5 Kết cấu đề tài
2.2.2 Phân tích quy trình
2.2.2.1 Ký hợp đồng ngoại thương.
Bộ phận quản lý nhãn hàng ( Brand management ) sẽ liên hệ đặt hàng với nhà xuất khẩu, hai bên sẽ thống nhất các điều khoản trong hợp đồng. Khi sản xuất xong và hàng sẵn sàng giao thì hãng sẽ gửi thông tin hàng dự kiến, các chứng từ thanh toán liên quan đến lô hàng cho bộ phận Kinh doanh và XNK của PSD . Khi đã kiểm tra và xác nhận qua email hãng sẽ giao hàng cho Forwarder.
Trong thời gian thực tập em có cơ hội cùng các anh chị phòng XNK của công ty thực hiện lô hàng máy tính hiệu ASUS hợp đồng số : 17-2017/PSD-ASUS và 19- 2017/PSD-ASUS Máy tính hiệu ASUS nhập theo loại hình kinh doanh ( hai lô này về cùng thời gian nên thể hiện chung trên các chứng từ )
Hợp đồng đảm bảo các nội dung :
Hợp đồng số: 17-2017/PSD-ASUS
Ngày: 26/4/2017
Bên bán: ASUS GLOBAL PTE.LTD
Địa chỉ: 15A, CHANGI BUSINESS PARK CENTRAL 1, #05-01, EIGHTRIUM, SINGAPORE 486035, SINGAPORE
Bên mua: Petrosetco Distribution JSC
Địa chỉ: Phòng 207, 1-5 Lê Duẩn, PetroVietnam Tower, Phường Bến Nghé, Quận 1, TP. HCM Tên hàng: Số lượng 1. DESKTOP D520SF-0G4400018C 50 2. DESKTOP D520SF-0G4400200 20 3. DESKTOP D520SF-I361000560 20 4. DESKTOP D320MT-0G44001450 54 5. DESKTOP D320MT- I361002600 72 Tổng số lượng hàng: 216
Trị giá hợp đồng: 62,720.00 USD CIP HCM Port
Xuất xứ: Trung Quốc
Cảng xếp hàng: Hongkong
Cảng dỡ hàng: Hồ Chí Minh
khoản ngân hàng của ASUS GLOBAL PTE.LTD trong 45 ngày kể từ ngày hàng lên tàu.
Hợp đồng số: 19-2017/PSD-ASUS
Ngày: 26/4/2017
Bên bán: ASUS GLOBAL PTE.LTD
Địa chỉ: 15A, CHANGI BUSINESS PARK CENTRAL 1, #05-01, EIGHTRIUM, SINGAPORE 486035, SINGAPORE
Bên mua: Petrosetco Distribution JSC
Địa chỉ: Phòng 207, 1-5 Lê Duẩn, PetroVietnam Tower, Phường Bến Nghé, Quận 1, TP. HCM
Tên hàng: Số lượng 1 DESKTOP D520MT-I564000684 20
Tổng số lượng hàng: 20
Trị giá hợp đồng: 12,400.00 USD CIP HCM Port
Xuất xứ: Trung Quốc
Cảng xếp hàng: Hongkong
Cảng dỡ hàng: Hồ Chí Minh
Thanh toán: Chuyển tiền bằng điện (TT) số tiền 12,400..00 USD vào tài khoản ngân hàng của ASUS GLOBAL PTE.LTD trong 45 ngày kể từ ngày hàng lên tàu.
2.2.2.2 Thuê phƣơng tiện vận chuyển quốc tế và mua bảo hiểm cho hàng hóa
Trong trường hợp hợp đồng này, công ty nhập khẩu theo điều kiện CIP nên trách nhiệm thuê phương tiện vận tải và mua bảo hiểm cho lô hàng thuộc về ASUS (người bán). Bên người bán đã thuê hãng tàu WANHAI/ V.S090 vận chuyển hàng từ HONGKONG về TP.HCM. Vì đây là lô hàng lẻ nên hàng sẽ được đến CFS (Container frieght station) để gom hàng trước khi đưa lên tàu.
Bên cạnh đó, để đảm bảo hàng về kho an toàn thì công ty đã mua Bảo hiểm cho lô hàng trong quá trình vận chuyển trong lãnh thổ Việt Nam.
