2.4.1 Những thuận lợi
Công ty TNHH Tích hợp hệ thống CMC Sài Gòn thành lập từ năm 2011, tính đến nay đã đã hơn 5 năm. Tuy tuổi đời còn rất trẻ nhưng CMC SI Sài Gòn là chi nhánh của Tập đoàn CMC có kinh nghiệm hơn 20 năm. Chính vì điều đó công ty đã có những thuận lợi trong công tác quản trị cũng như đạt nhiều thành công trong công việc kinh doanh.
Thứ nhất, về vị trí địa lý thì công ty tọa lạc tại quận 10, nơi gần với các trường Đại học như Đại học Kinh tế, Đại học Khoa học tự nhiên, Đại học Sư phạm,…..giao thông khá thuận lợi khiến việc di chuyển của các nhân viên đi làm hoặc giao tiếp với khách hàng, đối tác dễ dàng hơn. Và việc gần với các trường đại học sẽ tạo nên sự liên kết, hợp tác giữa công ty với các trường trong việc quảng bá thương hiệu và tìm kiếm ứng viên ứng tuyển vào các vị trí của công ty.
Thứ hai, văn hóa của công ty chính là chất keo kết dính con người, để từng cá nhân nỗ lực và sáng tạo, cùng nhau xây dựng và vận hành hệ thống quản lý nhằm đạt được các mục tiêu, chiến lược đã đề ra, sẵn sàng vượt qua mọi thách thức để đón nhận thêm nhiều cơ hội mới, lập nên nhiều kỷ lục mới. Giá trị văn hóa của CMC SI Saigon được tuyên truyền, lưu giữ thông qua các ấn phẩm, bản tin Together, phim ảnh, các cuộc thi nội bộ và các sự kiện, lễ hội truyền thống.
Thứ ba, môi trường làm việc năng động, khuyến khích tư duy sáng tạo và học hỏi của nhân viên và sự ham học hỏi của nhân viên trong công ty đã tạo thành văn hóa học tập, chính vì điều này đã làm cho tiêu chí Học tập – Phát triển có vị thế hết sức quan trọng trong chỉ tiêu đánh giá, khen thưởng nhân viên ở CMC SI Saigon.
Thứ tư, Công ty luôn có doanh thu và lợi nhuận ở mức cao, hoàn thành đúng như kế hoạch và thậm chí vượt cả chỉ tiêu đã đề ra theo định hướng chiến lược của doanh nghiệp. Vì vậy công ty có thể chi ra một khoản chi phí dành cho công tác tuyển dụng và đào tạo, giúp cho hoạt động quản trị đạt hiệu quả cao.
Thứ năm, Công ty tiếp tục tăng cường các hoạt động phối hợp với các đơn vị thành viên như CMCTelecom, CMC Soft, … kế thừa sức mạnh từ các công ty thành viên thuộc tập đoàn CMC, luôn mang đến cho khách hàng “Giải pháp tin cậy, Dịch vụ hoàn hảo, Công nghệ tiên tiến”, điều này tạo thêm uy tín cho công ty, thu hút nhiều nguồn lực từ bên ngoài và gắn kết các nguồn lực bên trong, phục vụ tốt cho công tác quản trị hiện tại và tương lai sắp tới.
2.4.2 Những khó khăn
Bên cạnh những thuận lợi trên thì Công ty TNHH CMC SI Sài Gòn cũng gặp nhiều khó khăn ảnh hưởng đến hoạt động quản trị nhuồn nhân lực.
Thứ nhất, Công ty mới thành lập từ năm 2011 nên có nhiều người vẫn chưa biết đến danh tính của công ty nên việc tuyển dụng nhân sự có nhiều kinh nghiệm cho vị trí cấp cao là điều rất khó. Ngoài ra, logo của công ty thiết kế còn khá mờ nhạt, khi tham gia ngày hội tuyển dụng sẽ khó làm các ứng viên chú ý, không cạnh tranh lại sự nổi bật của các công ty kinh doanh cùng lĩnh vực như Công ty TNHH Phần mềm FPT (FSOFT), Công ty TNHH
Harvey Nash Việt Nam (Harvey Nash Vietnam),Công ty TMA Solutions (TMA Solutions),….
