thông CMC Sài Gòn
2.2.4.1 Thực trạng công tác hoạch định NNL
Hoạc định NNL là một hoạt động dùng để lên kế hoạch kinh doanh xác định qua những chiến lược mà công ty đã đề ra với mục tiêu là tìm ra câu trả lời cho những câu hỏi sau: hiện trạng NNL? cần bao nhiêu người? khi nào cần? nguồn cung ứng từ đâu? Ngân sách bao nhiêu?
Những khó khăn của công tác hoạch định NNL :
- Xu hướng toàn cầu hóa bắt buộc công ty phải điều chỉnh lại các hoạt động, cơ cấu…
- Thị trường lao động khan hiếm nhân tài - Công nghệ lạc hậu nhanh chóng
- Đối thủ cạnh tranh vừa mạnh tiền vừa giỏi trí - Pháp lý còn nhiều vấn đề bất cập
Quy trình hoạch định NNL:
Bước 1: Phân tích môi trường QTNNL; Phân tích hiê ̣n tra ̣ng NNL & QTNNL
Thực hiện bước này giúp cho công ty có thể xác định được điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và rủi ro, từ đó lên kế hoạch tổng hợp số lượng và cơ cấu NNL
Bước 2: Dự báo nhu cầu nhân sự
Bước 3: - Dự báo khả năng cung ứng nhân sự
Sales 29% Kỹ thuật 50% Hỗ trợ 21%
Bảng 2.1: Nhu cầu nhân viên của công ty năm từ năm 2014-2016 Công việc theo chuyên môn Số nhân viên hiện tại Số nhân viên kế hoạch Số nhân viên có thể nghỉ việc
Số nhân viên chuyển đổi công
việc Số nhân viên
còn lại Tăng Giảm 2014 2015 2016 2014 2015 2016 2014 2015 2016 2014 2015 2016 Kỹ thuật 190 200 20 20 10 15 10 11 18 20 20 90 120 140 Sales 85 130 35 30 40 10 15 10 22 10 30 50 60 72 Hỗ trợ 60 70 20 17 10 15 5 10 3 5 1 30 35 43 Tổng 335 400 75 67 60 40 30 31 43 35 51 170 215 255 Nguồn: phòng nhân sự Năm 2016 tổng số nhân viên của công ty hơn 250 người
-Cân đối cung- cầu
Bảng 2.2: Tính số nhân viên thừa và thiếu cho từng công việc của năm 2016
Công việc theo chuyên môn Số nhân viên hiện tại Số nhân viên kế hoạch Số nhân viên có thể nghỉ việc Số nhân viên chuyển đổi công việc Số nhân viên có thể đáp ứng Thừa/ thiéu Kế hoạch hành động Tăng Giảm Kỹ thuật 190 200 10 11 20 140 (60) Sales 85 130 40 10 30 72 (13) Hỗ trợ 60 70 10 10 1 43 (17) Tổng 335 400 60 31 51 255 (90) Nguồn: phòng nhân sự
Bước 4: Xây dựng kế hoạch hành động (tuyển mới, đề bạt, thuyên chuyển, cắt giảm…) Xây dựng điều chỉnh chính sách NNL
Bước 5: Lập ngân sách, duyệt ngân sách
Ngân sách tuyển dụng: tổ chúc tuyển dụng, truyền thông, quảng bá, thông báo, tuyển dụng,…
Ngân sách đào tạo: thuê giảng viên, biên soạn tài liệu, các phương tiện nghe nhìn, ứng dụng và cải tiến sau đào tạo,…
Ngân sách phát triển nhân viên: luân chuyển công việc, đề bạt/ thuyên chuyển, tham gia các CLB, hiệp hội,..
