5 Kết cấu đề tài
2.2.2.7 Nhận hàng và chuyển hàng về kho
Nhân viên sẽ tiến hành các bước sau để lấy hàng:
B1 : Liên lạc kho để lấy hàng. Xuất trình D/O, phiếu xuất kho để lấy hàng chất vào xe
B2 : Nộp tờ khai ( gốc + photo ), danh sách hàng được phép thông quan, phiếu xuất kho để thanh lý Hải quan giám sát cổng. Đưa số xe vận chuyển hàng cho nhân viên cổng để xe được ra cổng.
B3 : Đưa hàng về kho ( Vì đây là hàng lẻ nên công ty thuê xe tải vừa để chở hàng về kho)
2.2.2.8 Tạo dữ liệu lên hệ thống.
Nhận thông tin từ nhân viên quản lí tài khoản, nhận bộ hồ sơ từ bộ phận XNK, kiểm tra thông tin của bộ hồ sơ, nhập thông tin vào hệ thống WMS của công ty.
Tất cả các lô hàng nhập vào phải bảo đảm tính chính xác về: số lượng, màu, mã hàng. Toàn bộ chứng từ để nhập hàng phải phải chính xác và đồng nhất. Đảm bảo quá trình tạo Master Data – PO – RO vào WMS trước khi hàng nhập kho.
Việc lưu hồ sơ rất cần thiết để phục vụ cho việc tra cứu thông tin sau này hay sử dụng, kiểm tra lại tài liệu
Sơ đồ 2.3 Tạo Master data Vào www.wms.psd.com Master data Product Add product Nhập thông tin: Product code Category Accounting brand Product name: TA/TV
Base UOM Supplier Manufacturer Thuế VAT – NK Save Kết thúc
Sơ đồ 2.4 Tạo PO
Vào www.wms.psd.com.vn
Receive
Contract New contract
save Kết thúc Nhập thôn tin: Contract No Contract Date Transport Type Supplier remark
(Nguồn: phòng XNK) Sơ đồ 2.5 Tạo RO Vào www.wms.com.vn Receive Tạo RO NR Nhập mua hàng Kết thúc Nhập thông tin: Transport type Receive from Accounting type Bill no Invovice no Declaration no Remark Search GR:
Đổ số IMEI/ Serial No. / Service tags vào WMS
2.3 Đánh giá quy trình nhập khẩu tại PSD
2.3.1 Điểm mạnh.
Quy trình nhập khẩu tại công ty PSD có thể thấy khá hoàn chỉnh và gần như là một vòng tròn khép kín, chuyên nghiệp và nhanh chóng
Công ty đã được công nhận chấp hành tốt pháp luật hải quan nên được xem xét ưu tiên về thủ tục hải quan.
Quy trình thủ tục hải quan được thực hiện bằng việc khai báo điện tử nên số tiếp nhận, số tờ khai, kết quả phân luồng, kiểm tra kết quả thông quan, tra cứu nộp thuế có ngay tại công ty mà không cần phải ra chi cục Hải quan như lúc trước. Điều này giúp công ty tiết kiệm được rất nhiều thời gian và có thể chủ động hơn trong việc làm hàng khi đã biết trước kết qua phân luồng.
Ban lãnh đạo công ty có tầm nhìn, am hiểu nhiều lĩnh vực. Đội ngũ nhân viên trẻ giàu chuyên mô, năng động, nhiệt huyết và đạt hiệu quả cao trong công việc.
Cơ sở vật chất của công ty rất khang trang, có đầy đủ các thiết bị hiện đại, thông tin liên lạc đầy đủ đáp ứng cho yêu cầu công việc cũng như môi trường làm việc tốt, tạo tinh thần làm việc thoải mái cho nhân viên. Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty khá hợp lý, có đầy đủ các bộ phận phục vụ cho quá trình làm việc, đảm bảo hoạt động hiệu quả, giúp công ty hoạt động tốt hơn. 2.3.2 Những mặt còn tồn tại.
Các thông tư, nghị định về hàng hóa xuất nhập khẩu luôn thay đổi và cập nhật liên tục để phù hợp với tình hình thực tế nên nhân viên khai báo đôi khi chưa nắm rõ và cập nhật kịp thời những thông tư, nghị định mới này dẫn đến sai sót trong quá trình khai báo Hải quan.
Khi quy mô sản xuất kinh doanh ngày càng mở rộng, hàng xuất nhập khẩu ngày càng tăng cả về giá trị và số lượng thì chi phí phải trả cho các đại lí giao nhận hàng cũng tăng lên, bên cạnh đó, việc thuê dịch vụ giao nhận bên ngoài cũng làm cho Công ty bị động trong quá trình nhận hàng..