Nhân viên chứng từ sẽ tiếp nhận thông tin chính thức giao hàng khi tới nơi từ hãng qua email hoặc fax và theo dõi lịch hàng về với Forwarder.
2.2.2.3 Nhận và kiểm tra bộ chứng từ ( B/L,CO,CI,Packing List,..)
Công ty PSD sẽ nhận thông tin về hàng hóa và các giấy tờ cần thiết, bộ chứng và tiến hành khai báo hải quan, thực hiện các thủ tục để nhận hàng. Nhân viên chứng từ phụ trách sẽ kiểm tra chi tiết hồ sơ nhận được từ hãng, đối chiếu tất cả các chi tiết có trên Invoice, Packing List, B/L, C/O, AN xem bộ chứng từ có đồng nhất hay chưa, các thông tin có gì sai lệch với nhau hay không. Bên cạnh đó, người phụ trách cũng phải kiểm tra với nhà vận tải/hãng tàu: thời gian hàng về, cảng đến.
Cụ thể kiểm tra các chứng từ sau:
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
Hóa đơn thương mại là chứng từ quan trọng trong bộ chứng từ và là cơ sở để xác định mô tả hàng hóa, số lượng hàng, điều kiện thanh toán, nước xuất xứ, giá cả trên mỗi đơn vị sản phẩm và trị giá lô hàng để tính thuế nhập khẩu.
Vì vậy đối với hóa đơn thương mại cần kiểm tra kĩ các thông tin như số, ngày hóa đơn, các thông tin về hàng hóa, điều kiện thanh toán cũng như thông tin của người xuất khẩu, nhập khẩu có trùng khớp với hợp đồng hay không. Nếu có sai sót phải yêu cầu chỉnh sửa ngay. Cần kiểm tra kĩ các mục sau:
Số hóa đơn: 15170198892
Ngày hóa đơn: 05/05/2017
Tên và địa chỉ bên bán: ASUS GLOBAL PTE.LTD
15A, CHANGI BUSINESS PARK CENTRAL 1, #05-01, EIGHTRIUM, SINGAPORE 486035, SINGAPORE
Tên và địa chỉ bên mua: Petrosetco Distribution JSC; Phòng 207, 1-5 Lê Duẩn, PetroVietnam Tower, Phường Bến Nghé, Quận 1, TP. HCM
Tên hàng số lượng 1. DESKTOP D520SF-0G4400018C 50 2. DESKTOP D520SF-0G4400200 20 3. DESKTOP D520SF-I361000560 20 4. DESKTOP D520SF-0G44001450 54 5. DESKTOP D520SF- I361002600 72 6. DESKTOP D520MT-I564000684 20 Tổng số lượng hàng: 236
Ship via: SEA
Xác nhận: tên, địa chỉ bên bán, bên mua, tên hàng hóa, số lượng hàng, trị giá hợp đồng và điều kiện giao hàng trong hóa đơn này đều trùng khớp với hợp đồng ngoại thương.
Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing list)
Phiếu đóng gói hàng hóa là bản liệt kê, kê khai chi tiết cụ thể từng loại mặt hàng trong từng kiện hàng được đóng gói mà nhà xuất khẩu gửi cho nhà nhập khẩu. Cần phải kiểm tra chi tiết các thông tin quan trọng của Packing list như các mô tả về hàng hóa, số và ngày của Invoice trên Packing list có trùng khớp với Invoice công ty nhận được hay không; trọng lượng, quy cách đóng gói, bao bì, số container có trùng khớp với hợp đồng hay không.
Số của invoice trên packing list: 15170181785
Ngày của invoice trên packing list : 21/04/2017
Đóng gói: 6 pallets
Trọng lượng: 2065 KGS
Tên hàng và số lượng hàng hóa được nên trên Parking list
Xác nhận: Những thông tin trên phiếu đóng gói hàng hóa trùng khớp với các thông tin trên hợp đồng, hóa đơn cũng như vận đơn.
