1.4.4 .Quỹ bảo hiểm thất nghiệp
1.5. Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
1.5.1. Kế toán tiền lương và các khoản mang tính chất lương
Chứng từ sử dụng
Để quản lý lao động mặt số lượng các doanh nghiệp sử dụng danh sách lao động. Sổ này do phòng lao động tiền lương lập để nắm tình hình phân bổ và sử dụng lao động hiện có trong doanh nghiệp. Chứng từ sử dụng để kế toán tiền lương gồm có:
- Mẫu số 01a-LĐTL - Bảng chấm công: Bảng chấm công do các tổ sản xuất hoặc các phòng ban lập, nhằm cung cấp chi tiết số ngày công của từng người lao động theo tháng.
- Mẫu số 01b-LĐTL: Bảng chấm công làm thêm giờ - Mẫu số 02-LĐTL: Bảng thanh toán tiền lương - Mẫu số 03-LĐTL: Bảng thanh toán tiền thưởng - Mẫu số 04-LĐTL: Giấy đi đường
- Mẫu số 05-LĐTL: Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành - Mẫu số 06-LĐTL: Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ
- Mẫu số 07-LĐTL: Bảng thanh toán tiền thuê ngoài - Mẫu số 08-LĐTL: Hợp đồng giao khoán
- Mẫu số 09-LĐTL: Biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán - Mẫu số 10-LĐTL: Bảng kê các khoản trích nộp theo lương
- Mẫu số 11-LĐTL: Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội
Các chứng từ trên có thể sử dụng làm căn cứ ghi sổ kế toán trực tiếp hoặc làm cơ sở để tổng hợp rồi mới ghi vào sổ kế toán.
Thủ tục tiến hành:
+ Đối với lương thời gian: căn cứ vào bảng chấm công, căn cứ vào bậc lương của từng người, căn cứ vào chế độ chính sách tiền lương mà kế toán tiến hành tổng hợp và cuối tháng tính lương cho từng người, từng bộ phận (bộ phận văn phòng, bộ phận quản lý, ban lãnh đạo…) sau đó tổng hợp cho toàn doanh nghiệp.
+ Đối với lương sản phẩm: căn cứ vào chứng từ hạch toán kết quả lao động, phiếu xác nhận khối lượng sản phẩm hoàn thành, căn cứ vào đơn giá lương sản phẩm, căn cứ vào các chính sách chế độ trả lương hiện hành tại doanh nghiệp và của Nhà nước, kế toán tính lương cho từng người sau đó tổng hợp cho từng bộ phận cuối cùng là tổng hợp cho toàn doanh nghiệp. Thời điểm tính lương sản phẩm có thể là từng ngày, định kỳ hoặc cuối tháng.
Đối với trợ cấp BHXH được hưởng thay lương được tính trên cơ sở các chứng từ liên quan đến BHXH, chính sách và chế độ trợ cấp BHXH. Kế toán tính trợ cấp BHXH được hưởng của từng công nhân viên sau đó tổng hợp cho toàn doanh nghiệp.
Tài khoản sử dụng
Để hạch toán tiền lương, kế toán sử dụng tài khoản sau: Tài khoản 334” phải trả công nhân viên”: Dùng để phản ánh các khoản thanh toán với công nhân viên của doanh nghiệp về tiền lương, tiền công, phụ cấp, bảo hiểm xã hội, tiền thưởng và các khoản khác về thu nhập của họ.
Bên nợ:
+ Các khoản khấu trừ vào tiền công, tiền lương của công nhân viên. + Tiền lương, tiền công và các khoản khác đã trả cho công nhân viên. + Kết chuyển tiền lương công nhân, viên chức chưa lĩnh.
Bên có:
+ Tiền lương, tiền công, các khoản khác phải trả cho công nhân viên. Dư có: Tiền lương, tiền công, các khoản khác phải trả cho công nhân viên . Dư nợ (nếu có): Số trả thừa cho công nhân viên chức.
Tài khoản 334 đựơc mở chi tiết theo từng nội dung thanh toán, gồm có 2 tài khoản cấp 2 như sau:
- Tài khoản 3341 - Phải trả công nhân viên : phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho công nhân viên của doanh nghiệp về tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương, BHXH và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của người lao động.
- Tài khoản 3348 - Phải trả người lao động khác: Phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho người lao động khác ngoài công nhân viên của doanh nghiệp về tiền công, tiền thưởng ( nếu có) có tính chất tiền công và các khoản phải trả khác thuộc thu nhập của người lao động.
Phương pháp hạch toán
Sơ đồ 1. 1: Kế toán tổng hợp tiền lương và các khoản thanh toán với người lao động