Đứng trước viêc bị các nhà bán lẻ giành mất quyền phân phối, doanh thu của công ty Petrosetco (Dầu khí) bị ảnh hưởng đáng kể, điều đó buộc công ty phải tìm lối ra trong định hướng sắp tới. Bên cạnh đó, vai trò trung gian của họ bắt đầu bị tác động nghiêm trọng, khi các hãng sản xuất lớn có xu hướng
bán trực tiếp cho nhà bán lẻ, hoặc thông qua kênh trực tuyến của hãng; sự bắt tay giữa nhà sản xuất và các nhà nhà mạng; đồng thời các chuỗi bán lẻ đã có những bước phát triển mạnh mẽ, chuyên nghiệp với quy mô phủ khắp; kênh bán hàng online dần phát triển hơn…
Rủi ro về hàng tồn kho: Hiện PSD đang tham gia phân phối các mặt hàng điện tử viễn thông. Đây là những mặt hàng có vòng đời sản phẩm rất ngắn, liên tục thay đổi và có sự giảm giá rất nhanh trên thị trường. Tuy nhiên, để đảm bảo cung cấp ổn định cho thị trường, PSD thường có một lượng tồn kho nhất định. Chính điều này đã gây ra rủi ro về tồn kho. Đó là rủi ro khi các sản phẩm tồn kho bị mất giá hoặc không bán được ra thị trường do bị lỗi thời…
Tóm tắt chƣơng 2
Sau khi tìm hiểu về quá trình hình thành và phát triển, lĩnh vực hoạt động cũng như cơ cấu tổ chức và tình hình hoạt động của công ty, chúng ta có được cái nhìn tổng quan về công ty PSD. Quan trọng hơn trong chương 2 còn cho thấy tổng quan quy trình nhập khẩu máy tính cũng như phân tích rõ quy trình thông quan hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại công ty PSD, cụ thể với mặt hàng máy tính. Từ hoạt động ký kết hợp đồng đến các bước thực hiện hợp đồng nhập khẩu chúng ta dễ dàng nhận ra điểm mạnh, điểm yếu của quy trình và công ty để có thể đề ra các giải pháp, kiến nghị cụ thể giúp hoàn hiện quy trình nhập khẩu của công ty tốt hơn cũng như làm tiền đề cho chương tiếp theo.
Chƣơng 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUY TRÌNH NHẬP KHẨU MÁY TÍNH BẰNG CONTAINER ĐƢỜNG
BIỂN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ PHÂN PHỐI TỔNG HỢP DẦU KHÍ ( PSD)
3.1 Giải Pháp
3.1.1 Cập nhật liên tục các thông tƣ nghị định của Nhà nƣớc
Cơ sở đề xuất: Các thông tư, nghị định của Nhà nước về các mặt hàng xuất nhập khẩu luôn thay đổi để phù hợp với sự thay đổi của thị trường trong nước và thế giới. Để đảm bảo thực hiện đúng các quy định nhập khẩu của Nhà nước, nhân viên XKN cần thường xuyên cập nhật các công văn thông tư, nghị định mới của chính phủ về các mặt hàng, đặc biệt là các mặt hàng mà công ty nhập khẩu là hết sức cần thiết.
Nội dung giải pháp: Để khắc phục vấn đê trên công ty có thể:
Đề cử một nhân viên sẽ chịu trách nhiệm cập nhật thường xuyên các thông tư, nghị định sau đó sẽ gửi thông báo cho các bộ phận liên quan để tránh những sai sót trong quá trình khai báo hải quan giúp cho quy trình nhập khẩu của công ty không bị gián đoạn.
Hay có thể thành lập một trang Web nội bộ trong công ty. Người quản trị trang Web này sẽ đảm nhận công việc cập nhật liên tục các nghị định, thông tư mới của nhà nước lên trang Web này và các cán bộ nhân viên sẽ truy cập vào để cập nhật những thông tin mới để có những thay đổi phù hợp với những quy định theo từng thời điểm.
Dự kiến kết quả đạt được: Các nhân viên trong công ty, đặc biệt là nhân viên phòng XNK có thể cập nhật liên tục các thông tư, nghị định mới và linh hoạt trong quá trình khai hải quan và làm thủ tực hải quan tại cảng , tránh được những sai xót tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc.
3.1.2 Tổ chức chuyên nghiệp bộ phận XNK trong công ty.
Cơ sở đề xuất: Trong quy trình nhập khẩu của công ty hiện nay đang phải phụ thuộc vào dịch vụ giao nhận bên ngoài làm công ty bị động trong quá trình giao nhận hàng. Mặt khác, quy mô công ty ngày càng mở rộng khối lượng công việc sẽ nhiều lên vậy nên để đảm bảo hoạt động của công ty không bị gián đoạn, công ty cần tổ chức nghiệp vụ giao nhận để tăng tính chủ động cho công ty cũng như hoàn thiện nghiệp vụ trong bộ phận XNK.
