42 P ƣơn ƣớng hoàn thiện công tác QLDA tạiBan QLDA đầu tƣ xây
4.3. Giải pháp hoàn thiện công tác QLDA tạiBan QLDA đầu tƣ xây dựng
Xuất phát từ những hạn chế, nguyên nhân của các hạn chế v địn ƣớng hoàn thiện công tác QLDA tại Ban QLDA đầu tƣ xây dựng thuộc Côn ty CP Nƣớc sạch Thái Nguyên, tác giả đƣa ra c c iải pháp nhằm hoàn thiện công tác QLDA tại Ban QLDA đầu tƣ xây dựng thuộc Côn ty CP Nƣớc sạch Thái Nguyên.
4.3.1. Củng cố bộ máy quản lý và nguồn nhân lực của Ban QLDA đầu tư xây dựng thuộc Công ty CP Nước sạch Thái Nguyên
N ƣ đ n i ở trên, chất ƣ ng công tác QLDA chịu ản ƣởng mang tính quyết định bởi năn ực của đội n ũ c n ộ làm công tác QLDA tại Ban QLDA đầu tƣ xây dựng thuộc Côn ty CP Nƣớc sạch Thái Nguyên và tổ chức bộ máy tổ chức quản lý của Ban quản lý dự án.
* Giải pháp kiện toàn bộ máy quản lý của Ban QLDA đầu tư xây dựng thuộc Công ty CP Nước sạch Thái Nguyên
Tiến n đổi mới, sắp xếp lại cơ cấu ao động trong bộ máy quản lý nhằm phát huy tối đa năn ực của toàn bộ tổ chức; phân bố công việc đầy đủ, phù h p với năn ực của từng cá nhân tránh tình trạng lãng phí nguồn nhân lực. Công ty phải có kế hoạch phân bổ nhân lực cụ thể p ân côn ao động h p lý tận dụn đƣ c hết thời gian làm việc của đội n ũ c n ộ nhân viên, bố tr đún n ƣời đún côn việc, phù h p với khả năn c uy n môn v trìn độ của họ để phát huy tối đa tr tuệ và khả năn s n tạo của n ƣời lao động. Muốn vậy, Ban quản lý dự án cần phải tiến hành tốt côn t c đ n i năn ực và nguyện vọng của các cán bộ nhân viên. Việc bố trí, sắp xếp ao động không ch diễn ra tron iai đoạn chuẩn bị đầu tƣ v thực hiện đầu tƣ m còn đƣ c tiến hành ngay cả tron iai đoạn thi công dự án. Sau khi dự n đi v o ết thúc, bàn giao, Ban QLDA đầu tƣ xây dựng thuộc Công ty CP Nƣớc sạch Thái Nguyêncần phải bố trí cho các thành viên trong Ban quản lý dự án quay trở lại bộ phận làm việc cũ oặc bố trí họ sang một bộ phận c để làm trong khi chờ dự án tiếp theo. Bên cạn đ Ban QLDA đầu tƣ xây dựng thuộc Công ty CP Nƣớc sạch Thái Nguyêntiếp tục tích cực tìm kiếm c c cơ ội đầu tƣ để tạo công việc cho các cán bộ quản lý dự án, tránh tình trạng trông chờ, ngồi đ i dự án. Ban
QLDA đầu tƣ xây dựng thuộc Côn ty CP Nƣớc sạch Thái Nguyêncũn cần xây dựn cơ cấu chức năn n iệm vụ rõ ràng, cụ thể c o c c đơn vị, các phòng ban chức năn v từn c n ân để tr n trƣờng h p trùng chéo v quy n hạn cũn n ƣ trách nhiệm giữa các thành viên tham gia quản lý dự án.
