4. Kết quả thực tập theo đề tà
3.2.4.1 Cơ sở giải pháp
- Việc ứng dụng công nghệ trong sản xuất tuy có phát triển nhưng vẫn chậm so với thế giới. Nâng cao trình độ cho công nhân viên, cập nhập những tiến bộ về khoa học kỹ thuật luôn là yêu tố quyết định cho sự phát triển của công ty trong tương lai.
- Tinh giản bộ máy quản lý, nâng cao chất lượng dịch vụ bằng cách sắp xếp nhân sự hợp lý, đúng người đúng việc sẽ giúp
- Đánh giá tình trạng và thiết lập kế hoạch phòng ngừa rủi ro trong tình hình kinh tế thế giới luôn biến động là điều vô cùng cần thiết đối với doanh nghiệp.
3.2.4.2. Điều kiện thực hiện giải pháp
Nâng cao trình độ và chất lượng quản lý
- Nâng chi phí đào tạo và cho nhân viên đăng ký các lớp học nâng cao kiến thức chuyên môn.
xếp dỡ, thanh toán.
- Công ty phải đảm bảo đầy đủ việc làm trên cơ sở phân công và bố trí lao động hợp lý, sao cho phù hợp với năng lực, sở trường và nguyện vọng của mỗi người. Khi giao việc cần xác định rõ chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ, trách nhiệm
- Giữ uy tín đối với khách hàng, n âng cao chất lượng dịch vụ nhằm luôn là giải pháp hàng đầu của công ty như: Giao hàng đúng loại, đúng thời gian, đúng số lượng và những quy định khác trong hợp ngàn đồng.
- Cần có chính sách thưởng phạt rõ ràng nhằm khuyến khích tinh thần làm việc của công nhân viên.
Có biện pháp phòng ngừa những rủi ro có thể xảy ra
- Khi đã kinh doanh trong nền kinh tế thị trường, công ty luôn luôn phải nhận thức được rằng mình phải sẵn sang đỗi phó với mọi sự thay đổi, biến động phức tạp có thể xảy ra bất kỳ lúc nào. Những rủi ro bất thường trong kinh doanh như: nền kinh tế lạm phát, giá cả thị trường tăng lên,… mà nhiều khi nhà quản lý không lường hết được. Vì vậy, để hạn chế phần nào những tổn thất có thể xảy ra, công ty cần phải thực hiện các biện pháp phòng ngừa để khi vốn kinh doanh nói chung và vốn lưu động nói riêng bị hao hụt, công ty có thể có ngay nguồn bù đắp, đảm bảo cho quá trình hoạt động kinh doanh diễn ra liên tục. Cụ thể, các biện pháp mà công ty có thể áp dụng là: - Mua bảo hiểm hàng hóa đỗi với những hàng hóa đang đi đường cũng như hàng hóa nằm trong kho.
- Trích lập quỹ dự phòng tài chính, quỹ nợ phải thu khó đòi, quỹ dự phòng giảm giá hàng bán tồn kho.
- Việc công ty tham gia bảo hiểm tạo ra một chỗ dựa vững chắc, một tấm lá chắn tin cậy về kinh tế, giúp công ty có điều kiện về tài chính để chống đỡ có hiệu quả mọi rủi ro, tổn thất bất ngờ xảy ra mà vẫn không ảnh hưởng nhiều đến vốn lưu động.
- Cuối kỳ, công ty cần kiểm tra, rà soát, đánh giá lại vật tư hàng hóa, vốn bằng tiền, đối chiếu sổ sách kế toán để xử lý chênh lệch.
Tổ chức tốt việc tiêu thụ nhằm đẩy nhanh tốc độ luân chuyển vốn lưu động
- Xây dựng và mở rộng hệ thống dịch vụ ở những thị trường đang có nhu cầu. Thông qua hệ thống tổ chức công tác nghiên cứu, tìm hiểu thị hiếu của khách hàng. Đây chính là cầu nối giữa công ty với khách hàng. Qua đó, công ty có thể thu nhập thêm những thông tin cần thiết và đưa ra các giải pháp thích hợp nhằm phục vụ tốt
hơn nhu cầu của khách hàng, củng cố niềm tin của khách hàng với công ty.
