Để hạch toán vật tư nói riêng và hàng tồn kho nói chung, kế toán có thể áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên hoặc phương pháp kiểm kê định kỳ. Việc sử dụng phương pháp nào là tùy thuộc vào đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp, vào yêu cầu của công tác quản lý và vào trình độ cán bộ kế toán cũng như vào quy định của chế độ kế toán hiện hành.
1.3.3.1 Phương pháp kê khai thường xuyên
- Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi, phản ánh thường xuyên liên tục có hệ thống tình hình nhập - xuất - tồn vật tư hàng hóa trên sổ
Khóa luận tổt nghiệp Học Viện Ngân Hàng
kế toán, trên tài khoản hàng tồn kho dùng để phản ánh số hiện có, tình hình biến động
tăng giảm vật tư hàng hóa trong kho của đơn vị, giá trị vật tư hàng hóa tồn kho trên sổ kế toán có thể xác định tại bất kỳ thời điểm nào trong kỳ hạch toán.
- Phương pháp này thích hợp với doanh nghiệp sản xuất, đơn vị kinh doanh thương mại mặt hàng có giá trị lớn. Phương pháp này được sử dụng phổ biến hiện
nay ở nước ta vì những tiện ích của nó, bởi nó có độ chính xác cao, cung cấp thông
tin về vật tư một cách kịp thời. Theo phương pháp này, tại bất kỳ thời điểm
nào kế
toán cũng có thể xác định được lượng nhập, xuất, tồn kho từng loại hàng tồn
kho nói
chung và vật tư nói riêng
a. Tài khoản sử dụng
- Nguyên vật liệu
+ Tên TK: Nguyên vật liệu + Ký hiệu: TK 152
+ Kết cấu TK:
Bên nợ:
✓ Trị giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công, chế biến, nhận góp vốn hoặc từ các nguồn khác.
✓ Trị giá nguyên vật liệu thừa phát hiện khi kểm kê.
✓ Kết chuyển trị giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ (trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ).
Bên Có:
✓ Trị giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho dùng vào sản xuất, kinh doanh, để bán, thuê ngoài gia công chế biến hoặc đưa đi góp vốn.
✓ Trị giá nguyên vật liệu trả lại người bán hoặc được giảm giá hàng mua.
Xuàt N VT dùng trục tiếp cho SX 642.241 chè tạo sản phâm TK 627. 641 Xuẩt NVT phục ʌu QLSX,____________ bán hảng, QLDN7XDGB ... Nhạn vòn góp liên doanh bang NVL TK 12S, 222
Nhận lại vỏn góp liên doanh -
bằng NVL
TK 3331
NVL phát hiện thùa khi kiểm kè
TK 412 TK 412
Khóa luận tổt nghiệp Học Viện Ngân Hàng
So dư bên Nợ: Trị giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ. Tài khoàn 152
có thể mở chi tiết cho từng loại nguyên vật liệu tùy theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. ✓ TK 1521 - Nguyên vật liệu chính ✓ TK 1522 - Vật liệu phụ ✓ TK 1523 - Nhiên liệu ✓ TK 1524 - Phụ tùng thay thế ✓ TK 1528 - Vật liệu khác b. Quy trình hạch toán
- Các nghiệp vụ chủ yếu diễn ra trong doanh nghiệp là tình hình nhập, xuất NVL, CCDC. Trong mọi trường hợp nhập do nguồn nào hay xuất với mục
đích gì thì
doanh nghiệp phải thực hiện đầy đủ thủ tục nhập, xuất theo quy định.
- Căn cứ vào các chứng từ mà phản ánh trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp liên quan.
- Cuối tháng đối chiếu, kiểm tra với số liệu của kế toán chi tiết.
- Các nghiệp vụ kế toán tổng hợp NVL, CCDC được khái quát theo sơ đồ 1.4 và sơ đồ 1.5
Khóa luận tốt nghiệp Học Viện Ngân Hàng
Sơ đồ 1.4: Ke toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên
TK Ill 112 141 TK 152 Mua ngoài L VL k TK 133 Thue GTGT khấu trừ TK 151 Nhạp kho NVL đang đi đoịàng kỷ troj⅛c
TK 62 L
154 TK L54
Nháp kho vật liệu tự chê, rhué ngoài gĩa công chê biên TK 411
TK
Xuàt vật liệu thuê ngoài gia còng
chể biển TK 632 Xuar bán vật liệu TK 125,222 Xu àt NVT góp vốn liên doanh TK 1381, 642∣
Chênh lệch răng do đánh giá Chênh Idch gĩãm do đánh gĩá
---lại NVL --- --- ----►lại NVT
TK 1331 TK3317 Ill7112
Thuê GTGT tojơng ứng với khoản CKTM, GGHM, hàng mua bị trả lại^
1.3.3.2 Phương pháp kiểm kê định kỳ.
- Phương pháp kiểm kê định kỳ (KKĐK) là phương pháp không tổ chức việc
ghi chép một cách thường xuyên, liên tục các nghiệp vụ nhập, xuất kho của NVL, CCDC trên các tài khoản hàng tồn kho.
