Bước 1: Giao dịch viên nhận yêu cầu gửi tiền của khách hàng A
-Khách hàng A tới quầy và điền vào giấy yêu cầu gửi tiền tiết kiệm. Khách hàng ghi rõ các yêu cầu về các thông tin như số tiền, kỳ hạn, loại tiền và hình thức gửi.
Giấy yêu cầu gửi tiết kiệm của khách hàng A (Phụ lục)
Bước 2: Giao dịch viên kiểm tra yêu cầu gửi tiền và hướng dẫn khách hàng A các thủ tục cần thiết
-Giao dịch viên yêu cầu khách hàng A xuất trình giấy tờ tùy thân hợp pháp (giấy CMND, hộ chiếu…). Kiểm tra các yếu tố trên giấy yêu cầu gửi tiền, nếu có sai sót thì yêu cầu khách hàng sửa đổi, bổ sung và sau đó tiến hành thu tiền.
Bước 3: Giao dịch viên nhận tiền, kiểm đếm tiền
-Thực hiện đúng theo quy trình thu tiền mặt, lưu ý khớp đúng kê khai tiền của khách hàng và tiền thu thực tế. Nếu giao dich vượt hạn mức thu hoặc hạn mức tồn quỹ của giao dịch viên thì chuyển quỹ chính xử lý. Đóng dấu “Đã thu tiền” lên bảng kê tiền nộp của khách hàng.
Bước 4: Giao dịch viên khai báo và in sổ tiết kiệm
Giao dịch viên căn cứ thông tin khách hàng để khai báo trên phần mềm hệ thống. Kiểm tra chọn đúng mẫu sổ tiết kiệm và kiểm tra kỹ các thông tin cập nhật trước khi in. Chuyển toàn bộ chứng từ cho ban giám đốc phê duyệt.
Sổ tiết kiệm của khách hàng A (phụ lục)
Bước 5: Ban giám đốc kiểm soát
- Kiểm soát kiểm tra các thông tin trên yêu cầu gửi tiền và giấy tờ tùy thân của khách hàng và thông tin cập nhật vào hệ thống của giao dịch viên. Phê duyệt trên hệ thống.
Bước 6: Ban giám đốc ký tên đóng dấu và trả lại cho giao dich viên
-Ký kiểm soát trên sổ tiết kiệm và các chứng từ kèm theo, đóng dấu. Trả lại sổ tiết kiệm và các giấy tờ cho giao dịch viên.
Bước 7: Trả sổ tiết kiệm và giấy tờ cho khách hàng A
-Giao dịch viên kiểm tra lại các yếu tố trên sổ tiết kiệm đã hoàn thiện; chuyển khách hàng kiểm tra lại các thông tin trước khi rời quầy, sau đó đưa sổ tiết kiệm và giấy tờ tùy thân cho khách hàng A.
Bước 8: Cất tiền, ghi sổ quỹ
- Cất tiền vào thùng, cập nhật sổ quỹ theo đúng quy trình thu tiền.
Bước 9: Luân chuyển và lưu chứng từ
- Lưu thẻ lưu vào các kẹp đựng thẻ lưu. Kẹp chứng từ thẻ lưu cần được sắp xếp theo ngày tháng, số sổ tiết kiệm để dễ tìm kiếm khi cần thiết.