5. Kết cấu khóa luận
2.1.2. Lĩnh vực hoạt động kinh doanh
Công ty CP Dược Đức Minh Hưng Yên hoạt động dưới nhiều ngành nghề kinh doanh. Bao gồm:
- Bán buôn, bán lẻ thuốc, hóa dược và dược liệu - Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác
- Bán lẻ thuốc, dụng cụ y tế, mỹ phẩm trong các cửa hàng chuyên doanh
Công ty có hoạt động kinh doanh đa dạng, tuy nhiên hoạt động kinh doanh chính của công ty là kinh doanh thuốc, hóa dược và dược liệu. Nên trong nội dung đề tài em chủ yếu nghiên cứu về hoạt động kinh doanh thuốc, hóa dược và dược liệu của công ty CP Dược Đức Minh Hưng Yên.
Nhiều hoạt động kinh doanh đồng nghĩa với khối lượng công việc nhiều. Tuy nhiên không vì thế mà công ty lơ là trên một khía cạnh công việc nào đó. Công ty luôn cố gắng kiểm soát công việc kịp thời và đầy đủ, đảm bảo mọi công việc đều được giải quyết chính xác và hợp lý. Bên cạnh đó công ty luôn nâng cao thái độ nghề nghiệp trong việc quan tâm đến khách hàng, lắng nghe và giải đáp đúng lúc, kịp thời thắc mắc của họ để ngày càng nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ. Hơn nữa công ty luôn lắng nghe, tôn trọng ý kiến của nhân viên trong việc làm thế nào để cải thiện quy trình làm việc, quy trình bán hàng cũng như cải thiện chất lượng dịch vụ, hàng hóa, môi trường làm việc để công việc diễn ra hiệu quả hơn. Công ty cũng rất chú trọng trong việc nâng cao, cải thiện chất lượng đời sống vật chất và tinh thần cho nhân viên để họ có thể yên tâm làm việc và công tác tốt.
* Đánh giá sơ bộ về kết quả kinh doanh của công ty
23.552.106.492 0 28.353.113.968 17,92% +2,09% Tổng doanh thu 39.708.451.001 55.252.261.654 51.125.721.561 +39,14% -7,5% Tổng chi phí 39.628.831.425 55.007.218.61 2 50.776.534.515 +38,8% -7,7% Tổng lợi nhuận trước thuế 79.619.576 245.043.042 349.187.046 +307,7% +42,5%
khá tốt.
Tổng lợi nhuận trước thuế, năm 2019 tăng 307,7% so với 2018, đây là kết quả khả quan do việc mở rông quy mô của doanh nghiệp; năm 2020 tăng 42,5% so với 2019, mặc dù doanh thu so với năm 2019 thấp hơn, nhưng việc quản lý chi phí tốt dẫn đến lợi nhuận công ty vẫn tăng trưởng rất lạc quan.
2.1.2. Đặc điểm cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty Cổ phần dược Đức Minh Hưng Yên được thiết lập theo mô hình trực tuyến - chức năng. Bộ máy khá tinh giản nhưng vẫn hoàn thành được mọi mục tiêu và kế hoạch trong công việc, giúp kiểm soát và quản lý và vận hành công ty một cách xuyên suốt và hiệu quả.
Sơ đồ 2.1: Mô hình tổ chức bộ máy quản lý Đại hội đồng
cổ đông
∖______ J
--- Giám đốc
Từ bảng trên thấy kết quả kinh doanh quả doanh nghiệp đang tăng trưởng qua các năm.
Tổng tài sản năm 2019 tăng 17,92% so với năm 2018 do doanh nghiệp bắt đầu mở rộng thị trường và tích trữ nhiều hàng tồn kho hơn, năm 2020 tăng 2,09% so với 2019.
Về tổng doanh thu, năm 2019 tăng 39,14% so với 2018, đây là do kết quả của việc mở rộng thị trường; năm 2020 giảm 7,5% so với 2019, do ảnh hưởng của đại dịch, các doanh nghiệp trong ngành cạnh tranh về hàng hóa và giá cả gay gắt, công ty cũng mất đi một số khách hàng thân thiết.
