- Nghiên cứu rủi ro nhân lực liên quan đến sức khỏe suy giảm:
2.1.3. Cơ cấu tổ chức của bộ máy và chức năng nhiệm vụ của các phòng ban
2.1.3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy
Sơ đồ 1.1.Cơ cấu tổ chức bộ máy của Ban quản lý dự án Thăng Long
(Nguồn: Văn phòng ban tổ chức quản lý dự án Thăng Long) 2.1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban, bộ phận
Ban giám đốc Ban Quản lý dự án Thăng Long
Giám đốc Ban Quản lý dự án Thăng Long: do Bộ trƣởng Bộ Giao thông vận tải bổ nhiệm và miễn nhiệm, có trách nhiệm quản l ý, điều hành toàn bộ các hoạt động của Ban, chịu trách nhiệm toàn diện trƣớc Bộ trƣởng Bộ Giao thông vận tải, chủ đâu tƣ khác và trƣớc pháp luật về mọi hoạt động của Ban. Giám đốc Ban Quản lý dự án Thăng Long có trách nhiệm xây dựng, sửa đổi bổ sung Đề án vị trí việc làm đề làm cơ sở xác định số lƣợng ngƣời làm việc phù hợp với nhu cầu và nhiệm vụ đƣợc giao, trình cấp trên có thẩm quyền phê duyệt. Việc xây dựng kế hoạch và tổ chức tuyển dụng lao động của Ban Quản lý dự án Thăng Long đƣợc căn cứ vào nhu cầu công việc, vị trí việc làm, tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp đối với viên chức Ban Quản lý dự án Thăng Long, quỹ tiền lƣơng đƣợc giao và quy định của pháp luật có liên quan.
Ban giám đốc
Văn phòng ban tổ chức quản lý dự
án Thăng Long
Phòng kinh tế-Kế
hoạch Phòng kỹ thuật- thẩm định Phòng tài chính kế toán
Các phòng quản lý dự án 1,2,3,4,5,6 Khối các phòng chức năng, nhiệm vụ Khối các phòng điều hành, quản lý dự án
Phó Giám đốc Ban Quản lý dự án Thăng Long do Bộ trƣởng Bộ Giao thông vận tải bổ nhiệm và miễn nhiệm theo đề nghị của Giám đốc Ban Quản lý dự án Thăng Long, có trách nhiệm giúp việc cho Giám đốc, thực hiện nhiệm vụ cụ thể do Giám đốc giao, chịu trách nhiệm trƣớc Giám đốc, Chủ đâu tƣ và trƣớc pháp luật về thực hiện nhiệm vụ đƣợc giao.
Kế toán trƣởng Ban Quản lý dự án Thăng Long: do Bộ trƣởng Bộ Giao thông vận tải bổ nhiệm và miền nhiệm, chịu trách nhiệm trƣớc Lãnh đạo Ban và pháp luật về công tác kế toán, chứng từ thanh toán và các văn bản tham mƣu.
Văn phòng
Bộ phận văn phòng có chức năng tham mƣu cho Giám đốc về chƣơng trình, kế hoạch công tác và phục vụ các hoạt động chung của Ban; tổng hợp, theo dõi, đôn đốc các phòng chuyên môn nghiệp vụ trong Ban thực hiện Nội quy, quy chế, chƣơng trình, kế hoạch công tác của Ban, thực hiện công tác Tổ chức cán bộ: Lao động tiền lƣơng, chế độ chính sách; Hành chính, quản trị; Quản lý phƣơng tiện; Đảm bảo an toàn, an ninh, trật tự; Vệ sinh trụ sở làm việc và thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao.
Nhiệm vụ và quyền hạn của văn phòng gồm quản lý và tổ chức công tác cán bộ, công tác tiền lƣơng, bảo hiểm, chế độ chính sách và thi đua khen thƣởng, ký luật cho toàn bộ nhân viên của ban.
