Nhật ký - Sổ cái là hình thức ghi sổ kế toán mà các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được ghi chép theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán ) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp chung dựa vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại. Hình thức ghi sổ này chia thành 02 phần: phần Nhật ký, phần Sổ cái và có 02 loại sổ kế toán đi kèm: Nhật ký - Sổ cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết. (Phụ lục)
- Phần Nhật ký gồm các cột: ngày tháng ghi sổ, số hiệu, ngày tháng chứng từ và diễn giải nội dung kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian.
- Phần Sổ cái: Mỗi tài khoản ghi thành 02 cột: Nợ - Có, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo nội dung kinh tế.
Việc ghi sổ được thực hiện hằng ngày, căn cứ vào chứng từ đã được kiểm tra để xác định tài khoản ghi Có và tài khoản ghi Nợ. Số liệu của mỗi chứng từ được ghi ở trên cùng một dòng ở cả 02 phần như đã đề cập ở trên. Cuối tháng, cộng số liệu cột phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ - Có của từng tài khoản ở sổ cái để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng.
Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái được đánh giá khá là đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra, đối chiếu, phù hợp với các đơn vị có quy mô nhỏ, số lượng các nghiệp vụ kinh tế không nhiều, hoạt động kinh tế giản đơn nên số tài khoản trên sổ cái là tương đối ít. Vậy nên, có thể thấy rằng, khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều, phức
Khóa luận tốt nghiệp 35 Học viện Ngân hàng
tạp thì hình thức ghi sổ này khó có thể giải quyết được vấn đề, đặc biệt là việc phân loại các nghiệp vụ và thực hiện phân công công việc cho bộ phận kế toán để thực hiện ghi sổ.