- Phát triển kênh thanh toán điện tử OTM tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng khi thanh toán sản phẩm.
- Thực hiện phương châm khách hàng là thượng đế, áp dụng chính sách ưu tiên về giá cả, điều kiện thanh toán và phương tiện vận chuyển với những đơn vị mua hàng nhiều, thường xuyên hay có khoảng cách vận chuyển xa.
- Tăng cường quan hệ hợp tác, mở rộng thị trường tiêu thụ, đẩy mạnh công tác tiếp thị, nghiên cứu thị trường, nắm bắt thị hiếu của khách hàng ngàn đồng thời thiết lập quan hệ với các đại lý hãng tàu trên diện rộng.
- Công ty nên tổ chức hẳn một phòng marketing phục vụ cho việc nghiên cứu thị trường. Đây là nhu cầu cấp bách của công ty để xây dựng được chính sách giá cả, chính sách quảng bá chào hàng của doanh nghiệp trên thị trường. Đây là cơ sở cho công ty đưa ra mức giá cạnh tranh, tăng số lượng sản phẩm tiêu thụ và thu được lợi nhuận cao hơn cũng như tăng khả năng cạnh tranh của công ty trong cơ chế kinh tế thị trường khốc liệt hiện nay.
3.2.4.3. Kết quả đạt được
- Tạo được nguồn nhân viên có trình độ chuyên môn cao, có khả năng giải quyết những vấn đề phát sinh một cách nhanh chóng, tránh được nhiều sai sót trong quá trình sản xuất.
- Nâng cao sản lượng bằng cách ứng dụng máy móc công nghệ tiên tiến phú hợp với hoạt động sản xuất.
- Có được sự chuẩn bị tốt trước những rủi ro tiềm ẩn, và khả năng ứng phó trước những tình huống bất ngờ gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến quá trình sản xuất.
3.3.Một số kiến nghị
3.3.1.Một số kiến nghị đối với Công ty:
Muốn rút ngắn được thời gian thì điều trước tiên cần làm là phải có sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban trong Công ty. Để làm được điều này, các bộ phận kinh doanh, bộ phận kho vận, bộ phận giao nhận,… phải thường xuyên liện lạc, trao đổi thông tin cho nhau qua hệ thống mạng điện thoại, vi tính nội bộ,… Các phòng ban cần thường xuyên tổ chức các cuộc họp chung nhằm rút kinh nghiệm đối với những vấn đề phát sinh, thảo luận đưa ra hướng giải quyết và khắc phục hiệu quả. Các phòng ban có liên quan phải luôn phối hợp với nhau để đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ của mình, nhiệm vụ chung của Công ty một cách tốt nhất. Cụ thể:
Bộ phận giao nhận: nhanh chóng tiến hành làm thủ tục nhận hàng ngay khi nhận được phiếu yêu cầu từ bộ phận kinh doanh, nhằm tránh tình trạng tồn đọng công việc. Nhân viên cần thu thập đầy đủ thông tin về lô hàng trước khi làm thủ tục nhận hàng. Đồng thời thường xuyên liên lạc với chủ hàng, với bộ phận kinh doanh của Công ty để thông báo tiến độ công việc cũng như các vướng mắc phát sinh. Chủ động liên lạc với bộ phận kho vận để được sắp xếp, điều động phương tiện vận tải nhận hàng theo đúng kế hoạch.
Bộ phận kinh doanh và bộ phận kho vận: cần hỗ trợ tích cực cho bộ phận giao nhận. Khi có hàng hoá cần nhận, bộ phận kinh doanh phải thông báo sớm, làm phiếu yêu cầu kèm theo đầy đủ chứng từ liên quan đến lô hàng và gửi ngay cho phòng giao nhận. Bộ phận kho vận phải chuẩn bị, sắp xếp phương tiện vận tải nhận hàng kết hợp với nhân viên giao nhận đưa hàng về kho nhà nhập khẩu một cách nhanh và an toàn nhất. Để tránh tình trạng thiếu phương tiện vận tải chuyên chở hàng trong giờ cao điểm, Công ty cần dự phòng một số xe trong bãi để khi cần là có, hạn chế phải thuê xe bên ngoài tiết kiệm chi phí.
