8. Cấu trúc bài nghiên cứu
2.1.2. Cấu trúc của hệ thống ERPphân hệ Tài Chính — Kế Toán
Cấu trúc hệ thống ERP cơ bản gồm 10 phân hệ như đã trình bày ở chương 1, phần này bài khoá luận tập trung đưa ra cụ thể cấu trúc của hệ thống ERP phân hệ Tài Chính - Kế Toán thông qua cấu trúc tham khảo từ các nhà cung cấp giải pháp này tại Việt Nam.
Theo ITG - một trong những nhà cung cấp hệ thống ERP hàng đầu của Việt Nam, dựa trên nền tảng của mã nguồn mở, Big Data,.. và các phần hành quốc tế, phân hệ quản lý tài chính kế toán được phát triển dược trên nhiều mảng khác nhau hay được coi là các phân hệ con cho phù hợp với các doanh nghiệp Việt điển hình
gồm có:
+ Quản lý kế hoạch tài chính + Kế toán tổng hợp
+ Quản lý dòng tiền + Kếtoán phải thu - phải trả + Quản lý TSCĐ, CCDC + Kế toán chi phí giá thành
+ Báo cáo tài chính + Kế toán
thuế
Trong đó, quy trình các giao dịch trên phương diện kế toán từ mua hàng hoá, vật tư, lưu kho, vận chuyển, bán hàng Iioa,... đều được tích hợp lại trên hệ thống. Theo đó, khi giao dịch xảy ra thì các nghiệp vụ đối ứng, khoản phải thu - phải trả, chi phí giá thành đều sẽ được ghi nhận tự động. Sự tích hợp và tự động hoá này không chỉ giúp làm giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian nhập liệu mà còn dễ dàng tạo báo cáo cần thiết cho doanh nghiệp. Hơn nữa, hệ thống cũng tự động cập nhật các quy định của nhà nước cũng như thiết kế phục vụ cho các nhà quản trị nội bộ nên thuận lợi lập báo cáo theo mục đích của người sử dụng.
Quản lý kế hoạch tài chính
Theo dõi kế
• Dòng tiền theo tháng, quý, năm • Cân đối nguồn trả nợ vay • Lập báo • Dự toán ngân sách hàng năm, theo dõi từng phòng ban • Báo cáo ngân sách tổng hợp • Theo dõi các dòng chi phí • Báo cáo tổng hợp và chi tiết theo từng
Về việc quản lý kế hoạch tài chính, hệ thống ERP tập trung vào việc so sánh, đối chiếu doanh thu, chi phí và lợi nhuận. Để từ đó xem xét xem liệu doanh thu thu được có phù hợp với mức chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra hay không, hay xem xét lợi nhuận thu được có tăng trưởng so với kỳ trước hay không. Tất cả các thông tin đều được hệ thống tính toán và đưa ra báo cáo cụ thể theo yêu cầu của nhà quản lý.
Hạch toán - Kế toán tiền lương - Phải trả công nhân Thực hiện các bút toán khóa sổ, kết chuyển, phân bổ Liên kết số liệu từ các phân hệ kế toán chi
tiết Kế toán
tổng hợp
Từ dữ liệu tổng hợp lên các báo cáo kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính, báo cáo
thuế theo chế độ.
Thay vì việc phải hạch toán theo cách cách truyền thống dễ nhầm lẫn, dễ bị trùng, và mất thời gian ghi sổ tách biệt từng nghiệp vụ, từng tài khoản thì hệ thống ERP sẽ hỗ trợ toàn bộ quy trình hạch toán, kết chuyển và tạo lập thành các loại báo cáo cần thiết theo yêu cầu người sử dụng.
Kế toán vốn bằng tiền
Quản lý đa tiền tệ
- Theo dõi thu chi tiền
mặt tức thời tại quỹ tiền mặt và tiền gửi ngân hàng tại các ngân hàng theo các loại tiền tệ. - Nhập theo đồng tiền giao dịch và được quy đổi về đồng tiền hạch Lập và quản lý chứng từ
- Phiếu thu, phiếu chi,
báo có, báo nợ theo mẫu của người sử dụng. - Theo dõi tạm ứng, các khoản công nợ phải thu, phải trả, quản lý hạn thanh toán,.... - Theo dõi các hợp đồng
đi vay và cho vay,
Báo cáo
- Báo cáo tổng hợp tình
hình thu - chi tiền mặt,
tiền gửi, tồn quỹ theo
theo ngày, từ ngày đến
ngày.
- Báo cáo: Sổ quỹ tiền
mặt, sổ tiền gửi ngân
• Theo dõi tăng giảm tài sản và quản lý tài sản theo đối tượng. • Tự động tính và hạch toán khấu
hao, phân bô chi phí khấu hao
TSCD
• Tùy chọn phương thức tính khấu hao, điều chỉnh giá trị khấu hao cho phù hợp với yêu cầu.