Thứ hai, hiện nay nơi làm việc chính của các nhân viên trong công ty chỉ gồm có tầng 8, tầng 9 và tầng 12 của tòa nhà Thiên Nam trên đường Ngô Gia Tự thuộc quận 10. Do quy mô nhỏ nên công ty thiết kế văn phòng theo hướng văn phòng mở, nhiều nhân viên sẽ không có chỗ ngồi cố định mà nguồn nhân lực của công ty lại ngày càng tăng dẫn đén việc thiếu chỗ cho các nhân viên mới. Nếu đặt lịch phỏng vấn tại công ty thì cũng gặp nhiều trục trặc do có thể các phòng sẽ dành cho chương trình đào tạo hoặc là cuộc họp của ban lãnh đạo công ty. Thêm vào đó, vì là văn phòng mở nên rất ồn ào, khi thực hiện phỏng vấn ứng viên qua điện thoại hoặc thực hiện hoạt động kinh doanh, tư vấn, trao đổi thông tin với khách hàng, đối tác sẽ bị ảnh hưởng làm giảm chất lượng và hiệu quả trong công việc.
Thứ ba, cơ cấu tổ chức của công ty gồm nhiều phòng ban mà có một vài người kiêm nhiều vị trí, dẫn đến công việc quá tải tạo nhiều áp lực cho nhân viên. Các phòng ban vẫn chưa phân rõ công việc với nhau, việc của phòng ban này lại đẩy qua phòng ban khác làm ( Ví dụ như các loại giấy tờ thuộc trách nhiệm phòng hành chính thì phòng hành chính lại chuyển qua phòng nhân sự để phòng nhân sự làm). Vì vậy, khi có vấn đề nào đó xảy ra thì các phòng ban lại đùn đẩy trách nhiệm cho nhau, không thừa nhận lỗi sai về mình, điều này khiến cho nhà quản trị khó đưa ra giải pháp chính xác được.
Thứ tư, phòng nhân sự chỉ có 4 người bao gồm Trưởng phòng, chuyên viên tuyển dụng, chuyên viên đào tạo và nhân viên tính lương thưởng, phụ trách về BHYT, BHXH và các chế độ phúc lợi khác. Công việc quá nhiều , các bộ phận khác lúc nào cũng nói thiếu người cần chuyên viên tuyển dụng tuyển thêm và khi gặp vấn đề thì các nhân viên luôn tìm phòng nhân sự, tạo sự áp lực cao cho các nhân viên phòng này.
Thứ năm, Công ty vẫn còn áp dụng mô hình quản trị cũ của 3 năm trước. Mô hình này hiện giờ không phù hợp nữa vì cơ cấu của tổ chức đã thay đổi.
Thứ sáu, việc giới thiệu về công ty như tên công ty, cơ cấu tổ chức, ban lãnh đạo, quy trình, quy định,… chỉ thuyết trình trong một buổi dành các nhân viên mới( đang trong giai đoạn thử việc 2 tháng) và các sinh viên, nhân viên thực tập. Về lâu dài, những thông tin đó sẽ dần dần bị lãng quên. Khi ban lãnh đạo kiểm tra bất chợt thì nhân viên đó không nhớ được cơ cấu tổ chức của công ty. Tên đầy đủ của công ty là công ty TNHH tích hợp hệ thống CMC Sài Gòn nhưng có nhiều nhân viên chỉ nói là Công ty CMC khiến khách hàng hoặc đối tác nhầm lẫn với tên công ty mẹ ở ngoài miền Bắc.
Thứ bảy, nguồn nhân lực hơn 250 người và trong tương lai có thể nhiều hơn thế nữa nhưng bộ phận nhân sự chỉ có 4 người nên việc kiểm soát, đánh giá nhân viên tốn nhiều thời gian và khi tổ chức sự kiện thì không đảm bảo được tất cả nhân viên của công ty tham gia đầy đủ được.
Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP GIÚP CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC CỦA CÔNG TY TNHH TÍCH HỢP HỆ THỐNG CMC SÀI GÒN CÓ HIỆU QUẢ HƠN
3.1 Mục tiêu/ Định hướng của Công ty
Mục tiêu chiến lược:
- Trở thành Công ty tích hợp hệ thống lớn nhất Việt Nam - Năm 2017, đạt doanh thu trên 3.000 tỷ đồng
CMC SI Saigon định hướng chiến lược khẳng định vị thế hàng đầu trong lĩnh vực dịch vụ tích hợp hệ thống CNTT tại thị trường phía Nam và vươn lên thành nhà Tích hợp hệ thống CNTT hàng đầu khu vực bằng việc duy trì tốc độ tăng trưởng hàng năm đạt từ 30 đến 40%, có khả năng cung cấp các giải pháp và dịch vụ công nghệ thông tin chuyên nghiệp với chất lượng cao, uy tín vượt trội và mục tiêu năm 2017 là cán đích 3.000 tỷ đồng doanh thu.
Bảng 3.1: Kế hoạch nhân sự năm 2017
Trung tâm/ Bộ phận
Thực hiện 2016
KH tăng KH giảm Kế hoạch 2017
Khối hỗ trợ 41 - - 41 Khối GB 74 6 - 80 Khối GPDV hạ tâng 41 4 - 45 Khối GPDV DN 101 39 - 140 TỔNG TOÀN CÔNG TY 257 49 - 306 Nguồn: Phòng nhân sự Theo chiều hướng phát triển của công ty thì năm 2017, tổng số nhân viên của toàn công ty có thể sẽ hơn 306 người, sẽ không đúng như kế hoạch đã đề ra.