Bộ phận hành chính, quản trị
Bộ phận có trách nhiệm tổ chức quản lý và thực hiện công tác văn thƣ, lƣu trữ, bảo đảm phƣơng tiện, điều kiện làm việc, quản lý và điều phối trang thiết bị, tài sản và cơ sở vật chất của Ban, soát xét việc chấm công trong giờ, ngoài giờ làm việc của các phòng chuyên môn nghiệp vụ hàng tháng, thực hiện công tác chăm sóc sức khỏe cho công chức, viên chức và ngƣời lao động của Ban, theo đõi, đôn đốc các phòng chuyên môn nghiệp vụ thực hiện Quy chế phối hợp giải quyết các vấn đề liên quan đến công tác kiểm tra, kiểm toán, thanh tra, thực hiện công tác lễ tân, phục vụ hội nghị, hội họp và các công việc khác.
Phòng Tài chính — Kế toán
Phòng có chức năng tham mƣu cho Giám đốc trong các lĩnh vực liên quan đến công tác kế toán, quản lý tài chính, các chế độ chính sách về thuế, tham mƣu
cho Giám đốc quản lý công tác tài chính, kế toán của các dự án, công trình mà Bộ Giao thông vận tải giao cho Ban theo quy định và chịu trách nhiệm trƣớc pháp luật và Giám đốc về công tác tài chính, chỉ tiêu, quản lý ngân sách theo quy định của pháp luật.
Nhiệm vụ của phòng gồm chịu trách nhiệm về công tác quản lý tài chính, kế toán, quản lý các chi phí và dự toán chỉ tiêu hàng năm c ủa Ban theo đúng các quy định của Nhà nƣớc, chủ trì và phối hợp với Văn phòng xây dựng Dự toán chỉ tiêu; điều chính, bổ sung Dự toán chỉ tiêu hàng năm để Giám đốc trình Bộ Giao thông vận tải phê duyệt, thực hiện thanh quyết toán chi tiêu và chỉ lƣơng hàng năm của Ban. Tổng hợp quyết toán để Tổ duyệt quyết toán (Giám đốc quyet định thành lập hàng năm) kiểm tra, xem xét các chi phí đã thực hiện trình Giám đốc quyết định, thực hiện công tác thanh toán, trả lƣơng hàng tháng, lƣơng làm thêm giờ đúng thời gian quy định.
Phòng Kinh tế - Kế hoạch
Phòng có chức năng tham mƣu cho Giám đốc trong các lmh vực tìm kiếm dự án mới, tìm kiếm tiếp xúc Nhà đầu tƣ; công tác thống kê, kế ho ạch; trình tự thủ tục trong công tác đầu thầu, thủ tục hợp đồng kinh tế; tổng hợp, triển khai công tác chuẩn bị dự án, kế hoạch vố n, giải ngân, hợp đồng kinh tế, quyết toán (phối hợp Phòng TC - KT), rà soát thủ tục thanh toán. Rà soát, kiểm tra Hồ sơ mời thầu, Hồ sơ yêu cầu và kết quả đấu thầu đối với các dự án Ban làm chủ đầu tƣ hoặc đƣợc ủy quyền.
Nhiệm vụ của phòng gồm lập kế hoạch vốn trung hạn và hàng năm, tìm kiếm dự án, tổng hợp tình hình thực hiện các dự án của Ban, thực hiện công tác thống kê, lập báo cáo tổng hợp tiến độ các dự án, triển khai, thực hiện Dự án, theo dõi tiến độ các dự án.
Phòng Kỹ thuật – Thẩm định:
Phòng có chức năng thực hiện công tác rà soát, kiểm tra, quản lý về mặt kỹ thuật, chất lƣợng hồ sơ trong các giai đoạn: thiết kế cơ sở, thiết kế kỹ thuật (đối với trƣờng hợp thiết kế 3 bƣớc) và thiêt kê bản vẽ thi công (đối với trƣờng hợp thiết kế 2 bƣớc), thực hiện công tác giám sát, nghiệm thu công việc khảo sát, thiết kế (giai
đoạn sau TKCS) I; thẩm định thiêt kê, dự toán của các dự án theo quy định pháp luật; Rà soát khối lƣợng thực hiện theo hợp đồng của các dự án do Ban quản lý; Tham mƣu giúp Giám đốc phê duyệt TK BVTC trƣờng hợp đƣợc Bộ Giao thông vận tải uỷ quyền phê duyệt.
