kiểm toán Vũ Hồng CN Đà Nẵng thực hiện.
1. Ưu điểm.
Nhận thức được khoản mục TSCĐ là khoản mục trọng yếu và có ảnh hưởng lớn đến tính trung thực và hợp lý của báo cáo tài chính nên Công ty TNHH kiểm toán Vũ Hồng CN Đà Nẵng đã xây dựng một quy trình kiểm toán TSCĐ với đầy đủ các thủ tục kiểm toán và thoả mãn các mục tiêu kiểm toán đối với TSCĐ. Những thủ tục này có vai trò rất quan trọng, làm cơ sở cho việc kiểm tra số liệu nhằm đưa ra ý kiến chuẩn xác trên Báo cáo kiểm toán đối với công ty khách hàng.
Những bằng chứng có liên quan đến TSCĐ đều được đoàn kiểm toán thu thập , và lưu đầy đủ trong Hồ sơ làm việc của khách hàng. Ngoài ra, đoàn kiểm toán còn thu thập những thông tin chung, những quy định riêng áp dụng cho nội bộ đơn vị, các quy chế tài chính … đối với những khách hàng mới để lập nên Hồ sơ thường trực dùng cho nhiều năm. Với các khách hàng cũ thì đoàn kiểm toán có nhiệm vụ cập nhật những nguồn tài liệu mới hàng năm để bổ sung vào Hồ sơ thường trực. Hồ
sơ thường trực sẽ giúp các Kiểm toán viên khác năm sau khi thực hiện kiểm toán sẽ giảm được thời gian tìm hiểu về khách hàng.
2. Hạn chế.
Bên cạnh những ưu điểm nêu trên quy trình kiểm toán TSCĐ do công ty thực hiện còn có những hạn chế sau:
Về tìm hiểu hệ thống KSNB của khách hàng đối với khoản mục TSCĐ thì Công ty đưa ra một quy chế cụ thể nhưng lại ít được thực hiện một cách đầy đủ. Trong quá trình tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty khách hàng, kĩ thuật tìm hiểu chủ yếu của kiểm toán là phỏng vấn tại chỗ kế toán trưởng hoặc kế toán tổng hợp dựa trên bảng câu hỏi tìm hiểu khách hàng đã được chuẩn bị trước và được thực hiện trong quá trình kiểm toán viên thực hiện các thử nghiệm chi tiết, điều này có thể gây ra sự không hợp lý đối với một số thủ tục kiểm toán nhất định vì việc chỉ tiến hành phỏng vấn có thể đem lại bằng chứng không chắc chắn đối với thủ tục kiểm toán. Hầu như các kiểm toán viên thực hiện ít các thử nghiệm kiểm soát nhằm đánh giá sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty khách hàng của mình vì chịu sức ép về mặt thời gian. Những chính sách, quy định nào của khách hàng mà kiểm toán viên cho là quan trọng và cần phải lưu lại thành bằng chứng thì kiểm toán viên sẽ thu thập các bản sao của công văn, hợp đồng, quyết định …đó và lưu lại trong hồ sơ thường trực của công ty khách hàng. Sau đó Kiểm toán viên chủ yếu dựa vào kinh nghiệm của mình ghi lại một cách tóm tắt trên giấy làm việc và cuối cùng là đưa ra kết luận về hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng. Việc làm này đơn giản, gọn nhẹ, ít tốn thời gian nhưng hiệu quả thu được không cao do việc kiểm toán viên thực hiện phỏng vấn chỉ có thể biết được đơn vị có những thủ tục kiểm soát đối với TSCĐ không chứ chưa thể biết được các thủ tục đó có thật sự tồn tại và có hiệu quả hay không?. Ngoài ra hiện nay các khách hàng của công ty kiểm toán đã chuyển sang hình thức kế toán máy thay cho hình thức kế toán thủ công như trước đây, điều này đặt ra một vấn đề lớn đối với hoạt động kiểm soát nội bộ tại công ty khách hàng do rủi ro liên quan đến việc triển khai và ứng dụng máy vi tính trong công tác kế toán, các phần mềm kế toán được sử dụng hiện nay lại không thể kiểm soát được độ tin cậy an toàn nên rủi ro xảy ra đối với số liệu kế toán được xử lý bằng máy tính có thể rất cao.
Hiện tại Công ty chưa được sự hỗ trợ của những phần mềm kiểm toán nên các kiểm toán viên chưa thể vận dụng hết các thử nghiệm chi tiết trong thời gian, chi phí hạn hẹp của hợp đồng kiểm toán.