Ngoài ra cũng cần chú ý đến khâu thông quan cho hàng hoá (nhất là hàng nhập khẩu) vì đây là khâu mất nhiều thời gian nhất. Do đó, để tiến hành thông quan cho hàng hoá được nhanh chóng thì đòi hỏi nhân viên giao nhận cần chuẩn bị hồ sơ Hải quan thật đầy đủ, hợp lệ và xuất trình theo đúng quy định. Đồng thời, cần nắm vững quy trình khai báo Hải quan và các quy trình thủ tục nhận hàng tại bãi, cảng chứa hàng cũng như các quy định hiện hành có liên quan. Lúc này mới nhận thấy sự cần thiết khi kiểm tra hàng ở khâu ban đầu giúp nhân viên giao nhận chủ động để biết được mình cần chuẩn bị những chứng từ nào là cần thiết và hợp lệ nhằm tránh được những sai sót và tạo điều kiện cho quá trình giao nhận diễn ra nhanh hơn, ít tốn kém hơn.
Việc áp mã tính thuế và tính thuế cho hàng hoá là công việc hết sức quan trọng vì khi áp mã thuế sai thì sẽ tính sai thuế phải nộp. Lúc này, Cán bộ Hải quan sẽ phải áp mã lại và mời doanh nghiệp đến để tham vấn giá và phải chỉnh sửa tờ khai thậm chí trong một số trường hợp doanh nghiệp có thể bị phạt do việc áp mã sai, điều này có thể làm mất rất nhiều thời gian và chi phí. Do đó, đòi hỏi NVGN phải cẩn thận, tỉ mỉ để áp thật đúng và tính thuế thật chính xác. Muốn vậy, NVGN phải hiểu rõ về tính chất, đặc điểm, công dụng,…của hàng hoá. Ngoài ra, có thể tham khảo thêm về các mã số hàng hoá được áp mã trong các lô hàng trước đó, đồng thời phải nắm chắc phương pháp, quy tắc, quy định về áp mã hàng hóa.
Thường xuyên nghiên cứu, cập nhật, áp dụng ngay các chính sách chuyển đổi của Nhà nước, Hải quan trong lĩnh vực kinh doanh XNK, các quy tắc làm thủ tục Hải quan, kịp thời đáp ứng cho khách hàng mọi thông tin kinh tế cần thiết. Từ đó, có những điều chỉnh hợp lý cho Công ty mình, tiết kiệm được thời gian cho đôi bên.
Chi phí cũng là một yếu tố không kém phần quan trọng tạo nên sự thành công cho doanh nghiệp. Do vậy, bên cạnh việc làm thế nào để có thể thực hiện nhanh nhất việc đưa hàng hoá đến cho khách hàng thì còn phải thực hiện điều đó với chi phí thấp nhất.
Để giảm được chi phí thì cũng như đã đề cập ở trên thì cần chuẩn bị bộ chứng từ cho thật chính xác. Điều này ngoài việc tránh được sự tiêu cực trong Hải quan còn có thể khắc phục được tình trạng bị phạt do áp mã hàng hoá sai.
Ngoài ra cũng cần chú ý đến chi phí vận tải vì nó chiếm một phần tương đối lớn của lô hàng. Do đó, để giảm được chi phí vận tải thì trước hết đòi hỏi đội ngũ nhân viên giao nhận không những trang bị vững chắc nghiệp vụ mà còn phải am hiểu các công việc liên quan đến giao nhận:
Biết tận dụng tối đa thể tích và trọng tải của phương tiện vận tải nhằm giảm đến mức tối đa các chi phí tạo ra lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp.
Đồng thời phải có kinh nghiệm trong việc giải quyết vấn đề vướng mắc một cách nhanh nhất, tốt nhất nhằm giảm những chi phí không cần thiết.
Ngoài ra, Công ty cần quan tâm hơn trong việc mở rộng phạm vi hoạt động trong lĩnh vực hoạt động, nhằm tăng năng lực cạnh tranh của Công ty so với các đối thủ khác thông qua việc đa dạng hoá các hình thức nhập khẩu cũng như mặt hàng được phép nhập khẩu kinh doanh, nhập khẩu uỷ thác.
Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý khai thác Cảng cũng như khả năng xếp dỡ, thanh toán.