Vận đơn đường biển (Bill of Landing)
Vận đơn đường biển là chứng từ cho thấy người vận chuyển đã nhận hàng do người chuyên chở hoặc người đại diện của người chuyên chở phát hành cho người gửi hàng. Vận đơn còn là bằng chứng xác nhận hợp đồng chuyên chở hàng hóa bằng đường biển đã được kí kết. Việc kiểm tra chính xác nội dung của vận đơn rất quan trọng vì liên quan đến khâu nhận hàng. Cần chú ý đến các thông tin sau trong vận đơn: số và ngày của vận đơn, người gửi hàng, người nhận hàng, tên hãng chuyên chở, tên và số hiệu tàu, tên tàu, cảng bốc dở hàng, tên hàng cũng như số lượng, trọng lượng các mặt hàng, cách đóng gói hàng hóa.
Các chứng từ trên phải có các thông tin trùng khớp với nhau và trùng khớp với hợp đồng và L/C (nếu có), nếu có sai sót phải thông báo ngay cho công ty và người bán để chỉnh sửa Manifest kịp thời nhằm tiết kiệm thời gian tránh các chi phí phát sinh khác như chi phí lưu kho, lưu bãi v.v…
Số vận đơn: DFS035096616
Người gửi hàng (shipper): ASUS GLOBAL PTE.LTD 15A, CHANGI BUSINESS PARK CENTRAL 1, #05-01, EIGHTRIUM, SINGAPORE 486035, SINGAPORE
Người nhận hàng (consignee) và ô notify party: Petrosetco Distribution JSC; Phòng 207, 1-5 Lê Duẩn, PetroVietnam Tower, Phường Bến Nghé, Quận 1, TP. HCM
Notify party: Petrosetco Distribution JSC; Phòng 207, 1-5 Lê Duẩn, PetroVietnam Tower, Phường Bến Nghé, Quận 1, TP. HCM
Tên tàu: WANHAI 272/ V.S090
Cảng bốc: HONGKONG
Cảng dỡ: bất kì cảng nào tại Hồ Chí Minh
Ký mã hiệu hàng: PETROLEUM GENERAL DISTRIBUTION
Đóng gói: 6 Pallets
Trọng lượng: 2065 Kgs
Xác nhận: Các thông tin trong vận đơn đều khớp với hợp đồng, invoice và packing list.
Giấy báo hàng đến của hãng tàu (Arival Notice)
Khi hàng sắp đến, hãng tàu sẽ gửi thông báo hàng đến cho nhà xuất khẩu thông báo về thời gian, địa điểm, kho cảng mà lô hàng sẽ cập. Nhân viên giao nhận cần xác nhận và kiểm tra chính xác các thông tin sau để nhận hàng như tên hãng tàu hoặc forwarder, số bill tương ứng của từng lô hàng, ngày tàu đến, mã cảng đến, mã kho lưu hàng, các giấy tờ cũng như các chi phí liên quan đến việc nhận hàng.
Ngày tàu đến: 12/05/2017
Cảng đến: Cát Lái Kho 3
Tên tàu: WANHAI 272/V. S090
Số vận đơn: DFS035096616
Điều kiện dỡ: CFS
Ký mã hiệu hàng: PETROLEUM GENERAL DISTRIBUTION
Số lượng: 6 Pallets
Xác nhận: Những thông tin trên giấy báo hàng đến trùng khớp với các thông tin trên vận đơn.
Giấy chứng nhận xuất xứ C/O (nếu có)
Giấy chứng nhận xuất xứ cho biết nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa. Tùy vào mặt hàng sẽ có yêu cầu giấy chứng nhận xuất xứ, cần kiểm tra các thông tin trong giấy chứng nhận xuất xứ như nước xuất nhập khẩu hàng hóa đó có giống trên hợp đồng hay không, nước phát hành có khớp với nước xuất khẩu chưa, số bill trên C/O có khớp với số bill trên vận đơn không, số lượng hàng trên C/O có khớp với thông tin trên invoice và packing list hay không.
Vì lô hàng này được áp dụng thuế suất 0% nên sử dụng C/O thường. 2.2.2.4 Làm thủ tục hải quan điện tử.
Hiện nay, công ty sử dụng phần mềm VNACCS -VCIS do công ty cổ phần phần mềm Thái Sơn phát hành để khai hải quan điện tử đến Chi cục hải quan quản lý hàng đầu tư. Nhân viên sẽ thực hiện khai báo Hải Quan Điện Tử tại Chi cục HQ Sài Gòn KVI , ngày đăng ký: 13/03/2017.
