3.2.1.1. Chủ động xây dựng kế hoạch kinh doanh, kế hoạch huy động và sử dụng vốn
Đơn vị đã tổ chức lập kế hoạch định kỳ nhằm quản lý tốt tình hình tài chính, tuy nhiên công tác này vẫn có những điểm cứng nhắc, thiếu linh hoạt. Vì vậy, việc thiết lập một chiến lược hợp lý, phù hợp với công ty sẽ là tiền đề cho việc nâng cao hiệu quả tài chính. Lập kế hoạch kinh doanh cần thiết phải dựa trên thực tiễn, dự báo và đánh giá những biến động có thể xảy ra.
Trong đó, kế hoạch huy động và sử dụng vốn là yếu tố quan trọng, một biện pháp cơ bản và hiệu quả góp phần đảm bảo tốt kế hoạch kinh doanh. Thực tế chỉ ra rằng, công ty đã lập một hệ thống chiến lược kinh doanh, tuy nhiên lại chưa chú trọng đến các vấn đề liên quan đến vốn.
Để đảm bảo việc lập kế hoạch kinh doanh, sử dụng vốn một cách hiệu quả, cần lưu ý những điểm sau:
Một là, công ty phải đánh giá chính xác số vốn tối thiểu cần thiết để đáp ứng nhu cầu vốn của mình sao cho có thể duy trì hoạt động một cách trơn tru, liên tục. Qua đó đưa ra các biện pháp huy động vốn phù hợp với tình hình doanh nghiệp nhằm đảm bảo cung cấp vốn đầy đủ, nhanh chóng, không bị rơi vào tình trạng thâm hụt vốn hoặc dư thừa vốn làm ảnh hưởng chung đến tình hình tài chính của công ty.
Hai là, dựa trên việc đánh giá nhu cầu vốn, lập chiến lược chi tiết về vấn đề huy động vốn. Trong đó, cần nhận định rõ tiềm năng vốn hiện tại, lượng vốn cần bổ sung để đảm bảo cho quá trình vận hành của công ty, từ đó tìm nguồn cung vốn hợp lý, tối thiểu hóa chi phí, giúp đơn vị có một cơ cấu vốn hoàn thiện, hữu hiệu. Để làm được điều đó, đơn vị có thể tham khảo thực hiện những biện pháp sau đây:
- Trước khi tìm nguồn tài trợ vốn, điều cần thiết hơn cả là công ty cần hiểu và tận dụng hết mọi nguồn vốn có sẵn bởi đây là nguồn tài chính có chi phí nhỏ nhất, mang lại kết quả tối ưu nhất. Cụ thể, vốn tích lũy từ các khoản lợi nhuận không chia và quỹ khấu hao tài sản cố định là những nguồn vốn có thể tận dụng để thiết lập nguồn vốn tái đầu tư cho công ty.
- Ngoài tận dụng nguồn vốn tự có cũng nên tận dụng cả các nguồn vốn ngắn hạn để đáp ứng những công việc trước mắt, các khoản nợ ngắn hạn nhưng chưa đến hạn thanh toán cũng là một nguồn tài nguyên cho đơn vị kinh doanh. Nắm bắt tốt các nguồn này sẽ giúp doanh nghiệp giảm được khá nhiều chi phí huy động vốn, cải thiện khả năng sử dụng vốn của mình. Lưu ý, việc này chỉ mang tính tạm thời, doanh nghiệp không nên
bị phụ thuộc quá mức vào nguồn vốn chiếm dụng này gây ra tình trạng giảm khả năng chi trả nợ của công ty.
- Để có thể đảm bảo tình hình nguồn vốn lâu dài, vững chắc, doanh nghiệp nên tìm kiếm những nguồn tài trợ dài hạn thay vì ngắn hạn để đảm bảo ổn định, bền vững giúp doanh nghiệp phát triển tốt theo đường dài. Như đã phân tích, toàn bộ khoản mục tài sản cố định của đơn vị hiện nay được tài trợ bằng nguồn vốn chủ sở hữu. Đáng lưu ý, nguồn vốn chủ sở hữu lại chiếm một tỷ trọng không quá lớn trong cơ cấu tổng nguồn vốn và đang giảm dần qua mỗi năm, vì thế để có thể tăng cường các quỹ thì công ty cần đẩy mạnh hoạt động kinh doanh hơn nữa.