Những công việc mà kiểm toán viên thực hiện khi tham gia kiểm kê trực tiếp với khách hàng còn khá đơn giản và không được ghi chép lại một cách chính xác và cụ thể trên giấy tờ làm việc. Mặt khác, cũng do nhu cầu cao của khách hàng mà số
lượng nhân viên kiểm toán thì có hạn nên số thành viên tham gia kiểm toán ở các đơn vị thường ít và mỏng điều này dễ dẫn đến tồn tại một số rủi ro mà đoàn kiểm toán không thể kiểm soát hết được.
III. Một số kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng kiểm toán Tài sản cố định trong kiểm toán Báo cáo tài chính do Công ty TNHH kiểm toán Vũ Hồng CN Đà Nẵng thực hiện.
1. Bổ sung một số thủ tục trong tìm hiểu và đánh giá hệ thống KSNB đối với TSCĐ của khách hàng.
Dựa vào những hiểu biết sâu sắc và đầy đủ về hệ thống KSNB, Công ty sẽ đánh giá rủi ro kiểm soát trên phương diện thiết kế và thực tế áp dụng. Kết quả của quá trình này cũng ảnh hưởng đến các bước tiếp theo của cuộc kiểm toán. Đây là cơ sở để kiểm toán viên thiết lập các thủ tục phân tích và thiết kế, thực hiện các thử nghiệm cơ bản nhằm thu thập đầy đủ các bằng chứng cần thiết. Do đó, quá trình này không chỉ thể hiện sự tuân thủ chuẩn mực, mà còn góp phần làm cho cuộc kiểm toán hữu hiệu và hiệu quả hơn.
Thực tế tại Công ty TNHH Kiểm Toán Vũ Hồng, để đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng đối với khoản mục TSCĐ kiểm toán dựa vào một số câu hỏi tuy nhiên những câu hỏi này chưa đầy đủ, vì hầu hết những câu hỏi trên chủ yếu để kiểm toán viên tìm hiểu về chính sách kế toán của đơn vị đối với TSCĐ hơn là xem đơn vị có những thủ tục kiểm soát nào đối với TSCĐ. Đối với những câu hỏi mà công ty khách hàng trả lời “có”, kiểm toán viên nên yêu cầu đơn vị mô tả thủ tục kiểm soát. Với khoản mục tài sản cố định tại Công ty Cổ Phần Khai Thác Đá XYZ, KTV có thể dựa trên bảng câu hỏi có thể được thiết kế như sau:
PHỤ LỤC 24: BẢNG CÂU HỎI TÌM HIỂU HTKSNB
Bên cạnh việc sử dụng bảng câu hỏi thì đối với quy trình mua sắm hay thanh lý TSCĐ, thông qua việc phỏng vấn người có liên quan KTV nên mô tả quy trình đó của đơn vị dưới dạng lưu đồ từ bước phê duyệt, ký hợp đồng, mua về nhập kho đến việc ghi sổ để có cái nhìn tổng quát nhất. Và trong khi thực hiện thử nghiệm chi tiết kiểm tra tính hợp lý của các nghiệp vụ tăng, giảm TSCĐ thông qua việc kiểm tra các chứng từ có liên quan, KTV cũng có thể kiểm tra được liệu rằng các bước mô tả trong lưu đồ có được đơn vị thực hiện hay không.
Sau khi kiểm toán viên có được những thông tin mô tả thì kiểm toán viên có thể đánh giá sơ bộ rủi ro theo mục tiêu kiểm soát chi tiết dựa trên việc nhận diện các quy trình kiểm soát đặc thù của đơn vị cũng như đánh giá được các nhược điểm còn tồn tại.
Điểm đánh giá < 0: rủi ro kiểm soát cao.
Điểm đánh giá = 0: rủi ro trung bình , = 1 trong trường hợp có thủ tục kiểm soát bị đánh giá là yếu.
Điểm đánh giá > 1: rủi ro thấp trong trường hợp mục tiêu kiểm soát đó không phát hiện yếu kém trong bất cứ thủ tục nào.