3.2 Nâng cao hiệu quả công tác tuyển dụng nguồn nhân lực Lập tiêu chuẩn tuyển chọn cụ thể hơn cho từng vị trí công việc Lập tiêu chuẩn tuyển chọn cụ thể hơn cho từng vị trí công việc
Việc đề ra tiêu chuẩn phù hợp cho vị trí cần tuyển rất lă quan trọng, thông tin phải rõ ràng, chính xác và đầy đủ những nội dung mà các ứng viên quan tâm khi ứng tuyển vào một vị trí.Ví dụ khi tuyển một nhân viên quản lý dự án ngoài các tiêu chí chung đã đề ra trên bản mô tả công việc, chuyên viên tuyển dụng cần ghi chú thêm là ưu tiên nhũng người có chứng chỉ PMP, PMF và có kinh nghiệm thực tế ít nhất 3 dự án có giá trị 5 tỷ VNĐ.
Vì là công ty có liên quan đến các giải pháp sản phẩm CNTT nên trên thông tin tuyển dụng cần ghi rõ vị trí đó cần bằng cấp chuyên môn, chứng chỉ nào để ứng viên xem xét, bổ sung vào CV. Các chứng chỉ phổ biến như chứng chỉ CCNA,CCDA, CCIF, CCNP, MS SQL, MCSE, MCSA,…
Cần thống nhất ý kiến giữa các quản lý, trưởng bộ phận chuyên môn yêu cầu những điếu gì cho ứng viên làm cấp dưới của mình với nhân viên tuyển dụng
Về nguồn tuyển dụng:
Công ty tạo một trang tuyển dụng dành riêng cho công ty để tránh phụ thuộc quá nhiều vào các trang tìm kiếm việc làm trên Internet. Thường xuyên tuyển dụng cả ở nguồn bên trong, lẫn bên ngoài, phát hiện những cán bộ công nhân viên giỏi, có tay nghề để tuyển lao động vào làm việc tại Công ty. Tránh chỉ tuyển lao động theo sự giới thiệu thân quen, mang tính chất gia đình.
Công ty nên quan tâm đến các kênh tuyển dụng khác như sàn giao dịch lao động, trung tâm giới thiệu việc làm,… Có nhiều trang web tuyển dụng công ty cần biết đến như www.tuyendung.com,www.vietnamworks.com.vn,www.timviecnhanh.com,www.viecla m24h.vn, www.mywork.com.vn ,.... và nếu công cần các ứng viên chuyên nghiệp, có nhiều năm kinh nghiệm làm ở các vị trí trưởng phòng, quản lý thì công ty có thể tìm ở các trang web như www.careerlink.vn, www.linkedin.com, www.careerbuilder.vn ,…..đặc điểm của các trang web tuyển dụng này là có thể thống quản lý hồ sơ nhân viên hiệu quả, hồ sơ nhân lực phong phú,… Tuy nhiên, vì là các trang web tuyển dụng uy tín nên chuyên viên tuyển dụng cũng cần cân nhắc về chi phí trước khi lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ sao cho mang lại hiệu quả cao nhất.
Liên kết với Bộ phận Marketing của công ty để truyền thông thông tin tuyển dụng đến các anh chị em trong công ty như làm banner, quảng cáo….treo ở nơi làm việc của nhân viên, nơi mà tất cả nhân viên đều có thể nhìn thấy.
Hợp tác với các trường đại học, cao đẳng, trung tâm dạy nghề để mở các cuộc hội thảo tìm nguồn ứng viên, tạo cơ hội cho các sinh viên mới ra trường. Đây là nguồn tuyển dụng lớn và đang có xu hướng phát triển nhanh trong tương lai. Vì vậy, Công ty cần thiết lập mối quan hệ với các trường đại học, cao đẳng, trung tâm dạy nghề,.. cử chuyên viên tới các trường để giới thiệu các cơ hội làm việc, thực tập tại Công ty. Khi có nhu cầu, thì các trường cũng sẽ giới thiệu những ứng viên có chất lượng cao tới Công ty,…
Tham gia vào các ngày hội tuyển dụng việc làm nhiều hơn.
Để có thêm nhiều cơ hội tìm kiếm, thu hút nhân tài, công ty cần đa dạng hóa các nguồn tuyển dụng tìm kiếm được nguồn nhân lực cần thiết cho công ty.