Ngân sách lương & phúc lợi: lương cơ bản, lương KD, phụ cấp, trợ cấp, BHXH, BHYT, thưởng/ lương năng suất,…
Kiểm soát: Đảm bảo mọi việc đúng kế hoạch. Phát hiện các rủi ro, cơ hội Đánh giá: Tìm ra cái đúng, cái sai; mặt hay, mặt dở
Điều chỉnh: Đề ra các hoạt động kịp thời để đảm bào mục tiêu
2.2.4.2 Thực trạng phân tích công việc
Phân tích công việc như là viên đá nền để bố trí “ đúng người, đúng việc”
Đây là quá trình là quá trình xác lập CV dựa trên các thông tin đầy đủ và chính xác về công việc đó.
Thông tin về công việc giúp cho công ty:
- Lập bản mô tả công việc: NV hiểu đúng và đủ về CV Phân công hiệu quả
Thống nhất quy trình CV Cải tiến cơ cấu tổ chức Trả lương theo giá trị CV
- Xây dựng tiêu chí hoàn thành công việc: Có cơ sở khoa học đánh giá kết quả CV Trả lương theo thành tích
- Xây dựng tiêu chí năng lực cho mỗi vị trí: Lập tiêu chí tuyển dụng
Hoạch định NNL Phát triển NNL
Quy hoạch nhân sự kế thừa
Quy trình phân tích công việc
Bước 1: Xác định mục tiêu của công ty
Mục tiêu của công ty được chua làm 2 loại: Tài chính( giá thành, doanh số, lợi nhuận) và phi tài chính( thị phần, tỷ lệ thôi việc, tỷ lệ thỏa mãn của nhân viên)
Bước 2: Xác lập thông tin công việc Bước 3: Lập bản mô tả công việc
Nội dung của bản mô tả gồm có: Chức danh, mục đích công việc, các trách nhiệm, các nhiệm vụ. quan hệ công việc, phạm vi thẩm quyền.
Bản mô tả công việc của công ty luôn đảm bảo các tiêu chí sau: Mục đích cụ thể, xuất phát từ mục tiêu của doanh nghiệp. các trách nhiệm được mô tả đầy đủ, không trùng lặp, phản ánh được trong tiêu chí đánh giá kết quả công việc. Các nhiệm vụ bao gồm nhiệm vụ chính và nhiệm vụ phụ, mô tả rõ ràng dễ hiểu và linh hoạt trong việc cập nhật bổ sung.
Bước 4: Lập tiêu chí hoàn thành công việc và tiêu chí năng lực để đảm nhận công việc đó
2.2.4.3 Thực trạng công tác tuyển dụng
Bảng 2.3: Tình hình công tác tuyển dụng nhân sự từ năm 2012-2016
Năm Số nhân viên cần tuyển (người) Số nhân viên đã tuyển (người) Tỷ lệ (%) Tổng số nhân viên của công ty (người) 2012 35 35 100 142 2013 48 45 93,75 143 2014 60 60 100 173 2015 93 92 98,92 213 2016 101 95 94,05 250 (Nguồn: Phòng nhân sự)
Nhìn vào bảng biểu ta thấy hoạt động tuyển dụng luôn đáp ứng nhu cầu cần tuyển của công ty. Với số lượng nhân viên ngày càng tăng thì vai trò của công tác tuyển dụng rất là quan trọng. Do các ứng viên lựa chọn vị trí ứng tuyển đặt tiêu chí cao và muốn tuyển nhân viên giàu kinh nghiệm cũng rất khó nên ta có thể thấy được tỷ lệ đáp ứng về tuyển người cho công ty không đảm bảo hoàn thành 100%. Vì vậy công ty cần có những giải pháp thích hợp hơn để giải quyết bài toán khó này.
Phương châm tuyển dụng: “TUYỂN DỤNG ĐỂ THÀNH CÔNG”
(1) Chân dung ứng viên thành công:
+ Kiến thức chuyên sâu, kỹ năng thuần thục;
+ Tư duy hệ thống, khả năng học hỏi và ứng dụng cái mới vào thực tế; + Đam mê, khát vọng, tận tâm, trách nhiệm;
+ Chủ động, sáng tạo, tích cực, tự tin, bản lĩnh, vượt khó; xem thách thức như là cơ hội để thành công;
+ Đến CMCSI SG không chỉ để tìm kiếm một công việc, mà còn để tìm thấy môi trường có nhiều điều kiện hiện thực hóa ước mơ trở thành người dẫn đầu trong
lĩnh vực/nghề nghiệp mà mình đã chọn.
