2.2.1.1. Khái quát quy trình kiểm toán tại Công ty:
Quy trình kiểm toán tại Công ty về cơ bản bao gồm ba giai đoạn là lập kế hoạch kiểm toán, thực hiện kiểm toán và kết thúc kiểm toán. Trong đó, giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán giữ vai trò quyết định đối với việc xác định bản chất, phạm vi, số lượng và thời gian thực hiện các thủ tục kiểm toán cũng như quyết định tới chất lượng và chi phí của cuộc kiểm toán
a. Giai đoạn lập kế hoạch và xác định và đánh giá rủi ro
Giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán giữ vai trò quan trọng hơn cả do đây là khâu quyết định tới bản chất, phạm vi, số lượng nhân sự cũng như thời gian diễn ra cuộc kiểm toán. Hay nói cách khác, chất lượng và chi phí của cuộc kiểm toán sẽ được quyết định trong giai đoạn này.
Đây là bước đầu tiên của quy trình kiểm toán của tất cả các chi nhánh của EY trên toàn cầu. Trong giai đoạn này, KTV cần phải xác định được yêu cầu, phạm vi cũng như quy mô của nhóm kiểm toán. Tiếp theo sau đó, KTV sẽ cần phải tìm hiểu về ngành nghề cũng như đặc điểm kinh doanh của khách hàng, quy mô doanh nghiệp, hệ thống kiểm soát nội bộ, mức độ phức tạp của cuộc kiểm toán, đánh giá rủi ro về gian lận. Những đánh giá ban đầu này sẽ là cơ sở để KTV có thể xác định được mức độ trọng yếu đối với tổng thể BCTC cũng như với từng khoản mục, từ đó xác định ra những khoản mục trọng yếu và các cơ sở dẫn liệu có liên quan.
Sau khi có được cái nhìn tổng thể về cuộc kiểm toán, KTV sẽ tiến hành thảo luận trước khi bắt đầu, tìm hiểu về quá trình luân chuyển của chứng từ và đánh giá các sai sót có thể xảy ra trong qua trình ấy. KTV sẽ tiến hành xác định mức rủi ro kiểm toán cho từng khoản mục, nhờ đó, KTV sẽ thiết kế ra các thủ tục kiểm soát, thử
nghiệm cơ bản.
b. Giai đoạn thực hiện kiểm toán
Sau khi kiểm toán giữa kì (post — interim event)
Trước cuộc kiểm toán thường niên sẽ có các cuộc kiểm toán giữa kỳ vào thời điểm quý hai và quý bốn. Việc xem xét lại các cuộc kiểm toán giữa kì nhằm xem xét lại kết quả của các thử nghiệm cơ bản và thử nghiệm kiểm soát đã thực hiện giữa kì, đánh giá lại chương trình kiểm toán đã lập hồi giữa kì xem còn phù hợp với hoàn cảnh hiện tại và còn có thể áp dụng cho hết cuộc kiểm toán hay không, ngoài ra còn xem xét lại việc đánh giá rủi ro kết hợp trong cuộc kiểm toán giữa kì.
Thực hiện các thử nghiệm kiểm soát
Giai đoạn này, kiểm toán viên sẽ tiến hành thực hiện các thử nghiệm kiểm soát đã được thiết kế ở giai đoạn lập chiến lược và đánh giá rủi ro. Mục đích của việc này là xem xét xem hệ thống kiểm soát nội bộ có hoạt động thực sự hiệu quả hay không. Đây là căn cứ để kiểm toán quyết định về số lượng và quy mô thực hiện các thử nghiệm cơ bản mở rộng.
Thực hiện các thủ tục đối với sổ chi tiết và một số thủ tục bắt buộc khác
Đối với quá trình này EY có đưa ra một số hướng dẫn như sau: Xem xét các bút toán trên sổ chi tiết và một số bút toán điều chỉnh
Xem xét các ước tính để thấy được yếu tố chủ quan của nhà quản lý đối với những ước tính ấy và xem xét chúng có phù hợp hay không.
