linh động phần mềm ứng dụng ERP trên các thiết bị di động cầm tay đem lại năng suất vô cùng hiệu quả. Ví dụ, nhân viên làm việc ngoài giờ hành chính có thể thực hiện các giao dịch ngay cả khi không có ở công ty, mà ở nhà hay ở bất kỳ đâu bởi các quyền truy cập thông tin cũng như công cụ cần thiết trên thiết bị mang theo.
Việc ứng dụng di động giúp nhân viên có thể thu thập và nhập thông tin trực tiếp từ nơi khảo sát tạo ra quy trình thu thập dữ liệu thuận tiện và chính xác hơn. Giúp loại bỏ được thời gian lãng phí khi chờ đợi thông tin từ người khảo sát. Từ đó giảm thiểu một số rủi ro trong doanh nghiệp, tăng lợi nhuận đem lại giá trị cao hơn và hiệu quả trong kinh doanh.
1.3.3.2. Tích hợp ERP với các thiết bị Internet of Things
ERP kết hợp với Internet of Things (IoT) chính là bộ đôi sức mạnh trong kỷ nguyên cách mạng số ngày nay. Những gì IoT thực hiện là cung cấp những thông tin chuyên sâu, thu thập thêm dữ liệu có sẵn cho ERP để sử dụng và phân tích, mà không cần sự can thiệp của con người. Ứng dụng IoT trên nền tảng đám mây cho phép các tổ chức, doanh nghiệp truy cập trực tiếp tới các dữ liệu bên ngoài cũng như nội bộ trong thời gian thực, giúp việc đưa ra quyết định nhanh chóng hơn. Sự kết hợp này giúp lãnh đạo đưa ra những quyết định sáng suốt hơn dựa vào những thông tin chuyên sâu từ dữ liệu số, thúc đẩy sự đổi mới của mỗi doanh nghiệp.
Tiêu
chí ERP truyền thống Cloud ERP
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Xây dựng Cloud ERP cho Công ty TNHH Dịch vụ và Phát triển Vietmark Các giai đoạn thực hiện CERP thường được chia thành ba giai đoạn khác nhau. Các giai đoạn trước khi thực hiện, (trong) thực hiện và sau khi thực hiện. Không có định nghĩa thống nhất khi một giai đoạn kết thúc và giai đoạn khác bắt đầu nhưng có một số đặc điểm chung mà các công ty gặp phải khi triển khai hệ thống CERP vào hoạt động kinh doanh của họ. (Gupta & Misra, 2016)
1.3.4.1. Trước khi thực hiện
Các bước thực hiện trước trong dự án CERP, thường là việc lập kế hoạch và lựa chọn gói/chức năng phần mềm. Với hệ thống CERP, trọng tâm là cách thông tin được lưu trữ và truy cập trên đám mây, dữ liệu kế thừa từ các hệ thống trước đó sang các hệ thống mới hon. Một quan tâm khác khi lựa chọn hệ thống CERP là các vấn đề liên quan đến mạng có thể xảy ra. Độ trễ mạng, thời gian tải lên và bảo mật là những mối quan tâm thường gặp trong giai đoạn trước khi triển khai. (Gupta & Misra, 2016)
1.3.4.2. Trong khi thực hiện
Các vấn đề và mối quan tâm mà giai đoạn triển khai thường có liên quan đến việc khởi động và chạy hệ thống với một lượng lớn thử nghiệm và cấu hình phần mềm cần thiết. (Kron Bichler, Ostermann & Staudinger, 2009).
1.3.4.3. Sau khi thực hiện
Giai đoạn sau khi thực hiện là giai đoạn cuối cùng của quá trình tích hợp cho một hệ thống CERP. Các hoạt động đặc trưng xảy ra đối với hầu hết các công ty trong giai đoạn sau khi triển khai là ổn định và cải thiện hiệu suất hệ thống. về góc độ kỹ thuật cũng tập trung vào việc sửa lỗi và cải thiện UI cho hệ thống. Quan điểm kinh doanh tập trung vào việc giữ chân nhân viên, kinh doanh liên tục và tích hợp các cải tiến. (Kronbichler, Ostermann và Staudinger 2009).
1.3.3. Sự khác biệt giữa ERP truyền thống và Cloud ERP
Sự lựa chọn giữa ERP truyền thống hoặc Cloud ERP phụ thuộc vào ba yếu tố chính:
- Quy trình kinh doanh có yêu cầu giải pháp lập kế hoạch tài nguyên tùy chỉnh hay không?
- Dữ liệu công ty có đủ nhạy cảm để yêu cầu toàn quyền kiểm soát không? - Phạm vi hoạt động có yêu cầu khả năng mở rộng đáng kể hay không?