Quá trình lên tờ khai gồm các bước sau:
Bước 1: Điền thông tin Doanh nghiệp/Chọn Doanh nghiệp khai báo.
Khi khai báo Hải quan điện tử, đầu tiên cần chọn Doanh nghiệp khai báo. Trong trường hợp này công ty đã có thông tin doanh nghiệp lưu sẵn trên hệ thống nên chỉ cần vào thẻ Hệ thống –> Chọn doanh nghiệp xuất nhập khẩu - > Nhập mã doanh nghiệp: 0305482862 thì hệ thống sẽ tự động điền các thông tin còn lại như tên doanh nghiệp, địa chỉ, điện thoại.
Bước 2: Chọn “Đăng ký mới tờ khai nhập khẩu”, nhập thông tin vận đơn, hóa đơn thương mại
Sau khi chọn thông tin doanh nghiệp, chọn thẻ Tờ khai hải quan và chọn mục Đăng ký mới tờ khai nhập khẩu.
Ở thẻ Thông tin chung trên màn hình, nhân viên khai báo hải quan sẽ nhập các thông tin sau (các thông tin có dấu sao màu đỏ là những thông tin bắt buộc phải nhập và không thể chỉnh sửa khi đã truyền tờ khai đi):
Mã loại hình: Vì mặt hàng nhập khẩu của Công ty PSD là mặt hàng công nghệ điện tử được nhập với mục đích kinh doanh tiêu dùng nên nhập mã là A11.
Cơ quan Hải quan: Lô hàng này do Chi cục Hải quan Sài Gòn khu vực I nhận thông quan.
Phân loại cá nhân/tổ chức: Hàng hóa được nhập khẩu từ ASUS GLOBAL PRE LTD đến Công ty PSD nên phải nhập mã 4 “Hàng hóa từ tổ chức đến tổ chức”.
Phương thức vận chuyển: Hàng hóa được vận chuyển bằng đường biển nên có mã 3 “Đường biển” (không container).(vì đây là lô hàng lẻ)
Người nhập khẩu: Ở mục này hệ thống sẽ tự động điền thông tin doanh nghiệp nhập khẩu đã được thực hiện ở bước 1. Kiểm tra lại các thông tin về Mã doanh nghiệp, tên, địa chỉ.
Người xuất khẩu: Điền các thông tin cần thiết của người xuất khẩu như tên công ty, địa chỉ, mã nước xuất khẩu.
Tên: ASUS GLOBAL PTE.LTD
Địa chỉ: 15A, CHANGI BUSINESS PARK CENTRAL 1, #05-01, EIGHTRIUM, SINGAPORE 486035, SINGAPORE
Mã nước: SG – Singapore
Vận đơn: Tại mục vận đơn điền các thông tin dựa vào Bill of Landing. Số vận đơn: DFS03596274
Số lượng kiện: 6 Pallets
Tổng trọng lượng hàng: 2065 KGM Địa điểm lưu kho dự kiến: 02CIRCI
Phương tiện vận chuyển: Tàu mang số hiệu WANHAI 272/V. S090 Ngày hàng đến: 05/05/2017
Địa điểm dỡ hàng: Cảng Cát Lái (VNCLI) Địa điểm xếp hàng: Hongkong (HKHHP)
Ở thẻ Thông tin chung 2, điền các thông tin cần thiết vào mục Hóa đơn thương mại từ Invoice như sau:
Hình thức hóa đơn: Hóa đơn thương mại Số hóa đơn: 15170181785
Ngày phát hành: 24/02/2017
Mã phân loại hóa đơn: A – Hóa đơn hàng hóa phải trả tiền Phương thức thanh toán: TT
Điều kiện thanh toán: CIP Mã đồng tiền: USD
Tổng trị giá hóa đơn: 75,120.00
Bước 3: Nhập danh sách hàng
Dựa vào hóa đơn thương mại nhập đầy đủ thông tin về hàng hóa: mã HS, tên hàng, xuất xứ, lượng, đơn vị tính, thuế suất... vào thẻ Danh sách hàng.