Ba là, khi đã có một kịch bản huy động vốn hoàn thiện, việc sử dụng số vốn đã được tạo lập cần được quan tâm sao cho số vốn ấy đem đến kết quả tài chính tối ưu nhất. Việc đánh giá và dự báo trước những chuyển biến trong hoạt động kinh doanh phải được sát sao thực hiện, sát với thực tế để nguồn vốn huy động được phân bổ hợp lý, không xảy ra tình trạng sai sót dẫn đến nguồn vốn đã được huy động bị lãng phí gây thiệt hại đến doanh nghiệp.
Qua đây ta thấy rằng công tác lập kế hoạch huy động và sử dụng vốn hiệu quả là một công việc đòi hỏi nhiều nỗ lực, không những phải dựa trên thực tế chủ quan trong doanh nghiệp mà còn phải dựa trên những mặt khách quan đến từ kinh tế xã hội, các chính sách mới ban hanh... Với sự thay đổi liên tục của vốn ở các thời kỳ khác nhau, đơn vị phải có những giải pháp ứng phó linh hoạt, mềm dẻo sao cho phù hợp để vừa đảm bảo kế hoạch huy động vốn đã đề ra, vừa ứng biến kịp thời với các tình huống ngoài kế hoạch.
Như vậy, đối với một doanh nghiệp, vấn đề lập kế hoạch huy động và sử dụng vốn là yếu tố không thể thiếu trong thành công của việc sử dụng nguồn vốn có hiệu quả cũng như lành mạnh hóa tình hình hoạt động kinh doanh. Chính vì thế, công ty nên đề cao hàng đầu công tác lập kế hoạch, coi đây như một nhiệm vụ bắt buộc trong công tác tài chính, quản lý hiệu quả sử dụng vốn.
3.2.1.2. Đổi mới cơ chế quản lý, công tác tổ chức cán bộ và tăng cường công tác đào tạo đội ngũ cán bộ công nhân viên trong công ty
Cơ cấu quản lý, tổ chức là một yếu tố quan góp phần hình thành nên một doanh nghiệp. Chỉ khi thực thi nghiêm công tác quản lý, tổ chức cán bộ thì hoạt động kinh doanh của công ty nói chung và hoạt động sử dụng vốn hiệu quả nói riêng mới có thể thuận lợi, trơn tru được. Công ty cần phải phân định rõ chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm của mỗi cá nhân, tổ, nhóm, phòng ban đối với mọi hoạt động, không để xảy ra tình trạng buông lỏng, đùn đẩy trách nhiệm làm gián đoạn, tụt lùi những bước phát triển của doanh nghiệp.
Đối với công tác tổ chức, đào tạo cán bộ, công ty nên có những buổi họp mặt, góp ý với những điểm chưa được, tuyên dương những mặt tích cực của cán bộ công nhân viên. Cần thiết cử cán bộ đi học tập về trình độ quản lý để áp dụng vào bộ máy hoạt động của đơn vị. Ngoài ra, cũng nên xây dựng một môi trường làm việc năng động, sáng tạo, linh hoạt, không cứng nhắc để thúc đẩy khả năng phát triển của từng cá nhân cán bộ, đem lợi lợi ích chung cho tập thể. Để làm tốt việc này, ban lãnh đạo cũng nên duy trì thực hiện chính sách khen thưởng hàng kỳ nhất định.
Con người là một nhân tố không thể thiếu xuyên suốt mọi vấn đề của công ty, chính vì lẽ đó việc nâng cao năng lực quản lý của người đứng đầu cần được chú trọng, đóng góp đẩy mạnh hiệu quả sử dụng vốn. Để làm được vậy, đơn vị cần đưa cán bộ đi học tập trau dồi kỹ năng, kinh nghiệm thường kỳ, lập hệ thống kế hoạch đào tạo chuyên môn nguồn nhân lực một cách bài bản.
