a) Tồn tại
Mặc dù Công ty cổ phần Thương mại và Dịch vụ Lâm Anh rất chú trọng
Khóa luận tốt nghiệp 80 Học viện Ngân hàng
trong công tác kế toán, đảm bảo tính khách quan, minh bạch trong công tác hạch toán kế toán.
- Hệ thống báo cáo kế toán được sử dụng tại đơn vị:
Như đã đề cập ở trên, Công ty Lâm Anh luôn dành sự quan tâm đặc biệt đối với công tác kế toán nên đơn vị đã và đang từng bước hoàn thiện nó, chính bởi vậy mà báo cáo nội bộ của quý công ty có độ tin cậy cao, các nhà quản trị thường sử dụng nó để đưa ra quyết định kinh doanh cũng như việc quản lý công nợ của đối tác và nhà cung cấp. Mỗi kế toán với từng phần hành phụ trách khác nhau có nhiệm vụ tiếp nhận, phân loại, hạch toán và lưu trữ tất cả các chứng từ, sổ sách liên quan đến phần hành đó, cuối kì đối chiếu số liệu, kiểm tra số liệu giữa các kế toán nhanh hơn, cung cấp thông tin kịp thời cho chủ doanh nghiệp khi cần thiết.
Về tình hình theo dõi thanh toán công nợ: Hiện tại, công ty đã có một kế toán chuyên theo dõi công nợ khách hàng, các khoản phải thu, phải trả, ngày đến hạn thanh toán, số tiền thanh toán, đối chiếu với công nợ với khách hàng theo từng đợt thanh toán. Mặt khác, các khoản công nợ được theo dõi chi tiết theo từng khách hàng. Kế toán công nợ có nhiệm vụ báo nợ với những khoản nợ gần đến hạn cũng như theo dõi những khoản nợ của công ty với nhà cung cấp, đề xuất phương án trả nợ phù hợp để công ty có thể được hưởng chiết khấu từ phía nhà cung cấp. Điều này giúp doanh nghiệp hạn chế được các khoản nợ đọng, nợ khó đòi, phản ánh chính xác khả năng kinh doanh, tránh để bị chiếm dụng vốn, sử dụng nguồn vốn tự có cũng như nguồn vốn chiếm dụng một cách hợp lý.
Về các khoản nghĩa vụ đối với Nhà Nước: Với mục tiêu đi dài và đi xa nên Công ty luôn thực hiện đầy đủ và đúng hạn các khoản thuế đối với Nhà Nước, các cơ quan cấp trên, với cơ quan chủ quản như nộp thuế Giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp.
Nhờ sự hỗ trợ không ngừng từ phía chủ doanh nghiệp cũng như sự cố gắng, nỗ lực không ngừng trong công việc, Phòng Kế toán đã góp phần không nhỏ trong việc nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty và tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lập kế hoạch kinh doanh từng thời kỳ sát với thực tế, có tính khả thi cao.
thuế, BHXH và bộ máy kế toán được thiết kế, vận hạn phù hợp với tình hình quản lý thực tế của công ty. Tuy nhiên, bên cạnh đó, công tác kế toán tại đơn vị vẫn còn một số những tồn tại.
Một là: Vấn đề liên quan đến chứng từ kế toán
Quá trình luân chuyển trong công ty còn mặt hạn chế. Do kho hàng ở xa trụ sở công ty và không được trang bị máy Fax nên khi các bộ phận khác mua vật tư, hàng hóa thì khâu luân chuyển các chứng từ như HĐ GTGT, IIDBII,... trong một vài trường hợp còn chậm trễ (5-10 ngày). Điều này đã gây khó khăn trong hạch toán, ảnh hưởng đến tính kịp thời trong công tác hạch toán.
Hai là: Về hạch toán kế toán
Khi hạch toán các nghiệp vụ kinh tế, kế toán công ty không ghi diễn giải một cách rõ ràng các nghiệp vụ liên quan đến bán hàng, chỉ ghi nhận một cách đơn giản là: “Doanh thu bán hàng”. Vì vậy, rất khó để xác định được đâu là loại mặt hàng đem lại nguồn lợi chủ yếu cho doanh nghiệp. Trong nhiều trường hợp, số tiền ghi nhận sai so với hóa đơn thì việc tìm lại hóa đơn để đối chiếu mất rất nhiều thời gian. Bên cạnh đó, việc đối chiếu công nợ giữa các bộ phận trở nên khó khăn hơn khi phải lần lại từng khoản doanh thu mỗi khi có sai sót xảy ra.
Ba là: Về hiện tượng bất kiêm nhiệm trong phần hành kế toán
Hiện tại, kế toán tổng hợp đang thực hiện công việc của mình bên cạnh việc tiếp nhận đơn hàng, gửi báo giá, chốt giá cũng như chốt đơn cho khách hàng, tìm kiếm nhà cung cấp và tìm nguồn tiêu thụ. Bên cạnh đó, với từng khách hàng, công ty có những chính sách bán hàng cũng như ưu đãi về giá khác nhau, không cố định một mức giá cụ thể cho mỗi mặt hàng. Trong một vài trường hợp như khi lượng hàng bán ra nhiều, khối lượng công việc cần xử lý quá nhiều có thể ảnh hưởng đến chất lượng công việc. Bên cạnh đó, quy trình bán hàng phức tạp hơn khi kế toán
Khóa luận tốt nghiệp 82 Học viện Ngân hàng
tổng hợp không kết nối trực tiếp với thủ kho để kiểm tra lượng hàng tồn mà phải thông qua kế toán kho. Không chỉ vậy, với quy trình thực hiện như thế này, đôi khi, kế toán có thể thao túng giá bán ra để hưởng “hoa hồng”.
