Phương pháp phân tích tổng hợp là phương pháp liên kết thống nhất toàn bộ các yếu tố, nhận xét thành một kết luận hoàn thiện, đầy đủ. Vạch ra mối liên hệ giữa chúng, khái quát hóa các vấn đề trong nhận thức tổng hợp.
Quá trình phân tích từng yếu tố là cơ sở để tổng hợp bản chất chung, quy luật vận động của đối tượng nghiên cứu. Phương pháp phân tích, tổng hợp được vận dụng trong suốt quá trình nghiên cứu. Kết quả nghiên cứu sau khi được tổng hợp sẽ giúp học viên có cái nhìn toàn diện và đầy đủ hơn về quản lý nhân lực tại Xí nghiệp KDNS Cầu Giấy giai đoạn 2016 – 2018. Nhận diện được những thành tựu đạt được, những hạn chế và nguyên nhân.
CHƯƠNG 3. THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHÂN LỰC TẠI XÍ NGHIỆP KINH DOANH NƯỚC SẠCH CẦU GIẤY 3.1. Tổng quan về Xí nghiệp kinh doanh nước sạch Cầu Giấy
3.1.1. Lược sử hình thành và phát triển
Xí nghiệp KDNS Cầu Giấy là đơn vị trực thuộc của Công ty Nước sạch Hà Nội, có tài khoản và con dấu riêng.
Xí nghiệp có trụ sở tại số 1, Phạm Thận Duật, quận Cầu Giấy, Hà Nội.
Tiền thân của xí nghiệp là đội quản lý nước Từ Liêm. Được sát nhập vào công ty Nước sạch Hà Nội vào ngày 26/9/1994.
Xí nghiệp KDNS Cầu Giấy được tổ chức và hoạt động theo Luật doanh nghiệp, các quy định của Nhà nước và Điều lệ tổ chức hoạt động của Công ty Nước sạch Hà Nội.
3.1.2. Chức năng, nhiệm vụ
Xí nghiệp KDNS Cầu Giấy được Công ty Nước sạch Hà Nội giao nhiệm vụ quản lý và vận hành hệ thống cấp nước, cung cấp nước sạch cho nhân dân quận Cầu Giấy, một phần quận Tây Hồ, một phần quận Bắc Từ Liêm với địa bàn gồm 22 phường/xã, tổng diện tích quản lý là 65,17km2 và số dân là 605.089 người.
Xí nghiệp đang quản lý tổng số là 123.896 khách hàng. Trong đó, số lượng khách hàng tư nhân là 122.268, chiếm 98,69%; khách hàng cơ quan là 1.628 khách hàng, chiếm 1,31%.
Số lượng khách hàng không phát sinh chiếm tỉ lệ 7,9% (9.862 khách hàng) trên tổng số lượng khách hàng. Có số lượng khách hàng không phát sinh hóa đơn là do xí nghiệp được công ty mẹ giao thêm địa bàn quản lý là vùng ven mới mở rộng và sát ngoại thành Hà Nội. Với mật độ dân cư thưa thớt, điều kiện dân trí còn thấp như Đông Ngạc, Thụy Phương, Cổ Nhuế, Đức Diễn, Phú Diễn, Minh Khai, Kiều Mai. Các hộ dân ở đây vẫn sử dụng chủ yếu là nước giếng khoan và nguồn nước sạch nông thôn dẫn đến tình trạng hóa đơn không phát sinh chiếm tỷ lệ cao trên tổng khách hàng.
