5. Bố cục đề tài
1.4.1. Trên thế giới
Vào năm 2019, Theo báo cáo khảo sát ERP 2019 của Panorama, các tổ chức tiếp tục trải qua nhịp độ phát triển, cải tiến và không ngừng hoạt động nhanh hon. Hệ thống ERP tiếp tục phát triển để giải quyết các quy trình phức tạp hon trong kỷ nguyên kỹ thuật số và đáp ứng nhu cầu thưong mại toàn cầu tích hợp B2B và B2C.
Theo báo cáo, sản xuất vẫn là ngành chiếm tỷ trọng lớn nhất trong việc sử dụng phần mềm ERP (31%). Điều này khá dễ hiểu vì với quy trình sản xuất phức tạp, nếu không dùng phần mềm doanh nghiệp sẽ khó có thể kiểm soát được nguyên liệu, tiến
với tỷ trọng lần lượt là 18% và 17%.
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Xây dựng Cloud ERP cho Công ty TNHH Dịch vụ và Phát triển Vietmark độ sản xuất & thành phẩm. Theo sau lĩnh vực sản xuất, tỷ trọng triển khai ERP tại các lĩnh vực Dịch vụ và Công nghệ thông tin và Dịch vụ tài chính bám đuổi nhau sát nút
■ Sản xuất ■ Dich vụ và CNTT ■ Dịch vụ tài chính ■ Lĩnh vực công ■ Phàn phối và bán buôn ■ Bán lẻ ■ Năng lượng và nhãn lực ■ Sức khòe Khác
Biểu đồ 1. 1. Tỷ trọng ngành trong triển khai ERP
Gần ½ người dùng (46%) cho biết họ hài lòng với phần mềm ERP hiện tại. Số người cực kỳ hài lòng chiếm đến 20%, trong khi chỉ có 7% người dùng không hài lòng và 1% người dùng cực kỳ không hài lòng về phần mềm họ đang dùng. Đây là một dấu hiệu đáng mừng cho thấy ERP đang ngày càng thân thiện và hữu ích hon với người dùng doanh nghiệp. 1% ■Hài lòng ■Trung lập Rất hài lòng ■Thát vọng ■Rất thất vọng Biểu đồ 1. 2. Mức độ hài lòng
Trong tất cả các mô hình triển khai phần mềm ERP thì On-Premise vẫn chiếm tỷ trọng lớn nhất, có thể thấy đây là phưong thức triển khai được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Đa phần những doanh nghiệp lớn và những doanh nghiệp có quy mô tầm trung lựa chọn giải pháp này, bởi họ muốn làm chủ hệ thống của mình. SaaS và Cloud ERP (server chung) cũng là những mô hình triển khai được nhiều doanh nghiệp sử dụng.
Biểu đồ 1. 7. Khó khăn về con người và quy trình
1.4.1. Ở Việt Nam
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Xây dựng Cloud ERP cho Công ty TNHH Dịch vụ và Phát triển Vietmark
■ On - premise
■ SaaS
■ HyBrid cloud
■ Cloud ERP (server chung)
■ Cloud ERP (server riêng)
Khác
Biểu đồ 1. 3. Mô hình triển khai
Theo báo cáo khảo sát, lo lắng về rủi ro bảo mật khiến các doanh nghiệp không đủ tin tưởng để lựa chọn giải pháp phần mềm Cloud ERP. Tỷ lệ này chiếm đến 31% số doanh nghiệp được khảo sát. Dữ liệu của doanh nghiệp chính là vàng trong thời đại kỹ thuật số. Vì vậy, các đơn vị triển khai cần phải tìm các giải pháp hỗ trợ gia tăng tính bảo mật của hệ thống thì mới có thể kích cầu giải pháp Cloud ERP.
