5. Nội dung của đề tài
2.3 Quy trình cấp phép sử dụng phần mềm tại Công ty TNHH Pacisoft Việt Nam
Quy trình cấp phép sử dụng phần mềm được Công ty TNHH Pacisoft Việt Nam quản lý theo quy trình chuẩn, mang lại hiệu quả tốt nhất từ tất cả các công đoạn: Tìm kiếm khách hàng; Khảo sát hệ thống, tìm hiểu nhu cầu khách hàng; Tư vấn sản phẩm phù hợp; Đáp ứng nhu cầu khách hàng; Tiếp nhận, xử lý lỗi khi khách hàng yêu cầu.
Công ty TNHH Pacisoft Việt Nam thực hiện cấp phép sử dụng phần mềm cho khách hàng theo sơ đồ hình 2.1. Tuy nhiên, ở mỗi sản phẩm, mỗi hãng phần mềm khác nhau, công ty lại có những qui trình cấp phép khác nhau, tùy thuộc vào chính sách cấp phép của từng hãng. Để hiểu rõ hơn về quy trình trên, tác giả xin phân tích quy trình cấp phép sử dụng phần mềm thiết kế kỹ thuật PTC Creo 3.0 – Sản phẩm mà tác giả tham gia vào qui trinh cấp phép, bước tìm kiếm khách hàng, xác định đại diện khách hàng và tiếp nhận yêu cầu.
Hình 2.4 Quy trình cấp phép sử dụng phần mềm Công ty TNHH Pacisoft Việt
Tìm kiếm khách hàng Tiếp nhận nhu cầu khách hàng
Đáp ứng yêu cầu khách hàng Khảo sát hệ thống Lập kế hoạch Tư vấn sản phẩm phù hợp Thực thi Dừng dự án Xác lập đại diện khách hàng Tiếp nhận yêu cầu từ đại diện
khách hàng
Xác định phạm vị, địa điểm triển khai dự án Xử lý sự cố
Báo cáo tới đại diện khách hàng
Báo cáo kết quả nội
bộ công ty KẾT THÚC
Bƣớc 1: Tìm kiếm khách hàng
Bộ phận tìm kiếm khách hàng qua điện thoại (Telesales) của công ty sẽ gọi đến khách hàng tiềm năng là những doanh nghiệp có dùng phần mềm thiết kế kỹ thuật 3D, thiết kế khuôn mẫu hoặc gia công cơ khí để giới thiệu về phần mềm PTC Creo 3.0. Đồng thời khai thác thông tin khách hàng bao gồm:
- Thông tin cá nhân (tên, số điện thoại, email, vị trí) người phụ trách trang bị phần mềm bản quyền cho doanh nghiêp (nhân viên IT, Kỹ thuật, Mua hàng, Hành chính – Nhân sự,…).
- Số lượng máy tính có sử dụng phần mềm thiết kế của doanh nghiệp khách hàng.
- Tên và tình trạng phần mềm thiết kế doanh nghiệp đang sử dụng.
Từ đó nắm bắt nhu cầu thực sự của khách hàng để chuyển cho bộ phận kinh doanh.
Bƣớc 2: Xác định đại diện khách hàng và tiếp nhận nhu cầu
Thông qua thông tin Telasales có thể thu thập được, nhân viên kinh doanh tiến hành liên hệ với khách hàng để xác định chính xác đại diện khách hàng. Thông qua đại diện này, nhân viên kinh doanh sẽ tìm hiểu nhu cầu thực sự của khách hàng. Xác định khả năng đáp ứng nhu cầu của công ty, nếu có thể, nhân viên kinh doanh sẽ tiếp nhận nhu cầu và tiến hành xử lý.
Bƣớc 3: Xin giá và báo giá
Nhân viên Phòng mua hàng sẽ tiến hành liên hệ với hãng phần mềm PTC qua email, cung cấp các thông tin của khách hàng. Do giá thành phần mềm sẽ thay đổi tùy theo loại hình, quy mô của doanh nghiệp sử dụng cũng như số lượng phần mềm cần trang bị nên việc cung cấp thông tin về khách hàng sử dụng phần mềm vô cùng quan trọng, nó giúp cho Pacisoft cũng như doanh nghiệp sử dụng có thể được hỗ trợ giá tốt nhất từ phía hãng phần mềm.
Sau khi có được giá nhập từ hãng, nhân viên Phòng mua hàng sẽ chuyển cho nhân viên kinh doanh để cân đối lợi nhuận và báo giá bán cho khách hàng qua email. Đây được xem như là Thư chào hàng, báo giá mà Pacisoft cung cấp cho khách hàng.
Bƣớc 4: Lập đơn hàng hoặc ký hợp đồng (đối với những đơn hàng có giá trị cao)
Sau khi khách hàng chấp nhận báo giá của Pacisoft, nhân viên kinh doanh sẽ tiến hành lập “Xác nhận đặt hàng (Purchase Order)” hoặc “Hợp đồng mua bán phần mềm bản quyền”.
Ở bước này, có thể phát sinh nghiệp vụ đàm phán hợp đồng. Khi đó nhân viên kinh doanh cùng với nhân viên kỹ thuật sẽ đến gặp trực tiếp khách hàng để đàm phán về điều khoản hợp đồng hoặc hỗ trợ trình chiếu, dùng thử cho khách hàng.
Bƣớc 5: Đăng ký mua hàng và xác nhận đặt hàng với hãng phần mềm PTC.