3.1.3. Cơ cấu tổ chức của Xí nghiệp KDNS Cầu Giấy
3.1.3.1. Cơ cấu tổ chức chung
Sơ đồ 3.1. Cơ cấu tổ chức của Xí nghiệp
Xí nghiệp KDNS Cầu Giấy hoạt động theo mô hình cơ cấu kết hợp chung cả trực tuyến và chức năng như đã phân tích trên hình 3.1. Đây là mô hình được áp dụng phổ biến đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ; là sự kết hợp các quan hệ điều khiển – phục tùng và quan hệ phối hợp – cộng tác (phối hợp cùng phục tùng), tạo khung hành chính vững chắc cho tổ chức quản lý doanh nghiệp, có hiệu lực và bảo đảm thể chế quản lý, phù hợp với môi trường kinh doanh ổn định và phù hợp với lĩnh vực công ty đang hoạt động (đòi hỏi chuyên môn hóa cao và trên địa bàn quản lý nhỏ so với toàn bộ địa bàn Hà Nội).
Đây là kiểu cơ cấu trong đó có nhiều cấp quản lý (nhiều cấp thủ trưởng) và các bộ phận nghiệp vụ giúp việc cho các thủ trưởng cấp trung và cấp cao. Giám đốc (theo chiều dọc) là người có quyền cao nhất – quyền quyết định trong quá trình điều hành, chịu trách nhiệm trước hết và chủ yếu về kết quả điều hành ở cấp mình phụ
Giám đốc Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật Phó giám đốc phụ trách kinh doanh Phòng Kinh doanh 09 Khối kinh doanh Phòng kỹ thuật 04 Tổ Quản lý mạng 02 Trạm sản xuất Phòng Tài chính – Kế toán Phòng Hành chính – Nhân sự Bộ phận Thanh kiểm tra
trách. Cấp quản lý càng cao thì càng phải tập trung giải quyết nhiều vấn đề chiến lược, quản lý như hoạch định chiến lược, tổ chức cán bộ, …
Mô hình này giúp xí nghiệp phát huy được thế mạnh của việc phân quyền để chỉ huy kịp thời, truyền mệnh lệnh theo tuyến quy định. Người lao động ở các bộ phận phụ thuộc hướng dẫn, chỉ đạo của trưởng bộ phận trực tiếp về toàn bộ công việc phải làm để hoàn thành trách nhiệm. Mặt khác trưởng các bộ phận lại nhận được sự hướng dẫn và kiểm tra của phó giám đốc chuyên trách hay giám đốc về từng lĩnh vực của bộ phận đang quản lý. Các bộ phận chức năng là đơn vị tham mưu cho phó giám đốc phụ trách bộ phận mình hay giám đốc, cung cấp thông tin đã được xử lý, tổng hợp và các kiến nghị, giải pháp để giám đốc ra quyết định. Vì vậy, xí nghiệp đã phát huy được những lợi thế nhất định với các phòng ban hỗ trợ.
3.1.3.2. Phân công nhiệm vụ trong xí nghiệp
Giám đốc xí nghiệp được sự giúp sức của các phó giám đốc phụ trách và các trưởng bộ phận để đưa ra các quyết định, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện quyết định đối với cấp dưới. Giám đốc chịu trách nhiệm về mọi hoạt động sản xuất - kinh doanh của xí nghiệp và toàn quyền quyết định trong phạm vi xí nghiệp. Việc truyền lệnh, ban hành các quyết định, chỉ thị theo tuyến đã quy định.
02 phó giám đốc chuyên trách (01 phó giám đốc phụ trách kinh doanh, 01 phó giám đốc phụ trách kỹ thuật). Các phó giám đốc giúp giám đốc điều hành một số lĩnh vực hoạt động của xí nghiệp được giám đốc phân công và chịu trách nhiệm trước giám đốc, trước công ty mẹ về nhiệm vụ được phân công thực hiện. Phó giám đốc chuyên trách vẫn phát huy được năng lực chuyên môn của mình trong việc quản lý các bộ phận do mình phụ trách mà vẫn có thể tham mưu cho giám đốc đưa ra những quyết định quan trọng, đảm bảo cơ sở, căn cứ cho việc ra quyết định, hướng dẫn thực hiện các quyết định.
Các phòng ban của xí nghiệp hiện tại bao gồm: phòng Hành chính – Nhân sự, phòng Tài chính – Kế toán, phòng Kỹ thuật, phòng Kinh doanh, bộ phận Thanh kiểm tra, 04 Tổ Quản lý mạng, 09 khối kinh doanh và 02 Trạm sản xuất.