(2) Kết nối, hợp tác và thành công cùng với những người dẫn đầu. (3) Cho ứng viên sự chuẩn bị tốt nhất.
Việc đánh giá ứng viên không chỉ dựa vào vài vòng kiểm tra, phỏng vấn. Sẵn sàng dành thời gian trao đổi thật kỹ với ứng viên về các tiêu chuẩn, yêu cầu công việc, những cơ hội và thách thức mà ứng viên phải vượt qua khi làm việc tại CMCSI SG. Sau các buổi phỏng vấn, nếu còn có những băn khoăn hay thắc mắc nào, ứng viên có thể liên hệ với bộ phận tuyển dụng để được giải đáp và cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết.
Và đây cũng chính là sự chuẩn bị tốt nhất cho ứng viên thành công trở thành nhân viên mới. Họ sẽ có cơ hội hòa nhập thật nhanh chóng và dễ dàng gặt hái thành công một khi đã xác định rõ ràng mục tiêu hợp tác, gắn bó với CMC SI Saigon.
(4) Không những phỏng vấn và đánh giá, mà còn chia sẻ cởi mở với nhau. (5) Ứng viên chưa phù hợp ngày hôm nay có thể sẽ là ứng viên tốt nhất của ngày mai
Các chính sách tuyển dụng
Nhằm khuyến khích tinh thần giới thiệu ứng cử viên thành công cho các vị trí đang tuyển của công ty, CMC SI SG có các chính sách sau:
- Chính sách giới thiệu ứng viên thành công:
Áp dụng cho toàn bộ nhân viên Công ty CMCSI Sài Gòn và chỉ áp dụng đối với các vị trí tuyển dụng có xác nhận trước từ Phòng Nhân sự là có áp dụng chính sách thưởng giới thiệu (mức thưởng từ 3 triệu – 15 triệu đồng, tùy vị trí công việc).
- Chính sách công tác viên tuyển dụng:
Áp dụng cho cá nhân không phải là nhân viên của CMCSI SG. Việc đánh giá và lựa chọn cộng tác viên phải được thực hiện theo đúng quy trình tuyển dụng của công ty. Mức chi trả được thỏa thuận trong từng trường hợp cụ thể và không vượt quá 50% mức lương cứng chính thức thỏa thuận với ứng viên.
Quy trình tuyển dụng:
Bước 1: Xác lập nhu cầu tuyển dụng
Dựa vào kế hoạch nhân sự từ đầu năm tài chính của các bộ phận/phòng ban và kế hoạch phát triển nhân lực của công ty, NVTD tổng hợp nhu cầu và lập kế hoạch tuyển dụng năm của toàn công ty trình TPNS & Tổng Giám đốc phê duyệt.
Vào đầu mỗi tháng/ quý, căn cứ vào tình hình công việc thực tế, TBP gửi phiếu yêu cầu tuyển dụng đến Phòng Nhân sự. TPNS, NVTD trao đổi và thống nhất nhu cầu tuyển dụng với TBP trước khi trình Tổng Giám đốc phê duyệt. Nhu cầu tuyển dụng tháng/quý có thể khác so với kế hoạch từ đầu năm, tùy tình hình thực tế.
Thời gian đáp ứng nhu cầu tuyển dụng: (1) 30 ngày đối với các vị trí kinh nghiệm 1 – 3 năm; (2) 45 ngày đối với vị trí kinh nghiệm > 3 – 5 năm; (3) 60 ngày đối với vị trí chuyên gia/ quản lý; (4) 90 ngày đối với các vị trí khó tuyển/ nguồn ứng viên khan hiếm trên thị trường lao động.
Bước 2: Tìm kiếm ứng viên
Thông báo tuyển dụng (qua nhiều kênh khác nhau: website Tập đoàn và Công ty, website tuyển dụng, mạng xã hội, thông báo nội bộ công ty, nguồn cộng tác viên tuyển dụng).