3.2.1.3. Quản lý chặt chẽ chi phí
Chi phí là một chỉ tiêu chính trong cơ cấu tài chính mỗi doanh nghiệp. Chi phí là không ngừng phát sinh, chi phí càng tăng thì lợi nhuận của doanh nghiệp càng giảm xuống. Chính bởi vậy, các đơn vị kinh doanh luôn đòi hỏi sự nghiêm túc trong quản lý chi phí, tối thiểu hóa chúng để hiệu quả kinh doanh đạt được kết quả tốt nhất. Muốn làm được điều này cần thực hiện các công việc sau:
- Lập dự toán chi phí hàng kỳ: Bộ phận Tài chính - Ke toán cần tính toán trước các khoản phí đáp ứng nhu cầu kinh doanh của đơn vị ở kỳ kế tiếp đúng với thực tế nhất. Để làm được công tác này đơn vị cần phải đưa ra danh sách các định mức chi phí hợp lý để kế toán trên cơ sở đó lập dự toán chi phí trong kỳ.
- Cắt giảm tối đa các loại chi phí, sàng lọc các loại chi phí nếu không hợp lý cần loại bỏ, thực hiện tiết kiệm chi tiêu trong toàn công ty.
3.2.1.4. Đa dạng hóa hoạt động kinh doanh để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn
Hiện nay công ty chỉ tập trung kinh doanh vào mảng nhận thầu thi công xây lắp công trình hệ thống điện lưới mà chưa có sự đa dạng hóa trong các lĩnh vực khác. Đa dạng hóa hoạt động kinh doanh sẽ giúp doanh nghiệp cải thiện khả năng sinh lời của đồng vốn, giúp đơn vị phát triển lớn mạnh hơn. Doanh nghiệp có thể mở rộng lĩnh vực hoạt động trong khả năng như: cho thuê kho bãi, gia công sản xuất thiết bị sử dụng cho thi công, bất động sản... Tuy nhiên, khi mở rộng kinh doanh ở những lĩnh vực mới, ban lãnh đạo cần xem xét kỹ lưỡng khả năng và sự phù hợp của lĩnh vực đó với bản thân doanh nghiệp mình, không đầu tư tràn lan, kém hiệu quả.
3.2.1.5. Nâng cao công tác dự báo tình hình biến động trong hoạt động kinh doanh và lập phương án ứng phó
Hoạt động kinh doanh của công ty bị tác động không ít bởi đặc thù của lĩnh vực xây lắp đó là tiến trình thi công bị phụ thuộc vào tình hình thời tiết, công tác bồi thường, giải phóng mặt bằng, các dự án thường có tính chất kéo dài, cố định tại chỗ. gây không ít khó khăn đến vòng quay vốn của doanh nghiệp. Chính vì thế công ty cần có các phân tích, dự báo sớm về những vấn đề này để có thể chủ động ứng phó kịp thời, giải quyết nhanh chóng.
Tuy nhiên, tình hình thời tiết là một yếu tố doanh nghiệp khó có thể lường trước, thậm chí có trường hợp xảy ra bất ngờ không tuân theo quy luật. Đơn vị cần thường kỳ tham vấn các tổ chức chuyên trách về vấn đề thiên nhiên nhằm nắm bắt được tình hình, tránh xảy ra trường hợp thiên tai, bão lũ tàn phá, làm hư hỏng chất lượng công trình.
Ngoài ra, cũng cần lập kịch bản cho trường hợp xấu nhất có thể xảy ra sao cho tình hình tài chính nói chung và nguồn vốn của doanh nghiệp nói riêng ít bị ảnh hưởng nhất.
Đối với vấn đề bồi thường, giải phóng mặt bằng, đây là vấn đề công ty thường xuyên bị vướng mắc, làm đình trệ vòng quay kinh doanh, ảnh hưởng trực tiếp đến vốn của doanh nghiệp. Vậy nên cần phải thành lập một đội chuyên trách, có kiến thức, khả năng để xử lý vấn đề này, đây là vấn đề yêu cầu sự khéo léo, linh hoạt, vừa mềm dẻo vừa dứt khoát. Ngoài ra, cũng cần lưu ý tới việc công khai dự án sớm nhất có thể đến người dân tại nơi cần giải phóng mặt bằng, có sự đền bù hợp lý, xứng đáng. Công ty cũng nên liên kết chặt chẽ với Ủy ban nhân dân các cấp nơi đó nhằm giúp công tác giải phóng được đúng pháp luật, thuận lợi.