Phòng Tài chính – Kế toán: làm đầu mối tư vấn cho Ban giám đốc về các công tác quản lý nguồn tài chính của xí nghiệp, về thực hiện chế độ quản lý kế hoạch tài chính, tiền tệ, tổ chức công tác hạch toán theo đúng chế độ kế toán thống kê, chế độ quản lý tài chính của Nhà nước và của công ty mẹ - công ty Nước sạch Hà Nội. Hoàn thiện hồ sơ thanh quyết toán chuyển lên Công ty mẹ để thanh quyết toán các chi phí phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp. Quản lý việc thu tiền nước, thực hiện công tác xây dựng kế hoạch tài chính hàng tháng, quý, năm.
Phòng Kỹ thuật: Hỗ trợ kỹ thuật trong công tác vận hành, bảo dưỡng, duy tu hệ thống cấp nước; thiết kế, thi công, sửa chữa, lắp đặt trạm nước nhỏ và đường ống cấp nước quy mô vừa theo yêu cầu của khách hàng. Xây dựng kế hoạch đầu tư mua sắm, sửa chữa thiết bị phụ tùng, lắp đặt thiết bị mới. Xây dựng, ban hành hệ thống định mức kinh tế kỹ thuật và theo dõi, thực hiện rà soát, hiệu chỉnh, ban hành định mức mới. Nghiên cứu, đề xuất các giải pháp kỹ thuật đảm bảo ổn định hệ thống cấp nước và mang lại hiệu quả cao. Kết hợp tổ dân phố phường/xã và chính quyền theo dõi kế hoạch cải tạo, nâng cấp đường xá để chủ động trong công tác nâng, di chuyển đồng hồ và toàn bộ hệ thống ống cũng như hệ thống van phân phối và van dịch vụ. Mỗi cán bộ kỹ thuật được phân công phụ trách 1 ô cấp nước và đọc đồng hồ tổng vào ô theo các ngày quy định trong tháng và theo dõi nước cấp vào cũng như tỷ lệ nước thu tiền.
Bộ phận Thanh kiểm tra: Kiểm tra, rà soát tất cả các khách hàng không phát sinh và khách hàng sử dụng < 6m3 nước/tháng theo định kỳ hàng tháng. Áp giá kinh doanh vào đúng mục đích sử dụng đối với tất cả các khách hàng trên địa bàn xí nghiệp quản lý. Phối hợp với các bộ phân liên quan để kiểm tra khi có sự can thiệp xấu vào đồng hồ trong quá trình thay đồng hồ định kỳ, thay đồng hồ A, B, C hoặc nâng cốt di chuyển.
Phòng Kinh doanh: quản lý khách hàng trên địa bàn xí nghiệp quản lý, thu thập ý kiến phản hồi của khách hàng, hồ sơ đề nghị cấp mới, sửa chữa, tạm dừng sử dụng nước của khách hàng và chuyển cho các phòng/ban chức năng để xử lý kịp thời. Rà soát, chăm sóc và duy trì đồng hồ cấp nước của tất cả các khách hàng tiêu
thụ nước lớn (khách hàng sử dụng > 100m3/tháng) trên địa bàn xí nghiệp quản lý. Đẩy nhanh công tác thu tiền nước và giảm nợ tồn tới mức thấp nhất. Tham mưu cho ban lãnh đạo xí nghiệp về phương án duy trì, phát triển mạng lưới khách hàng. Khuyến khích, vận động, tuyên truyền lợi ích, tác dụng của nguồn nước sạch đối với những khách hàng chủ yếu dùng nước giếng khoan nhằm giảm lượng khách hàng không sử dụng nước sạch xuống mức thấp nhất. Xây dựng kế hoạch di chuyển, thay thế đồng hồ, kế hoạch xúc xả nhằm nâng cao độ chính xác của đồng hồ theo định kỳ hoặc đột xuất khi nhận được thông tin.