Nhiệm vụ của Phòng là cập nhật và hƣớng dẫn các phòng nghiệp vụ áp dụng các quy định, quy trình, tiêu chuẩn kỹ thuật trong lĩnh vực xây dựng cơ bản, thực hiện công tác triển khai và thực hiện dự án ở các giai đoạn chuẩn bị dự án, thực hiện dự án và kết thúc xây dựng đƣa công trình vào khai thác sử dụng. Ngoài ra phòng còn chịu trách nhiệm báo cáo giải trình theo yêu c ầu và làm việc trực tiếp với các cơ quan thanh tra, kiểm toán các dự án đối với các công tác chủ trì thực hiện, cung cấp hồ sơ, tài liệu, báo cáo cho các Hội đồng thẩm định nhà nƣớc, Hội đồng nghiệm thu nhà nƣớc, các hội đồng khác và các cơ quan kiểm tra về chất lƣợng công trình đối với các công tác chủ trì thực hiện, phối hợp với các phòng chuyên môn nghiệp vụ lập báo cáo Bộ GTVT về kế hoạch, nội dung làm việc của các Đoàn thanh tra, kiểm tra, kiểm toán và những tôn tại (nếu có) để phối hợp giải quyết ngay khi có dự thảo kết luận thanh tra, kiểm tra, kiểm toán; tổ chức thực hiện và báo cáo Bộ GTVT kết quả thực hiện kết luận thanh tra, kiểm toán.
Các phòng Quản lý dự án
Các phòng có chức năng thực hiện công tác Quản lý đ ầu tƣ xây dựng từ khi khởi công đến khi bàn giao công trình, bảo hành công trình, quyêt toán dự án (gói thầu), chịu trách nhiệm trƣớc pháp luật và Giám đốc về những tham mƣu, nghiệm thu khôi lƣợng, chât lƣợng, thủ tục hô sơ, thanh toán, quyêt toán của dự án (giai đoạn thi công xây dựng). Mỗi phòng Quản lý dự án đƣợc giao nhiệm vụ quản lý một số dự án cụ thể.
Nhiệm vụ của phòng là triển khai thực hiện dự án, lập, trình thẩm định, phê duyệt đề cƣơng nhiệm vụ và dự toán chi phí các gói thầu thuộc dự án, chịu trách nhiệm chủ trì thực hiện đối với các công tác, chịu trách nhiệm báo cáo giải trình theo yêu c ầu và làm việc trực tiếp với các cơ quan thanh tra, kiểm toán các dự án đối với các công tác chủ trì thực hiện và thực hiện một số nhiệm vụ khác theo sự phân công của Giám đốc.
2.1.4 Đặc điểm nguồn lực và kết quả kinh doanh của công ty những năm vừa qua
2.1.4.1 Đặc điểm nguồn nhân lực của công ty
Lực lƣợng lao động là nguồn lực đóng vai trò then chốt trong kinh doanh. Trình độ năng lực của ngƣời lao động là nhân tố tác động trực tiếp tới kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Bên cạnh đó việc tổ chức phân công hợp tác lao động hợp lý giữa các bộ phận cá nhân trong doanh nghiệp, việc sử dụng đúng ngƣời đúng việc cho tận dụng đƣợc tốt nhất các năng lực, sở trƣờng của từng ngƣời là yêu c ầu không thể thiếu trong tổ chức cá nhân của các công ty nhằm đạt mục tiêu kinh doanh có hiệu quả. Với đặc điểm là ban quản lý các dự án của nhà nƣớc về giao thông vận tải, ban đã bố trí nhân lực phù hợp với đặc điểm kinh doanh và chiến lƣợc của mình, vừa quản lý đƣợc nhân lực một cách chặt chẽ vừa khuyến khích đƣợc tính độc lập cuả ngƣời lao động nhƣng vẫn đ ảm bảo đƣợc sự thống nhất đồng bộ khi thực hiện các nhiệm vụ chung.