Nhận hồ sơ ứng tuyển. Đồng thời, NVTD chủ động tìm kiếm ứng viên từ nhiều nguồn khác nhau.
Sàng lọc hồ sơ ứng viên (xem xét hồ sơ, sơ vấn qua điện thoại – nếu cần). Liên hệ mời phỏng vấn (nếu có).
Bước 3: Phỏng vấn sơ bộ và phỏng vấn chuyên môn
Phỏng vấn sơ tuyển: NVTD chủ động phỏng vấn ứng viên ở cấp độ nhân viên. Các vị trí từ chuyên gia/ trưởng nhóm trở lên có sự tham gia của TP.NS.
Phỏng vấn chuyên môn: Ứng viên đạt yêu cầu trong phỏng vấn sơ tuyển được chuyển sang TBP phỏng vấn chuyên môn.
TPB có trách nhiệm xác nhận thời gian phỏng vấn/ kiểm tra chuyên môn trong vòng 3 ngày làm việc kể từ khi nhận được thông tin ứng viên từ NVTD.
Thực hiện kiểm tra chuyên môn (nếu có).
NVTD tổng hợp kết quả đánh giá sau các vòng phỏng vấn gửi TP.NS và TBP (chậm nhất 3 ngày sau vòng phỏng vấn cuối cùng).
Bước 4: Quyết định tuyển dụng
TP.NS, NVTD và TBP trao đổi, thống nhất kết quả phỏng vấn, sau đó trình Ban Giám đốc phê duyệt đề xuất tuyển dụng ứng viên đạt yêu cầu.
TP.NS/ NVTD tiến hành trao đổi, đàm phán với ứng viên về mô tả công việc, các chính sách lương – thưởng – phúc lợi. Chính thức gửi thư mời nhận việc cho ứng viên sau khi thống nhất với ứng viên về trách nhiệm và quyền lợi.
Ứng viên bổ sung các thông tin, hồ sơ cần thiết theo yêu cầu nêu tại Phiếu bổ sung lý lịch cá nhân.
UV không đạt được thỏa thuận công việc (vì lương hay bất kỳ lý do nào khác): gửi thư cảm ơn và lưu hồ sơ cho cơ hội khác.
Gửi thư (email/ tin nhắn/…) cảm ơn tất cả các ứng viên đã tham gia ứng tuyển/ phỏng vấn nhưng chưa đạt yêu cầu (Tập trung gửi vào ngày 25 hàng tháng).
Sau khi ứng viên được tuyển dụng thì sẽ tới giai đoạn thử việc Thử việc: 2 tháng
Lương thử việc: 85% lương chính thức Chấm dứt thử việc: báo trước 01 ngày
Nguồn tuyển dụng: Nguồn bên trong (nhân viên hiện đang làm việc tại công ty), nguồn bên ngoài ( các trường đại học, cao đẳng, người nộp đơn ứng tuyển, trên các kênh tuyển dụng..)
Kênh tuyển dụng: Careerbuilder.vn, Talent Solution
Ưu điểm của công tác tuyển dụng:
- Quy trình tuyển dụng của công ty mang tính logic, rõ ràng và cụ thể.
- Công ty tuyển dụng từ nguồn bên trong và nguồn bên ngoài. Với nguồn bên ngoài thì công ty sử dụng các trang nổi tiếng để đăng tuyển như Careerbuilder.vn, Talent solution,…Còn nguồn bên trong thì công ty có áp dụng chính sách nhân viên đang đi làm có thể giới thiệu người quen có đủ điều kiện để tham gia ứng tuyển vào vị trí công ty cần. Điều này giúp cho nhân viên cũ thêm gắn bó với công ty và an tâm làm việc hơn. Mối quan hệ của các nhân viên cũng dễ dàng liên kết với nhau nhiều hơn.
- Bản mô tả công việc và bài đăng tuyển dụng thể hiện rõ những thông tin mà ứng viên muốn tìm hiểu.