Khóa luận tổt nghiệp Học Viện Ngân Hàng
- Việc xác định giá vốn thực tế của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho không căn cứ vào chứng từ xuất kho mà căn cứ vào kết quả kiểm kê cuối kỳ
để tính
theo công thức:
Trị giá NVL _ Trị giá NVL Trị giá NVLnhập Trị giá NVL
xuất kho tồn đầu kỳ trong kỳ tồn cuối kỳ
- Theo phương pháp này, mọi biến động về NVL không được theo dõi, phản ánh trên TK 152 và TK 153, giá trị NVL mua vào được phản ảnh trên TK 611
- Mua
hàng.
- Phương pháp này thường được áp dụng ở những doanh nghiệp có nhiều chủng loại NVL giá trị thấp và được xuất thường xuyên.
a. Tài khoản sử dung
- Tên tài khoản: Mua hàng - Ký hiệu: TK 611
- Kết cấu TK:
Bên nợ:
✓ Kết chuyển giá gốc hàng hóa, NVL tồn kho đầu kỳ (theo kết quả kiểm kê).
✓ Giá gốc hàng hóa NVL mua vào trong kỳ
Bên Có:
✓ Kết chuyển giá gốc hàng hóa, NVL tồn kho cuối kỳ (theo kết quả kiểm kê).
✓ Giá gốc hàng hóa, NVL xuất sử dụng trong kỳ hoặc giá gốc hàng xuất bán (chưa được xác định là đã bán trong kỳ).
✓ Giá gốc NVL mua vào trả lại cho người bán, hoặc được giảm giá.
Tài khoản 611 không có số dư cuối kỳ: TK 611 cuối kỳ không có số dư, chi tiết thành hai TK cấp 2:
✓ TK 6111 - Mua nguyên vật liệu
TK 151. 152 TK 611 TK 15 L Kêt chuyên gĩá trị NVL tòn kho
--- --- ---:
đau kỳ
K1C gĩá trị NVL tòn kho cuôĩ kỳ
'í 111,112,141,331
Trị gĩá NVL mua vào trong kỷ TK 133
Thuế GTGT đẩu vảou ---—- ---► TK 333L 3332
Thue GTGT hàng nhập khẩu TK IlL 112
Giảm gĩá hàng mua hoặc trả lạĩ
NVL cho ngψι bán TK 133 ThueGTGT TK 621 Trị g lá NVL dùng trực tĩêp cho sản Xuat TK 3333
Thuè nhập khâu títih vảo giá trị nguyên vật liệu TK 411 Nhận góp vòn liên doanh bằng NVL TK 338 Kiêm kè thừa TK 627, 64 L 642
Khóa luận tổt nghiệp Học Viện Ngân Hàng
b. Quy trình hạch toán.
- Đầu kỳ: căn cứ vào giá trị thực tế nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đang đi đường và tồn kho đầu kỳ kết chuyển vào TK 611.
- Trong kỳ: khi mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ căn cứ vào các hóa đơn, chứng từ liên quan, kế toán ghi sổ phản ánh thực tế trực tiếp vào TK 611. - Cuối kỳ: căn cứ vào kết quả kiểm kê, kế toán kết chuyển giá trị nguyên vật
liệu, công cụ dụng cụ chưa sử dụng và xác định giá trị xuất dùng. Để xác định
giá trị
xuất dùng của từng loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cho sản xuất kế
toán tổng
hợp phải kết hợp với kế toán chi tiết mới có thể xác định được.
Khóa luận tốt nghiệp Học Viện Ngân Hàng
Trị gĩá NV7L SUjdụng cho săn Xuat7
bán hàng, quăn lý
TK Xuat bán NVL
TK 138
Kiêm kè thiêu hụt, mât mát
632
L 642
TK 412 TK 412
Chênh lệch tăng do đánh gĩả Chênh lệch giảm do đánh giá lạĩ NVL
Khóa luận tổt nghiệp Học Viện Ngân Hàng