Trưởng hợp không có mã HS trên hóa đơn ta truy cập trang web: www.Custom.gov.vn để tra mã HS của mặt hàng.
Bước 4: Truyền tờ khai điện tử
Sau khi hoàn thành các bước trên, nhân viên sẽ nhấn nút Ghi để nếu có thông tin bắt buộc nào còn thiếu, hệ thống sẽ thông báo để điền lại thông tin vào ô đó. Sau khi Ghi thành công , nhân viên khai báo sẽ chọn mục 2.Khai trước thông tin tờ khai (IDA) và dùng chữ ký số để truyền thông tin tờ khai đến cơ quan Hải quan. Nếu có sai sót, nhân viên sẽ nhấn vào mục 1.Lấy thông tin tờ khai từ Hải quan (IDB) để lấy tờ khai về sửa chữa. Sau khi đảm bảo không còn gì sai sót trong tờ khai, nhân viên sẽ chọn mục 3.Khai chính thức tờ khai (IDC) và dùng chữ ký số để khai chính thức tờ khai. Lúc này hệ thống sẽ xác nhận đã nhận dữ liệu bằng cách gửi lại số tiếp nhận và ngày tờ khai. Sau khi cán bộ Hải quan xử lý tờ khai và phản hồi kết quả, cấp số tờ khai cho lô hàng, nhân viên giao nhận sẽ làm theo hướng dẫn của kết quả được phản hồi.
Bước 5: Hải quan điện tử sẽ trả về số tiếp nhận hóa đơn điện tử cũng như kết quả phân luồng
Trong trường hợp này, nhân viên đã khai báo thành công và nhận được số tờ khai là 101409933810. Khi này nhân viên vào mục 4.Lấy kết quả phân luồng thông quan để lấy kết quả phân luồng tờ khai và hướng dẫn làm thủ tục thông quan. Trường hợp này lô hàng của công ty được phân Luồng Xanh. Sau khi hoàn tất quá trình khai hải quan điện tử doanh nghiệp tiến hành nộp thuế cho hàng hóa. Với trường hợp này doanh nghiệp chỉ đóng thuế VAT cho lô hàng vì lô hàng này áp dụng thuế suất 0%
2.2.2.5 Lấy lệnh giao hàng
Khi tàu chở hàng gần đến cảng tới, ASUS GLOBAL PTE.LTD sẽ gửi Thông báo hàng đến (Cargo Arrival Notice). Khi đó nhân viên công ty sẽ mang 1 Vận đơn gốc,
Giấy giới thiệu của Công ty, Giấy CMND, giấy Thông báo hàng đến đi tới đại lý hãng tàu đóng phí lấy D/O.
Khi nhận lệnh nhân viên cần kiểm tra D/O, đối chiếu B/L với các thông tin trong D/O để đảm bảo thông tin chính xác. Nếu có sai sót phải yêu cầu hãng tàu sửa chữa và đóng dấu “CORRECT” vào chỗ đã sửa, nếu không sẽ dẫn đến các rắc rối khi làm thủ tục hải quan và nhận hàng tại cảng. Các thông tin cần lưu ý trong D/O:
Có đóng dấu và kí tên lên đầy đủ các lệnh Số vận đơn: DFS035096616
Số lượng kiện: 6 Pallets
Tổng trọng lượng hàng: 2065 KGM Địa điểm lưu kho dự kiến: 02CIRCI
Phương tiện vận chuyển: Tàu mang số hiệu WANHAI 272/V. S090 Ngày hàng đến: 05/05/2017
Địa điểm dỡ hàng: Cảng Cát Lái Địa điểm xếp hàng: Hongkong
Trong trường hợp này nhân viên giao nhận đã đi đến Dimerco Vietfracht Liên Doanh - Công Ty TNHH Dimerco Vietfracht Liên Doanh địa chỉ :Tầng7, 29-31 Đinh Bộ Lĩnh, P. 24, Q. Bình Thạnh,Tp. Hồ Chí Minh (TPHCM)
2.2.2.6 Làm thủ tục hải quan tại cảng.
Sau khi được phân luồng, nhân viên tiến hành in tờ khai Hải quan điện tử làm 2 bản để tiếp tục bước thông quan cho lô hàng.