* Giải pháp về nguồn nhân lực của Ban QLDA đầu tư xây dựng thuộc Công ty CP Nước sạch Thái Nguyên
Hiện nay nguồn nhân lực ở Ban QLDA đầu tƣ xây dựng thuộc Công ty CP Nƣớc sạch Thái Nguyên c ƣa đủ đ p ứng nhu cầu côn t c QLDA đan n y c n phức tạp xét cả v số ƣ ng và chất ƣ n Đội n ũ c n ộ QLDA còn yếu v đạo đức phẩm chất và thiếu v số ƣ n đan một trong những nguyên nhân chính d n đến tình trạng công tác QLDA của Ban QLDA đầu tƣ xây dựng thuộc Công ty CP Nƣớc sạch Thái Nguyên c ƣa đạt đƣ c kết quả n ƣ mon muốn, nhất là khi Ban QLDA đầu tƣ xây dựng thuộc Côn ty CP Nƣớc sạch Thái Nguyên sẽ còn đƣ c giao nhiệm vụ thực hiện quản lý nhi u dự án với quy mô lớn và tính chất phức tạp ơn tron tƣơn ai
Mỗi ĩn vực cụ thể của công tác QLDA lại có những yêu cầu ri n đối với n ƣời cán bộ QLDA v phẩm chất đạo đức v trìn độ c uy n môn Do đ việc tuyển dụng và xây dựn đƣ c một đội n ũ c n ộ quản ý đủ v số ƣ n v đ p ứn đƣ c các yêu cầu của công tác QLDA là hết sức quan trọng.
Muốn vậy trƣớc hết Ban QLDA đầu tƣ xây dựng thuộc Côn ty CP Nƣớc sạch Thái Nguyên cần nhanh chóng hoàn thiện cơ c ế tuyển dụng nhân sự. Công tác tuyển dụng cần phải đƣ c tiến hành theo một quy trình công khai, minh bạc đảm bảo tuyển đƣ c đún n ƣời v o đún vị trí phù h p.
Bên cạn đ Ban QLDA đầu tƣ xây dựng thuộc Côn ty CP Nƣớc sạch Thái Nguyên cần phải tăn cƣờn đ o tạo nghiệp vụ QLDA c o đội n ũ c n ộ của Ban bằng nhi u hình thức khác nhau n ƣ cử cán bộ đi đ o tạo tron nƣớc và ở nƣớc ngoài, thuê chuyên gia v đ o tạo trực tiếp tại Ban …
Mặt khác, hiện tại Ban QLDA đầu tƣ xây dựng thuộc Côn ty CP Nƣớc sạch Thái Nguyên tiến hành quản lý song song cả các dự án có nguồn vốn vay từ nƣớc ngoài với các dự án có vốn từ tron nƣớc, mà các dự án này có những khác biệt
nhất định so với các dự n đầu tƣ ằng nguồn vốn khác không ch v nguồn vốn mà còn v các yêu cầu quy địn cơ sở pháp lý v quản lý và thực hiện của n đầu tƣ và tài tr .
Do đ n oài những yêu cầu c un đối với cán bộ QLDA, cán bộ trực tiếp thực hiện quản lý các dự án có nguồn vốn vay nƣớc ngoài phải nắm vững các yêu cầu của nhà tài tr v c c quy định hiện hành của Chính phủ Việt Nam v quản lý vốn vay nƣớc ngoài
T ôn t ƣờng các đi u khoản quan trọng v cơ c ế QLDA v cơ c ế quản lý vốn vay nƣớc n o i đ đƣ c x c định cụ thể trong hiệp định ký kết giữa chính phủ Việt Nam với nhà tài tr . Các nhà tài tr t ƣờng có hệ thốn văn ản chi tiết v các chính sách và quy trình cho hoạt động quản lý tài chính dự án mà họ tài tr vốn. Những hệ thốn văn ản đ t ƣờng ch ao qu t c un v đôi i rất trừu tƣ ng, vấn đ ở đây c n ộ QLDA phải lựa chọn những vấn đ trực tiếp liên quan tới dự án mà mình phải thực hiện quản ý để áp dụng một cách phù h p nhất.