Tính toán và đánh giá một số tỉ suất tài chính để phát hiện ra những bất thường.
Cập nhật các thử nghiệm kiểm soát và các thử nghiệm đối với hệ thống thông tin của khách hàng
Kết quả của các thử nghiệm kiểm soát thực hiện giữa kì sẽ được đánh giá lại trong điều kiện hiện tại. Trong quá trình này kiểm toán viên cần phải quan tâm tới việc đánh giá sự cập nhật hệ thống thông tin của khách hàng.
Thứ năm, là hoàn thiện các giấy tờ làm việc, hồ sơ kiểm toán và kết thúc cuộc kiểm toán.
2.2.1.1. Đặc điểm tổ chức hồ sơ kiểm toán
Thực hiện kết hợp lại các rủi ro kiểm toán
Sau khi tổng hợp lại và cập nhật kết quả của các thử nghiệm kiểm soát, kiểm toán viên tiến hành đánh giá lại rủi ro kiểm soát. Từ đó, rủi ro phát hiện được xác định lại ở mức đạt yêu cầu và phù hợp với mức rủi ro kiểm soát mới. Dựa vào mức độ rủi ro phát hiện này, kiểm toán viên sẽ đưa ra quyết định trực tiếp về bản chất, nội dung, phạm vi và số lượng các thủ tục kiểm tra chi tiết.
Thực hiện các thử nghiệm kiểm toán cơ bản
Thử nghiệm kiểm toán cơ bản theo EY quy định bao gồm thử nghiệm cơ bản bắt buộc và thử nghiệm cơ bản mở rộng. Đối với các thử nghiệm cơ bản bắt buộc, kiểm toán viên sẽ thực hiện cho từng khoản mục tuỳ theo bản chất của chúng. Đồng thời kiểm toán cũng dựa trên sự đánh giá về rủi ro kết hợp để thực hiện một số các thủ tục kiểm toán cơ bản mở rộng. Các thủ tục được thực hiện là: phân tích tỉ suất, thử nghiệm chi tiết số dư và roll forward (nếu cần).
Thực hiện các thủ tục kiểm toán chung
Các thử nghiệm này sẽ được thực hiện nếu Chuẩn mực hoặc khách hàng có yêu cầu cụ thể.
c. Giai đoạn kết thúc kiểm toán
Đây là giai đoạn được thực hiện bởi các KTV có cấp độ cao trong nhóm kiểm toán, thường là trưởng nhóm kiểm toán và chủ nhiệm kiểm toán. Cho giai đoạn này, những công việc cần phải được thực hiện bao gồm:
Thứ nhất, là tổng hợp cuộc kiểm toán. Các công việc xoay quanh quá trình
này là hoàn thiện các giấy tờ làm việc, đánh giá các sự kiện diễn ra sau ngày kết thúc niên độ, chuẩn bị danh sách những chênh lệch sau cuộc kiểm toán cũng như thiết kế sơ bộ cho những lần kiểm toán tiếp theo.
Thứ hai, là rà soát và soát xét lại lần cuối toàn bộ BCTC
Thứ ba, là hoàn thành việc soát xét và thông qua báo cáo. Công việc này chủ
yếu được thực hiện bởi chủ nhiệm kiểm toán cấp cao và giám đốc kiểm toán.
Thứ tư, là chuẩn bị và tiến hành đàm phán với khách hàng về những phát
hiện kiểm toán, kết luận kiểm toán và báo cáo kiểm toán.
Hồ sơ kiểm toán là những tài liệu thuộc sở hữu riêng của công ty kiểm toán được các kiểm toán viên lập, sử dụng và lưu trữ. Hồ sơ kiểm toán của EY bao gồm hồ sơ kiểm toán chung và hồ sơ kiểm toán năm. Trong đó hồ sơ kiểm toán chung chứa đựng thông tin chung về một khách hàng liên quan tới hai hay nhiều cuộc kiểm toán trong nhiều năm tài chính. Hồ sơ kiểm toán năm chứa các thông tin về khách hàng chỉ liên quan tới 1 năm kiểm toán.