Về tổng chi phí, năm 2019 tăng 38,8% so với 2018 (tốc độ tăng của chi phí nhỏ hơn tốc độ tăng của doanh thu), năm 2020 giảm 7,7% so với 2019 (tốc độ giảm của chi
* Nhiệm vụ, chức năng của từng bộ phận
a. Đại hội đồng cổ đông : là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của công ty, có quyền quyết định những vấn đề thuộc nhiệm vụ và quyền hạn được Luận pháp và Điều lệ công ty quy định.
b. Giám đốc: là người đại diện pháp lý của công ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật về các vấn đề liên quan đến Pháp luật và Nhà nước, chịu trách nhiệm trước đại hội đồng cổ đông; là người đứng đầu và lãnh đạo công ty, có nhiệm vụ chỉ đạo, ra quyết định đối với mọi hoạt động kinh doanh của công ty. Giám đốc có vai trò quan trọng trong việc kết nối các bộ phận phòng ban, được bổ nhiệm, miễn nhiệm các chức vụ trong quyền hạn của mình. Thực hiện tất cả các quyết định, quyết sách tốt nhất nhằm giúp công ty duy trì, ổn định và phát triển.
c. Phó giám đốc: là cánh tay đắc lực giúp san sẻ gánh nặng công việc với Giám đốc. Phó giám đốc có nhiệm vụ hỗ trợ, xử lý công việc và ra các quyết định trong quyền hạn của mình; thực hiện các yêu cầu, chỉ đạo của cấp trên; theo sát hoạt động của các phòng ban, đưa ra các ý kiến, biện pháp giải quyết kịp thời liên quan đến quá trình hoạt động kinh doanh của công ty; thực hiện tất cả những chỉ đạo, quyết định tốt nhất cho sự tăng trưởng và phát triển của công ty.
d. Phòng kinh doanh: có nhiệm vụ tìm kiếm và chăm sóc khách hàng, xử lý khiếu nại, thắc mắc của khách hàng, nghiên cứu nhu cầu người tiêu dùng, giải quyết các đơn đặt hàng. Chịu trách nhiệm trước ban lãnh đạo về các chỉ tiêu, kế hoạch được giao; thực hiện các chỉ đạo, quyết định của cấp trên; báo cáo kịp thời các vấn đề ảnh hưởng tới công ty đồng thời đưa ra các giải pháp, kiến nghị với ban lãnh đạo trong việc hoàn thiện và đổi mới quy trình bán hàng hiệu quả.
e. Phòng kế toán: hàng ngày tổng hợp chứng từ, ghi chép và phản ánh đầy đủ tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh kịp thời vào các loại sổ sách; phải tuân thủ các nguyên tắc và chuẩn mực kế toán cũng như các chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp. Định kỳ lên báo cáo theo yêu cầu của ban lãnh đạo, cung cấp những thông tin tài chính kịp thời và chuẩn xác cho nhu cầu quản lý doanh nghiệp; đưa ra ý kiến, kiến nghị với ban lãnh đạo trong việc quản lý nguồn tiền cũng như hiệu quả sử dụng vốn.
f. Phòng kế hoạch: có nhiệm vụ lên kế hoạch định kỳ, kiểm soát tiến độ của các dự án, thi hành các quyết định, chỉ đạo do cấp trên đề ra; chịu trách nhiệm với ban lãnh đạo về các quyết định của mình; có nhiệm vụ tuyển dụng nhân sự, phân bổ lao động, lên kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nhân viên; tham mưu với ban lãnh đạo, kết hợp với các phòng ban khác để đạt được hiệu quả của các mục tiêu, kế hoạch đề ra.
g. Bộ phận kho: theo dõi nhập xuất tồn hàng hóa, phối hợp với các phòng ban trong việc xử lý các đơn đặt hàng, có trách nhiệm lập phiếu xuất kho, xuất kho hàng cho khách; có trách nhiệm kiểm tra số lượng, đảm bảo về chất lượng hàng tồn kho, hàng tháng lập báo cáo nộp lên cấp trên.
* Mối quan hệ giữa các bộ phận quản lý:
Mặc dù có sự phân công quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng của từng bộ phận, xong các bộ phận của công ty luôn có sự bàn bạc, thống nhất với nhau để đưa ra các quyết sách tốt nhất cho sự phát triển của công ty. Nhờ đó mọi vấn đề đều được giải quyết dưới hai góc độ chuyên môn và tổng thể, đảm bảo giảm thiểu rủi ro của mọi vấn đề xuống mức thấp nhất.
2.1.3. Đặc điểm cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Cổ phần Dược Đức Minh Hưng Yên
a. Sơ đồ bộ máy kế toán
Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung, dễ dàng cho việc kiểm tra, giám sát, rà soát, quản lý mọi hoạt động của nhân viên trong phòng ban. Bao gồm 4 thành viên: kế toán thanh toán- kế toán công nợ, kế toán bán hàng, kế toán lương -thủ quỹ, kế toán trưởng.