Bảng 7: Bảng đánh giá rủi ro kiểm soát đối với tài sản cố định tại công ty CP Khai Thác Đá XYZ
T ín h c ó t h ự c T ín h đ ầ y đ ủ S ự p h ê c h u ẩ n Q u y ền s ở h ữ u v à k i ể m s o á t T ín h c h ín h x á c S ự đ á n h g iá
Tài sản cố định mua theo đúng đơn đặt hàng và được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
C C
Cách ly trách nhiệm phê duyệt, ghi sổ và bảo quản tài sản cố định. C Tất cả hóa đơn mua tài sản cố định và các chi phí có liên quan khác đều được ghi nhận đầy đủ và hợp lý.
E E
Tỷ lệ khấu hao áp dụng phù hợp với
chính sách kế toán của doanh nghiệp. E
Các nghiệp vụ tăng, giảm TSCĐ được ghi sổ ngay khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
C
Có sự đối chiếu thường xuyên giữa sổ
cái và sổ chi tiết. C C
Tài liệu chứng nhận quyền sở hữu đối với tài sản được bảo vệ một cách an toàn.
E
Không có chính sách phân biệt khoản chi sẽ ghi tăng nguyên giá hay hạch toán vào chi phí trong kỳ sẽ dẫn đến việc hạch toán sai.
W W
Không có quy định về việc lập kế hoạch
chi phí phát sinh có thể lớn hơn nhiều so với thực tế do bị gian lận về tiền.
Điểm đánh gía +1 +1 +1 +1 +1 -2
Đánh giá rủi ro kiểm soát Thấp TB Thấ p
Thấp Thấp Ca o
Giải thích ý nghĩa của các ký hiệu trên:
C : kiểm soát mạnh. E : kiểm soát trung bình. W : kiểm soát yếu.
Tuy nhiên các quá trình kiểm soát mà kiểm toán viên nhận diện được trong quá trình đánh giá như việc làm giảm rủi ro kiểm soát (các quá trình kiểm soát chủ yếu) phải được chứng minh bằng các thử nghiệm kiểm soát để đảm bảo rằng các thủ tục kiểm soát đó thực sự tồn tại và vận hành hiệu quả trong suốt kỳ kiểm toán và hầu như hết kỳ kiểm toán từ đó KTV đánh giá lại rủi ro kiểm soát cho từng cơ sở dẫn liệu và điều chỉnh các thử nghiệm cơ bản cho phù hợp.
2. Hoàn thiện thủ tục kiểm tra tính hiện hữu của tài sản cố định.
Kiểm kê TSCĐ là một trong những thủ tục kiểm soát then chốt của đơn vị nhằm xác định số lượng TSCĐ. Do đó trên phương diện kiểm toán BCTC, việc chứng kiến quá trình kiểm kê của kiểm toán viên là một thủ tục rất hữu hiệu và quan trọng, có thể cung cấp những bằng chứng đáng tin cậy về các mục tiêu đảm bảo sự hiện hữu và đầy đủ đối với TSCĐ. Vì vậy quy trình kiểm kê cần được xây dựng một cách chi tiết, cụ thể và cần phải được thể hiện trong quy trình kiểm toán của công ty:
Trước khi kiểm kê: KTV yêu cầu đơn vị cung cấp một danh sách những tài sản cố định đang được sử dụng ở đơn vị bao gồm cả tài sản thuộc quyền kiểm soát và không thuộc quyền kiểm soát của đơn vị (kể cả những tài sản cố định đã được khấu hao hết)
Thực hiện kiểm kê: Khi chứng kiến kiểm kê, KTV có thể chọn một trong hai hướng sau: bắt đầu từ các tài sản cố định hay từ sổ kế toán KTV quan sát sự hiện hữu của các tài sản trên thực tế, nhằm giúp KTV xác định rằng các tài sản cố định được ghi trên sổ kế toán là có thật và đang được sử dụng tại đơn vị. Ngược lại KTV có thể bắt đầu kiểm tra các tài sản cố định hiện hữu tại đơn vị và lần lượt xem việc ghi nhận trên sổ kế toán. Điều này sẽ cung cấp bằng chứng là tất cả tài sản cố định hiện hữu đều đã được ghi nhận
Trong quá trình kiểm kê, KTV phải chú ý đến những tài sản không thuộc quyền kiểm soát của đơn vị xem chúng có được theo dõi ở tài sản ngoài bảng không.