Các thành viên được phân thành các nhóm kiểm toán để kiểm toán 1 khách hàng sẽ có quyền truy cập các hồ sở kiểm toán của cuộc kiểm toán đó.
Tại EY hồ sơ kiểm toán được lưu dưới hai dạng là dạng cứng (hard copy) thường được đóng trong các quyển hồ sơ và dạng mềm được lưu trữ trên GAM-X. Mỗi bộ hồ sơ lưu trữ các giấy tờ làm việc cho từng cuộc kiểm toán và được sắp xếp theo thứ tự các phần và theo số số tra cứu (số ref). Chẳng hạn đối với lĩnh vực kiểm toán phi ngân hàng các giấy tờ làm việc trong hồ sơ kiểm toán được sắp xếp theo thứ tự các phần như sau:
Cấu trúc của một giấy tờ làm việc như sau: Tên khách hàng: Công ty ABC
Năm kiểm toán: 31/12/N Người thực hiện: XYZ
Ngày thực hiện: 14/1/N+1 Mục tiêu: Đảm bảo các khoản mục được trình bày trung thực và hợp lý trên khác khía cạnh trọng yếu
Công việc thực hiện: Thu nhập tài liệu khách hàng, tiến hành đối chiếu, phân tích,... Các phát hiện:
Tên tài
khoản Mãsố Diễngiải Số trênsổ Ref Sổ phụngân hàng Biênbản kiểm quỹ Chênh lệch Tiền mặt 111 2500 CA01. 1 2500 ~0 Tiền gửi ngân hàng 112 3000 CA01. 2 3000 ~0 Tiền đang chuyển 113 “õ CA01.3 ~0 ~0 ~0 Tổng cộng 5500 3000 2500 ~0
Kết luận: Đã thực hiện được các mục tiêu
1 CLIENT: AB — PM 22,151,000,000 2 Period-
cnd: 12/31/18 Buildino a Oattar ^ΓE 11,061,000,000
3 Currency /U US BREAKDOWN BY NATURE ■ WOTHlnq WOf 5,540,500,000 4 Reference ^Threshold 5 BREAKDOWN BY NATURE 6 7 Objectiv e
8 To ensure there is no material misstatement_____________ ə Workdo
ne
1
0 Breakdown selling expense by nature
1
1 Choose appropriate approach for each nature of selling expense
1 2 Findings 1 3 1 Breakdown by nature_____________ _____________ 1
4 Amount %_____________Approach 2017 variance
1
5 Sample 11,153.
74 1% TOD 4,729.53 6,424.21 136%
1
6 Transportation and handle good 172,606.
05 TOD 19% ARP + 115,620.52 56,985.53 49%
1
7 Insuranse charge 2,237.46 0% TOD 3,121.88 (884.42) -28%
1 8 Issue materials 463,285. 22 51% F section 161,973.73 301,311.49 186% 1 9 Trademark royalty 33,934. 29 4% P section 45,113.52 (11,179.23) -25% 2
0 Depreciation expense 818.08 0% K section 817.08 1.00 0%
2 1 Allocation of PE 24,582. 43 3% G section 18,616.71 5,965.72 32% 2 2 Sales service 191,641. 76 21% P section 147,730.35 43,911.41 30% 2 3 Other___________________________ 10,267, 96 ___________ TOD 121,948.66 (111,680.70) -92% 2 4 Total____________________________ 910,526. 99 _________ 619,671.98 Trong đó:
- XYZ: Tên kiểm toán viên chuẩn bị giấy tờ làm việc - ABC: Khách hàng ABC
- CA01: Số tra cứu của giấy tờ làm việc
- 31/12/N: Ngày kết thúc kì báo cáo của khách hàng - 14/1/N+1: Ngày chuẩn bị giấy tờ làm việc
- C101: Tham chiếu của giấy tờ làm việc CA01 lên C101 - CA01, CA02, CA03: Số tham chiếu của các chứng từ gốc - T: thể hiện đã cộng tổng chính xác
Các giấy tờ làm việc được sắp xếp theo thứ tự phần hành, theo số ref.