Bốn là: Vấn đề liên quan đến việc trích lập dự phòng tại công ty
Hiện tại, công ty chưa có sự quan tâm đến việc trích lập dự phòng chính vì vậy mà trên báo cáo của doanh nghiệp, các chỉ tiêu dự phòng đều bằng 0. Đây là tồn tại không chỉ với đơn vị mà còn đối với tất cả các doanh nghiệp nhỏ và vừa khác. Với đặc điểm kinh doanh, Công ty thường nhập và xuất hàng theo lô, hoạt động buôn bán chủ yếu theo hình thức bán buôn nên doanh thu mỗi đơn hàng của đơn vị khá cao, tuy nhiên công ty không trích l ập dự phòng các khoản phải thu khó đòi. Điều này, có thể làm công ty rơi vào tình trạng khó khăn về mặt tài chính nếu khách hàng không thanh toán hoặc chậm thanh toán hoặc tình trạng của các khoản vay không được phản ánh chính xác để có phương án thu hồi phù hợp. Cụ thể, theo số liệu trên bảng cân đối kế toán (Phụ lục 2.2) số dư công nợ phải thu của Công ty luôn duy trì ở mức cao và tồn tại các khoản công nợ phải thu quá hạn thanh toán, có dấu hiệu trở thành một khoản khó đòi. Tuy nhiên công ty chưa tiến hành tính và trích lập dự phòng phải thu khó đòi cho các công nợ quá hạn theo quy định của Chuẩn mực kế toán. Công ty cần tiến hành xác định lại, tính và trích lập dự phòng để đảm bảo không gây đột biến chi phí kinh doanh và phản ánh sai lệch kết quả kinh doanh khi có rủi ro bất ngờ xảy ra.
Năm là: về ứng dụng phần mềm kế toán
Công ty cũng có ý thức trong việc áp dụng công cụ tin văn phòng (Excel) trong hoạt động quản lý hàng tồn kho. Tuy nhiên trong công tác hạch toán kế toán, đơn vị vẫn sử dụng phương thức ghi sổ thủ công. Các thao tác từ việc xử lý chứng từ, ghi nhận nghiệp vụ đều được kế toán thực hiện bằng tay.
b) Nguyên nhân
Mặc dù hoạt động kinh doanh cũng như bộ máy kế toán vận hành tương đối hiệu quả đến thời điểm hiện tại so với mặt bằng chung các doanh nghiệp cùng ngành song công ty vẫn còn tồn tại những hạn chế như đã đề cập phía trên. Có rất
Khóa luận tốt nghiệp 83 Học viện Ngân hàng
nhiều nguyên nhân dẫn tới những tồn tại nhu vậy nhung có thể chia thành hai nguyên nhân chính: nguyên nhân chủ quan và nguyên nhân khách quan.
❖ Nguyên nhân chủ quan:
Công ty là một trong số ít những công ty vừa và nhỏ coi trọng việc vận hành bộ phận kế toán và có sự phân công nhiệm vụ giữa các kế toán với nhau. Tuy nhiên, việc phân hành ấy chua thực sự hợp lý trong một vài truờng hợp, có nhân viên kế toán phải làm khối luợng công việc tuơng đối lớn nhung cũng có nhân viên kế toán chỉ cần thực hiện những công việc nhẹ nhàng và đơn giản hơn, đúng với phần hành mà mình phụ trách. Điều này là tất yếu bởi công ty là một công ty vừa và nhỏ, hoạt động kinh doanh giản đơn, thặng du đến từ hoạt động kinh doanh cũng không nhiều nhung để duy trì một bộ máy kế toán chuyên nghiệp thì cần một khoản chi phí tuơng đối lớn nên công ty đã có sự phân hành chua thực sự phù hợp nhu vậy.
Bên cạnh đó, công ty cũng có ý thức trong việc áp dụng công cụ tin văn phòng (excel) trong hoạt động quản lý hàng tồn kho. Tuy nhiên trong công tác hạch toán kế toán, đơn vị vẫn sử dụng phuơng thức ghi sổ thủ công. Các thao tác từ việc xử lý chứng từ, ghi nhận nghiệp vụ đều đuợc kế toán thực hiện bằng tay. Điều này rất mất thời gian và đôi khi không thuận tiện cho việc xuất thông tin cần thiết, phục vụ cho nhu cầu của nhà quản trị. Tuy vậy, trong thời gian gần đây, chủ doanh nghiệp cũng đang lên kế hoạch, phuơng án trong việc sử dụng phần mềm kế toán để phục vụ công tác hạch toán, từ việc quản lý đến đào tạo nhân viên kế toán trông việc sử dụng phần mềm.
❖ Nguyên nhân khách quan
Việc ghi nhận các nghiệp vụ nói chung và nghiệp vụ bán hàng nói riêng, kế toán thuờng ghi diễn giải một cách chung chung dẫn đến việc khó kiểm soát. Điều này là điều dễ hiểu bởi nguời hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến bán hàng là kế toán tổng hợp. Khối luợng công việc cần xử lý khá lớn dẫn đến tu duy làm cho xong nên để ghi diễn giải một cách chi tiết trong truờng hợp này khá là khó.
Nlidm vật liệu So lượng chứng từ T" 1 Sỏ hiệu chứng tứ SỔ liền 3 4
Ngirời giao Người nhận
Khóa luận tốt nghiệp 84 Học viện Ngân hàng