II. Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong công tác kế toán bán hàng tại Doanh nghiệp Nguyễn Thị Huệ.
1. Hoá đơn GTGT.
- Mục đích: Hoá đơn GTGT vừa là hoá đơn bán hàng vừa là phiếu xuất kho khi bán hàng. Hoá đơn GTGT là căn cứ để đơn vị bán hạch toán thu. Nó là căn cứ để đơn vị mua hàng hạch toán giá thành.
- Cơ sở ghi chép: Căn cứ vào hợp đồng mua bán hoặc thoả thuận giữa hai bên, bên bán viết hoá đơn này rồi giao cho bên mua để kiểm tra xem có đúng với hợp đồng thoả thuận và hàng hoá nhập về thực tế hay không.
- Nội dung và phơng pháp ghi chép: Hoá đơn GTGT phục vụ cho quá trình kinh doanh nên phải viết đầy đủ, rõ rãng các tiêu thức có trên hoá đơn. Hoá đơn GTGT phản ánh những đối tợng vật t hàng hoá mà Doanh nghiệp nhập vào và thuế GTGT đầu vào.
Trớc tiên là thời điểm lập hoá đơn trong đó ghi cụ thể ngày, tháng, năm. Tiếp theo là số liệu, số hoá đơn để phân biệt với các phiếu khác cùng ngày. ở dới là địa chỉ của đơn vị bán hàng, số tài khoản, điện thoại, Fax, mã số thuế. ở tiếp dới là tên đơn vị mua hàng, địa chỉ, số tài khoản, điện thoại, Fax, mã số thuế. Tiếp dới là một hàng bao gồm hợp đồng số, mã số khách hàng, ph- ơng thức thanh toán mà cụ thể đây là thanh toán bằng tiền mặt. ở tiếp dới là một bảng 06 cột để biểu thị số hàng mua và số tiền phải trả cho ngời bán và đợc đánh dấu A, B, C, 1, 2, 3.
Cột A: Số thứ tự, ở đây có 03 mặt hàng.
Cột B: Cột mã, tên sản phẩm (Ví dụ: Bột mì chìa khoá xanh).
Cột C: Đơn vị tính có thể là cái, con, chiếc và ở minh họa này tất cả các hàng hoá ở đây có chung đơn vị là kg. Riêng bao bột có đơn vị là cái.
Cột 1: Phản ánh số lợng hàng hoá. Ví dụ ở đây Bột mì thuyền buồm có số lợng là 40.000.
Cột 2: Đơn giá tức là giá trị một đơn vị tính bằng hàng hoá, cụ thể ở minh hoạ này thì đơn giá của loại bột mỳ thuyền buồm là 4110đ.
Cột 3 = Cột 1 X Cột 2 là cột thành tiền: Ghi số tiền mỗi mặt hàng là bao nhiêu. Nó đợc xác định bằng cột lợng X cột đơn giá. ở ví dụ minh hoạ thì số lợng nhập của bột mì thuyền buồn là 40.000 kg, đơn giá nhập là 4110đ. Thành tiền 40000 X 4110 = 164.400.000đ.
Tiếp dới là dòng cộng tiền hàng đợc tính bằng cách cộng tất cả cột thành tiền theo chiều dọc, Cụ thể ở ví dụ minh hoạ này thì tổng tất cả các mặt hàng là:
164400000 + 43100000 + 46000000 = 253500000đ.
Tiếp theo là dòng thuế GTGT 5%, tiền thuế tính 5% trên tổng số tiền hàng. Cụ thể là: 12.675.000 đ.
- Tiếp theo là dòng cộng tiền thanh toán, dòng này đợc tính bằng tổng của dòng cộng tiền hàng và thuế. ở đây tổng cộng tiền thanh toán là: 266.175.000đ.
- Dòng số viế bằng chữ: Ghi rõ số tiền viết bằng chữ nh: Hai trăm sáu sáu triệu, một trăm bảy năm ngàn đồng rồi đóng khung.
- Dòng cuối cùng phải ký và ghi rõ họ tên ngời mua hàng, thủ kho, kế toán trởng, thủ trởng đơn vị.
Nhiệm vụ của kế toán: Hoá đơn bên bán giao cho thì kế toán có nhiệm vụ kiểm tra kỹ các tiêu thức nh: tên sản phẩm, đơn vị tính số lợng, đơn giá, thành tiền xem có đúng giá thoả thuận không. Sau đó nhân lợng với số tiền có khớp với cột thành tiền không. Kiểm tra số liệu nào, kế toán đánh dấu V bên cạnh số liệu đó để tránh việc kiểm tra 2 lần cùng một số liệu. Kế tiếp kế toán cộng lại dòng tiền hàng, kiểm tra lại cách tính thuế GTGT tổng cộng tiền thanh toán.