tại Cơng ty
- Đối với phần mềm kế tốn Effect
Bộ phận kỹ thuật phải luơn luơn kiểm tra và nâng cấp hệ thống mạng để khơng gặp phải các sự cố kết nối mạng quá nhiều và bị virus tấn cơng phần mềm. Đồng thời, nhân viên kỹ thuật luơn trực điện thoại để khi gặp sự cố về mạng hay máy tính kịp thời giải quyết. Vì vậy, Cơng ty nên mua hoặc nâng cấp phần mềm kế tốn cĩ bản quyền; phần mềm diệt vi rus; nâng cấp hệ thống mạng hoặc thuê đơn vị cĩ chuyên mơn về máy tính để bảo trì hệ thống mạng.
Vì phần mềm máy tính thường xuyên phải cập nhập, kế tốn phải nắm bắt cách sử dụng phần mềm, đảm bảo hiểu rõ cách sử dụng khi cĩ những thay đổi khi sử dụng một phiên bản mới và vận dụng được hiệu quả tối đa của phần mềm.
- Đối với hệ thống các chứng từ và tài khoản đang sử dụng
Những chứng từ đều đến tay của kế tốn mà khơng bị mất mát hay thiếu thì luơn kiểm tra các nghiệp vụ phát sinh và gọi điện cho các bộ phận liên quan để kịp thời thơng báo, nhắc nhở. Khi cĩ nghiệp vụ phát sinh, kế tốn phải ghi nhận và hạch tốn ngay chứ khơng được để tồn đọng sang kỳ sau.
- Đối với việc thực hiện các khoản thanh tốn nợ phải thu
Đối với những khách hàng, đối tác cĩ sự gắn bĩ lâu dài với Cơng ty và cĩ uy tín trong việc thanh tốn nợ thì cơng ty cĩ thể tăng thêm hạn mức thời gian thanh tốn cho khách hàng đối tác.
Sổ kế tốn chi tiết các khoản phải thu của cơng ty đang sử dụng cĩ kết cấu đơn giản nhưng việc theo dõi các khoản nợ đến hạn của khách hàng chưa thực sự đem lại kết quả cao. Chính vì vậy, kế tốn cĩ thể thiết kế mẫu sổ chi tiết mới giúp ích cho việc theo dõi những khách hàng đã thanh tốn, đến hạn thanh tốn hoặc đã quá hạn thanh tốn. Từ đĩ, Cơng ty cĩ kế hoạch thu hồi nợ hợp lý và đúng hạn để khơng cĩ trường hợp bị chiếm dụng vốn trong lâu dài.
- Đối với việc thực hiện thanh tốn các khoản nợ phải trả
Kế tốn phải luơn thường xuyên kiểm tra, đối chiếu các khoản phải trả với khả năng thanh tốn của cơng ty để đơn vị nắm bắt các khoản nào cần phải thanh tốn ngay hoặc cĩ thể thanh tốn lâu dài và hơn thế nữa cơng ty cĩ thể biết được giá trị cần thanh tốn khi đến hạn.
Do Ban Tài chính - Kế tốn chưa lập được chi tiết thời hạn các khoản phải trả nên cơng ty cần bổ sung thêm thời hạn cĩ thể xem được những khoản nào đến hạn cĩ thể kéo dài thời hạn. Do đĩ, cơng ty sẽ cĩ phương án thanh tốn cho khách hàng để tránh mất uy tín hoặc xảy ra kiện tụng.
Cơng ty nên cĩ kỳ hạn thanh tốn, tạm ứng hợp đồng cụ thể cho các gĩi thầu của dự án để tránh việc dồn lại quá nhiều giá trị cần phải trả. Như vậy, cơng ty sẽ dễ dàng huy động vốn để thanh tốn, tạm ứng cho nhà thầu hoặc vay dài hạn từ ngân hàng để kịp thời hồn thiện các dự án đúng hạn.
- Đối với việc thanh tốn lương và các khoản trích theo lương của người
lao động
Kế tốn cũng cần kịp thời thanh tốn lương và các khoản trích theo lương để đảm bảo quyền lợi cho người lao động. Nâng mức đĩng BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ theo mức lương thực tế để đảm bảo quyền lợi lâu dài cho người lao động.