Trong lần đầu tiên này, công ty nên tiến hành theo trình tự 5S. Thực hiện 5S theo 2 giai đoạn:
Giai đoạn 1: Bắt đầu bằng Seiri
Trong 5S, sàng lọc các vật dụng không cần thiết là tiền đề để thực hiện các chữ S tiếp theo. Mục đích của sàng lọc là loại bỏ các vật dụng không cần thiết khỏi nơi làm việc, tránh sự tái xuất hiện của chúng khi không cần đến, hƣớng tới nâng cao hệ số sử dụng và hiệu suất không gian làm việc, góp phần cải tiến năng suất.
Trong bƣớc Sàng lọc, doanh nghiệp cần thực hiện các nội dung chính sau:
- Lập tiêu chuẩn loại bỏ những vật dụng không cần thiết.
- Sàng lọc sơ bộ để loại bỏ những thứ không cần thiết sau ngày tổng vệ sinh.
- Xác định và phân loại những thứ không cần thiết và loại bỏ chúng.
Đánh giá lại những vật dụng không dùng nữa nhƣng vẫn còn giá trị. Những vật dụng này nên đƣợc dán thẻ đỏ để dễ phân biệt và theo dõi. Thực hiện công tác sàng lọc cùng với phong trào tổng vệ sinh 2 lần trong năm nhằm loại bỏ triệt để các vật dụng không cần thiết, tránh lãng phí trong công việc. Đồng thời, việc tìm ra các nguyên nhân dẫn đến sự xuất hiện của các vật dụng dƣ thừa là rất cần thiết giúp doanh nghiệp ngăn ngừa sự tái diễn. Các yếu tố thƣờng gây ra tình trạng tích lũy nhiều thứ không cần thiết bao gồm:
- Thay đổi kế hoạch sản xuất kinh doanh. - Đặt số lƣợng lớn nguyên vật liệu.
- Tích trữ nguyên vật liệu quá lâu. - Không kiểm soát số lƣợng đầy đủ.
- Không kiểm soát chất lƣợng đầy đủ.
- Vị trí lƣu kho không thích hợp hoặc phƣơng pháp lƣu kho không hiệu quả.
Dựa vào các nguyên nhân trên, doanh nghiệp có thể đƣa ra kế hoạch thích hợp nhằm ngăn ngừa sự tái xuất hiện của các vật dụng không cần thiết trong môi trƣờng làm việc, giảm bớt công việc sàng lọc.
Giai đoạn 2: Thực hiện Seiri, Seiton và Seiso hằng ngày tạo thói quen trong công việc.
Thực hiện Seiri hàng ngày
Sau khi thực hiện sàng lọc ban đầu, các doanh nghiệp cần tiếp tục các hoạt động này để tận dụng đƣợc chỗ làm việc hiệu quả hơn. Đồng thời ban chỉ đạo 5S và lãnh đạo nên vận động, triển khai cải tiến địa điểm và phƣơng pháp lƣu giữ để giảm thiểu thời gian tìm kiếm, tạo nên môi trƣờng làm việc.
Hình 7: Sơ Đồ Quá Trình Tiến Hành Seiri
Thực hiện Seiton
Sau khi sàng lọc, các hoạt động Seiton sẽ đƣợc thực hiện. Seiton có nghĩa là sắp xếp, bố trí các đồ vật cần thiết một cách gọn gàng sao cho dễ lấy.
Các nguyên tắc về Seiton bao gồm:
- Tuân thủ phƣơng pháp vào trƣớc ra trƣớc (FIFO) để lƣu kho các vật dụng. (1) Chuẩn bị cho Seiri (2) Xây dựng tiêu chuẩn cho Seiri (3) Dọn dẹp vật dụng không cần thiết (4) Đánh giá vật dụng không cần thiết (5) Vứt bỏ vật dụng không cần thiết
- Mỗi đồ vật đƣợc bố trí một chỗ riêng.
- Tất cả vật dụng và vị trí của chúng cần đƣợc thể hiện bằng cách ghi nhãn có hệ thống.
- Đặt các đồ vật sao cho dễ dàng nhìn thấy, tiết kiệm thời gian tìm kiếm. - Sắp xếp các vật dụng sao cho có thể xử lý, vận chuyển dễ dàng.
Đối với các công cụ, thiết bị văn phòng phẩm, chúng ta nên bố trí hợp lý, phù hợp với tần suất sử dụng để tiết kiệm thời gian di chuyển, lấy trả. Các vật dụng thƣờng xuyên sử dụng nên để gần nơi làm việc nhất, các vật ít dùng tới thì có thể để xa hơn và những thứ không cần dùng tới nhƣng phải lƣu giữ thì cất vào kho riêng và có dấu hiệu nhận biết.