Để hiểu ưu và nhược điểm của các loại ERP truyền thống và đám mây, cần xem xét các tiêu chí sau:
Hoàng Phưong Dung - K20HTTTB 12
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Xây dựng Cloud ERP cho Công ty TNHH Dịch vụ và Phát triển Vietmark
Chi phí
ERP tại chỗ đòi hỏi một khoản đầu tư trả trước đáng kể để thiết lập cơ sở hạ tầng và xử lý việc triển khai hệ thống. Ngoài ra, cần đào tạo nhân viên vận hành và bảo trì hệ thống.
Cloud ERP yêu cầu một khoản phí đăng ký cho dịch vụ với các chi phí phần cứng - phần mềm khác nhau và các tính năng bổ sung được bao gồm. Tuy nhiên, nó ít hơn đáng kể so với chi phí cơ sở hạ tầng của ERP tại chỗ. Nó cũng có thể tăng lên khi hệ thống phát triển và tiến hóa.
Thời
gian
Công ty hoàn toàn xử lý việc triển khai ERP tại chỗ. Do đó, quá trình này mất một khoảng thời gian đáng kể. Tùy thuộc vào loại ERP và các tính năng của nó, quá trình triển khai có thể mất đến sáu tháng. Ngoài ra, còn có chi phí trả trước cao cho cơ sở hạ tầng phần cứng và nhân viên.
Việc triển khai Cloud ERP diễn ra trong một khoảng thời gian ngắn hơn nhiều (hai ba tháng để tinh chỉnh mọi thứ cho hoàn hảo) với chi phí trả trước thấp hơn. Tuy nhiên, việc tùy chỉnh bị giới hạn ở những tính năng mà nhà cung cấp Cloud ERP đang cung cấp.
Thực
hiện Không thực hiện nhanh chóng
Thực hiện dễ dàng, thay đổi nhanh chóng
Tùy chỉnh
ERP tại chỗ mở ra cho tất cả các loại tùy chỉnh, theo nhu cầu kinh doanh của công ty. Tuy nhiên, điều này đi kèm với chi tiêu bổ sung và có thể gây ra các thất bại hoạt động khác nhau như thời gian ngừng hoạt động kéo dài hoặc định cấu hình sai ngẫu nhiên.
Dịch vụ ERP dựa trên đám mây thường bị ràng buộc với bộ tính năng của nó nhưng cho phép tùy chỉnh ở một mức độ nhất định với một khoản phí bổ sung.
Tính di động
Thực hiện tại cơ sở công ty, hệ
từ mọi noi, nhưng phải mua các gói đặc biệt, dẫn đến khách hàng phải trả thêm chi phí Bảo mật và quyền sở hữu dữ liệu
Với ERP tại chỗ, công ty có toàn quyền kiểm soát dữ liệu. Do đó, công ty cần phải thận trọng về các chính sách và hiệu quả bảo mật dữ liệu của mình, để tránh các vi phạm và các cuộc tấn công độc hại có thể xảy ra.
Trong trường hợp ERP đám mây, dữ liệu của công ty nằm trên nền tảng đám mây của nhà cung cấp và được truy cập thông qua ứng dụng trình duyệt. Nhà cung cấp ERP thường xuyên cập nhật bảo mật và tính bảo mật cao.
Khả năng mở
rộng
Bị giới hạn ở phần cứng. Những hạn chế này có nghĩa là cần lập kế hoạch phát triển và mở rộng hệ thống cho phù hợp (tức là triển khai co sở hạ tầng phần cứng bổ sung).
Cloud ERP được hưởng lợi từ các tính năng tự động mở rộng quy mô đám mây cho phép sử dụng nhiều tài nguyên theo yêu cầu để duy trì hoạt động.
Bảo trì
Trong trường hợp ERP tại chỗ, công ty chịu trách nhiệm về toàn bộ. Khía cạnh này dẫn đến nhu cầu đào tạo hoặc thuê nhân viên chuyên biệt để triển khai và hỗ trợ công nghệ.
Nhà cung cấp của Cloud ERP sẽ tự xử lý hoạt động và thường xuyên cập nhật các tính năng và khuôn khổ bảo mật của hệ thống. Công ty không cần lo lắng về hoạt động bên trong của nó.