Nguyên tắc này có nghĩa là số A được lấy từ giấy tờ làm việc nào và được đưa lên giấy tờ làm việc nào. Chẳng hạn như theo ví dụ về cấu trúc giấy tờ làm việc nêu trên thì số tổng công 5500 VNĐ được lấy từ giấy tờ làm việc CA01 để đưa lên giấy tờ
làm việc C101. Do đó khi xem giấy tờ làm việc số C101 người đọc có thể biết được tại
sao lại có số 5500 VNĐ. Trong hồ sơ kiểm toán của EY các giấy tờ làm việc tổng quát
sẽ được xếp trước, các giấy tờ làm việc chi tiết cho giấy tờ làm việc tổng quát này sẽ
Đỗ Bảo Ngọc Khánh 36 K20CLCI
được xếp sau. Đồng thời hồ sơ kiểm toán của EY được lưu trữ trong vòng ít nhất là 10 năm.
2.2.1.2. Kiểm soát chất lượng kiểm toán của công ty TNHH EY Việt Nam
Để đảm bảo cuộc kiểm toán diễn ra hiệu quả cũng như hình ảnh và uy tín của công ty được nâng cao, Công ty TNHH EY Việt Nam luôn coi trọng việc kiểm soát chất lượng kiểm toán từ con người cho đến chất lượng công việc. Việc kiểm soát chất
lượng kiểm toán của công ty TNHH EY Việt Nam được thực hiện trên 3 phương diện: kiểm soát nhân sự kiểm toán, kiểm soát quy trình kiểm toán và kiểm soát hồ sơ kiểm toán.
Thứ nhất: kiểm soát nhân sự kiểm toán
EY Việt Nam hiện nay có hơn 1000 nhân viên bao gồm một số lượng lớn kiểm
toán viên chuyên nghiệp và nhiều kinh nghiệm. Do đặc thù là một công ty cung cấp dịch
vụ nên tài sản quý báu nhất đối với Công ty chính là nguồn nhân lực. Việc kiểm soát chất
lượng nhân viên luôn được EY Việt Nam đặt lên hàng đầu. Quy trình tuyển dụng nhân
viên của Công ty hết sức khắt khe, bao gồm ba vòng là hồ sơ, thi viết và phỏng vấn. Qua
đó, EY có thể tìm kiếm và thu hút được nhiều nhân viên có đủ năng lực chuyên
môn và
nghiệp vụ.
Hàng năm, Công ty tổ chức nhiều khóa học đào tạo cho các cấp bậc kiểm toán
viên từ nhân viên mới cho đến chủ nhiệm kiểm toán cao cấp. Các khóa học này sẽ đào
tạo nhân viên mới về những kiến thức cơ bản, cách thức làm việc và cách ứng xử với khách hàng sao cho chuyên nghiệp nhất. Đối với các cấp bậc kiểm toán viên khác, các
khóa đào tạo chủ yếu là giúp các kiểm toán viên nâng cao kiến thức, kỹ năng hay tìm
hiểu về hoạt động kinh doanh và đặc thù kế toán của các khách hàng mới. Bên cạnh đó,
các chủ nhiệm kiểm toán và giám đốc kiểm toán còn tham gia các đợt đào tạo của EY ở các quốc gia với nhau để trao đổi và học hỏi kinh nghiệm giữa các quốc gia.