N o i ra để nâng cao tinh thần làm việc của đội n ũ c n ộ, chế độ đ i n ộ, en t ƣởng và kỷ luật ở Ban QLDA đầu tƣ xây dựng thuộc Côn ty CP Nƣớc sạch Thái Nguyêncũn cần đƣ c chú ý. Ban cần xây dựn un quy định rõ ràng và h p lý v chế độ đ i n ộ cho cán bộ nhân viên, các hình thức en t ƣởng cho cán bộ nhân viên có thành tích xuất sắc cũn n ƣ c c ìn t ức kỷ luật n i m min đối với các hành vi sai phạm.
4.3.2. Các giải pháp hoàn thiện công tác quản lý thời gian và tiến độ dự án tại Ban QLDA Ban QLDA
Ban QLDA đầu tƣ xây dựng thuộc Côn ty CP Nƣớc sạch Thái Nguyên luôn đặt ra mục tiêu nỗ lực thực hiện các dự nđƣ c iao t eo đún tiến độ kế hoạch. Trƣờng h p phát sinh các sự cố ngoài ý muốn cần phải có các giải p p đồng bộ và kịp thời để tránh tiến độ chung của dự án bị ản ƣởng.
Tuy nhiên, tiến độ thực tế của các dự án do Ban QLDA đầu tƣ xây dựng thuộc Côn ty CP Nƣớc sạch Thái Nguyên đan t ực hiện quản lý hiện nay đ u không đảm bảo kế hoạc đ ra, tiêu biểu là dự án cấp nƣớc thị xã Sông Công.Nguyên nhân khách quan của tình trạng này xuất phát từ những khúc mắc tron c c quy định v
cơ c ế đ n bù giải phòng mặt bằng của N nƣớc c ƣa đƣ c thực hiện tốt và tiến độ thi công của các nhà thầu còn chậm. Nguyên nhân chủ quan là do chất ƣ ng của đội n ũ c n ộ Ban QLDA đầu tƣ xây dựng thuộc Côn ty CP Nƣớc sạch Thái Nguyên còn yếu.
Từ thực trạn v n uy n n ân n ƣ tr n một số giải pháp hoàn thiện công tác quản lý thời gian và tiến độ dự án của Ban QLDA đầu tƣ xây dựng thuộc Công ty CP Nƣớc sạch Thái Nguyên n ƣ sau:Ban QLDA đầu tƣ xây dựng thuộc Công ty CP Nƣớc sạch Thái Nguyên cần thực hiện đồng bộ các giải pháp hoàn thiện công tác giải phóng mặt bằng và công tác quản lý tiến độ t i côn vì đây ai âu trọng yếu có ản ƣởn đến tiến độ của dự án.
* Đối với tiến độ giải phóng mặt bằng:
Giải phóng mặt bằn côn t c c ý n ĩa vô cùng quan trọng ản ƣởng mạnh mẽ đến tiến độ chung của toàn dự án. Một khi nhà thầu đ đƣ c chọn và p ƣơn n t i côn đ đƣ c duyệt, vấn đ ch còn là bàn giao mặt bằng cho nhà thầu tiến hành thi công.
Tuy nhiên, giải phóng mặt bằng đún tiến độ là một yêu cầu đặc biệt khó ăn vì côn t c giải phóng mặt bằng đòi ỏi sự phối h p của nhi u bên liên quan và chịu sự quản lý trực tiếp của c c quy địn v cơ c ế giải phóng mặt bằng của N nƣớc. Hiện nay, ở nƣớc ta, giữa c c địa p ƣơn c ƣa c cơ c ế giải phóng mặt bằngchung thống nhất Hơn nữa, những khác biệt v văn a p on tục, chênh lệch giá cả đất đai iữa c c địa p ƣơn … cũn n ững yếu tố ản ƣởng lớn đến công tác giải phóng mặt bằng của cán bộ QLDA.
