Hình 2.2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần đầu tư ô tô Kim Sơn
Chức năng của các phòng ban (1) Phòng quản trị nghiệp vụ - Phòng hành chính nhân sự:
• Tham mưu cho Giám đốc về công tác quản lý và sử dụng lao động, an toàn lao động.
• Thực hiện công tác bảo vệ chính trị nội bộ.
• Quản lý hồ sơ, lý lịch và sổ bảo hiểm xã hội của cán bộ, viên chức và hợp đồng lao động.
• Thực hiện công tác hành chính, tổng hợp văn thư, lưu trữ, quản lý và sử dụng con dấu. Soạn thảo, ban hành văn bản thuộc các lĩnh vực tổ chức, nhân sự, hành chính, văn thư, lưu trữ. Chỉ đạo nghiệp vụ hành chính, văn thư lưu trữ đối với cán bộ làm công tác văn thư, văn phòng các đơn vị trực thuộc.
• Phụ trách công việc thi đua khen thưởng, bảo vệ tài sản của công ty,
• Thực hiện một số nhiệm vụ khác theo sự phân công của Giám đốc hoặc người được ủy quyền.
- Phòng kế toán:
• Tham gia lập kế hoạch và theo dõi kế hoạch, dự báo tình hình kinh doanh, chi phí bán hàng, doanh thu tại chi nhánh để tham mưu cho Giám đốc.
GIÁM ĐỐC CHI NHÁNH PHÒNG QUẢN TRỊ NGHIỆP VỤ PHÒNG KINH DOANH PHÒNG DỊCH VỤ P. KẾ TOÁN P.HÀNH CHÍNH NHÂNSỰ TP. KINH DOANH P. KDDVPT P. CSKH DV
• Song hành tác nghiệp quản trị bộ phận bán hàng (thực hiện quy trình bán hàng, tính thưởng hiệu quả).
• Đầu mối công tác triển khai hỗ trọ tín dụng, đại lý bảo hiểm.
• Song hành tác nghiệp quản trị cùng bộ phận phụ tùng ( thực hiện quy trình dịch vụ, tồn kho tối ưu).
• Chịu trách nhiệm hướng dẫn, tổ chức và điều hành các bộ phận thực hiện các nghiệp vụ tài chính- kế toán phù hợp với quy định của pháp luật, của công ty và đặc thù đơn vị.
• Kiểm soát, quản lý việc sử dụng chi phí, tài sản, nguồn vốn, công nợ, dòng tiền của showroom.
• Thực hiện một số nhiệm vụ khác theo sự phân công của Giám đốc. (2) Phòng kinh doanh
- Trưởng phòng kinh doanh:
• Lập kế hoạch kinh doanh hàng tháng, quý, năm của Phòng và giao chỉ tiêu kinh doanh tới từng nhóm bán hàng, từng tư vấn bán hàng.
• Quản lý xe, trưng bày, xe bán, xe đặt hàng.
• Đề xuất, tham mưu cho Tổng giám đốc thay đổi hoặc điều chỉnh các chính sách bán hàng/ đặt hàng trên cơ sở thu thập thông tin phản ánh của khách hàng và nghiên cứu nhu cầu thị trường cũng như tình hình kinh doanh thực tế tại showroom.
• Kiểm soát chi phí bán hàng ( hoa hồng, khuyến mãi, tiếp khách,…)
• Đào tào, huấn luyện nghiệp vụ, kiến thức, kỹ năng kinh doanh (kiến thức sản phẩm, kỹ năng bán hàng, tiêu chuẩn dịch vụ bán hàng, quy trình bán hàng…), tham gia đánh giá và định hướng phát triển nhân sự trong bộ phận.
- Nhân viên tư vấn bán hàng: • Tìm kiếm khách hàng mới. • Chăm sóc khách hàng hiện tại. • Tư vấn bán hàng tại showroom.
• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo chỉ đạo của trưởng phòng kinh doanh. (3) Phòng dịch vụ
• Tiếp nhận cuộc gọi từ khách hàng, cung cấp các thông tin cần thiết về những sản phẩm xe Subaru và của showroom.
• Lập và lưu trữ hồ sơ khách hàng đối với sản phẩm/ dịch vụ và thương hiệu. • Tư vấn, mua bán sản phẩm đối với khách hàng và triển khai các chương trình khuyến mại mới nhất đến khách hàng.