STT Tên chứng từ Số hiệu
F- Bảng chấm công 01a-LĐTL
2 Bảng chấm công làm thêm giờ 01b- LĐTL
3 Bảng thanh toán tiền lương 02- LĐTL
4 Bảng thanh tóan tiền làm thêm giờ 06- LĐTL
5 Bảng kê trích nộp các khoản theo lương 10- LĐTL
6 Bảng phân bổ tiền lương vào bảo hiểm xã hội 11- LĐTL
Sơ đồ 2.2: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán
* Kế toán bán hàng: theo dõi và ghi chép đầy đủ các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến hoạt động bán hàng, phản ánh chính xác số lượng, đơn giá, thành tiền. Định kì lập bảng tổng hợp chi tiết về doanh thu bán hàng báo cáo cho cấp trên, để cấp trên có thể nắm bắt được tình hình và đồng thời đưa ra các chỉ đạo kịp thời.
* Kế toán thanh toán - kế toán công nợ: ghi chép, theo dõi các khoản thu - chi phát sinh trong công ty; theo dõi các khoản công nợ chi tiết theo từng đối tượng, theo dõi thời hạn, có nhiệm vụ nhắc nhở khách hàng thanh toán. Thu tiền bán hàng từ các cửa hàng bán lẻ. Định kỳ lập bảng tổng hợp, chi tiết các khoản thu, phải trả phát sinh trong doanh nghiệp. Phối hợp với Thủ quỹ quản lý dòng tiền của doanh nghiệp.
* Thủ quỹ - Kế toán tiền lương: ghi chép luồng tiền trong công ty; đối chiếu, xem xét cẩn thận các chứng từ trước khi nhập quỹ hoặc trước khi chi tiền, cùng với Kế toán thanh toán kiểm soát tốt luồng tiền của công ty. Định kỳ tính toán lương cho các bộ phận phòng ban, theo dõi các khoản trích theo lương, các chế độ lương, thưởng, đãi ngộ cho nhân viên.
* Kế toán trưởng: là người đứng đầu phòng ban kế toán, trực tiếp thi hành và chỉ đạo các quyết định của cấp trên; chịu trách nhiệm với cấp trên về các thông tin kế toán và các quyết định của mình; là cầu nối giữa các bộ phận kế toán, có nhiệm vụ tổng hợp các báo cáo từ cấp dưới, kiểm soát mọi hoạt động của cấp dưới; kiểm tra, giám sát các chứng từ kế toán, sổ sách, luồng tiền; phê duyệt các báo cáo do phòng ban soạn thảo; chịu trách nhiệm lên báo cáo tài chính, báo cáo thuế; tham mưu với ban lãnh đạo về các quyết sách để các vấn đề được giải quyết một cách hiệu quả nhất.
* Mối quan hệ giữa các bộ phận trong phòng ban:
Các bộ phận có mối quan hệ giúp đỡ lẫn nhau, cùng hợp tác để mang lại lợi ích. Tuy mỗi bộ phận có chức năng và nhiệm vụ khác nhau, xong vẫn luôn hỗ trợ nhau để hoàn hành công việc một cách hiệu quả.
b. Chính sách kế toán áp dụng
Công ty hiện đang áp dụng Thông tư 133/2016/TT-BTC do Bộ Tài Chính ban hành ngày 26/8/2016 hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa.
- Niên độ kế toán: 01/01-31/12 hàng năm - Đồng tiền hạch toán: Việt Nam đồng (VND)
- Phương pháp tính thuế GTGT: theo phương pháp khấu trừ - Hình thức ghi sổ: Nhật ký chung
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: phương pháp kê khai thường xuyên - Phương pháp tính khấu hao tài sản cố định: phương pháp khấu hao theo đường thẳng
- Phương pháp tính giá hàng xuất kho: phương pháp nhập trước - xuất trước - Phần mềm kế toán sử dụng: Misa
c. Chứng từ kế toán sử dụng
2 Phiếu xuất kho 02-VT
3 Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa 05-VT
4 Bảng kê mua hàng 06-VT
ST
T Tên chứng từ Số hiệu
1 Bảng thanh toán hàng đại lý, kí gửi 01-BH
2 Thẻ quầy hàng 02-BH
ST
T Tên chứng từ Số hiệu
1 Phiếu thu 01-TT
2 Phiếu chi 02- TT
3 Giấy đề nghị thanh toán 05- TT
4 Biên lai thu tiền 06- TT
5 Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho VND) 08a- TT
6 Bảng kê chi tiền 09- TT
ST
T Tên chứng từ Số hiệu
1 Biên bản giao nhận TSCĐ 01- TSCĐ
2 Biên bản thanh lý TSCĐ 02- TSCĐ
3 Biên bản đánh giá lại TSCĐ 04- TSCĐ
4 Biên bản kiểm kê TSCĐ 05- TSCĐ
5 Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ 06- TSCĐ
Bảng 2.3: Chứng từ kế toán hàng tồn kho
Bảng 2.4: Chứng từ bán hàng
Bảng 2.5: Chứng từ tiền tệ
2.2. Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty CPDược Đức Minh Hưng Yên. Dược Đức Minh Hưng Yên.