Các dự án do Ban QLDA đầu tƣ xây dựng thuộc Côn ty CP Nƣớc sạch Thái Nguyên hiện đan quản ý c địa bàn trải rộng và kéo dài trên toàn t nh Thái Nguyên.Đây một ăn ớn đối với công tác giải phóng mặt bằng ở Ban quản lý dự án.
Chính vì vậy để nâng cao chất ƣ ng công tác giải phóng mặt bằng trƣớc hết Ban QLDA đầu tƣ xây dựng thuộc Côn ty CP Nƣớc sạch Thái Nguyên cần xây dựn đƣ c đội n ũ c n ộ thực hiện công tác giải phóng mặt bằng c năn ực; phải nắm đƣ c đầy đủ nội dun căn ản c c văn ản pháp lý của N nƣớc v công tác
giải phóng mặt bằng; có các kỹ năn v giao tiếp, thuyết phục, truy n đạt, giải quyết vấn đ , giải quyết tranh chấp d n òa xun đột và có khả năn t iết lập, xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với cán bộ giải phóng mặt bằng ở c c địa p ƣơn
Ngoài ra, cán bộ giải phóng mặt bằng cần phải xem xét tình hình thực tế tại mỗi địa p ƣơn thực hiện dự án, tìm hiểu, nghiên cứu đ n i v giá cả đất đai cũn n ƣ đặc trƣn văn a của mỗi vùng mi n để tìm ra p ƣơn t ức phù h p làm việc với các cấp n đạo của từn địa p ƣơn để có thể tranh thủ đƣ c sự h p tác cao nhất trong công tác giải phóng mặt bằng Đi u n y cũn iúp tr n đƣ c tình trạng công tác giải phóng mặt bằng ch mang tính chất thúc giục, bị động.
* Đối với tiến độ thi công
- Tiến độ t i côn c đƣ c đảm bảo hay không phụ thuộc trực tiếp và phần lớn v o năn ực của nhà thầu, bên cạn đ sự quản lý kiểm tra thanh tra giám sát từ phía Ban QLDA đầu tƣ xây dựng thuộc Côn ty CP Nƣớc sạch Thái Nguyên cũn c ý n ĩa quan trọng.
- Hiện nay Ban QLDA hầu n ƣ ôn p dụng bất cứ công cụ nào trong công tác Quản lý tiến độ mà ch phối h p với tƣ vấn giám sát theo dõi tiến độ thực tế của dự n đối chiếu với kế hoạch tiến độ đ đƣ c duyệt từ đ y u cầu nhà thầu có biện p p đẩy nhanh tiến độ nếu phát hiện có hiện tƣ ng chậm tiến độ ở một số khâu hay một số bộ phận. Thực tế cho thấy cách làm này khá thụ độn v đem ại hiệu quả không cao do phụ thuộc quá lớn vào nhà thầu, phần lớn các gói thầu đ u phải gia hạn thời gian thực hiện Hơn nữa, QLDA là một tổ h p của rất nhi u các hoạt động, công việc phức tạp, việc có một công cụ hiệu quả để quản lý tiến độ các công việc cần thực hiện sẽ giúp công tác QLDA trở nên dễ d n ơn đồng thời giúp cán bộ QLDA c đi u kiện kiểm soát mọi hoạt động của dự án.
- Do đ Ban QLDA đầu tƣ xây dựng thuộc Côn ty CP Nƣớc sạch Thái Nguyên nên áp dụng một công cụ quản lý công việc rất hiệu quả và phổ biến hiện nay đ WBS- Work Breakdown Structure - Cơ cấu phân tách công việc.
WBS p ƣơn p p x c định có hệ thống các công việc của một dự án bằng cách chia nhỏ dự án thành các công việc nhỏ dần với mục đ c :
+ Hệ thống hóa tất cả các công việc cần thực hiện để hoàn thành dự án;
+ Ƣớc t n đƣ c nguồn lực, thời gian, chi phí và các yêu cầu kỹ thuật khác một cách hệ thống;
+ Phân chia trách nhiệm cụ thể và h p lý.
