3.3.1 Sơ đồ bộ máy quản lý
Sơ đồ 3.1: Bộ máy tổ chức công ty
Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán
3.3.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban
Ban Giám đốc: Phụ trách điều hành chung toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty và chịu trách nhiệm trước Nhà nước về sản xuất kinh doanh theo luật định.
Phòng kinh doanh: Đây là bộ phận hết sức quan trọng, đóng vai trò chủ chốt trong công ty. Đảm bảo đầu vào và đầu ra của công ty, tiếp cận và nghiên cứu thị trường, giới thiệu sản phẩm và mở rộng thị trường cũng như thu hút khách hàng mới. Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh, tính giá và lập hợp đồng với khách hàng.
Lập và phân bổ kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm cho công ty, hàng quý và hàng tháng cho các phân xưởng sản xuất. Lập lệnh sản xuất cho các phân xưởng, duy trì và nâng cao nguồn hàng cho công ty. Đề xuất các biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Marketing trong từng thời điểm.
BAN GIÁM ĐỐC PHÒNG KINH DOANH PHÒNG KỸ THUẬT PHÒNG KẾ TOÁN PHÒNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ KHO VÀ XƯỞNG SẢN XUẤT
Phòng kỹ thuật: Thực hiện các hạng mục sửa chữa, cải tạo xây dựng mới. Vận hành bảo trì, sửa chữa. Phân tích đánh giá tình hình bảo trì, bảo dưỡng các thiết bị máy móc của công ty.
Phòng kế toán: Phụ trách công tác kế toán toàn công ty, tham mưu giúp việc cho Giám Đốc công ty trong công tác tài chính – kế toán, thống kê, tính toán, quản lý chi phí, doanh thu, công nợ, xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty theo quy định của công ty và Pháp luật.
Phòng hành chính nhân sự: quản lý hồ sơ lý lịch và toàn bộ lực lượng lao động về số lượng cũng như chất lượng. Lập kế hoạch, tổ chức thực hiện đào tạo chuyên môn cho cán bộ, công nhân viên. Tuyển dụng nhân sự cho công ty.
Kho và xưởng sản xuất: Là đơn vị chức năng cơ sở, tổ chức quản lý, tổ chức sản xuất. Nghiên cứu hồ sơ thiết kế kỹ thuật, triển khai xây dựng kế hoạch, biện pháp và tổ chức thực hiện nhiệm vụ sản xuất do công ty giao.
3.4 Giới thiệu phòng kế toán của công ty 3.4.1 ơ cấu bộ máy kế toán 3.4.1 ơ cấu bộ máy kế toán
Ưu điểm: Công ty TNHH SX TM DV Kiều An thuộc loại hình doanh nghiệp vừa và nhỏ nên bộ máy tổ chức kế toán của công ty cũng gọn nhẹ, nhưng với đội ngũ nhân viên kế toán có trình độ và năng lực nên luôn hoạt động có hiệu quả. Quản lý chứng từ chặt chẽ, cẩn thận giảm thiểu rủi ro trong công tác kế toán nên công việc cũng trở nên nhẹ nhàng hơn.
Nhược điểm: Mặc dù công ty có sử dụng phần mềm để hạch toán, nhưng đôi khi sự thiếu cẩn trọng của nhân viên dẫn đến sai sót trong quá trình nhập liệu. Mặt khác, do bộ phận kế toán gọn nhẹ dẫn tới xử lý chứng từ không kịp thời, đặc biệt trong trường hợp nhập sai vì chỉ có kế toán trưởng mới được sửa.
Sơ đồ 3.2: Bộ máy kế toán công ty
Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán
Nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán:
Kế toán trưởng: Có nhiệm vụ tổ chức, điều hành toàn bộ hệ thống kế toán của công ty, làm tham mưu cho Ban giám đốc về các hoạt động kinh doanh, phổ biến chủ trương và chỉ đạo thực hiện về lĩnh vực nghiệp vụ chuyên môn tài chính cho các kế toán bộ phận, chịu trách nhiệm trước Giám đốc và các Cơ quan Nhà nước về thông tin kế toán cung cấp. Kế toán trưởng thường làm các phần hành: phụ trách chung, báo cáo kế toán quý, năm.
Kế toán tổng hợp: Phản ánh một cách khoa học các chi phí phục vụ sản xuất kinh doanh, phục vụ tính giá thành và kiểm tra chi phí sản xuất kinh doanh của công ty, lập các báo cáo liên quan đến chi phí sản xuất và tính giá thành.