Hoàng Phương Dung - K20HTTTB 13
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Xây dựng Cloud ERP cho Công ty TNHH Dịch vụ và Phát triển Vietmark
Bảng 1. 1. So sánh ERP truyền thống và Cloud ERP
1.1. Tình hình ứng dụng Cloud ERP
1.4.1. Trên thế giới
Vào năm 2019, Theo báo cáo khảo sát ERP 2019 của Panorama, các tổ chức tiếp tục trải qua nhịp độ phát triển, cải tiến và không ngừng hoạt động nhanh hon. Hệ thống ERP tiếp tục phát triển để giải quyết các quy trình phức tạp hon trong kỷ nguyên kỹ thuật số và đáp ứng nhu cầu thưong mại toàn cầu tích hợp B2B và B2C.
Theo báo cáo, sản xuất vẫn là ngành chiếm tỷ trọng lớn nhất trong việc sử dụng phần mềm ERP (31%). Điều này khá dễ hiểu vì với quy trình sản xuất phức tạp, nếu không dùng phần mềm doanh nghiệp sẽ khó có thể kiểm soát được nguyên liệu, tiến
với tỷ trọng lần lượt là 18% và 17%.
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Xây dựng Cloud ERP cho Công ty TNHH Dịch vụ và Phát triển Vietmark độ sản xuất & thành phẩm. Theo sau lĩnh vực sản xuất, tỷ trọng triển khai ERP tại các lĩnh vực Dịch vụ và Công nghệ thông tin và Dịch vụ tài chính bám đuổi nhau sát nút
■ Sản xuất ■ Dich vụ và CNTT ■ Dịch vụ tài chính ■ Lĩnh vực công ■ Phàn phối và bán buôn ■ Bán lẻ ■ Năng lượng và nhãn lực ■ Sức khòe Khác
Biểu đồ 1. 1. Tỷ trọng ngành trong triển khai ERP
Gần ½ người dùng (46%) cho biết họ hài lòng với phần mềm ERP hiện tại. Số người cực kỳ hài lòng chiếm đến 20%, trong khi chỉ có 7% người dùng không hài lòng và 1% người dùng cực kỳ không hài lòng về phần mềm họ đang dùng. Đây là một dấu hiệu đáng mừng cho thấy ERP đang ngày càng thân thiện và hữu ích hon với người dùng doanh nghiệp. 1% ■Hài lòng ■Trung lập Rất hài lòng ■Thát vọng ■Rất thất vọng Biểu đồ 1. 2. Mức độ hài lòng
Trong tất cả các mô hình triển khai phần mềm ERP thì On-Premise vẫn chiếm tỷ trọng lớn nhất, có thể thấy đây là phưong thức triển khai được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Đa phần những doanh nghiệp lớn và những doanh nghiệp có quy mô tầm trung lựa chọn giải pháp này, bởi họ muốn làm chủ hệ thống của mình. SaaS và Cloud ERP (server chung) cũng là những mô hình triển khai được nhiều doanh nghiệp sử dụng.
Biểu đồ 1. 7. Khó khăn về con người và quy trình
1.4.1. Ở Việt Nam
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Xây dựng Cloud ERP cho Công ty TNHH Dịch vụ và Phát triển Vietmark
■ On - premise
■ SaaS
■ HyBrid cloud
■ Cloud ERP (server chung)
■ Cloud ERP (server riêng)
Khác
Biểu đồ 1. 3. Mô hình triển khai
Theo báo cáo khảo sát, lo lắng về rủi ro bảo mật khiến các doanh nghiệp không đủ tin tưởng để lựa chọn giải pháp phần mềm Cloud ERP. Tỷ lệ này chiếm đến 31% số doanh nghiệp được khảo sát. Dữ liệu của doanh nghiệp chính là vàng trong thời đại kỹ thuật số. Vì vậy, các đơn vị triển khai cần phải tìm các giải pháp hỗ trợ gia tăng tính bảo mật của hệ thống thì mới có thể kích cầu giải pháp Cloud ERP.
■Rủi ro về an toàn bảo
mạt
■ Vấn đề chi phí
■ Hạn che tùy chinh
■ Thiếu kiến thúc về giải pháp
■ Rủi ro mất mát dữ liệu
■ Các van đề về pháp lý
Khác
Biểu đồ 1. 4. Lý do không lựa chọn Cloud ERP
Triển khai theo từng module là hình thức đơn giản và hiệu quả đối với hầu hết tất cả các doanh nghiệp mới bắt đầu chuyển đổi phần mềm hoặc sử dụng phần mềm ERP mới hoàn toàn. Bên cạnh đó, triển khai Big Bang cũng được các doanh nghiệp nhỏ, chưa từng sử dụng phần mềm ưa chuộng.
■ Triền khai theo module
■ Triển khai theo bộ phận
■ Triển khai BigBang
■ Triền khai theo địa điểm
■ Triền khai hỗn hợp
Biểu đồ 1. 5. Phương pháp tiếp cận