Thứ hai: kiểm soát quy trình kiểm toán
Trong mỗi cuộc kiểm toán, cơ cấu đoàn kiểm toán của EY luôn đảm bảo cho việckiểm soát chất lượng công việc. Công việc của các kiểm toán viên được kiểm soát rất chặt chẽ bởi các kiểm toán viên ở cấp cao hơn. Cụ thể như sau: trợ lý kiểm toán sẽ chịu trách nhiệm kiểm soát công việc thực hiện của các thực tập viên hỗ trợ cho mình, trưởng nhóm kiểm toán sẽ kiểm soát lại công việc thực hiện của các thành viên trong nhóm. Sau đó chủ nhiệm kiểm toán sẽ tiến hành xem xét công việc đã thực
hiện được của các chủ nhiệm kiểm toán và giám đốc kiểm toán sẽ là người xem xét công việc của các chủ nhiệm kiểm toán. Sau cùng, một giám đốc kiểm toán độc lập sẽ
rà soát lại các giấy tờ làm việc, bằng chứng kiểm toán để đảm bảo chất lượng cao nhất cho cuộc kiểm toán. Hiện nay công ty TNHH EY Việt Nam đã nâng cấp phần mềm kiểm toán mới theo hệ thống EY Global đó là phần mềm EY Canvas, với rất nhiều tiện ích mới (mỗi một khách hàng của EY sẽ được thiết kế một giao diện riêng trên EY Canvas). Tất cả các thành viên trong job sẽ được mời vào giao diện job này để
thuận tiện cho việc tải các giấy tờ phần hành (working papers) mỗi thành viên chịu trách nhiệm lên cũng như các vấn đề còn chờ để giải quyết. Thông qua các chỉ số % của từng giai đoạn (tương ứng với ba khâu: lập kế hoạch, thực hiện kiểm toán, và kết thúc kiểm toán) các cấp trên sẽ nắm bắt được tiến độ của từng job. Thông thường, phần
kiểm soát chất lượng kiểm toán sẽ được chú trọng nhất trong giai đoạn thực hiện kiểm
toán. Khi các cấp cao hơn vào soát xét giấy tờ làm việc của cấp dưới, nếu có vấn đề mà
cấp trên cho là cần bổ sung, hoàn thiện hay cải thiện, sẽ để lại ý kiến của mình (dưới dạng Review Notes) sau đó, mỗi thành viên khi nhận được Review Notes tương ứng phần hành mình đảm nhận sẽ có trách nhiệm trả lời các ý kiến này (hay còn gọi là Clear Review Notes). Khi cấp trên nhận được phản hồi của cấp dưới (thông qua thông
báo của Canvas ở phần For my Review) sẽ vào soát xét một lần nữa, nếu chấp nhận được sẽ đồng ý với phản hồi của cấp dưới (lúc này coi như Review Notes đã được xử
lý xong), ngược lại, các cấp dưới sẽ phải đưa ra các câu trả lời hoặc cải thiện giấy tờ làm việc cho đến khi cấp trên chấp nhận. Mỗi thành viên khi vào Canvas sẽ biết được
số lượng Review Notes của mình cho từng job. Thông thường, Senior và Manager sẽ cho Review Notes cho Staff (Manager cũng có thể cho Review Notes cho Senior), Director và Partner sẽ cho Review Notes cho Manager và Senior (nhiều trường hợp, có
thể có cả Staff).
Thứ ba: kiểm soát hồ sơ kiểm toán
Hồ sơ kiểm toán là một phần vô cùng quan trọng của bất kỳ một cuôc kiểm toán nào. Hồ sơ kiểm toán là nơi lưu trữ các giấy tờ làm việc của kiểm toán viên, các bằng chứng kiểm toán thu thập được làm cơ sở cho kết luận kiểm toán. Tại EY Việt Nam giấy tờ làm việc của kiểm toán viên trong mỗi cuộc kiểm toán đều được in ra và lưu trữ cẩn thận trong các hồ sơ kiểm toán. Hồ sơ kiểm toán được chia làm 3 phần:
Phần A: thường dùng để lưu trữ các báo cáo kiểm toán cho toàn công ty khách hàng, biên bản họp của từng chi nhánh và các bút toán điều chỉnh.
Phần B: thường dùng để lưu trữ những thông tin chung về khách hàng và