Bên cạnh những kết quả đạt được trong công tác kế toán nói chung và công tác kế toán tiền lương và các khoản phải trích theo lương nói riêng thì công ty CP Kiến trúc
Tây Hồ không thể trách được việc tồn tại một số nhược điểm, khó khăn cần khắc phục.
2.3.2.1. Hạn chế trong công tác kế toán nói chung
Thứ nhất: về tổ chức bộ máy kế toán
Tuy công ty đã có bộ máy kế toán khá gọn nhẹ nhưng sự hạn chế về số lượng nhân sự phòng kế toán đã dẫn đến việc không độc lập giữa các bộ phận, một kế toán vẫn
phải đảm nhiệm nhiều phần hành, đôi khi việc phân tách trách nhiệm giữa các kế toán còn chưa rõ ràng như kế toán tiền lương kiêm thủ quỹ, kế toán trưởng kiêm trách nhiệm
và công việc của kế toán tổng hợp. Thêm vào đó, do quy mô doanh nghiệp nhỏ nên công
ty không phân tách công việc của khối hành chính và kế toán, vì vậy bộ phận kế toán thường phải đảm nhiệm đồng thời các nghiệp vụ hành chính và quản lý nhân sự. Điều này đồng nghĩa với việc phần việc và trách nhiệm của khối văn phòng sẽ vất vả, chịu áp
lực về thời gian hoàn thành và khối lượng cũng như chất lượng công việc.
Thứ hai: về hệ thống máy tính và các cơ sở vật chất khác của bộ phận kế toán - hành chính
Nhìn chung, cơ sở vật chất và trang thiết bị tại các phòng ban được trang bị khá đầy đủ, hiện đại, đáp ứng được chất lượng công việc và tiến độ làm việc. Tuy nhiên hệ thống máy tính trang bị cho bộ phận kế toán còn lạc hậu, tần suất xảy ra các trục trặc hỏng hóc về máy tính, kỹ thuật là tương đối cao. Một số thiết bị khác như máy photo, máy in cũng chưa được chú trọng đầu tư, thay mới dẫn đến việc giảm hiệu suất lao động
đồng thời gây ra những tác động tiêu cực về mặt tâm lý không đáng có cho cán bộ CNV.
2.3.2.2. Hạn chế trong kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Thứ nhất: về việc quản lý thời gian lao động
Như ở chương 2 đã trình bày, hiện công ty sử dụng bảng chấm công để xác định ngày công làm việc thực tế của mỗi cán bộ CNV trong tháng từ đó làm cơ sở để tính ra tiền lương cho người lao động. Nhược điểm của quy trình chấm công này là chưa được giám sát chặt chẽ, sát sao, phụ thuộc nhiều vào ý thức tự giác của mỗi cán bộ CNV (do mỗi người chủ động thực hiện việc ký ngày công mà không chịu sự giám sát hay tổng
57
hợp của các trưởng phòng). Hạn chế này dẫn đến việc chưa quản lý được hiệu quả và chính xác thời gian lao động thực tế của người lao động, còn xảy ra nhiều trường hợp đi
muộn giờ làm hoặc ra về trước thời gian quy định.
Thứ hai: về việc quản lý số lượng lao động
Về công tác quản lý số lượng lao động tại công ty, đơn vị hiện chỉ sử dụng chứng
từ là Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN mà không có thêm sổ theo dõi nhân sự. Điều này là chưa chặt chẽ trong việc theo dõi tình hình phân bổ, sử dụng lao động bởi thực tế Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN chỉ cung cấp số liệu đối với bộ phận CBCNV làm việc chính thức, ngoài ra các bộ phận CBCNV khác
cũng cần theo dõi chặt chẽ về số lượng như nhân sự thử việc, nhân sự ký HĐLĐ tạm thời (dưới 3 tháng). Công tác quản lý số lượng lao động không được thực hiện đúng quy
trình có thể dẫn đến một số sai sót trong kế toán tiền lương như hạch toán thừa tiền công
so với thực tế, ví dụ như việc hạch toán tiền nhân công cho một số lượng lớn nhân sự ký HĐLĐ tạm thời làm chi phí bị đẩy cao, không phù hợp với giá trị dự án.
Thứ ba: về hệ thống chứng từ
- Hợp đồng giao khoán là một trong những chứng từ quan trọng, thể hiện sự cam
kết rõ ràng, cụ thể giữa bên giao khoán và bên nhận khoán về các khoản mục như nội dung công việc, thời gian thực hiện và chính sách thực hiện trả tiền công. Tuy nhiên tại công ty CP Kiến trúc Tây Hồ, vẫn tồn tại hiện tượng các hợp đồng giao khoán được soạn thảo sơ sài, mang tính hình thức. Một số điều khoản quan trọng chưa được quy định cụ thể, rõ ràng như thời điểm thực hiện các đợt thanh toán (ví dụ như ngày thanh toán lần 1, lần 2,...) do còn phụ thuộc khá nhiều vào các quyết định chỉnh sửa, bổ sung về thiết kế kiến trúc từ phía chủ đầu tư cũng như tiến độ thi công công trình, dẫn đến việc chậm trễ thanh toán, kéo dài thời gian thực hiện hợp đồng so với ký kết ban đầu.
