❖ Các yêu cầu kiểm soát
Trong thực tiễn, muốn KSNB hữu hiệu đối với tiền cần phải tuân thủ những yêu cầu sau:
- Thu đủ: Mọi khoản tiền đều phải được thu đầy đủ, gửi vào ngân hàng hay
Kho Bạc, hay nộp vào quỹ trong khoảng thời gian sớm nhất.
- Chi đúng: Tất cả các khoản chi đều phải đúng mục đích, phải được phê
duyệt
và ghi chép đúng đắn.
- Duy trì số dư tồn quỹ hợp lý: Để đảm bảo chi trả các nhu cầu về kinh doanh, cũng như thanh toán nợ đến hạn, đồng thời tránh việc tồn quỹ quá mức cần thiết vì làm giảm khả năng sinh lợi và tăng nguy cơ gian lận.
❖ Kiểm soát nội bộ đối với thu tiền
KSNB về thu tiền được thiết kế thay đổi tùy theo loại hình doanh nghiệp, tùy theo nguồn thu vì thường có nhiều nguồn thu khác nhau, thu trực tiếp từ bán hàng, thu nợ từ khách hàng, và nhiều khoản thu khác. Sau đây là một số thủ tục KSNB:
- Thu trực tiếp từ bán hàng, cung cấp dịch vụ:
+ Phân chia chức năng, trách nhiệm giữa kế toán bán hàng với thu ngân, phê chuẩn các nghiệp vụ liên quan đến thu tiền.
+ Đánh số thứ tự liên tục các phiếu thu, lưu trữ và bảo quản các chứng từ gốc như hóa đơn, vận đơn, giấy báo có, phiếu thu, ...
+ Sử dụng các trang thiết bị quản lý để bảo vệ tiền như lắp camera, khóa cửa, két sắt an toàn, ...
+ Kiểm tra chéo giữa các bộ phận: nhân viên có trách nhiệm kiểm kê tiền mặt hàng ngày, kế toán quỹ so sánh tổng số tiền nhận được trên hóa đơn với giấy báo có của ngân hàng.
- Thu nợ từ khách hàng:
+ Nếu khách hàng nộp tiền: Khuyến khích họ yêu cầu được cấp phiếu thu hoặc biên lai.
+ Nếu thu tiền tại cơ sở khách hàng: Quản lý chặt chẽ giấy giới thiệu và thường xuyên đối chiếu công nợ để chống thủ thuật gối đầu.
đảm nhận các nhiệm vụ: Lập hóa đơn bán hàng - Theo dõi công nợ - Đối chiếu giữa sổ tổng hợp và chi tiết về công nợ - Mở thư và liệt kê các séc nhận được - Nộp các séc vào ngân hàng - Thu tiền.
❖Kiểm soát nội bộ đối với chi tiền
Một số thủ tục kiểm soát thường được sử dụng đối với chi tiền như sau:
- Đánh dấu chứng từ gốc khi xét duyệt, bảo quản séc an toàn: Phải đảm bảo
séc
được đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng. Các séc đã được đánh số trước nhưng
không sử dụng phải được lưu lại đầy đủ để tránh tình trạng bị mất cắp, hay bị chiếm dụng. Những séc hỏng, mất hiệu lực phải đóng dấu hủy bỏ để tránh tình trạng sử
dụng lại
và phải được lưu trữ đầy đủ. Trước khi ký séc hay phiếu chi, phải đánh dấu các
chứng từ
gốc để ngăn ngừa việc tái sử dụng chứng từ gốc để xin duyệt chi nhiều lần.
- Xây dựng các thủ tục xét duyệt các khoản chi: Các phiếu chi hay séc được lập và ký duyệt sau khi kiểm tra các chứng từ có liên quan bởi người có thẩm quyền. Đối với việc chi qua tài khoản ngân hàng bằng cách chuyển tiền qua internet hay mobile banking thì người có thẩm quyền xét duyệt chi có thể nắm giữ mật khẩu, USB token để thực hiện việc chi tiền.
- Vận dụng nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn: việc chi tiền thanh toán cần
được phê duyệt của người có thẩm quyền, đủ khả năng và liêm chính, đồng thời phải ban hành văn bản chính thức về sự phân quyền.
- Đối chiếu hàng tháng với sổ phụ ngân hàng: Số dư tài khoản tiền gửi ngân hàng trên sổ sách phả bằng với số dư của sổ phụ ngân hàng. Mọi khoản chênh lệch đều phải được điều chỉnh thích hợp, những trường hợp chưa rõ nguyên nhân thì phải được kết chuyển vào các khoản thu khác hay phải trả khác để xử lý phù hợp.
- Hạn chế tối đa việc sử dụng tiền mặt trong thanh toán: Sử dụng tiền mặt trong thanh toán sẽ gây rủi ro như số thực chi nhiều hơn số tiền cần phải chi ra, rút tiền mặt từ quỹ ra có thể tạo khe hở về nơi cất giữ tiền, mã số bảo mật, tạo cơ hội hay làm trỗi dậy lòng tham của con người.