• Tông hợp tình hình tăng giảm tài sản theo bộ phận, theo nguồn vốn • Theo dõi thông tin về CCDC: giá
trị, giá trị đã' phân bô, giá trị còn lại, nguồn vốn hình thành, đơn vị sử dụng,...
• Theo dõi sự thay đôi về CCDC:' điều chỉnh tăng, giảm giá trị; điều chuyên bộ phận sử dụng, giảm CCDC, CCDC bị hðngʃ
• Tự động phân bô CCDC và hạch toán vào các khoản chi phí; tự động kêt nối với các phân hệ liên quan.
• Báo cáo các thông tin về CCDC lệch tỷ giá. Cuôi kỳ tính lại tỷ giá ghi sổ của từng tài khoản, từng khách hàng hoặc nhà cung cấp, đồng thời tự động tạo lại các bút toán chênh lệch tỷ giá phát sinh trong kỳ.
đơn, hợp đồng và khoản mục phí.
Hệ thông ERP cũng hỗ trợ tôi đa người sử dụng không chỉ các vấn đề về quản lý tiền mặt tại quỹ, tiền gửi thanh toán tại ngân hàng mà còn giúp doanh nghiệp tính toán, giải quyết một cách dễ dàng các vấn đề về tỷ giá. Điều này giúp các giao dịch ngoại thương diễn ra trôi chảy, không bị nhầm lẫn và giúp doanh nghiệp có lựa chọn sáng suôt để thu về lợi nhuận trong điều kiện tỷ giá có nhiều sự biến động. Hơn nữa, việc lưu trữ chứng từ hoá đơn điện tử đang dần trở thành xu hướng và cũng đã được Chính Phủ ra quyết định bắt buộc sử dụng vào năm 2022, do đó việc tích hợp cả hoá đơn, chứng từ sô mang lại nhiều tiện lợi cho doanh nghiệp.
Kế toán công nợ phải thu - phải trả
n lý công nợ doanh Tông hợp phát sinh của từng khách hàng/ nhà cung cấp Nhận số liệu phát sinh công nợ phải thu từ các phân hệ
nghiệp vụ kinh
Quản lý công nợ
Ke toán công nợ
phải thu/trả chi tiêt từng khách hàng, đối tác , hóa đơn, thương vụ, hợp đồng, sản phẩm.
Bút toán bù trừ thời hạn, quy địnhphải thu/trả theo và đối tượng riêng
biệt.
Bên cạnh việc hạch toán bù trừ, theo dõi công nợ thì hệ thống ERP cũng cho phép người sủ dụng dễ dàng theo dõi, tông hợp tình hình công nợ phân chia theo nhiều tiêu thức khác nhau phù hợp với yêu cầu của nhà quản lý.
Kế toán tài sản cố định - Công cụ dụng cụ
Hệ thống không chỉ giúp người sử dụng theo dõi được toàn bộ quá trình sử dụng của TCSĐ mà còn dựa vào đó đưa ra quyết định bảo dưỡng, nâng cấp, thanh lý phù hợp. Bên cạnh đó, việc tự động liên kết với các phân hệ khác giúp quá trình đánh giá giá trị sử dụng của tài sản nhanh chóng, kịp thời.
Kế toán chi phí giá thành
Tập hợp, theo dõi chi phí sản xuất cho từng sản phẩm, công trình hoặc từng giai đoạn.
Khai báo - Giá thành kế hoạch, giá thành định mức - So sánh giá thành thực tế với giá thành
kế Tự động kết chuyển,phân bô chi phí theo nhiều tiêu thức. ________________ Tính giá thành theo nhiều phương pháp Báo cáo - Bảng tông hợp giá thành, bảng tiêu hao nguyên vật liệu, chi phí tiên lương, BHXH
- Các báo cáo chi phí theo tiểu khoản.
Chi phí giá thành là một trong những chỉ tiêu được quan tâm hàng đầu vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp. Vì vậy, hệ thống ERP hỗ trợ tập hợp, theo dõi và báo cáo một cách đầy đủ, chính xác để giúp doanh nghiệp ra quyết định.
Kế toán thuế
Hệ thống sẽ tự động tính toán, kê khai thuế đầu vào, đầu ra ngay khi lập chứng từ tại các phân hệ kế toán, đồng thời có chức năng kê khai bô sung và điều chỉnh thuế đầu vào, đầu ra. Bên cạnh đó, các thay đôi mới về chính sách, mẫu báo cáo cũng sẽ được tự động cập nhật cho người sử dụng.
Từ dữ liệu được nhập ở đầu vào, toàn bộ nghiệp vụ sẽ được tự động hoá tích hợp, tự tổng hợp số liệu và lên đầy đủ các báo cáo tài chính giữa niên độ, báo cáo quyết toán năm theo các chế độ kế toán hiện hành và được cập nhật mẫu biểu báo cáo mới nhất khi có sự thay đổi. Ngoài ra, hệ thống cũng cho phép theo dõi, phân tích và so sánh tình hình báo cáo theo ngày, tuần, tháng, quý, năm tuỳ theo yêu cầu của doanh nghiệp.