1.2.3.1. Chứng từ sử dụng
a) Chứng từ hạch toán về lao động
Ở các doanh nghiệp, các chứng từ ban đầu về lao động là cơ sở để tính tiền lương và các khoản phụ cấp, trợ cấp cho người lao động, là tài liệu quan trọng để đánh
giá hiệu quả các biện pháp quản lý lao động được vận dụng. Do đó, doanh nghiệp cần lập các chứng từ ban đầu về lao động phù hợp với các yêu cầu quản lý lao động, phản ánh rõ ràng, đầy đủ số lượng, chất lượng lao động.
Chứng từ ban đầu gồm:
Mau số 01a-LĐTL: Bảng chấm công
Mau số 01b-LĐTL: Bảng chấm công làm thêm giờ
Mau số 05-LĐTL: Phiếu xác nhận sản phẩm, công việc hoàn thành Mau số 06-LĐTL: Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ
20
Mau số 07-LĐTL: Bảng thanh toán tiền thuê ngoài Mau số 08-LĐTL: Hợp đồng giao khoán
Mau số 09-LĐTL: Bảng thanh lý hợp đồng giao khoán Mau số 10-LĐTL: Bảng kê trích nộp các khoản theo lương Mau số 11-LĐTL: Bảng phân bổ tiền lương và BHXH
b) Chứng từ tính lương và các khoản trợ cấp BHXH
Căn cứ các chứng từ ban đầu có liên quan đến tiền lương và các khoản trích theo lương đã được duyệt, kế toán lập các bảng thanh toán sau:
Mau số 02-LĐTL: Bảng thanh toán tiền lương
Mỗi tổ sản xuất, phòng ban lập một bảng thanh toán tiền lương, trong đó kê tên và các khoản lương được lĩnh của từng người trong đơn vị.
Danh sách người lao động hưởng trợ cấp BHXH : bảng này được lập để theo dõi cho cả doanh nghiệp về các chỉ tiêu: Họ tên, nội dung từng khoản BHXH người lao động hưởng trong tháng.
Mau số 03-LĐTL: Bảng thanh toán tiền thưởng
Bảng này được lập cho từng tổ sản xuất, từng phòng ban, bộ phận kinh doanh; là căn cứ để trả lương và khấu trừ các khoản khác như BHXH, BHYT, BHTN, các khoản bồi thường vật chất,...
Ngoài ra, doanh nghiệp còn sử dụng một số chứng từ ban hành kèm theo các văn bản pháp luật khác.
1.2.3.2. Tài khoản sử dụng trong công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Để tiến hành hạch toán tiền lương và các khoản phải trích theo lương, kế toán sử dụng một số tài khoản sau:
Tài khoản 334 - Phải trả người lao động: Tài khoản này dùng để phản
❖
ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho người lao động của doanh nghiệp về tiền lương, tiền công, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của người lao động.
- Các khoản tiền lương, tiền công, tiền
thưởng có tính chất lương, bảo hiểm xã hội và các khoản khác đã trả, đã chi, đã ứng trước cho người lao động;
- Các khoản khấu trừ vào tiền
lương, tiền
công của người lao động.
Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương, bảo hiểm xã hội và các khoản khác phải trả, phải chi cho người lao động
Số dư bên Nợ (nếu có): Phản ánh số tiền
đã trả lớn hơn số phải trả về tiền lương, tiền công, tiền thưởng và các khoản khác cho người lao động.
Số dư bên Có: Các khoản tiền lương, tiền
công, tiền thưởng có tính chất lương và các khoản khác còn phải trả cho người lao động.
21 TK 334
Tài khoản 334 - Phải trả người lao động được mở chi tiết theo tài khoản cấp 2:
- Tài khoản 3341 - Phải trả công nhân viên: Phản ánh các khoản phải trả và
tình
hình thanh toán các khoản phải trả cho công nhân viên của doanh nghiệp về tiền lương, tiền thưởng có tính chất lương, bảo hiểm xã hội và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của công nhân viên.
- Tài khoản 3348 - Phải trả người lao động khác: Phản ánh các khoản phải trả
và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho người lao động khác ngoài công nhân viên của doanh nghiệp về tiền công, tiền thưởng (nếu có) có tính chất về tiền công và các khoản khác thuộc về thu nhập của người lao động.
Tài khoản 338 - Phải trả, phải nộp khác: Tài khoản này dùng để phản ánh
❖
tình hình thanh toán về các khoản phải trả, phải nộp ngoài nội dung đã phản ánh ở các tài khoản khác thuộc nhóm TK 33 (từ TK 331 đến TK 337). Tài khoản này cũng được dùng để hạch toán doanh thu nhận trước về các dịch vụ đã cung cấp cho khách hàng và các khoản chênh lệch giá phát sinh trong giao dịch bán thuê lại tài sản là thuê tài chính hoặc thuê hoạt động.
