VIII. NHỮNG THÔNG TIN KHÁC 1 Giao dịch với các bên liên quan
HOẠT ĐỘNG CỦA BAN KIỂM SOÁT
Ban kiểm soát gồm có 3 thành viên.
Trong năm 2011, Ban Kiểm soát tổ chức họp định kỳ 6 tháng / lần và thường xuyên gặp gỡ trao đổi nhằm mục đích kiểm tra, giám sát các hoạt động của HPT để đảm bảo quyền lợi của cổ đông như sau:
• Kiểm tra / tư vấn việc tuân thủ theo điều lệ của Công ty cũng như Nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông năm 2011 và pháp luật hiện hành trong các hoạt động của HPT.
• Tham gia công tác kiểm tra giám sát kết quả kiểm phiếu tại Đại hội cổ đông năm 2011
• Tham gia một số cuộc họp của Hội đồng Quản trị và đưa ra các ý kiến góp ý trong phạm vi trách nhiệm và quyền hạn của Ban Kiểm soát.
• Kiểm tra báo cáo tài chính của Công ty.
• Giám sát việc thực hiện các chỉ tiêu kinh tế của công ty.
• Phối hợp với Phòng Kế toán kiểm tra sổ sách, tài sản, công nợ tại các đơn vị bán hàng trực thuộc công ty nhằm phát hiện những rủi ro hoặc thiếu sót, từ đó có những đề xuất và chấn chỉnh phù hợp.
• Phối hợp với Ban ISO và Ban pháp lý giám sát các qui trình hoạt động của công ty. Trong năm 2011 Ban kiểm soát đã đề xuất Ban ISO cải tiến 2 quy trình thực hiện trong hoạt động tác nghiệp (Quy trình thực hiện hồ sơ thầu, quy trình quản trị dự án) và yêu cầu các đơn vị quản trị dự án ghi nhận các vấn đề sai sót để chia sẻ cho các đơn vị liên quan theo định kỳ 2 tháng/1 lần.
• Phối hợp với Phòng Hệ thống thông tin kiểm soát an toàn an ninh mạng của công ty, đảm bảo vận hành an toàn, xuyên suốt.
• Phối hợp với Phòng Nhân sự kiểm tra giám sát các qui chế về tiền lương, qui chế về thi đua khen thưởng, kỷ luật, các quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm và các công tác nhân sự khác. Đến hết năm 2011, Ban kiểm soát không phát hiện trường hợp nào bất thường trong hoạt động tài chính của công ty, hoạt động của thành viên Hội đồng Quản trị, thành viên Ban Tổng Giám đốc. Hệ thống kiểm soát nội bộ vận hành chặt chẽ, rõ ràng mạch lạc.
129
BÁO CÁO THƯỜNG NIÊN 2011