Kế toán hàng hóa: Phản ánh đầy đủ chính xác tình hình nhập, xuất, tồn, tính toán chính xác vật liệu xuất dùng cho từng đối tượng. Lập báo cáo về tình hình thu mua, dự trữ bảo quản cũng như sử dụng hàng hoá. Trực tiếp xuất nhập hàng hóa.
Kế toán công nợ: Phản ánh và theo dõi kịp thời các nghiệp vụ thanh toán phát sinh chi tiết cho từng đối tượng, từng khoản nợ và thời gian thanh toán. Ghi chép kịp thời
KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN TỔNG HỢP KẾ TOÁN HÀNG HÓA KẾ TOÁN CÔNG NỢ KẾ TOÁN
trên hệ thống chứng từ sổ chi tiết, sổ tổng hợp của phần hành các khoản nợ phải thu, phải trả. Thực hiện việc kiểm tra, kiểm soát về chế độ thanh toán công nợ, tổng hợp và xử lý nhanh chóng thông tin về tình hình công nợ. Thực hiện các chế độ về thuế.
Kế toán tiền lương: Theo dõi, hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương theo quy định của Nhà nước.
Thủ quỹ: Là người nắm giữ nguồn tiền tệ của công ty, chịu trách nhiệm mở sổ quỹ, ghi chép hàng ngày các nghiệp vụ thu chi tại quỹ. Thu chi các khoản tiền mặt theo đúng chứng từ gốc. Chịu trách nhiệm trước Giám Đốc trong những trường hợp thiếu hụt, mất mát tiền mặt tại công ty.
3.4.2 Phương pháp kế toán
Công ty áp dụng Chế độ Kế toán Doanh nghiệp Việt Nam theo thông tư
200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính. Công ty thực hiện kế toán bằng máy vi tính với phần mềm MISA.
3.4.3 Hình thức tổ chức kế toán
Phương pháp tính giá nhập xuất hàng tồn kho: Bình quân gia quyền.
Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên.
Phương pháp xác định chi phí dở dang cuối kỳ: Phương pháp kiểm kê.
Phương pháp tính thuế : thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Niên độ kế toán bắt đầu từ 01/01/20xx, kết thúc ngày 31/12/20xx.
Hằng ngày căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc kế toán nhập dữ liệu vào phần mềm, tùy theo nội dung của từng nghiệp vụ để có thể chọn đúng phân hệ mua hàng, bán hàng, quỹ, kho…dựa vào dữ liệu nhập hằng ngày phần mềm sẽ tự động kết chuyển vào các sổ chi tiết phù hợp. Cuối tháng dựa vào số liệu trên các sổ mà phần mềm sẽ tự kết xuất ra các sổ cái, nhật ký và báo cáo.
Mỗi nhân viên trong phòng kế toán được trang bị một máy tính riêng. Các máy đều được cài đặt phần mềm kế toán MISA SME.NET 2012 và được nối mạng nội bộ, dữ liệu được lưu tại máy của kế toán trưởng, các thành viên khác nhập liệu trên máy của mình.
Hằng ngày kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mền kế toán.
Theo quy trình của phần mền kế toán, các thông tin tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng (hoặc khi cần thiết), kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định.
Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
Sơ đồ 3.3: Sơ đồ lưu chuyển chứng từ
PHẦN MỀM KẾ TOÁN
MÁY VI TÍNH -Báo cáo tài chính -Báo cáo kế toán quản trị CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI Sổ tổng hợp Sổ chi tiết SỔ KẾ TOÁN
Ghi chú:
Nhập số liệu trong ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối quý hoặc cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
Hằng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các giao diện được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được nhập vào cơ sở dữ liệu cuối kỳ sẽ truy xuất ra các sổ cái, sổ chi tiết, nhật ký và các báo cáo.
ƯƠNG 4: K TOÁN CÁC KHOẢN PHẢI THU PHẢI TRẢ TẠI CÔNG TY TNHH SX TM DV KIỀU AN
4.1 Kế toán nợ phải thu tại công ty TNHH SX TM DV Kiều An 4.1.1 Kế toán nợ phải thu khách hàng 4.1.1 Kế toán nợ phải thu khách hàng
Khách hàng của công ty là những nhân viên thuộc các công ty, nhà hàng, khách sạn hoặc các khách lẻ. Đối với hàng hóa là mỹ phẩm đa số khách hàng là khách lẻ, công ty sẽ giao cho công ty TNHH MTV Bưu Chính Viettel giao hàng và thu hộ tiền hàng. Bên Viettel sẽ chuyển tiền hàng sau khi đã trừ đi phần chi phí giao hàng cho công ty vào thứ ba, thứ năm và thứ bảy hàng tuần bằng hình thức chuyển khoản.