Nội dung đề xuất: Thành lập bộ phận giao nhận , theo đó trách nhiệm của bộ phận xuất nhập khẩu này được mở rộng theo hướng:
• Lập đơn hàng xuất nhập khẩu đúng theo quy định.
• Chịu trách nhiệm chuyên môn nghiệp vụ xuất nhập khẩu( tất cả thủ tục liên quan đến xuất nhập khẩu).
• Quản lý và thực hiện các văn bản liên quan theo dõi báo cáo công tác xuất nhập đúng quy định.
• Giao nhận hàng xuất nhập khẩu kịp thời, chính xác, đảm bảo, chất lượng, hàng hóa, không bị thất thoát.
• Kết hợp với phòng kế toán tài chính trong các lĩnh vực liên quan đến nghĩa vụ nộp thuế, thanh toán tiền hàng và các chi phí liên quan.
Công ty cần tuyển dụng nhân viên có chuyên môn và kinh nghiệm vì như thế sẽ giúp công ty giảm được những chi phí do tổ chức hoạt động khoa học hơn; giảm rủi ro do sự không chuyên của nhân viên đảm nhiệm công tác xuất nhập khẩu, đồng thời, giảm được chi phí và thời gian đào tạo.
Dự kiến kết quả đạt được: Bộ phận XNK sẽ trở nên hoàn thiện về nghiệp vụ, công ty sẽ chủ động hơn trong quá trình giao nhận hàng, đáp ứng kịp thời và nhanh chóng các đơn hàng yêu cầu về măt thời gian, nâng cao hiệu quả kinh doanh và không cần thiết phải thuê dịch vụ bên ngoài.
3.1.3 Mở rộng phạm vi chức năng.
Cơ sở đề xuất: Đối diện với việc cạnh tranh từ các nhà bán lẻ, công ty cần đề ra chiến lược phát triển mới để ngăn chặn vấn đề này. Tận dụng những lợi thế về tài chính và quy mô hoạt động, công ty PSD sẽ không chỉ nhập hàng từ nhà sản xuất và bán lại cho nhà bán lẻ, mà sẽ hoạt động rộng hơn, đó là mở rộng vai trò của mình ngoài vai trò phân phối.
Nội dung đề xuất: Đây là giải pháp tích hợp bao gồm đầy đủ các dịch vụ toàn bộ chuỗi giá trị từ phân tích thị trường và xây dựng chiến lược marketing, thực hiện chiến lược marketing; nhập khẩu, kho bãi, hậu cần; phân phối; mậu mãi. Quy trình này thực hiện gần như toàn bộ các khâu khi một hãng mới vào thị trường Việt Nam cần thuê một đơn vị trung gian thực hiện các chiến dịch kinh doanh. Lúc này công ty phân phối không chỉ đảm nhiệm “phân phối” nữa mà thực hiện dịch vụ từ đầu
đến cuối trong việc phát triển thị trường cho một hãng mới mà những đơn vị bán lẻ không làm được.
Dự kiến kết quả đạt được: Việc mở rộng phạm vi chức năng sẽ không những giúp giải quyết được sự lo ngại của các hãng khi mới bước chân vào thị trường Việt Nam hay vẫn chưa tạo được thương hiệu tại đây và giảm bớt sự cạnh tranh đến từ các nhà bán lẻ. Bên cạnh đó, nó còn mở rộng quy mô công ty và tìm ra một hướng đi mới cho công ty trong thời gian tới.
3.1.4 Thành lập đội nghiên cứu thị trƣờng
Cơ sở đề xuất: Những mặt hàng công nghệ thường rất dễ lỗi thời và mất giá nên để giảm rủi ro cho các mặt hàng tồn kho với các đơn hàng ngoài dự án như mặt hàng điện thoại, IT và đặc biệt là các thiết bị linh kiện, phụ kiện, PSD cần chú trọng và tăng cường công tác dự báo thị trường nhằm đảm bảo một lượng tồn kho vừa đủ, để tránh rủi ro của việc giảm giá trên thị trường đảm bảo doanh thu cho công ty.