Bảng 2.1.Cơ cấu nguồn nhân lực của Ban quản lý
ĐVT: ngƣời,%
Năm 2016 2017 09/2018 Năm 2017/2016 09/2018 với 2017
Số lƣợng % Số lƣợng % Số lƣợng % Số lƣợng % Số lƣợng % Số lƣợng 52 100 62 100 75 100 10 19.23% 13 20.97% Trình độ Cao học 15 28.85% 19 30.65% 27 36.00% 4 26.67% 8 42.11% Đại học 31 59.62% 34 54.84% 41 54.67% 3 9.68% 7 20.59% Cao đẳng 6 11.54% 9 14.52% 7 9.33% 3 50.00% -2 -22.22% Giới tính Nam 34 65.38% 41 66.13% 48 64.00% 7 20.59% 7 17.07% Nữ 18 34.62% 21 33.87% 27 36.00% 3 16.67% 6 28.57% Kinh nghiệm Trên 5 năm 41 78.85% 45 72.58% 56 74.67% 4 9.76% 11 24.44% Dƣới 5 năm 11 21.15% 17 27.42% 19 25.33% 6 54.55% 2 11.76%
Cùng với sự phát triển không ngừng của đ ất nƣớc, các dự án xây dựng ngày càng nhiều nên việc tăng số lƣợng nhân viên ở Ban quản lý là để tăng cƣờng hiệu quả quản lý. Xét về mặt quy mô, năm 2016 số lƣợng nhân viên của ban đạt 52 ngƣời, sang năm 2017 tăng lên 10 ngƣời tƣơng ứng tăng 19,23% so với năm 2016, đến tháng 9 năm 2018, số lƣợng nhân viên của ban tiếp tục tăng thêm 13 ngƣời tƣơng ứng tăng 20,97% so với năm 2017. Xu hƣớng tăng nhƣ trên là phù hợp với quá trình mở rộng, phát triển của ban, số lƣợng dự án quản lý của ban ngày càng tăng nên cần số lƣợng nhân viên lớn để quản lý.
Công ty không chỉ quan tâm theo dõi về mặt số lƣợng mà còn chú trọng đến chất lƣợng lao động. Tỷ lệ lao động có trình độ cao học, đại học tăng qua các năm, chiếm tỷ trọng cao so với tổng số lao động, cụ thể số lƣợng lao động cao học năm 2016 chỉ có 15 ngƣời, chiếm tỷ trọng 28,85%, năm 2017 tăng lên 4 ngƣời tƣơn ứng tăng 26,67%, tháng 8 năm 2018 tăng thêm 7 ngƣời tƣơng ứng tăng 42,11% so với năm 2017. Số lƣợng lao động có trình độ đại học cũng tăng lên, cụ thể năm 2016 số lƣợng nhân viên có trình độ đại học là 31 ngƣời chiếm 59,62%, năm 2017 tăng 3 ngƣời tƣơng ứng 9,68%, năm 2018 tăng 7 ngƣời tƣơng ứng tăng 20,59% so với năm 2017. Có thể nói rằng Ban quản lý có đội ngũ nhân lực tốt, vì Ban hoạt động ở những dự án quan trọng nên đòi hỏi phải có lực lƣợng lao đ ộng có trình độ cao, đƣợc đào tạo bài bản và chuyên nghiệp để có khả năng cạnh tranh, đáp ứng tốt nhu cầu của thị trƣờng cũng nhƣ nhu cầu của khách hàng. Bên cạnh đó Ban quản lý cũng luôn mở các khoá đào tạo nghiệp vụ ngắn hạn nhằm hoàn thiện các kỹ năng cũng nhƣ nâng cao trình chuyên môn cho nhân viên.