138, 141,
334 - Phải trả người lao động 241, 2,
623, 1,
333, 338 627, 64
11 1,
Các khoản khấu trừ vào lương và thu nhập của người lao động
112
Lương và các khoản phụ cấp phải
trả cho NLĐ k
3
35
Ứng và thanh toán tiền lương và các khoản khác cho NLĐ
Phải trả tiền lương nghỉ phép của CNSX (nếu DN trích trước) Chi tiêu KPCĐ ______________________________ tại đơn vị 22
- Kinh phí công đoàn chi tại đơn vị; - Số BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ đã nộp cho cơ quan quản lý quỹ bảo hiểm xã
hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và kinh phí công đoàn;
- Xử lý giá trị tài sản thừa, các khoản đã trả và đã nộp khác.
TK 338
- Trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ vào chi phí sản xuất, kinh doanh hoặc khấu trừ vào lương của công nhân viên; - Kinh phí công đoàn vượt chi được cấp bù;
- Số BHXH đã chi trả công nhân viên khi
được cơ quan BHXH thanh toán; - Giá trị tài sản thừa chờ xử lý - Các khoản phải trả khác.
Số dư bên Có: Số tiền còn phải trả, phải nộp, tài sản thừa chờ xử lý
Số dư bên Nợ (nếu có): Phản ánh số đã trả, đã nộp nhiều hơn số phải trả, phải nộp
hoặc số bảo hiểm xã hội đã chi trả công nhân viên chưa được thanh toán và kinh phí công đoàn vượt chi chưa được cấp bù.
TK 338 có các tài khoản cấp 2 dùng để phản ánh các khoản trích theo lương như:
TK 3382 - Kinh phí công đoàn TK 3383 - Bảo hiểm xã hội TK 3384 - Bảo hiểm y tế
TK 3389 - Bảo hiểm thất nghiệp
Ngoài ra, kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác như: TK 141 - Tạm ứng; TK 335 - Chi phí phải trả; TK 3335 - Thuế TNCN; TK 622 - Chi phí nhân công trực tiếp; TK 627 - Chi phí sản xuất chung; TK 111, 112,...
1.2.3.3. Trình tự kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
a) Kế toán tiền lương
23
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ kế toán phải trả người lao động
511
Khi chi trả lương, thưởng và các khoản khác cho NLĐ bằng sản
phẩm, hàng hóa
353
Tiền thưởng phải trả NLĐ từ Quy KT - PL
33311 338 (3383)
Thuế GTGT đầu ra (nếu có) BHXH phải trả CNV
Nguồn: Hệ thống tài khoản kế toán, Thông tư 200/2014/BTC
1.2.5.2. Kế toán các khoản trích theo lương
Sơ đồ 1.2: Sơ đồ kế toán các khoản phải trích theo lương
111,112 338 - Phải trả, phải nộp khác 622, 623, 627, 641, 642
334
Chi nộp tiền BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN
BHXH phải trả cho công nhân viên
Trích BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN Trừ vào lương 334 111, 112 Nhận tiền cấp bù sô KPCĐ chi vượt
24
1.2.6. Các hình thức kế toán
Hình thức kế toán, còn gọi là hình thức tổ chức sổ kế toán, bao gồm số lượng sổ kế toán, kết cấu các loại sổ, mẫu sổ và mối liên hệ giữa các lại sổ kế toán để ghi chép, hệ thống hóa và tổng hợp số liệu từ các chứng từ ban đầu nhằm cung cấp thông tin cần thiết cho việc lập báo cáo tài chính theo trình tự và phương pháp nhất định.
Hiện nay theo Thông tư 200 của Bộ Tài chính áp dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, các hình thức ghi sổ kế toán gồm 5 phương pháp:
- Hình thức kếtoán Nhậtký chung - xem phục lục 01 - Hình thức kếtoán Nhậtký - Sổ cái - xem phụ lục 02 - Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ - xem phụ lục 03 - Hình thức kếtoán Nhậtký - Chứng từ - xem phụ lục 04 - Hình thức kếtoán trên máy vi tính - xem phụ lục 05
KẾT LUẬN CHƯƠNG I
Chương I của khóa luận đã trình bày những lý luận cơ bản của kế toán tiền lương
và các khoản trích theo lương, đó là các khái niệm, bản chất, chức năng, trình tự và phương pháp tính tiền lương và các khoản trính theo lương. Chương 1 cũng đã hệ thống
đầy đủ các hệ thống chứng từ, sổ sách của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương.Dựa trên cơ sở lý luận đó, chương 2 sẽ đi sâu vào nghiên cứu và phân tích thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty Cổ phần Kiến trúc Tây Hồ, từ đó có cái nhìn tổng quan, thực tế hơn về vấn đề và rút ra được những thành quả cũng như hạn chế còn tồn tại trong công ty.
STT Các phòng ban Số lao động
ĩ Ban Giám đốc 2
25
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CP KIẾN TRÚC TÂY HỒ