■Rủi ro về an toàn bảo
mạt
■ Vấn đề chi phí
■ Hạn che tùy chinh
■ Thiếu kiến thúc về giải pháp
■ Rủi ro mất mát dữ liệu
■ Các van đề về pháp lý
Khác
Biểu đồ 1. 4. Lý do không lựa chọn Cloud ERP
Triển khai theo từng module là hình thức đơn giản và hiệu quả đối với hầu hết tất cả các doanh nghiệp mới bắt đầu chuyển đổi phần mềm hoặc sử dụng phần mềm ERP mới hoàn toàn. Bên cạnh đó, triển khai Big Bang cũng được các doanh nghiệp nhỏ, chưa từng sử dụng phần mềm ưa chuộng.
■ Triền khai theo module
■ Triển khai theo bộ phận
■ Triển khai BigBang
■ Triền khai theo địa điểm
■ Triền khai hỗn hợp
Biểu đồ 1. 5. Phương pháp tiếp cận
Hoàng Phương Dung - K20HTTTB 16
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Xây dựng Cloud ERP cho Công ty TNHH Dịch vụ và Phát triển Vietmark Công nghệ hóa ra không phải là khó khăn hàng đầu đối với các doanh nghiệp triển khai. Quy trình và con người được bầu chọn là yếu tố gây khó khăn nhất cho doanh nghiệp trong quá trình triển khai phần mềm ERP.
Theo tạp chí phát triển KH & CN, tập 19, số Q1 - 2016, nhóm nghiên cứu đã tiến hàng khảo sát các doanh nghiệp trong lĩnh vực tư vấn, triển khai và ứng dụng giải pháp ERP cũng như các giải pháp hệ thống thông tin để quản trị doanh nghiệp kết hợp với phỏng vấn ý kiến chuyên gia trong lĩnh vực ERP với mục tiêu: làm rõ lợi ích, thế mạnh của ERP trên nền tảng Điện toán đám mây so với ERP truyền thống, nhu cầu sử dụng giải pháp ERP trên Điện toán đám mây của các doanh nghiệp Việt Nam và tiềm năng phát triển của giải pháp này trong tương lai.
Theo như kết quả khảo sát, những lợi ích chính của ERP trên Điện toán đám mây là chi phí (tổng chi phí thấp chiếm 34%), thuận tiện truy cập (chiếm khoảng 27%), dễ dàng triển khai (chiếm khoảng 23%), dễ dàng mở rộng (chiếm khoảng 15%). Chi phí là một lợi thế giữa ERP trên nền tảng Điện toán đám mây so với ERP truyền thống. Vì chi phí thấp hơn rất nhiều lần do không phải đầu tư hệ thống máy chủ, máy trạm, chi phí phần mềm, đội ngũ duy trì hệ thống trong công ty mà chỉ cần trả tiền sử dụng dịch vụ ERP trên nền tảng Điện toán đám mây. Giải pháp này còn thuận tiện truy cập dữ liệu, người sử dụng có thể truy cập trên các thiết bị di động từ máy tính xách tay, máy
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Xây dựng Cloud ERP cho Công ty TNHH Dịch vụ và Phát triển Vietmark tính bảng hay các thiết bị điện thoại thông minh ở bất kỳ nơi đâu chỉ cần có kết nối Internet.
Biểu đồ 1. 8. Các điểm mạnh của ERP trên nền tảng Điện toán đám mây
Theo khảo sát, một tín hiệu khả quan là các doanh nghiệp tư vấn, triển khai và ứng dụng ERP cho rằng giải pháp ERP trên Điện toán đám mây sẽ phát triển trong tương lai (chiếm 63%).
Biểu đồ 1. 9. Tiềm năng phát triển của ERP trên Điện toán đám mây
Mặt khác, vấn đề an toàn và bảo mật thông tin đang là thách thức đối với các doanh nghiệp ứng dụng ERP trên Điện toán đám mây (chiếm khoảng 55%). Việc dữ liệu của công ty được ảo hoá và đưa lên Internet chứ không được lưu trong máy chủ đặt tại công ty đang là mối băn khoăn của nhiều doanh nghiệp khi tiếp cận với giải pháp mới này.