Đối với những tài sản cố định có trên sổ kế toán nhưng không hiện hữu tại đơn vị lúc kiểm kê như tàu, xe vận tải đang di chuyển hay những tài sản đơn vị đang cho thuê hoạt động… KTV phải kiểm tra chứng từ chứng minh quyền kiểm soát của đơn vị đối với những tài sản trên
● Kết thúc kiểm kê. Biên bản kiểm kê được lập dưới sự chứng kiến của cả hai phía là đơn vị được kiểm toán và KTV lưu một bản để làm bằng chứng kiểm toán cho công việc kiểm toán của mình. Yêu cầu chung của biên bản kiểm kê là phải chỉ rõ được số lượng tài sản thực tế có tại thời điểm kiểm kê, so với sổ sách đã ghi chép thì thực tế chênh lệch là bao nhiêu và lý do của sự chênh lệch đó.
Kiểm toán viên khi được phân công tham gia kiểm kê với đơn vị khách hàng phải thực hiện quy trình kiểm kê này và phải thể hiện trên giấy làm việc kết quả của cuộc kiểm kê.
Minh họa thực tế tại Công Ty Cổ Phần Khai Thác Đá XYZ: Đây là khách hàng kiểm toán năm đầu tiên của công ty vì vậy KTV không thể trực tiếp tham gia kiểm kê cùng đơn vị vào ngày 31/12 vì vậy nếu KTV chấp nhận biên bản kiểm kê mà đơn vị cung cấp sẽ dẫn đến rủi ro trong quá trình kiểm toán do đó để tăng tính hiện hữu của tài sản cố định tại thời điểm kiểm toán thì KTV phải thực hiện một số thủ tục kiểm toán sau:
- Từ bảng khấu hao tài sản cố định mà khách hàng cung cấp, KTV tiến hành chọn ra một số tài sản cố định có giá trị lớn để tiến hành kiểm kê lại. Được thể hiện qua bảng sau:
PHỤ LỤC 25: BẢNG KIỂM TRA TSCĐ
Trong một số tài sản được chọn để kiểm kê lại có một số tài sản không có tại đơn vị mà được sử dụng ở hai mỏ khai thác đá là Núi Sầm và Hòn Ngang: máy đào Samsung, máy khoan F150, máy xay đá…nên KTV không thể kiểm kê trực tiếp do đó KTV yêu cầu đơn vị cung cấp các chứng từ như hợp đồng kinh tế, hóa đơn, biên bản thanh lý hợp đồng… để kiểm tra quyền sở hữu của đơn vị đối với những tài sản này.
Ngoài ra KTV có thể yêu cầu đơn vị cung cấp sổ chi tiết TK 711, 811 để xem có những khoản nào liên quan đến việc thanh lý, nhượng bán tài sản cố định không từ đó KTV có thể phát hiện ra những TSCĐ đã được thanh lý nhưng vẫn được theo dõi trên sổ kế toán của đơn vị.
3. Hoàn thiện thử nghiệm chi tiết kiểm tra lại nguyên giá tài sản cố định trong trường hợp đánh giá lại khi doanh nghiệp cổ phần hóa.
Đối với những đơn vi khách hàng mà công ty kiểm toán vào năm đơn vị mới cổ phần hóa xong thì việc kiểm tra lại nguyên giá tài sản cố định rất đơn giản. Kiểm toán viên chỉ cần đối chiếu nguyên giá tài sản cố định trên danh mục tài sản vào năm kiểm toán mà đơn vị cung cấp với số tiền trên biên bản đánh giá lại giá trị tài sản khi đơn vị cổ phần hóa.
Trong trường hợp năm kiểm toán cách xa thời điểm doanh nghiệp đánh giá lại giá trị tài sản để cổ phần hóa thì việc kiểm tra sẽ khó khăn hơn. Kiểm toán viên cũng dựa trên danh mục tài sản và biên bản đánh giá lại để lọc ra những tài sản cố định có nguyên giá tăng lên so với thời điểm đánh giá lại. Khi nguyên giá tài sản tăng chỉ có thể do tài sản đó đã được sửa chữa nâng cấp vì vậy kiểm toán viên nên kiểm tra hồ sơ của những tài sản cố định trên (được theo dõi từ lúc đánh giá lại) để xem liệu rằng thực tế đơn vị đã tiến hành sửa chữa nâng cấp và việc ghi tăng nguyên giá là hợp lý không.
Sửa chữa tài sản cố định đuợc coi là sửa chữa nâng cấp khi chúng thực sự cải thiện trạng thái hiện tại so với trạng thái tính chất ban đầu của tài sản :
- Thay đổi bộ phận của tài sản cố định hữu hình làm tăng thời gian sử dụng hữu ích hay tăng công suất sử dụng của chúng.