Chỉ tiêu năng suất lao động = Giá trị tổng sản lƣợng/Số lao động tham gia
Chỉ tiêu mức sinh lời bình quân = Lợi nhuận ròng/Số lao động tham gia
Hình 5: Năng Suất Lao Động Hình 6: Mức Sinh Lợi Bình Quân
( Đơn vị tính: 1.000.000Đ) ( Đơn vị tính: 1.000.000Đ)
- Nhìn vào bảng số ta có sự phân tích và nhận xét:
Chỉ tiêu năng suất lao động phản ánh sản lƣợng bình quân của 1 lao động trong 1 năm. Năng suất lao động trung bình của năm 2014 là 556 triệu đồng/năm giảm 16% so với năm trƣớc đó 2013 là 645 triệu đồng/năm. Đây là 1 năm làm việc kém hiệu quả của đội ngũ nhân viên tại công ty. Sang năm 2015, năng suất lao động bình quân đã có dấu hiệu tăng trở lại theo chiều hƣớng có lợi cho công ty, cụ thể là 563 triệu đồng/năm, tăng 1,2% so với năm 2014, tuy nhiên con số này cũng còn khá thấp so với năm 2013, công ty nên quản lý chặt chẽ và điều phối lao động một cách hợp lý hơn nữa để giảm thiểu những chí phí không đáng có và tăng cƣờng tính hiệu quả trong việc sử dụng lao động.
Năng suất lao động
700 650 645 600
556 563 Năng suất lao động
550 500
2013 2014 2015
Mức sinh lợi bình quân
80 57.5 60 46.6 46.7 40 20 0 Mức sinh lợi bình quân 2013 2014 2015
Hiện tại, công ty TNHH MTV Văn Tiến Nghĩa chƣa có phòng quản lý riêng về chất lƣợng. Tuy nhiên, các vấn đề liên quan đến chất lƣợng vẫn đƣợc kiểm soát một cách chặt chẽ. Về chất lƣợng sản phẩm, đội ngũ công nhân viên hay môi trƣờng làm việc… đều đƣợc kiểm soát chặt chẽ nhƣng dƣới góc độ là quản lý chung.
Tính cho đến nay, công ty chƣa áp dụng bất kì một hệ thống quản lý chất lƣợng nào. Đó cũng là một hạn chế khi mà công ty bắt đầu áp dụng một hệ thống quản lý hay một công cụ quản lý chất lƣợng nào đó. Vì vậy, khi triển khai áp dụng mô hình quản lý chất lƣợng 5S cần phải đi từ những bƣớc đơn giản và dần cải tiến về sau.
2.2.2. Đánh giá thực trạng môi trƣờng làm việc tại công ty TNHH MTV Văn Tiến
Nghĩa.
2.2.2.1. Nguồn dữ liệu đánh giá môi trường làm việc tại công ty.
Nguồn dữ liệu để đánh giá thực trạng môi trƣờng làm việc tại công ty bao gồm nguồn dữ liệu sơ cấp và thứ cấp. Nguồn dữ liệu sơ cấp có đƣợc thông qua quá trình thu thập thông tin bằng phƣơng pháp quan sát và thu thập ý kiến của các nhân viên trong công ty. Nguồn dữ liệu thứ cấp có đƣợc thông qua việc thu thập các tài liệu liên quan có trƣớc của công ty thông qua các quyết định hay các thông tin tham khảo ở trang web công ty.
2.2.2.2. Thực trạng môi trường làm việc tại công ty.
Môi trƣờng làm việc của các phòng ban chức năng công ty TNHH MTV Văn Tiến Nghĩa cơ bản là một môi trƣờng làm việc phù hợp với các cán bộ công nhân viên. Vấn đề quản lý môi trƣờng làm việc nói chung vẫn mang tính chất truyền thống.
Hiện nay, việc sắp xếp và quản lý công cụ dụng cụ của các phòng ban chức năng trong công ty cũng nhƣ là các thành phẩm, nguyên liệu, công cụ lao động trong kho bãi vẫn xuất phát từ thói quen và kinh nghiệm của cá nhân. Dẫn tới việc dƣ thừa những vật dụng không cần thiết, chiếm diện tích và tốn thời gian trong quá trình làm việc. Theo thu thập từ bảng điều tra:
Câu 1: Theo anh/chị phòng làm việc có gọn gàng sạch sẽ hay không?
Không
Kết quả tổng hợp: 20/35 tức 57% cho ý kiến là có
15/35 tức là 43% cho ý kiến là không
Câu 2: Theo anh/chị thì phòng làm việc của mình có những vật dụng không cần thiết hay không?
Có
Không
Kết quả tổng hợp: 33/35 tức 94% cho ý kiến là có 2/35 tức là 6% cho ý kiến là không
Câu 3: Theo anh /chị phòng làm việc của mình đã bố trí thuận tiện hay chưa?
