5. Kết cấu khóa luận
3.3. Một số giải pháp hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh
doanh tại Công ty Cổ phần Dược Đức Minh Hưng Yên
Sau thời gian thực tập tại công ty, với những nhược điểm còn tồn tại bên trong doanh nghiệp và mong muốn bộ máy kế toán tại công ty ngày càng hoàn thiện hơn nữa, em xin đưa ra một vài giải pháp:
Thứ nhất, về bộ máy kế toán. Hiện nay tại công ty, kế toán thanh toán đang đảm nhận cả vai trò kế toán công nợ, thủ quỹ cũng đang phải đảm nhận vai trò của kế toán tiền lương. Công ty hoạt động về lĩnh vực thương mại nên có khá nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Việc đảm nhận 2 chức năng tuy là không gây nhiều khó khăn nhưng rất dễ xảy ra sai sót, nhầm lẫn. Tuy nhiên, có thể do công ty quy mô còn nhỏ, số nhân lực của công ty khá ít, cũng như kinh phí để chi trả tiền lương, đào tạo, bồi dưỡng nhân viên cũng hạn chế. Nhưng ít nhất công ty nên tách riêng trách kế toán tiền lương
và thủ quỹ, vì bản chất thủ quỹ là người nắm giữ luồng tiền của công ty, còn kế toán là người làm sổ sách. Công ty có thể xem xét việc gộp có kế toán bán hàng và kế toán tiền lương. Vì số lượng nhân viên ít, công việc kế toán lương cũng sẽ không tốn quá nhiều thời gian cũng như cũng không ảnh hưởng nhiều tới công việc của kế toán bán hàng.
Thứ hai, về quy trình bán hàng - thu tiền. Công ty nên xem xét việc hoàn thiện chứng từ cho bộ phận kho. Do hiện nay, số lượng hay số lần hàng bán bị trả lại của công ty khá nhiều, mà chủ yếu là do việc giao sai đơn hàng hoặc giao thừa (thiếu). Bộ phận kho nên lập thêm chứng từ “giấy xác nhận giao hàng” để giảm thiểu tình trạng này, cũng như giảm bớt chi phí cho doanh nghiệp. Đương nhiên cũng có thể do yếu tố con người, công ty nên đồng thời bổ sung thêm một vài nhân viên cho bộ phận này, vì là công ty thương mại, số lượng mặt hàng rất nhiều, công việc cũng nhiều, điều này khó tránh khỏi việc đôi khi xảy ra sai sót, nhầm lẫn.
Thứ ba, về công tác tổ chức hoạt động bán hàng. Tuy là công ty nhỏ nhưng tên tuổi, danh tiếng công ty cũng là nhân tố quyết định sự phát triển của công ty. Công ty nên thiết kế trang web riêng cho mình, hoặc có thể tạo trang chủ của công ty trên các trang mạng xã hội, đó là cách marketing khá hiệu quả mà lại không tốn kém. Ngoài ra công ty có thể tham gia một số hội thảo, cũng như các sự kiện liên quan đến lĩnh vực, vừa để học hỏi thêm kinh nghiệm vừa quảng bá được công ty hoặc cũng có thể quyên góp thuốc men, thiết bị, vật tư y tế cho những tổ chức từ thiện, tổ chức xã hội.
Như đã nói ở trên, nguồn nhân lực của công ty có hạn, có thể công ty có thể không đủ điều kiện thành lập phòng marketing riêng, thì hiện tại phòng kinh doanh cũng có thể đảm nhận công việc này, nhưng yêu cầu phải chú trọng hơn cho công tác quảng bá công ty, cố gắng từ những việc làm đơn giản cũng có thể góp sức cho sự phát triển của công ty.
Tiếp nữa, về vấn đề quản lý các cửa hàng bán lẻ, công ty cũng nên chú trọng hơn, trước khi mở một cửa hàng cũng nên điều tra về tình hình dân cư, vị trí địa lý hay số lượng nhà thuốc trong khu vực, đó cũng là nhân tố ảnh hưởng tới việc hoạt động kinh doanh của cửa hàng, hơn nữa cần phải quan tâm hơn tới phẩm chất, đạo đức, thái
độ nghề nghiệp của dược sĩ bán hàng, đó cũng là nhân tố quyết định sự tín nhiệm của khách hàng.
Thứ tư, về chính sách bán hàng. Công ty nên xem xét việc áp dụng chính sách chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại đối với những khách hàng của mình.