Nhìn chung, các vấn đề trên sẽ liên tục tác động tới hoạt động của công ty trong các kỳ kinh doanh, hầu như không có doanh nghiệp nào hoạt động ở lĩnh vực này có thể tránh được. Để đảm bảo ổn định tình hình vốn cũng như lành mạnh hóa tình hình tài chính, đơn vị cần phải xây dựng hệ thống những giải pháp ứng phó tạm thời cũng như lâu dài để có thể xử lý linh nhoạt mọi tình huống xảy ra.
3.2.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng vốn cố định
Mặc dù vốn cố định có tỷ trọng thấp trên cơ cấu tổng vốn của đơn vị nhưng nó cũng phần nào tác động tới hiệu quả sử dụng vốn.
Tài sản cố định là một yếu tố chính chiếm hầu hết tỷ trọng của vốn cố định (luôn trên 90%). Doanh nghiệp phải có phương án quản lý trong quá trình sử dụng tài sản cố định, đảm bảo còn giá trị sử dụng, được dùng phù hợp, đúng mục đích. Lập kế hoạch đầu tư mua sắm, tăng giảm và khấu hao tài sản cố định hàng năm. Trong đó, cần xác định rõ danh mục các loại tài sản, số lượng, giá trị của tài sản cũng như khả năng tài chính thực tế của doanh nghiệp.
- Đầu tư vào những loại TSCĐ mang đến giá trị sử dụng cao để có thể bộc lộ hết hiệu quả sử dụng TS CĐ.
Tăng cường việc đầu tư đổi mới TSCĐ, chế độ bảo dưỡng và quản lý TSCĐ hợp lý. Việc mua bảo hiểm cho TSCĐ là rất cần thiết. Hiện nay, các doanh nghiệp thường không muốn mua bảo hiểm cho TSCĐ do phí bảo hiểm đối với tài sản cố định tương đối lớn. Do vậy, để tiết kiệm công ty có thể xem xét chỉ mua cho những TSCĐ trọng yếu, có xác suất gặp rủi ro cao như: thiết bị dụng cụ quản lý, phương tiện vận tải...
- Định kỳ đánh giá lại giá trị của TSCĐ: Trong một năm tài chính thị trường có rất nhiều biến động làm sai lệch giá trị ban đầu và giá trị sau khi đã tính đến hao mòn của TSCĐ có sự chênh lệch với giá trị tại thời điểm đó trên thị trường. Vậy nên, công tác đánh giá lại giá trị TSCĐ là rất cần thiết, nhằm đánh giá đúng giá trị của tài. Với việc định kỳ thực hiện xác định lại giá trị còn lại đã tính đến những biến động sẽ góp phần giúp ban lãnh đạo nắm bắt kịp tời lượng giá trị mất đi của tài sản đó và đưa nó vào chi phí một cách phù hợp. Bên cạnh đó, đơn vị còn có thể có những phương pháp khắc phục những vấn đề xảy đến trong quá trình vận hành như hỏng hóc, mất mát gây thiệt hại cho doanh nghiệp.
- Thường xuyên sửa chữa, bảo dưỡng TSCĐ: Việc định kỳ kiểm tra, bảo dưỡng, sửa chữa TSCĐ làm cho đơn vị có thể nhanh chóng phát hiện hư hỏng, đảm bảo giá trị sử dụng của TSCĐ. Ngoài việc sửa chữa thường xuyên, đơn vị cũng nên định kỳ sửa chữa lớn TSCĐ để kéo dài tuổi thọ, đồng thời cải tiến công năng, giảm thiểu hao mòn vô hình cho TSCĐ. Việc này cần được thực thi đúng theo các quy định đã đề ra.
Đặc biệt, doanh nghiệp nên thực hiện đánh giá, phân tích, so sánh chi phí giữa việc sửa chữa, bảo dưỡng TSCĐ với việc thanh lý, mua mới TSCĐ để có thể đưa ra quyết định phù hợp nhất với tình hình tài của đơn vị.
- Đề cao công tác bồi dưỡng, đào tạo độ ngũ cán bộ công nhân viên nhằm cải thiện trình độ quản lý và sử dụng tài sản cố định.