Thuận tiện
Chƣa thuận tiện
Kết quả tổng hợp: 29/35 tức 82% cho ý kiến là có thuận tiện 6/35 tức là 18% cho ý kiến là chƣa thuận tiện
Câu 5: Anh/chị cảm thấy tốn thời gian khi tìm công cụ trong quá trình làm việc hay không?
Có
Không
Kết quả tổng hợp: 33/35 tức 94% cho ý kiến là có 2/35 tức là 6% cho ý kiến là không
Về cơ bản, thực trạng quản lý vệ sinh tại nơi làm việc trong các phòng ban của công ty khá tốt. Cụ thể việc vệ sinh các phòng ban do một nhân viên lao công phụ trách đảm nhiệm. Ngoài ra, theo quy định của công ty thƣờng có một cuộc tổng vệ sinh vào chiều thứ 6 hàng tuần. Tuy nhiên, việc quản lý vệ sinh trong kho bãi của công ty vẫn chƣa thực
thực sự ý thức trong việc đảm bảo vệ sinh tại nơi làm việc, việc quản lý vệ sinh tại kho bãi vẫn còn sơ sài. Theo thu thập từ bảng điều tra:
Câu 6: Anh/chị cảm thấy nơi mình làm việc có hợp vệ sinh hay không?
Có
Không
Kết quả tổng hợp: 23/35 tức 65% cho ý kiến là có
12/35 tức là 35% cho ý kiến là không
Thông qua bảng câu hỏi khảo sát, phần lớn các nhân viên đều có ý thức tốt trong việc tạo môi trƣờng làm việc hiệu quả và thái độ hƣởng ứng đối với những quy định mới về sắp xếp vệ sinh nơi làm việc để nâng cao hiệu quả cũng rất tốt. Đó là một thuận lợi đối với công ty. Theo thu thập từ bảng điều tra:
Câu 7: Anh/chị có làm vệ sinh nơi mình làm việc hay không?
Có
Không
Kết quả tổng hợp: 30/35 tức 85% cho ý kiến là có 5/35 tức là 15% cho ý kiến là không
Câu 8: Anh/chị có tự hào về nơi làm việc của mình hay không?
Có
Không
Kết quả tổng hợp: 31/35 tức 88% cho ý kiến là có 4/35 tức là 12% cho ý kiến là không
Câu 9: Nếu công ty có quy định về sàng lọc, sắp xếp, vệ sinh sạch sẽ thường xuyên nơi làm việc anh/chị có đồng tình hay không?
Không
Kết quả tổng hợp: 35/35 tức 100% cho ý kiến là có 0/35 tức là 0% cho ý kiến là không
2.2.2.3. Đánh giá chung về môi trường làm việc tại công ty TNHH MTV Văn Tiến
Nghĩa.
Qua những thông tin thu thập đƣợc trong bảng khảo sát cá nhân trên thì có thể thấy môi trƣờng làm việc tại công ty có những điểm mạnh và điểm yếu nhƣ sau:
Những mặt tích cực.
- Việc bố trí và sắp xếp lƣu trữ hồ sơ, công cụ mặc dù chƣa có quy định chung nhƣng hầu hết các nhân viên đều có ý thức tốt.
- Hầu hết các nhân viên đều tự hào nơi làm việc của mình.
- Thái độ đối với sự thay đổi về quy định sắp xếp, vệ sinh nơi làm việc của các nhân viên đều rất tốt.
Những mặt còn tồn tại.
- Thông qua bảng khảo sát, nhìn chung môi trƣờng làm việc tại các kho bãi và phòng ban trong công ty chƣa đƣợc tốt. Việc dƣ thừa những vật dụng không cần thiết đã ảnh hƣởng đến quá trình làm việc của công nhân viên, gây mất thời gian và không linh hoạt trong công việc.
- Công tác vệ sinh trong cần ty cần phải có những quy định rõ ràng và cụ thể hơn.
Tóm tắt chương 2
Trong chương 2 đầu tiên đã giới thiệu tổng quan về doanh nghiệp và tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH MTV Văn Tiến Nghĩa qua các chỉ tiêu đánh giá và kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Thông qua các kết quả điều tra khảo sát, chuyên đề đã cho thấy được thực trạng của công ty hiện nay trước khi áp dụng mô hình quản lý chất lượng 5S.
Kết quả nghiên cứu từ chương 2 là tiền đề để áp dụng mô hình quản lý chất lượng 5S sao cho hiệu quả tại công ty TNHH MTV Văn Tiến Nghĩa.
CHƢƠNG 3: ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP CHO VIỆC ÁP DỤNG HIỆU QUẢ MÔ HÌNH 5S TẠI CÔNG TY TNHH MTV VĂN TIẾN NGHĨA.