09 khối kinh doanh, bao gồm 91 trạm bơm tăng áp tại các khu dân cư tái định cư và chung cư thấp tầng (chung cư cũ): chịu trách nhiệm đọc số đồng hồ, thu tiền nước của khách hàng theo từng khu vực đã được phân công trải dài trên toàn bộ địa bàn quản lý của xí nghiệp. Theo dõi, kiểm tra và hướng dẫn người dân các thủ tục xin cấp nước, cắt nước, báo cáo về sự cố đường ống, …
02 Trạm Sản xuất: duy trì và vận hành hệ thống lấy nước giếng khoan để sản xuất nước sạch và hòa vào hệ thống cấp nước chính của xí nghiệp.
04 Tổ Quản lý mạng: Tổ 1, 2 chịu trách nhiệm sửa chữa, bảo dưỡng đường ống, hệ thống cấp nước; thi công các công trình cấp nước theo phơi yêu cầu do phòng kỹ thuật chuyển xuống. Tổ 3, 4 có công việc chính là nâng, di chuyển đồng hồ, thay đồng hồ định kỳ, súc xả, thay đồng hồ chết đột xuất, kiểm định đồng hồ, đọc và quản lý đồng hồ tổng chia nước cho các khối kinh doanh. 04 Tổ quản lý mạng đều có nhiệm vụ chung là kiểm tra và duy trì lưu lượng nước ra vào qua các đồng hồ trên mạng, phối kết hợp sửa chữa tất cả các đồng hồ khi có sự cố xảy ra; phối hợp với các đơn vị khác kịp thời sửa chữa khi có sự cố vỡ, rò rỉ đường ống; triển khai công tác cải tạo, sửa chữa, nâng cấp tại các khu vực khó cấp nước theo định kỳ hoặc đột xuất.
3.1.3.3. Phân công trách nhiệm Quản lý nhân lực của Xí nghiệp
Phòng Hành chính – Nhân sự của Xí nghiệp là đơn vị chịu trách nhiệm quản lý nhân lực của toàn bộ xí nghiệp. Phòng Hành chính – Nhân sự có chức năng tham
mưu và giúp Ban giám đốc công ty trong công tác tổ chức bộ máy, tổ chức quản lý nhân lực theo đúng Luật lao động và các quy định hiện hành của Nhà nước.
- Sơ đồ tổ chức của phòng Hành chính – Nhân sự: 01 trưởng phòng, 01 phó phòng, 03 người làm việc tại bộ phận một cửa chịu trách nhiệm tiếp dân, 01 văn thư – lưu trữ, 1 công đoàn kiêm nhiệm công tác quản lý nhân sự, 2 lái xe.
Sơ đồ 3.2. Cơ cấu tổ chức phòng Hành chính – Nhân sự
Nhiệm vụ chính của phòng Hành chính – Nhân sự:
+ Tập hợp nhu cầu về nhân sự của các phòng ban trong xí nghiệp để xây dựng kế hoạch tuyển dụng và đào tạo nhân sự hàng năm dựa trên kế hoạch của công ty mẹ để trình Ban Giám đốc phê duyệt.
+ Trực tiếp tuyển dụng nhân lực đầu vào cho các phòng ban, bộ phận trong xí nghiệp theo yêu cầu được duyệt.
+ Quản lý hồ sơ cán bộ công nhân viên trong xí nghiệp, bố trí, sắp xếp nhân lực từng phòng ban phù hợp với năng lực chuyên môn, nghiệp vụ để đáp ứng được yêu cầu công việc và vận hành bộ máy.
+ Phối hợp với các phòng ban, bộ phận khác xây dựng kế hoạch cử cán bộ đi đào tạo theo kế hoạch đào tạo của công ty mẹ.
+ Chấm công cho tất cả cán bộ công nhân viên.