- Quản lý, lưu trữ chứng từ: Việc lưu trữ một số chứng từ còn chưa được thực hiện cẩn thận, do đó đã để xảy ra trường hợp bị thất lạc. Cụ thể là Bảng tổng hợp khối lượng công việc hoàn thành trong năm của các CBCNV. Đây là chứng từ quan trọng giúp hạch toán phần thu nhập tăng thêm vào cuối năm, là cơ sở cho công tác tính tiền thưởng của các CBCNV. Tuy nhiên chứng từ này không được chú trọng và tập hợp đầy đủ dẫn đến thiếu sót, thất lạc trong một vài năm gần đây.
58
Thứ tư: về cơ cấu quỹ tiền lương
Hiện nay, phần lương khoán chi trả cho bộ phận tư vấn viên thuê ngoài chiếm một tỷ trọng lớn trong cơ cấu quỹ tiền lương của công ty. Lý do hình thức thuê nhân sự này được sử dụng chủ yếu tại đơn vị là do tính chất tiết kiệm chi phí nguồn nhân lực cũng như diện tích, cơ sở vật chất nơi làm việc. Tuy nhiên bên cạnh đó, giải pháp này cũng tiềm ẩn một số rủi ro mà ban lãnh đạo công ty nên cân nhắc:
+ Thiếu hiệu quả về mặt chi phí: Nhân sự thuê ngoài thường thiếu sự ràng buộc cũng như sự quản lý về mặt thời gian với công ty dẫn đến mặt trái là chất lượng công việc không được đảm bảo, làm giảm hiệu quả chi phí.
+ Làm giảm uy tín của công ty: Chất lượng công việc và thái độ làm việc của đội
ngũ nhân sự thuê ngoài cũng có ảnh hưởng không nhỏ đến giá trị và diện mạo của công ty. Có thể lấy ví dụ như trong một số trường hợp, thời hạn bàn giao công việc là khá sát với thời hạn bàn giao dự án cho chủ đầu tư, do vậy khi công ty tiếp nhận thành quả từ nhân sự thuê ngoài sẽ không còn quá nhiều thời gian để chỉnh sửa nếu chưa hài lòng. Lúc này công ty buộc phải sử dụng kết quả đó để hoàn thành dự án đúng tiến độ, cách làm khá rủi ro trong dài hạn vì sẽ tác động xấu đến uy tín của doanh nghiệp, hoặc bản thân Giám đốc sẽ phải huy động nhân viên trong công ty chỉnh sửa, bổ sung nhằm đảm bảo tiêu chí đề ra của nhà đầu tư.
Thứ năm: về hình thức trả lương
Hiện nay công ty vẫn áp dụng hình thức trả lương bằng tiền mặt đối với khối cán
bộ CNV chính thức, việc này tạo ra những bất tiện nhất định cho phòng Kế toán trong quy trình thanh toán lương cũng như không đảm bảo an toàn cho người lao động.
Thứ sáu: về việc thực hiện các nghĩa vụ về các khoản trích theo lương đối với Nhà nước
Tuy bộ phận kế toán của công ty luôn cập nhật kịp thời và thực hiện đầy đủ các chính sách, chế độ ban hành của Nhà nước về tiền lương và BHXH, nhưng hiện nay công ty chưa thực hiện trích 2% tổng quỹ tiền lương cơ bản tham gia đóng góp kinh phí công đoàn. Nguyên nhân có thể là do ban lãnh đạo muốn tiết kiệm chi phí SXKD một cách tối ưu nhất mà vẫn đảm bảo đáp ứng đời sống tinh thần của các CNV tại nơi làm việc bằng cách tổ chức các buổi liên hoan, teamwork dã ngoại mỗi quý nhằm gắn kết
59
đội ngũ cán bộ CNV trong công ty ngày một đoàn kết, gắn bó. Mặc dù vậy, việc thực hiện đúng và đủ các quy định của Nhà nước là cần thiết và bắt buộc nếu không sẽ khó tránh khỏi việc bị áp dụng chế tài xử phạt.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Trên cơ sở những lý luận chung đã đưa ra ở chương 1, chương 2 đã tập trung đi sâu tìm hiểu thực trạng kế toán nói chung và kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương nói riêng tại công ty CP Kiến trúc Tây Hồ. Qua đó em đã đánh giá được những kết quả đạt được cũng như các hạn chế còn tồn tại trong công ty. Sau đây, trong chương 3 em xin trình bày một số giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán nói chung và kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty CP Kiến trúc Tây Hồ.
60