Hình 8: Quy Trình Thực Hiện Seiton
Thực hiện Seiso
Seiso có nghĩa là dọn vệ sinh, giữ gìn sạch sẽ nơi làm việc, máy móc, thiết bị. Thực hiện vệ sinh hàng ngày làm cho môi trƣờng làm việc sạch sẽ, gọn gàng, tạo sự thoải mái và an toàn cho nhân viên làm việc, khuyến khích sáng tạo. Ngoài ra, nhờ nơi làm việc sạch sẽ, việc áp dụng quản lý trực quan tại các doanh nghiệp trở nên dễ dàng hơn, góp phần nâng cao năng suất.
Bên cạnh tác dụng hỗ trợ quản lý trực quan, Seiso còn đóng góp một vai trò quan trọng trong việc bảo trì máy móc, thiết bị. Khi thực hiện Seiton, nhân viên hay ngƣời vận hành máy lau chùi và kiểm tra từng vị trí trên máy móc, nhờ đó phát hiện ra những bất thƣờng của máy móc ngăn ngừa các nguồn bẩn (một trong những nguyên nhân dẫn đến sự cố máy móc). Từ đó, ngƣời vận hành có thể hành động kịp thời nhằm phòng ngừa và khắc phục những bất thƣờng đó.
Các công việc chủ yếu trong Seiso là: Chọn vật dụng cho Seiton Thiết kế các chỉ dẫn Chuẩn bị và cung cấp các chỉ dẫn Treo các chỉ dẫn
- Phân chia khu vực và trách nhiệm. Ban chỉ đạo sẽ phân công trách nhiệm ai làm gì và ở khu vực nào dựa vào vị trí làm việc của mỗi ngƣời, bộ phận, thiết lập bản đồ khu vực và bảng kiểm tra 5S để kiểm soát việc dọn vệ sinh thuận tiện.
- Chuẩn bị đầy đủ dụng cụ vệ sinh.
- Tiến hành thực hiện vệ sinh. Trƣớc khi làm vệ sinh, chúng ta cần xác định phƣơng hƣớng làm vệ sinh nhằm tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả của hoạt động này. Khi thực hiện vệ sinh, chúng ta nên nhớ nguyên tắc: “Vệ sinh là Kiểm tra”.
- Tiến hành cải tiến vệ sinh. Luôn chú ý cải tiến sẽ giúp chúng ta giảm thời gian vệ sinh, dễ dàng vệ sinh những vị trí khó làm vệ sinh, ngăn ngừa tối đa các nguồn bẩn.
Hình 9: Quy Trình Thực Hiện Seiso
Đề ra các quy định, khẩu hiệu trong việc giữ gìn vệ sinh. Một khẩu hiệu phổ biến trong các doanh nghiệp là „5 phút làm 5S mỗi ngày” sẽ giúp các hoạt động 5S đƣợc duy trì hàng ngày.
Thực hiện Seiketsu
Khi thực hiện thƣờng xuyên các hoat động 3S và mang lại hiệu quả lớn, đây chính là chúng ta đang thực hiện Seiketsu. Để duy trì và nâng cao 5S, doanh nghiệp có thể sử dụng một số phƣơng pháp hữu ích sau:
Thứ nhất, ban lãnh đạo đánh giá về các hoạt động 5S. Khi thực hiện, ban lãnh đạo cần phải cam kết và đánh giá thƣờng xuyên các hoạt động 5S. Cũng giống nhƣ các hệ thống quản lý khác, 5S cần có hệ thống quy định, tài liệu liên quan để có thể đánh giá chuẩn xác hoạt động 5S. Hệ thống tài liệu dùng cho việc đánh giá gồm:
- Chính sách, mục tiêu và kế hoạch thực hiện 5S. (1) Tìm ra nguồn gốc và nguyên nhân gây ra bụi bẩn (2) Loại bỏ bụi bẩn từ gốc (3) Nghĩ ra cách tiến hành Seiso thật đơn giản (4) Lập hệ thống quy tắc cho Seiso (5) Kiểm tra việc thực hiện Seiso
- Sơ đồ tổ chức 5S. - Các quy định về 3S. - Tƣ liệu đào tạo.
- Tài liệu quảng bá về 5S. - Bảng tin, bản tin 5S.
- Cơ chế khen thƣởng cho việc thực hành 5S. - Quy định về đánh giá việc thực hiện 5S.
Thứ hai, tổ chức thi đua giữa các phòng ban trong công ty. Thứ ba, tạo ra phong trào thi đua giữa các doanh nghiệp về 5S.
Thực hiện Shitsuke
Tiến hành Shitsuke chính là tạo ra thói quen, nâng cao ý thức tự giác của công nhân viên trong việc thực hiện 3S. Khi thực hiện 3S thƣờng xuyên, làm 3S dần trở thành một phần không thể thiếu trong công việc hàng ngày của nhân viên. Mục tiêu cuối cùng của Shitsuke hay của cả 5S chính là đƣa triết lý 5S vào trong văn hóa doanh nghiệp, từ đó nâng cao hình ảnh của công ty trong các nhà cung cấp, khách hàng và đối tác.