+ Trực tiếp xây dựng và lên kế hoạch cho các hoạt động vui chơi, giải trí và các hoạt động phúc lợi khác của xí nghiệp.
Trưởng phòng
Phó phòng Bộ phận 1 cửa
02 lái xe 01 văn thư – lưu trữ
01 công đoàn – quản lý nhân sự
03 nhân viên
3.1.4. Khái quát về nhân lực của Xí nghiệp KDNS Cầu Giấy
Bảng 3.1: Tổng số cán bộ của xí nghiệp từ năm 2016 – 2018 Đại học Cao đẳng Trung cấp Tổng cộng
2016 125 141 45 311
2017 129 144 47 320
2018 133 149 49 331
Nguồn: Phòng Hành chính – Nhân sự Xí nghiệp
Bảng 3.2: Tình hình nhân lực của Xí nghiệp KDNS Cầu Giấytừ năm 2016 – 2018
Nguồn: Phòng Hành chính – Nhân sự Xí nghiệp
Qua số liệu ở Bảng 3.1 và Bảng 3.2, nhận thấy giai đoạn từ năm 2016 đến năm 2018, chất lượng lao động của công ty có chiều hướng thay đổi ngày càng tích cực hơn.
Độ tuổi trung bình của cán bộ công nhân viên xí nghiệp ngày càng giảm, chứng tỏ đội ngũ lao động của công ty đang dần trẻ hóa. Số lượng nhân viên trẻ (từ 18 đến 36 tuổi) chiếm tỷ lệ cao và có xu hướng tăng lên theo các năm. Số lượng nhân viên trong độ tuổi từ 36 đến 60 tuổi có xu hướng giảm dần. Tỷ lệ nhân viên
Tiêu chí 2016 2017 2018 SL (người) Tỷ lệ (%) SL (người) Tỷ lệ (%) SL (người) Tỷ lệ (%) Tổng số LĐ 311 100 320 100 331 100
1. Phân theo độ tuổi
18-35 171 54,98 178 55,63 182 54,98
36-60 140 45,02 142 44,38 149 45,02
2. Phân theo giới tính
Nữ 169 54,34 172 53,75 175 52,87
Nam 142 45,66 148 46,25 156 47,13
CBCN V Năm
này chủ yếu nằm trong bộ phận lãnh đạo, quản lý, trưởng bộ phận, khối trưởng hoặc những thợ lành nghề, giàu kinh nghiệm.
Với đội ngũ nhân lực trẻ năng động, khả năng nắm bắt nhanh các tiến bộ công nghệ, khả năng thích ứng nhanh cùng với sự dẫn dắt của các cán bộ cao tuổi hơn sẽ giúp công ty phát triển bền vững. Đội ngũ nhân lực trẻ kế thừa kho tàng kinh nghiệm, trình độ của đội ngũ lão thành, cùng với nhiệt huyết, năng động, khả năng nắm bắt nhanh sẽ giúp công ty có những bước đột phá vượt bậc trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
Cơ cấu nhân lực phân theo giới tính của công ty từ 2016 đến 2018 tương đối đồng đều, phù hợp với đặc thù hoạt động kinh doanh của công ty, cần lao động nam trong công tác kỹ thuật như sửa chữa, duy tu, bảo trì hoặc lắp đặt mới đường ống, đồng hồ, hệ thống cấp nước (đều là những công việc cần có sức khỏe) và nhân lực nữ trong công tác ghi số nước và thu tiền nước.
3.2. Phân tích thực trạng quản lý nhân lực tại Xí nghiệp KDNS Cầu Giấy
3.2.1. Xây dựng kế hoạch nhân lực
Trong các hoạt động kinh doanh của Xí nghiệp, công tác lập kế hoạch nhân lực giúp cho xí nghiệp định hướng được hoạt động của mình. Đây là một quá trình nghiên cứu, xác định nhu cầu nhân lực, từ đó đưa ra các chính sách, phẩm chất, kỹ năng phù hợp để thực hiện công việc có năng suất, chất lượng và hiệu quả cao.