- Khi cần kiểm tra kỹ năng của ứng viên, công ty có những bài test sơ bộ như trăc nghiệm tâm lý hình học, trắc nghiệm tính cách bản thân, đọc viết 1 bài Tiếng Anh nhỏ,…
- Đối với những vị trí tuyển dụng cần trình độ chuyên môn cao, công ty phỏng vấn rất kỹ để tránh tuyển nhầm người, tiets kiệm thời gian và chi phí
- Nếu phỏng vấn thành công trở thành nhân viên của công ty thì nhân viên đó sẽ bước vào giai đoạn thử việc. Họ sẽ dược phân công làm việc theo nhóm dưới sự giám sát và hướng dẫn trực tiếp bởi quản lý hoặc nhân viên cũ để có thể làm quen vói công việc và môi trường ở công ty. Ngoài ra giai đoan thử việc giúp nhà tuyển dụng đánh giá chính xác hơn năng lực của nhân viên mới và nhân viên mới sẽ có thời gian thích ứng với công việc và xem xét bản thân có thể làm việc lâu dài ở đây được không.
Những hạn chế còn tồn tại và nguyên nhân:
- Kênh tuyển dụng chưa đa dạng dẫn đến một số vị trí không tìm được ứng viên. - Việc sàng lọc hồ sơ còn khó khăn do thiếu nhân viên phụ trách giúp đỡ công việc
này.
- Tìm kiếm CV của ứng viên vào các vị trí cần tuyển trên các trang tuyển dụng làm nhà tuyển dụng không kiểm soát được do lượng ứng viên quá nhiều. Nếu tìm được CV phù hợp thì nhiều trương hợp có thể xảy ra như: CV đó ứng viên chưa câp nhật thông tin mới nhất về bản thân, ứng viên đã tìm được việc làm,…
- Úng viên chưa biết rõ về phúc lợi cũng như cơ hội thăng tiến trong tương lai do trong quá trình phỏng vấn ứng viên còn thiếu tính chủ động và người phỏng vấn chưa diễn giải rõ vấn đề đó.
- Khi phỏng vấn, ý kiến không thống nhất giữa trưởng bộ phận chuyên môn và nhân viên tuyển dụng là một trong những nguyên nhân bỏ sót các ứng viên tiềm năng hoặc không tuyển được người đầy đủ các tiêu chí đảm nhận vị trí cần tuyển.
2.2.4.4 Thực trạng công tác đào tạo và phát triển Bảng 2.4: Quy trình đào tạo
Sơ đồ Nội dung
-Trưởng bộ phận chuyển nhu cầu đào tạo đến Nhân viên phụ trách đào tạo của Phòng Nhân sự.
-Kế hoạch đào tạo năm: gửi trước ngày 20/01 của năm. -Lập phiếu yêu cầu đào tạo:
oKhi xuất hiện nhu cầu chưa được đề cập trong kế hoạch, sẽ được P.NS phản hồi trong vòng 7 ngày kể từ ngày tiếp nhận.
oKhi chuẩn bị tham gia khóa học.
-TP.NS, NVĐT cùng làm việc với TBP để phân tích, đánh giá nhu cầu đào tạo – các nguồn lực cần thiết để xác định hình thức đào tạo phù hợp (mua tài liệu - nhân viên tự học, kèm cặp trực tiếp, đào tạo nội bộ, đào tạo bên ngoài). -Ngoài ra, thời gian đáp ứng các chương trình đào tạo cũng được thống nhất tại thời điểm phân tích, đánh giá. -P.NS lập kế hoạch đào tạo năm của toàn công ty trình
TGĐ phê duyệt chậm nhất vào ngày 15/3 hằng năm. -Nếu kế hoạch được duyệt, P.NS chuyển sang bước tiếp
theo.
-Nếu kế hoạch không được duyệt, P.NS điều chỉnh lại kế hoạch
-P.NS có tiến hành tổ chức thực hiện những khóa đào tạo CBNV thông qua các hình thức sau:
o Đào tạo nội bộ o Đào tạo bên ngoài.