3.1.PHẠM VI, ĐỐI TƢỢNG, MỤC TIÊU CỤ THỂ CỦA 5S.
3.1.1. Phạm vi thực hiện 5S.
5S đƣợc thực hiện trƣớc hết ở các phòng ban chức năng bao gồm phòng kinh doanh, phòng hành chính nhân sự và kho sửa chữa. Khi 5S đã đƣợc phổ biến thì có thể áp dụng mở rộng tại các đơn vị khác của công ty.
3.1.2. Đối tƣợng chủ yếu thực hiện.
5S đƣợc thực hiện ở một số phòng ban và kho bãi sửa chữa của công ty. Chủ yếu là đƣa ra các tiêu chuẩn về vệ sinh công ty, sắp xếp hợp lý các vật dụng trong công việc tại các phòng ban và tạo sự thuận tiện trong quá trình làm việc tại kho bãi sửa chữa của công ty.
Các tiêu chuẩn đƣa ra đó là những cơ sở để cho 5S có thể đi vào nề nếp hoạt động của công ty, đó cũng là những tiêu chí để 5S có thể đƣợc thực hiện và phát huy hiệu quả của nó. Ví dụ nhƣ các tiêu chuẩn để phân định những dụng cụ cần thiết hay không cần thiết, các quy định về thực hiện vệ sinh của công ty…
Việc bố trí sắp xếp lại vị trí các kho trong bãi sửa chữa nhằm sử dụng diện tích mặt bằng vốn có của công ty một cách hiệu quả.
Các vật dụng chủ yếu trong công việc hằng ngày có thể là giấy tờ, sổ sách, các vật dụng cá nhân,…nhìn chung các vật dụng cơ bản trong các phòng ban chức năng bao gồm:
Bảng 10: Danh Sách Các Vật Dụng Phổ Biến
STT Nhóm vật dụng Tên vật dụng
1
Vật dụng chiếm nhiều diện tích Bàn làm việc 2 Tủ đựng hồ sơ 3 Máy photocopy 4 Bàn tiếp khách 5 Văn phòng phẩm Sách, báo, văn bản khác.. 6 Bút, kẹp giấy,.. 7 Vật dụng khác Ấm chén, phích nƣớc.. 3.1.3. Mục tiêu thực hiện 5S.
Thực hiện 5S tại các phòng ban chức năng của công ty nhằm khắc phục một số các hạn chế về thực trạng của công ty hiện nay và tạo một môi trƣờng làm việc hiểu quả trong công ty. Cụ thể giúp các phòng ban có đƣợc một môi trƣờng hạn chế nhất các vật dụng không cần thiết trong công ty, vệ sinh thƣờng xuyên sạch sẽ và các nhân viên trong công ty luôn có thái độ tốt đối với nơi làm việc của mình. Từ những mặt tích cực đó, tạo cho công ty một hình ảnh thực sự tốt đẹp trong mắt khách hàng cũng nhƣ nội bộ công ty.
Qua việc áp dụng 5S, công ty có thể tiến xa hơn trong việc tiếp cận với một hệ thống quản lý chất lƣợng hay các công cụ quản lý chất lƣợng khác.
3.2.THUẬN LỢI, KHÓ KHĂN CỦA CÔNG TY KHI THỰC HIỆN 5S
3.2.1. Thuận lợi
Ban lãnh đạo rất quan tâm đến những vấn đề thay đổi hoạt động công ty nhằm nâng cao hiệu quả làm việc tại công ty.
Mặt tích cực đầu tiên cần phải nhắc đến đó chính là thái độ làm việc và sự tự giác của các nhân viên trong công ty. Mặc dù chƣa có những quy định cụ thể nhƣng nhân viên rất có ý thức trong những hoạt động của mình.
Đội ngũ nhân viên chiếm phần lớn là các nhân viên trẻ, năng động và khả năng tiếp thu những cái mới khá nhanh và hiệu quả.
3.2.2. Khó khăn
Công ty TNHH MTV Văn Tiến Nghĩa chƣa áp dụng một hệ thống quản lý chất lƣợng nào nên cách tiếp cận mới sẽ gây một số khó khăn cho công ty. Công ty phải thực hiện việc đào tạo từ lãnh đạo cho đến đội ngũ nhân viên có liên quan.
Khi thực hiện chƣơng trình 5S cần phải có sự đầu tƣ về kinh phí cũng nhƣ thời gian, chính vì sự gia tăng chi phí này nếu không đƣợc thuyết phục bởi các lơi ích lâu dài sẽ khó chấp nhận và thông qua.