2.2.1. Đặc điểm quy trình bán hàng, phương thức bán hàng và phương thứcthanh toán tại công ty CP Dược Đức Minh Hưng Yên thanh toán tại công ty CP Dược Đức Minh Hưng Yên
a. Quy trình bán hàng - thu tiền:
Mô tả: Căn cứ vào Đơn đặt hàng của khách hàng, Phòng kinh doanh xét duyệt đơn đặt hàng rồi lập Lệnh bán hàng gồm 3 liên, 1 liên chuyển cho khách hàng, 1 liên chuyển cho bộ phận Ke toán bán hàng, liên còn lại cùng đơn đặt hàng lưu tại bộ phận. Ke toán bán hàng nhận Lệnh bán hàng của Phòng kinh doanh chuyển tới, lập hóa đơn GTGT gồm 3 liên, chuyển 1 liên hóa đơn GTGT cho Khách hàng, chuyển Lệnh bán hàng chuyển đến Thủ kho, 1 liên của hóa đơn GTGT chuyển cho Kế toán công nợ, Kế toán bán hàng căn cứ vào 1 liên của hóa đơn GTGT tiến hành nhập liệu vào phần mềm kế toán, sau đó lưu chứng từ tại bộ phận. Thủ kho sau khi nhận được Lệnh bán hàng của Kế toán bán hàng chuyển đến, lập Phiếu xuất kho gồm 3 liên, 1 liên giao cho khách hàng, 1 liên gửi lại cho bộ phận kế toán bán hàng, liên còn lại kèm lệnh bán hàng lưu tại bộ phận.
Kế toán công nợ căn cứ vào Thông báo trả nợ và 1 liên Hóa đơn GTGT của khách hàng tiến hành lập phiếu thu gồm 2 liên, tiến hành cập nhật và ghi sổ kế toán, chuyển 1 liên của Phiếu thu cho khách hàng, chuyển 1 liên Phiếu thu kèm tiền cho Thủ quỹ. Thủ quỹ nhận Phiếu thu và tiền tiến hành xác nhận và ghi Sổ quỹ.
* Hoạt động xử lý:
1.0: lập và xét duyệt lệnh bán hàng 2.0: lập hóa đơn GTGT
3.0: cập nhật vào phần mềm
4.0: lập phiếu xác nhận giao hàng, phiếu xuất kho 5.0: lập phiếu thu
6.0: cập nhật lên phần mềm 7.0: xác nhận và ghi sổ quỹ
Ke toán công nợ Thủ quỹ
b. Đặc điểm phương thức bán hàng
Là một doanh nghiệp nhỏ, cơ sở thiết bị còn hạn chế, để bán được hàng công ty cần quan tâm đến phương thức đưa hàng hóa của mình tới tay người tiêu dùng. Công ty hiện đang áp dụng 2 phương thức chính là phương thức bán buôn qua kho theo hình thức vận chuyển hàng và bán lẻ thu tiền trực tiếp. Khách hàng chủ yếu của công ty là những cơ sở ý tế, bệnh viện, đại lý và những khách hàng cá nhân.
Đối với phương thức bán buôn qua kho theo hình thức vận chuyển hàng, doanh nghiệp sẽ xuất hàng cho khách dựa trên những điều khoản đã được thỏa thuận từ trước. Chi phí vận chuyển phát sinh sẽ do bên bán hoặc bên mua chịu (đã thỏa thuận trong hợp đồng), nếu do bên bán chịu chi phí này sẽ được ghi nhận như một khoản chi phí bán hàng, nếu do bên mua chịu thì đó là một khoản phải thu của bên mua.
Đối với phương thức bán lẻ thu tiền trực tiếp, khách hàng trực tiếp đến mua tại cửa hàng, dược sĩ sẽ bán hàng theo yêu cầu của khách hàng và trực tiếp thu tiền. Cuối ngày sẽ kiểm kê hàng hóa; lập bảng kê hàng hóa, doanh thu và cuối tuần sẽ nộp tiền và báo cáo về cho công ty.
c. Phương thức thanh toán
Công ty hiện đang sử dụng 2 hình thức thanh toán là tiền mặt và qua ngân hàng,