Số ƣ ng cấp công việc đƣ c phân tách phụ thuộc vào: Mức độ chi tiết, mức độ rủi ro, mức độ kiểm soát yêu cầu độ chính xác của dự toán và giá trị gói thầu. T eo đ dự n c độ phức tạp càng lớn độ rủi ro càng cao, mức độ kiểm soát yêu cầu càng lớn, dự to n c độ chính xác càng cao và giá trị các gói thầu càng lớn thì các cấp công việc c n đƣ c phân tách chi tiết ơn Tùy t uộc v o đặc điểm từng dự án mà các Ban QLDA có thể lựa chọn c c p ƣơn p p p ân t c côn việc khác nhau cho phù h p và mang lại hiệu quả cao nhất.
4.3.3. Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý chi phí dự án
Tron iai đoạn chuẩn bị đầu tƣ ế hoạch chi phí thực hiện dự án phải đƣ c tiến hành một cách cụ thể và chi tiết cho từng hạng mục công việc. Tổng chi phí cho các dự n đầu tƣ của Ban QLDA đầu tƣ xây dựng thuộc Côn ty CP Nƣớc sạch Thái Nguyên t ƣờng có giá trị rất lớn, vì vậy, nếu kế hoạch chi phí thực hiện dự án ôn đƣ c lập một cách t m sẽ gây ra thất thoát, lãng phí, tổn thất nghiêm trọng đến Ban QLDA đầu tƣ xây dựng thuộc Côn ty CP Nƣớc sạch Thái Nguyên. Ban QLDA sẽ tiến hành phân bổ chi phí cho từng công việc, từng hạng mục công trình trong từn iai đoạn. Việc lập và quản lý chi phí thực hiện dự n đầu tƣ p ải dựa tr n cơ sở hệ thốn định mức kinh tế - kỹ thuật định mức chi phí trong hoạt động xây lắp, hệ thống giá xây dựn v cơ c ế chính sách c i n quan do cơ quan N nƣớc có thẩm quy n ban hành. Trong quá trình phân bổ tài nguyên nguồn lực, Ban QLDA phải xem xét phân bổ sao cho khoa học, những hạng mục côn trìn n o đòi hỏi tính chất kỹ thuật phức tạp t ì đƣ c ƣu ti n c o n uồn kinh phí lớn ơn n ững hạng mục đơn iản.
Tron iai đoạn thực hiện đầu tƣ c c ạng mục công trình khác nhau sẽ do nhi u nhà thầu khác nhau thực hiện, mỗi hạng mục lại có chi phí riêng. Ban QLDA phải liên kết chặt chẽ với đại diện các nhà thầu thi công, giám sát sát sao quá trình thi công xây lắp để nắm bắt tình hình kịp thời Giai đoạn n y t ƣờng phát sinh chi
phí nằm ngoài dự toán của Ban QLDA đầu tƣ xây dựng thuộc Côn ty CP Nƣớc sạch Thái Nguyên, Ban quản lý phải kiểm tra, giám sát chặt chẽ tiến độ bỏ vốn cũn n ƣ tiến độ thực hiện dự án. Phải t ƣờng xuyên xem xét, phân tích hiệu quả vốn trên mỗi iai đoạn thực hiện dự án, so sánh và phát hiện chênh lệch kịp thời giữa nguồn vốn thực tế và nguồn vốn dự to n để có biện p p đi u ch n đảm bảo dự án đƣ c hoàn thành trong phạm vi ngân sách cho phép. Nếu chi phí phát sinh là bất khả kháng thì Ban QLDA cần trìn Ban n đạo phê duyệt tìm cách giải quyết.
Ban QLDA đầu tƣ xây dựng thuộc Côn ty CP Nƣớc sạch Thái Nguyênphải cố gắng thực hiện tiến độ thanh toán vốn phù h p với tiến độ thực hiện dự án, tập trung hoàn thành dứt điểm từng hạng mục công trình, tránh tình trạng n vốn Nhà