Nội dung đề xuất: PSD cần tổ chức đội Nghiên cứu thị trường nhằm thực hiện những khảo sát, nghiên cứu để lấy thông tin thị trường qua các tài liệu như báo, tạp chí. các báo cáo của các bộ, niêm giám thống kê Việt Nam, thời báo kinh tế, diễn đàn doanh nghiệp hay thực hiện khảo sát thị trường thực tế với những khách hàng trung thành và tiềm năng của công ty để tăng độ chính xác. Với mặt hàng máy tính công ty sẽ hướng đến khach hàng ở dộ tuổi 18- 40, nên cần xây dựng bản câu hỏi khảo sát phù hợp để thu thập được số liệu chính xác nhất. Từ đó, xây dựng công thức chuẩn để đưa ra lượng tồn kho phù hợp với nhu cầu của thị trường cho từng thời điểm.
Dự kiến kết quả đạt được: Với việc thực hiện nghiên cứu nhu cầu của thị trường, công ty sẽ dự kiến được số lượng hàng dự trữ cần thiết cho từng thời điểm để đáp ứng kịp thời nhu cầu cho thị trường tránh tình trạng hàng dự trữ quá nhiềuvà giảm thiểu rủi ro hàng tồn kho cho công ty.
3.2 Kiến nghị
3.2.1 Kiến nghị đến Nhà nƣớc: N ng cao chất ƣợng văn ản qu phạm pháp luật hải quan.
Việc sửa đổi, hoàn thiện các quy định pháp luật về Hải quan trong thời gian qua được triển khai một cách nhanh chóng đã tạo thuận lợi cho các doanh nghiệp hoạt động xuất nhập khẩu. Tuy nhiên, việc ban hành văn bản điều chỉnh, bổ sung và thay
thế diễn ra một cách tương đối nhanh, khiến nhiều doanh nghiệp chưa kịp cập nhật, nắm vững thông tư cũ, thì thông tư mới đã được ban hành (ví dụ, chưa kịp cập nhật Thông tư 22/2014/TT-BTC thì thông tư này đã được Thông tư 38/2015/ TT-BTC thay thế).
Bên cạnh đó, vẫn có tình trạng văn bản quá dài, nhiều quy định, nhiều từ ngữ không rõ ràng, dễ dẫn đến cách hiểu, cách giải thích, cách áp dụng khác nhau, không thống nhất giữa Hải quan và doanh nghiệp, giữa các đơn vị, công chức hải quan. Nhiều văn bản quy định chồng chéo lên nhau khiến việc áp dụng thủ tục Hải quan chưa thống nhất giữa các đơn vị và giữa các công chức Hải quan.
3.2.2 Kiến nghị đến cơ quan hải quan: Nâng cao hiệu quả phƣơng thức phƣơng tiện quản hải quan tr nh độ chu ên môn thái độ công chức hải phƣơng tiện quản hải quan tr nh độ chu ên môn thái độ công chức hải quan.
Doanh nghiệp gặp nhiều trục trặc trong việc sử dụng phần mềm khai báo hải quan: Khi khai báo gặp lỗi, doanh nghiệp đề nghị CQHQ hướng dẫn thì CQHQ trả lời hỏi Công ty cung cấp phầm mềm Thái Sơn. Nhưng khi doanh nghiệp hỏi Thái Sơn thì được trả lời là họ chỉ cung cấp phần mềm đầu cuối, không cung cấp phần mềm hệ thống quản lý hải quan. Tình trạng này đã gây khó khăn cho nhiều doanh nghiệp. Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin của hải quan còn một số hạn chế: Cơ sở hạ tầng về công nghệ chưa đồng bộ, đường truyền chậm; mạng thường bị kẹt, bị lỗi; chậm cập nhật tình hình nộp thuế của doanh nghiệp, có trường hợp đến 2 - 3 ngày; ở các cửa khẩu vùng xa mạng Internet 3G dùng không được, rất khó khăn cho doanh nghiệp trong việc mở, sửa chữa tờ khai. Về việc tra cứu nợ thuế trên Cổng thông tin của Tổng cục Hải quan gây rủi ro về lộ thông tin của doanh nghiệp
Tinh thần phục vụ, năng lực nghiệp vụ của công chức hải quan: Một số cán bộ hải quan còn gây phiền hà, nhũng nhiễu cho doanh nghiệp trong quá trình thực hiện TTHC hải quan; có một số cán bộ hải quan “yếu về nghiệp vụ, về kiến thức pháp luật” về “áp mã HS hàng hoá trong lĩnh vực kỹ thuật chuyên ngành đặc thù… Một số cán bộ Hải quan chưa văn minh lịch sự, “không nhiệt tình, “thiếu hợp tác giúp đỡ” doanh nghiệp, “thờ ơ, vô cảm với khó khăn, tổn thất của doanh nghiệp”, “không dân chủ”, “gây khó dễ cho doanh nghiệp”.
Dựa vào những kiến thức đã học và những tham khảo từ các nguồn tôi đã đề ra các