3.3 CÁC BƢỚC TRIỂN KHAI THỰC HIỆN 5S 3.3.1 Giai đoạn chuẩn bị. 3.3.1 Giai đoạn chuẩn bị.
Bƣớc chuẩn bị là bƣớc rất quan trọng trong mọi quá trình triển khai hệ thống quản lý trong tổ chức, doanh nghiệp. Nếu không chuẩn bị kỹ lƣỡng, chúng ta sẽ phải đối mặt với nhiều nguy cơ thất bại.
Trong thực hành 5S, bƣớc chuẩn bị chính là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tiếp cận và phát triển các hoạt động 5S. Quá trình chuẩn bị gồm các nội dung chính sau:
Ban lãnh đạo cần hiểu đúng triết lý và các lợi ích của thực hành 5S.
Ban lãnh đạo và các cán bộ chủ chốt tìm hiểu kinh nghiệm áp dụng 5S tại các doanh nghiệp trong nƣớc và ngoài nƣớc (nếu có thể).
Lãnh đạo cam kết thực hiện 5S trong tổ chức.
Thành lập ban chỉ đạo 5S.
Chỉ định cán bộ trách nhiệm chính về hoạt động 5S.
Tổ chức đào tạo cho những ngƣời có trách nhiệm chính và các cán bộ hƣớng dẫn thực hiện.
Lập kế hoạch thực hiện 5S
Có thể nói, trong bƣớc chuẩn bị, thiết lập ban chỉ đạo 5S, việc tổ chức đào tạo và xây dựng kế hoạch là những nội dung chủ đạo. Một yếu tố quan trọng giúp quá trình triển khai 5S thành công là sự cam kết của lãnh đạo. Việc cam kết này sẽ đảm bảo các nguồn lực trong toàn bộ quá trình thực hiện, do vậy nhóm chỉ đạo 5S cần phải có sự tham gia của lãnh đạo và đại diện của tất cả các phòng ban có liên quan trong tổ chức. Bên cạnh đó, việc đào tạo lý thuyết cũng nhƣ học hỏi kinh nghiệm từ các tổ chức đi trƣớc trong việc thực hành 5S sẽ giúp doanh nghiệp tiếp cận 5S dễ dàng hơn.
Nội dung cuối cùng trong bƣớc chuẩn bị chính là xây dựng kế hoạch chi tiết. Khi thiết lập kế hoạch thực hiện, chúng ta cần chú ý một số vấn đề sau:
Dự tính thời gian cho toàn dự án triển khai 5S, đồng thời thiết lập thời gian cụ thể cho từng hoạt động. Thông thƣờng kế hoạch triển khai 5S kéo dài từ 1-2 năm, nhƣng đối với các doanh nghiệp khác nhau, thời gian của cả quá trình sẽ khác biệt tùy vào hoàn cảnh, điều kiện của doanh nghiệp mình. Ta có thể rút ngắn thời gian thực hiện song phải đảm bảo khi dự án kết thúc, nhân viên có nhận thức rõ ràng về triết lý 5S. Nhƣ vậy, các hoạt động 5S trong doanh nghiệp sẽ tiếp tục đƣợc duy trì và phát triển.
Nội dung công việc nên đƣợc xây dựng chi tiết cho từng phòng ban, khu vực. Nội dung công việc càng chi tiết thì việc thực hiện và kiểm soát tiến độ càng dễ dàng hơn.
Chỉ định ngƣời trách nhiệm chính cho các hoạt động 5S tại từng bộ phận. Những ngƣời chịu trách nhiệm chính này sẽ tuyên truyền, giám sát và điều phối hoạt động trong phòng ban mình. Do vậy, các điều phối viên cần đƣợc đào tạo sâu sắc hơn nữa.
3.3.2. Các bƣớc triển khai thực hiện 5S
3.3.2.1. B1: Thông báo của lãnh đạo về việc cam kết thực hiện phòng trào 5S
Đây là hoạt động nhằm chính thức phát động chƣơng trình 5S trong tổ chức, doanh nghiệp. Trong quản lý, lãnh đạo là ngƣời có ảnh hƣởng rất lớn đến ý thức của nhân viên; thông báo chính thức của lãnh đạo thể hiện quyết tâm thực hiện chƣơng trình 5S trong
doanh nghiệp mình, do đó khuyến khích tinh thần, trách nhiệm của công nhân viên trong quá trình thực hiện. Bên cạnh đó, lãnh đạo cần phải cam kết thực hiện và tham gia trực tiếp vào các hoạt động 5S cùng với nhân viên, nhƣ vậy chƣơng trình 5S mới có thể duy trì và phát triển bền vững trong doanh nghiệp.
Để công nhân viên hiểu rõ chƣơng trình thực hành 5S, thông báo chính thức của lãnh đạo cần bao gồm các nội dung sau:
Thông báo chính thức về chƣơng trình thực hành 5S.
Trình bày mục tiêu của chƣơng trình 5S.