Về chiết khấu thương mại, áp dụng cho những khách hàng mua hàng tại công ty thường xuyên, là khách hàng thân thiết, công ty áp dụng cho họ mức chiết khấu theo số lượng đặt hàng. Mua càng nhiều chiết khấu càng cao, tuy có ảnh hưởng tới doanh thu bán hàng, nhưng việc chiết khấu sẽ kích thích nhu cầu đặt hàng của khách hàng. Tuy đối với mỗi mặt hàng công ty sẽ lãi ít hơn, nhưng lượng tiêu thụ lại nhiều hơn, chung quy cho cùng cả hai bên đều có lợi, ngoài ra công ty còn được hưởng chiết khấu cao hơn hoặc các chính sách ưu đãi từ các nhà sản xuất.
Về chiết khấu thanh toán, đối với những khách hàng thanh toán trước hạn, công ty có thể cho họ hưởng chiết khấu thanh toán, mức độ tùy vào số lượng nợ. Việc làm này cũng là một cách kích thích nhu cầu đặt hàng của khách hàng, lại vừa tránh tình trạng nợ xấu, nợ lâu, bị chiếm dụng vốn.
Thứ năm, việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho và dự phòng phải thu khó đòi. Trong quá trình hoạt động kinh doanh thì không thể tránh khỏi tình trạng hàng hóa bị lỗi hỏng, kém phẩm chất hay có những khỏan nợ phải thu bị nợ lâu hoặc có thể mất khả năng thu hồi, hoặc có thể xảy ra tình huống mà chúng ta không thể lường trước được. Khi đó nếu công ty đã trích lập thì sẽ có một khoản bù đắp vào sự thiếu hụt ấy, bảo toàn vốn kinh doanh, đảm bảo việc phản ánh giá trị hàng tồn kho không cao hơn giá trị thị trường và giá trị các khoản nợ phải thu không cao hơn giá trị có thể thu hồi được tại thời điểm lập báo cáo tài chính . Việc trích lập trước sau đều có lợi cho công ty, thứ nhất vừa tuân theo các quy định về kế toán, sau đó là tránh khả năng khi lập báo cáo tài chính không minh bạch, không hợp lý.
Khi kết thúc kì kế toán, kế toán lập báo cáo những khoản nợ phải thu khó đòi, hàng tồn kho cần trích lập dự phòng. Sau đó kế toán trưởng sẽ xem xét và đưa ra mức trích lập phù hợp, tuân theo quy định hiện hành.
Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Nợ TK 632
Có TK 2294: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Trích lập dư phòng phải thu khó đòi:
Nợ TK 6422
Có TK 2293: Dự phòng phải thu khó đòi
Thứ sáu, về hệ thống tài khoản sử dụng. Vì số lượng mặt hàng tại công ty rất đa dạng. Việc kiểm soát từng mặt hàng khá khó khăn, vì vậy công ty nên mở TK 156 và TK 632 chi tiết cho từng mặt hàng. Việc làm này rất tiện cho kế toán theo dõi hàng tồn kho, kế toán cũng có thể xem xét được mức độ tiêu dùng của từng mặt hàng làm cơ sở lên kế hoạch nhập xuất hàng, hơn nữa việc tra cứu thông tin cũng nhanh và chính xác hơn.
Thứ bảy, về công tác kế toán quản trị. Ngày nay công nghệ thông tin, các phần mềm kế toán hỗ trợ rất nhiều trong mọi hoạt động của doanh nghiệp. Nó giảm bớt gánh nặng công việc tại bộ phận kế toán cũng như các phòng ban khác. Đối với kế toán công việc của họ giờ đây không chỉ làm sổ sách mà còn có vai trò quản trị. Có nghĩa, sau khi đã tập hợp được những thông tin kế toán, kế toán viên phải đi sau phân tích, tìm hiểu những thông tin kế toán đó, cũng như đưa ra các dự báo, kiến nghị để có thể tham mưu cho ban lãnh đạo trên những số liệu đã có, làm cơ sở để ban lãnh đạo đưa ra các quyết định hợp lý và hiệu quả. Với sự thay đổi này, hiện vai trò quản trị của kế toán tại công ty cũng có, nhưng mức độ chưa cao, chỉ dừng lại ở việc cung cấp thông tin tài chính và đưa ra những kiến nghị trên khía cạnh khách quan. Điều đó yêu cầu bộ máy kế toán phải đổi mới và hoàn thiện hơn. Về phía công ty cũng cần phải hết sức tạo điều kiện về thời gian và kinh phí, cho nhân viên tham gia các khóa học hoặc các lớp tập huấn vì việc thay đổi này không thể diễn ra một sớm một chiều mà là cả một quá trình mà mỗi bộ phận và toàn thể công ty phối hợp với nhau mà tạo nên.