ɪ oỵo ■ Vẩn đề bảo mật dữ liệu
■ Nhiều doanh nghiệp chưa
biểt đến giải pháp này
■Cơ sờ hạ tầng công nghệ
thông tin, hệ thong mạng Internet
Khác
Biểu đồ 1. 10. Thách thức khi triển khai ứng dụng giải pháp ERP trên nền tảng Điện toán đám mây
Các tiêu chí ERP Trong nước ERP Nước ngoài
Giá thành Hợp lý Cao
Giao diện Tiếng việt Hoàn thiện 100% 90%
Quy mô doanh nghiệp Nhỏ Trung bình, lớn
Đối tượng doanh nghiệp
Việt Nam Việt Nam, Công ty đa quốc gia, Công ty có nhiều chi nhánh trên thế giới
Khả năng triển khai Thấp Cao, đa ngành, đa quốc gia
Công nghệ Phù hợp với trình độ Việt Tiên tiến, hiện đại, có tính
mở
Quy trình Ít chuyên nghiệp Hoàn chỉnh, chuyên nghiệp
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Xây dựng Cloud ERP cho Công ty TNHH Dịch vụ và Phát triển Vietmark Theo ông Phan Công Chính - Tổng Giám Đốc Công Ty Global Enterprise Solutions (GESO) nhận định: “Bảo mật dữ liệu cũng là vấn đề mà doanh nghiệp không yên tâm. Đây không hẳn là vấn đề giải pháp kỹ thuật, mà còn là vấn đề chính sách và con người. Về kỹ thuật thì hoàn toàn có thể đảm bảo mức độ bảo mật và an toàn dữ liệu, điều đáng lo ngại chính là vấn đề con người. Do vậy, việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp là vô cùng quan trọng”.
Theo kết quả khảo sát, rủi ro và bảo mật an toàn thông tin hoàn toàn có thể kiểm soát được (chiếm 82 %). Vấn đề bảo mật hoàn toàn kiểm soát được bằng kỹ thuật và tiêu chuẩn ISO 27001 về an toàn thông tin.
Biểu đồ 1. 11. Khả năng kiểm soát rủi ro, an toàn bảo mật thông tin của giải pháp ERP trên Điện toán đám mây
Như vậy, ERP trên nền tảng Điện toán đám mây tích hợp với các ứng dụng và công nghệ mới, triển khai nhanh chóng, giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả, tiết kiệm được nhiều chi phí do không phải đầu tư hệ thống máy chủ, máy trạm, chi phí phần mềm, chỉ cần chi trả chi phí sử dụng dịch vụ. Dễ dàng mở rộng. Bên cạnh đó, khả năng truy cập dễ dàng trên các thiết bị di động, máy tính xách tay, máy tính bảng cho đến các điện thoại thông minh ở bất kỳ nơi đâu. Vì những ưu điểm đó, ERP trên Điện toán đám mây là một lựa chọn tốt và hiệu quả phù hợp với xu thế phát triển chung của công nghệ và nền kinh tế trong thế kỷ 21 cho các doanh nghiệp Việt Nam.
1.2. So sánh Cloud ERP trong nước và ngoài nước
Hiện nay, dưới sự tư vấn cũng như cách triển khai của các đối tác Việt Nam, các phần mềm Cloud ERP nổi tiếng như SAP, Oracle... trên thế giới đã vào Việt Nam được sử dụng thành công cho nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên trên thị trường Việt nam đã xuất hiện cả các giải pháp ERP nội địa. Vậy sự khác biệt giữa hai giải pháp trong nước và ngoài nước như thế nào? Cùng đưa lên bàn cân trên các tiêu chí dưới đây.
