Trong kinh doanh luôn tồn tại những rủi ro mà chúng ta khó có thể lường trước, đặc biệt trong thời đại công nghệ thông tin lan truyền nhanh chóng và khó kiểm soát. Tuy VASS đã từng vượt qua cơn khủng hoảng giai đoạn từ năm 2009 đến 2011, ca khúc ca khải hoàn nhờ vào việc thực hiện tái cơ cấu kịp thời nhưng cũng không thể không công nhận những tổn hại của nó ảnh hưởng đến VASS. Qua đó chúng ta nhận thấy rằng tính quan trọng trong việc đề ra các chiến lược phòng ngừa kịp thời sẽ giảm thiểu tối đa rủi ro và hiệu quả cao hơn là giải quyết khủng hoảng. VASS cần xây dựng hệ thống quản lý khủng hoảng, huấn luyện đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp và biết nhận diện những rủi ro, ngăn ngừa khủng hoảng xảy ra.
Đầu tư vào các kế hoạch nghiên cứu để đề phòng và ứng phó với khủng hoảng, hệ thống công ty phải có sự minh bạch và quản lý nhất quán, quan tâm đến phản hồi của dư luận. Khi xảy ra khủng hoảng, cần đưa ra kịch bản xử lý, thống nhất phương án triển khai sau khi cân nhắc và quyết định, thiết lập đường dây nóng, thường trực giữa công ty và các thành viên, chuẩn bị đơn vị hậu cần để phục vụ 24/24 khi có sự cố xảy ra, chuẩn bị kinh phí cho quá trình xử lý khủng hoảng.
Điều đặc biệt là khi khủng hoảng xảy ra, cách thức xử lý truyền thông khủng hoảng cũng là một trong những yếu tố quan trọng nhất. Gồm các nguyên tắc cần thực hiện như sau:
Thành lập đội truyền thông khủng hoảng
Khi tình huống xấu xảy ra cần lập tức liên hệ với người điều hành, người phụ trách quan hệ công chúng (PR), người có trách nhiệm pháp lí. Với trường hợp bộ phận không đủ chuyên môn cần thuê chuyên gia truyền thông bên ngoài để giải quyết các vần đề công ty đang gặp phải.
Nhóm truyền thông khủng hoảng sẽ chỉ định người phát ngôn trước khủng hoảng. Người phát ngôn trung thực, đáng tin, bình tĩnh và ứng xử với công chúng, kỷ năng thuyết trình, biết thuyết phục, có kiến thức về tổ chức (thường là người có quyền hành cấp cao của công ty Bà Đỗ Thị Minh Đức – Chủ tịch HĐQT của VASS).
Đào tạo người phát ngôn
Thảo luận và luyện tập cách thức xử lý các vấn đề, cách thức trả lời câu hỏi, cung cấp các thông tin chính xác về công ty, giúp người phát ngôn nắm rõ và tự tin hơn từ đó tác động tích cực đến công chúng – khách hàng mục tiêu.
Thiết lập hệ thống cấp báo (hệ thống các phương tiện truyền thông).
Xác định hiểu rõ nhóm công chúng của công ty.
Xây dựng thông điệp chủ chốt, thông tin cần thiết.
Luôn sẵn sàng chiến đấu với mọi tình huống dù là xấu nhất.