Sau khi hợp đồng được ký kết với khách hàng, nhân viên Phòng mua hàng sẽ tiến hành đăng ký mua hàng trên hệ thống của hãng phần mềm PTC thông qua website https://ptc.force.com/ . Để chắc rằng, Pacisoft đang thực hiện mua hàng để phân phối cho khách hàng sử dụng cuối, hãng phần mềm PTC sẽ yêu cầu gửi “Xác nhận đặt hàng” mà Pacisoft đã ký với khách hàng cho họ. Khi lệnh mua hàng được chấp thuận, hãng phần mềm PTC sẽ xác nhận qua email cho Pacisoft.
Bƣớc 6: Ký kết hợp đồng với hãng phần mềm PTC
Sau khi hoàn tất thủ tục đặt hàng và được chấp thuận bởi hãng phần mềm PTC, Pacisoft sẽ tiến hành soạn thảo hợp đồng theo thỏa thuận khi ký hợp đồng làm nhà phân phối cho hãng phần mềm PTC tại Việt Nam. Do đó, ở bước này, không phát sinh nghiệp vụ đàm phán hợp đồng với hãng phần mềm PTC nữa. “Hợp đồng mua bán phần mềm (Software Sale Contract)” sau khi được soạn thảo, ký tên đóng dấu của người đại diện mua hàng phía Pacisoft, mà cụ thể là Ông Nguyễn Việt Trung – Giám đốc điều hành; sẽ được chuyển cho hãng phần mềm PTC bằng email để phía đại diện hãng ký hợp đồng. (Xem phụ lục đính kèm)
Bƣớc 7: Nhận bộ chứng từ thanh toán
“Hợp đồng mua bán phần mềm (Software Sale Contract)” sau khi được ký bởi đại diện hãng sẽ được chuyển lại cho Pacisoft cùng với “Hóa đơn thương mại (Invoice)” qua email. Loại hóa đơn thương mại mà hãng phần mềm PTC cung cấp
cho Pacisoft là “Hóa đơn chiếu lệ”. Nhân viên bộ phận quan hệ đối tác sau khi nhận được những chứng từ sẽ chuyển lại cho bộ phận kế toán để thực hiện thanh toán.
Bƣớc 8: Thanh toán (quốc tế) cho hãng phần mềm PTC
Sau khi nhận đầy đủ bộ chứng từ bao gồm “Hợp đồng mua bán phần mềm” và “Hóa đơn thương mại” được chuyển qua email cho Pacisoft, nhân viên Phòng mua hàng sẽ chuyển cho bộ phận kế toán để tiến hành thanh toán. Công ty Pacisoft sẽ thanh toán cho hãng phần mềm PTC theo hình thức chuyển tiền qua tài khoản:
- Tên tài khoản: Công ty Parametric Technology (Hongkong) Limited
- Số tài khoản: 600 681 225-274
- Ngân hàng Cổ phần Hong Kong và Thượng Hải, chi nhánh chính.
Theo “Hợp đồng mua bán phần mềm” đã ký kết giữa Pacisoft và hãng phần mềm PTC thì Pacisoft phải thanh toán bằng đồng đô la Mỹ nên ở bước này, kế toán phải thực hiện các nghiệp vụ mua bán ngoại tệ để có thể thanh toán cho hãng phần mềm. Thanh toán 100% giá trị hóa đơn ngay khi “Hợp đồng mua bán phần mềm” được ký kết và nhận được hóa đơn thương mại.
Bƣớc 9: Cung cấp chứng từ thanh toán
Sau khi đã hoàn tất thủ tục thanh toán (quốc tế) cho hãng phần mềm PTC, kế toán sẽ chuyển lại bộ chứng từ thanh toán cho hãng qua email, hãng sẽ xác nhận lại việc này bằng một email khác, được gửi lại cho Pacisoft ngay khi nhận được chứng từ thanh toán.
Bƣớc 10: Nhận hàng từ hãng phần mềm PTC
Trong vòng 2 tuần kể từ khi “Hợp đồng mua bán phần mềm” được ký kết, hãng phần mềm PTC sẽ giao hàng theo đúng chất lượng và số lượng đã cam kết trong hợp đồng. Trước khi giao hàng, hãng phần mềm PTC sẽ xác nhận chính xác ngày giờ giao hàng qua email. Đến thời hạn giao hàng, do đặc thù là sản phẩm hàng hóa vô hình nên hãng phần mềm PTC sẽ giao hàng dưới dạng giấy phép điện tử qua email cho Công ty Pacisoft.
Tương tự như hình thức giao hàng mà hãng phần mềm PTC đã thực hiện, Pacisoft cũng sẽ giao hàng cho khách hàng theo dạng giấy phép điện tử. Sau khi nhận được hàng, khách hàng sẽ thực hiện thanh toán cho Pacisoft theo hợp đồng đã ký ở bước 4.
Bƣớc 12: Tiếp nhận và xử lí lỗi (nếu có)
Trong quá trình cài đặt và sử dụng phần mềm, nếu khách hàng gặp sự cố lỗi phát sinh, sẽ liên hệ theo số điện thoại hỗ trợ kỹ thuật được đăng tải trên website
www.pacisoft.com hoặc liên hệ trực tiếp với nhân viên kinh doanh đã làm việc với
họ từ trước. Nhân viên lễ tân hoặc nhân viên kinh doanh có trách nhiệm tiếp nhận lỗi, xử lí ngay nếu có thể hoặc chuyển cho bộ phận kỹ thuật xử lí trong thời gian sớm nhất.