Hoàng Phương Dung - K20HTTTB 19
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Xây dựng Cloud ERP cho Công ty TNHH Dịch vụ và Phát triển Vietmark
CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ VÀ PHÁT TRIỂN VIETMARK
2.1. Giới thiệu về công ty
2.1.1. Tổng quan về công ty
Công ty TNHH dịch vụ và phát triển VietMark được thành lập vào ngày 12 tháng 10 năm 2017, chuyên về các sản phẩm đồ dụng cụ gia đình và tiện ích trong nước, Vietmark đã, đang và sẽ không ngừng cung cấp những sản phẩm có chất lượng cao và dịch vụ sau bán hàng hoàn hảo nhằm mang đến sự hài lòng cao nhất cho khách hàng. Tên công ty: Công ty TNHH dịch vụ và phát triển VietMark
Mã số thuế (Mã doanh nghiệp): 0108021573 Ngày hoạt động: 11/10/2017
Ngày cấp giấy phép: 12/10/2017
Địa chi: Số 373, đường Trương Định, Phường Tương Mai, Quận Hoàng Mai, Hà Nội
Ngành nghề chính: sản phẩm gia dụng và tiện ích Điện thoại: 0869901618
2.1.2. Cơ cấu tổ chức quản lý
Công ty TNHH dịch vụ và phát triển VietMark tuy là doanh nghiệp trẻ, nhưng chính sách nhân sự luôn được ban lãnh đạo hết sức quan tâm. Cơ cấu nhân sự gọn nhẹ, nhưng kỹ năng, chuyên môn tốt, nhiệt tình làm việc tại công ty. Đứng đầu là Giám đốc, quản lý mọi hoạt động trong công ty, điều hành và triển khai đúng người đúng việc. Các bộ phận được liên kết với nhau nhằm tạo nên một sức mạnh đoàn kết để đưa công ty có cơ hội phát triển hơn nữa.
Bảng 1. 2. So sánh ERP trong nước và nước ngoài
1.6. Kết luận Chương 1
Trong chương này, khóa luận đã trình bày cơ bản phần lý thuyết tổng quan của Hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP), bên cạnh đó là tình hình ứng dụng Cloud ERP trong và ngoài nước. Đây là nền tảng, cơ sở để thực hiện việc tìm hiểu thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin tại Công ty TNHH Dịch và Phát triển VietMark được trình bày trong chương tiếp theo.
Hoàng Phương Dung - K20HTTTB 20
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Xây dựng Cloud ERP cho Công ty TNHH Dịch vụ và Phát triển Vietmark
2.1.3. Chức năng, nhiệm vụ của một số bộ phận
- Tổng giám đốc: Chịu trách nhiệm quản lý chung về hoạt động kinh doanh của công ty, đặc biệt là việc đàm phán hợp tác với các nhà cung cấp, nhà phân phối.
- Phó giám đốc: Hỗ trợ giám đốc quản lý các cửa hàng, nhập hàng mới. Khảo sát thị trường, địa điểm mở cửa hàng mới.
- Quản lý các cửa hàng: Liên hệ nhà cung cấp để đặt hàng, quản lý nhân viên theo từng cửa hàng, bố trí sắp xếp hàng hóa và báo cáo bán hàng lên phó giám đốc theo định kỳ.
- Bộ phận marketing: Lên kế hoạch các chương trình quảng cáo, giảm giá, triển khai các chương trình đó. Gồm:
+ Lên lịch, chọn mẫu, sắp xếp thời gian chụp hình. + Đăng bài quảng cáo trên page.
+ Liên hệ chạy quảng cáo, dán banner.
- Bộ phận kho: Có chức năng quản lý hàng hóa, quản lý tình trạng xuất - nhập hàng trong ngày, tuần, tháng, quý và năm; cập nhật các số liệu, tình trạng hàng hóa cho phòng kế toán và giám đốc. Hỗ trợ vận chuyển và giao nhận hàng hóa giữa các cửa hàng trong hệ thống, đảm bảo việc vân chuyển hàng hóa, hỗ trợ bộ phận kinh doanh.
- Bộ phận kế toán: Là bộ phận quản lý toàn bộ hoạt động mua bán, phần thu chi của công ty, đảm bảo đầy đủ chi phí cho hoạt động kinh doanh, lương, thưởng cho nhân viên.. .Glii chép, cập nhật nhanh chóng, chính xác tình hình biến động tài chính trong công ty, xử lý ghi nhận các đơn hàng phát sinh trong tháng. Lập báo cáo tài chính hàng tháng, hàng quý, hàng năm để báo cáo ban giám đốc.