Vì ban ho ạt động trong lĩnh vực giao thông vận tải nên số lƣợng cũng nhƣ tỷ trọng nhân viên nữ chiếm tỷ trọng nhỏ trong tổng số lƣợng là một điều hợp lý, cụ thể năm 2016 số nhân viên nữ chiếm 34,62%, năm 2017 chiếm 33,87%, tháng 8 năm 2018 chiếm 36%. Đặc điểm của ngành này có tính chất công việc phức tạp và nặng nhọc, các công việc đòi hỏi phải có sức khỏe nhất định, tỷ lệ lao động nam phải chiếm phần lớn.
Nhìn chung do công ty đã có các chính sách về nhân lực hợp lý nên đã giữ chân đƣợc những lao động có trình độ chuyên môn và có kinh nghiệm. Công ty đã
luôn chi trả tiền công, tiền lƣơng, các kho ản phụ cấp và trợ cấp phúc lợi đúng thời hạn, ghi đúng theo hợp đồng lao động hay hợp đồng làm việc, đảm bảo về lƣơng tối thiểu theo quy định của nhà nƣớc, không có trình trạng nợ lƣơng, khiếu nại của ngƣời lao động về các chính sách lƣơng của công ty. Công ty luôn tạo điều kiện cho ngƣời lao động đƣợc làm việc trong môi trƣờng làm việc năng động, thân thiện, chú trọng đào tạo cho công nhân viên của mình.
2.1.4.2 Đặc điểm nguồn vốn của công ty
Vì là đơn vị thuộc Nhà nƣớc nên các nguồn tài chính của Ban Quản lý dự án Thăng Long gồm các Khoản thu từ hoạt động quản lý dự án gồm chi phí quản lý dự án, chi phí đại diện Cơ quan nhà nƣớc có thẳm quyền; các Khoản thu khác: Bán Hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu; bán thanh lý TSCĐ...;
Nội dung chi của Ban Quản lý dự án Thăng Long gồm: chi thƣờng xuyên gồm: Chi lƣơng công chức, viên chức, ngƣời lao động, chi dịch vụ công cộng (điện, nƣớc, nƣớc sinh hoạt, xăng xe, vệ sinh, khác), sửa chữa thƣờng xuyên, vật tƣ văn phòng, thông tín liên l ạc, công tác phí; c hi không thƣờng xuyên gồm: Chi phí tổ chức hội họp, công tác...;
Sử dụng kết quả hoạt động tài chính trong năm để trích lập các quỹ dự phòng, trả thu nhập tăng thêm cho ngƣời lao động, các khoản thuê, khoán: thuê mƣớn lao công, thuê văn phòng dự án; sử dụng các quỹ của Ban Quản lý dự án Thăng Long: khi chi quá các khoán chi thƣờng xuyên và không thƣờng xuyên thì sẽ sử dụng quỹ dự phòng đã đƣợc Cơ quan có thẩm quyền phê duyệt; quản lý tài sản, vật tƣ, trang thiết bị thông qua việc phụ trách theo dõi, quản lý toàn bộ các tài sản, trang thiết bị của Ban và tài sản thu hồi từ dự án kết thúc.
2.1.4.3 Một số kết quả hoạt động kinh doanh của công ty những năm vừa qua
Trong năm 2016, Ban quản lý dự án Thăng Long đã hoàn thành, thông xe đƣa vào khai thác sử dụng 4 dự án, hoàn thiện các thủ tục liên quan để khởi công 1 dự án. Về công tác xây dựng Đảng, Ban quản lý dự án Thăng Long luôn giữ đƣợc sự đoàn kết, nhất trí cao, t ạo thêm nhiều việc làm cho cán bộ công nhân viên. Ban QLDA Thăng Long đã thực hiện các giải pháp quản lý tốt các dự án vốn ODA, vốn trong nƣớc và cả vốn BOT.
Trong giai đoạn 2017-2018, dù gặp nhiều khó khăn nhƣng đƣợc sự chỉ đạo điều hành quyết liệt của Bộ GTVT, Đảng ủy và lãnh đạo Ban và toàn thể CBCNV, ngƣời lao động của Ban quản lý dự án Thăng Long đã quyết tâm vƣợt mọi khó