Đây là công việc đòi hỏi cần nhiều thời gian nên Phòng nhân sự cần trao đổi với lãnh đạo công ty tuyển thêm nhân viên phụ trách, ưu tiên cho những bạn sinh viên tham gia thực tập.
Việc tuyển chọn nhân lực không nên quá tập trung vào việc xem xét bằng cấp hay sự giới thiệu của người khác mà chính bản thân những người chịu trách nhiệm trong khâu tuyển dụng nhân sự cho công ty phải đánh giá được tiềm năng trong năng lực làm việc của người ứng viên trước khi ra quyết định tuyển dụng họ.
Công ty có thể sử dụng phần mềm Quản Lý Nhân Sự OOS.GHR, đây là phần mềm mang đến giải pháp tổng thể, tối ưu, chuyên nghiệp phục vụ quản trị nhân sự dành cho các doanh nghiệp vừa và lớn. OOS.GHR xử lý toàn bộ vòng đời của một nhân sự thông qua một quy trình khép kín từ khâu tuyển dụng đến khi thôi việc hoặc nghỉ hưu hoặc chuyển công tác.
Thông tin về nhân viên sẽ luôn được cập nhật liên tục theo thời gian thực. Ngoài ra, OOS.GHR cũng tích hợp rất nhiều giải pháp khác nhau để quản lý lương, thực hiện chấm công, báo cáo và đánh giá nhân sự. Hệ thống báo cáo, quản lý nhân sự và giao diện người dùng trực quan và phù hợp cho tất cả người dùng.
Kết nối với ứng viên
Thông báo đến các nhân viên trong công ty về trang tuyển dụng và khuyến khích họ đăng ký tham gia trở thành thành viên để khi có thông tin về vị trí nào cần tuyển thì trang Web đó sẽ lập tức thông báo cho các thành viên
Nếu ứng viên không phù hợp với vị trí đang tuyển, nhân viên tuyển dụng cần giữ thông tin liên lạc của ứng viên để khi có một vị trí trong tương lai mà ứng viên đó phù hợp thì công ty có thể kết nối với họ một cách nhanh chóng
Quá trình phỏng vấn
Liên hệ với những người tham gia buổi phỏng vấn( ứng viên, quản lý, trưởng bộ phận chuyên môn) để tránh việc hôm phỏng vấn họ có công việc khác
Các bài kiểm tra trước phỏng vấn cần giới hạn thời gian và có người theo dõi để tránh việc ứng viên gian lận, bối rối kéo dài thời gian buổi phỏng vấn
Để đảm bảo công tác tuyển chọn chính xác và công bằng, việc phỏng vấn có thể thực hiện nhiều lần tùy theo mức độ quan trọng của chức danh công việc và số lượng ứng viên tham gia. Đặc biệt, việc kiểm tra kỹ năng của ứng viên phải được thực hiện bởi người có trình độ chuyên môn và có kỹ năng phỏng vấn nhất định, khi cần thiết có thể mời chuyên gia từ bên ngoài để hỗ trợ giúp.
Đánh giá hiệu quả công tác tuyển dụng sau mỗi đợt tuyển dụng
Sau mỗi lần tuyển dụng, Công ty nên thực hiện công tác phân tích rút ra kinh nghiệm, đánh giá hiệu quả của từng bước trong quy trình, xác định điểm yếu và tìm ra nguyên nhân căn bản, xác định những sai lệch giữa kế hoạch và thực tế, tìm ra nguyên nhân, hậu quả và những biện pháp khắc phục những yếu kém đó.
3.3 Nâng cao hiệu quả công tác đào tạo nguồn nhân lực Xác định nhu cầu đào tạo của công ty Xác định nhu cầu đào tạo của công ty
Mỗi năm Công ty đều có những định hướng khác nhau để phù hợp với mục tiêu chiến lược đã đề ra, quan trọng nhất vẫn là đạt kết quả hoạt động kinh doanh đúng như kế hoạch vì thế cho nên nhân viên phụ trách mảng đào tạo cần phối hợp với nhân viên tuyển dụng và các cấp quản lý trong công ty, xác định số lượng nhân viên cần đào tạo, tổng hợp, phân tích lên kế hoạch đào tạo một cách chính xác nhất. Chuyên viên đào tạo cần tổng hợp các bằng cấp, chứng chỉ của nhân viên trên file excel để dễ dàng cập nhật và theo dõi.
Việc xác định nhu cầu đào tạo giúp lựa chọn hình thức và phương pháp đào tạo phù hợp hơn.
Muốn lựa chọn hình thức và phương pháp đào tạo thì công ty cần nắm bắt được nhu cầu của các nhân viên trong công ty, họ cần gì và công việc họ đang làm cần những yếu tố, kỹ năng nào để thống kê lại con số cụ thể và lên chương trình đào tạo đáp ứng được kỳ