- Bộ phận kỹ thuật: Vận hành thiết bị, công nghệ thông tin, quản lý hồ sơ lý lịch hệ thống máy móc thiết bị, xây dựng và lên kế hoạch theo dõi bảo dưỡng máy móc thiết bị, hỗ trợ các bộ phận khác khi sử dụng công nghệ thông tin.
- Bộ phận nhân sự: Là bộ phận quản lý hồ sơ lao động và các vấn đề liên quan đến nhân sự trong công ty như lương, thưởng, bảo hiểm. Lưu trữ hồ sơ, tài liệu liên quan đến nhân sự và tuyển dụng khi có yêu cầu từ cấp trên.
2.2. Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin
Công ty TNHH dịch vụ và phát triển VietMark hiện nay đã ứng dụng CNTT vào
các hoạt động công nghệ quản lý và kinh doanh của mình tuy nhiên mức độ ứng dụng CNTT còn rất đơn giản trong các quy trình nghiệp vụ, phần dưới đây sẽ là trình bày
Hình 2. 1. Cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty TNHH dịch vụ và phát triển VietMark
Hoàng Phương Dung - K20HTTTB 21
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Xây dựng Cloud ERP cho Công ty TNHH Dịch vụ và Phát triển Vietmark
2.2.1. Quy trình bán hàng
Hiện nay quy trình bán hàng ở công ty đang được thực hiện trên phần mềm Microsoft Excel. Bắt đầu mỗi ca làm việc nhân viên sẽ có dữ liệu tồn đầu từ việc kết thúc ca bán hàng trước đó. Nhân viên bán hàng sẽ phải kiểm tra lại số lượng các mặt hàng trong bảng dữ liệu, nếu hàng hóa đạt hạn mực nhất định thì gửi báo cáo cho kho để nhập và xuất kho. Sau đó ghi vào dữ liệu số lượng nhập trong ngày. Với mỗi đon hàng bán hoàn thành, nhân viên cần ghi vào excel số lượng đã bán được. Để kết thúc ca làm việc nhân viên sẽ tổng hợp được dữ liệu tồn cuối bằng công thức: Tồn cuối = Tồn đầu + Số lượng nhập - Số lượng bán.
Dữ liệu tồn cuối của ca đó sẽ là dữ liệu tồn đầu cho ca làm việc tiếp. Tất cả các hóa đon trong ngày sẽ lưu trữ trong file và gửi cho bộ phận kế toán để kế toán tổng hợp lưu tại excel. Và cứ lặp đi lặp lại như thế. Quy trình này được thể hiện qua biểu đồ hoạt động sau:
Hoàng Phương Dung - K20HTTTB 22
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Xây dựng Cloud ERP cho Công ty TNHH Dịch vụ và Phát triển Vietmark
STT Người thựchiện Chi tiết thực hiện Biểu mẫu
HĐ1
Khách hàng Tiến hàng mua hàng. Nếu khách hàng mua trực tiếp tại cửa hàng, thì chuyển sang HĐ2. Nếu khách hàng mua online thì chuyển sang HĐ5
Biểu đồ 2. 1. Biểu đồ quy trình bán hàng
Hoàng Phưong Dung - K20HTTTB 23
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Xây dựng Cloud ERP cho Công ty TNHH Dịch vụ và Phát triển Vietmark Quy trình được mô tả chi tiết như bảng sau:
HĐ2
Nhân viên thu ngân
Tạo đơn hàng trên máy tính để khách hàng thanh toán
BM1: Hóa đơn bán hàng
HĐ3 Nhân viên thungân Tạo báo cáo gửi cho kế toán qua excel BM2: Báo cáo đơn hàng
HĐ4 Kế toán Tiếp nhận và ghi nhận doanh thu BM3: Sổ theo dõi HĐ5 Chăm sóc
khách hàng Tiếp nhận thông tin của khách hàng
HĐ6 khách hàngChăm sóc
Tư vấn khách hàng về sản phẩm. Nếu khách hàng đồng ý mua thì chuyển