4.1.1.1 Tài khoản sử dụng
Công ty sử dụng tài khoản 131: phải thu khách hàng để hạch toán. Mỗi khách hàng có mã riêng, kế toán theo dõi chi tiết đối với từng khách hàng.
Trong công ty hàng ngày phát sinh rất nhiều các khoản phải thu khách hàng nhưng trong khuôn khổ của báo cáo này em chỉ xin được trích một số nghiệp vụ chủ yếu phát sinh trong tháng 4 và tháng 5 năm 2016 cùng các chứng từ kế toán, cách hạch toán và các số liệu trong các sổ kế toán mà em đã thu thập được trong quá trình thực tập tại công ty.
4.1.1.2 Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Ngày 15/04/2016 xuất bán cơm phần cho Công ty TNHH Thế Giới Thượng Lưu theo hóa đơn số 0006977 số tiền 462.000 đồng. Căn cứ vào hóa đơn 0006977 kế toán nhập vào phần mềm.
Nợ TK131: 462.000 Có TK5111: 420.000 Có TK33311: 42.000
Ngày 10/05/2016 xuất bán mỹ phẩm cho công ty TNHH MTV Bưu Chính Viettel theo hóa đơn bán hàng số 0006360 số tiền 1.750.000 đồng. Căn cứ vào hóa đơn bán hàng số 0006360 kế toán định khoản:
Nợ TK131: 1.750.000
Ngày 30/05/2016 xuất bán mỹ phẩm cho Ahamove theo hóa đơn bán hàng số 0007840 số tiền 3.600.000 đồng. Căn cứ vào hóa đơn bán hàng số 0007840 kế toán định khoản: Nợ TK131: 3.600.000
Có TK5111: 3.600.000
4.1.1.3 Ghi sổ kế toán
Nhận biên bản đối chiếu công nợ từ khách hàng, đối chiếu công nợ, nếu chính xác thì khách hàng chuyển khoản vào tài khoản cho công ty, nếu có sai sót thì kiểm tra lại và tìm ra tại sao sai, sau đó sửa lại cho chính xác.
Khi nhận được tiền khách hàng chuyển vào tài khoản công ty, kế toán thực hiện thu tiền khách hàng, đồng thời làm giấy báo có.
Kế toán nhập các nghiệp vụ phát sinh vào phần mềm, khoản phải thu của từng khách hàng thể hiện trên sổ chi tiết tài khoản phải thu, và khoản phải thu tất cả khách hàng được thể hiện thông qua báo cáo tổng hợp công nợ phải thu.
111,112,331 33311 632,627,641,… 111,112 111,112,331,… 333(12) 133
Số thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ, TSCĐ mua vào được khấu trừ
Số thuế GTGT phải nộp của hàng nhập khẩu
Số thuế GTGT hàng mua trả lại, CKTM, hàng mua được giảm giá
Cuối kỳ, xác định số thuế GTGT đầu vào đã được khấu trừ
Số thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ
Số thuế GTGT đầu vào được NSNN hoàn lại
4.1.2 Kế toán thuế GTGT được khấu trừ 4.1.2.1 Sơ đồ các nghiệp vụ 4.1.2.1 Sơ đồ các nghiệp vụ
Sơ đồ 4.1: Sơ đồ các nghiệp vụ phát sinh thuế GTGT được khấu trừ
4.1.2.2 Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Ngày 02/05/2016 mua nguyên vật liệu nhập kho để sản xuất thành phẩm, giá chưa thuế GTGT là 15.000.000 đồng, thuế 10%, chưa thanh toán cho người bán, kế toán hạch toán:
Nợ TK152: 15.000.000 Nợ TK1331: 1.500.000
Có TK331: 16.500.000
Ngày 15/05/2016, công ty trả lại hàng mỹ phẩm cho công ty TNHH SX TM Deal Sài Gòn giá mua 36.000.000 đồng chưa thuế GTGT (thuế GTGT 10%), kế toán hạch toán:
Nợ TK331: 39.600.000 Có TK1561: 36.000.000 Có TK1331: 3.600.000
Ngày 27/05/2016, công ty mua máy massage bằng tiền mặt, giao bán ngay cho khách hàng Nguyễn Thị Tuyết Hồng giá chưa thuế GTGT là 12.000.000 đồng, thuế GTGT 10%, kế toán hạch toán:
Nợ TK632: 12.000.000 Nợ TK1331: 1.200.000
Có TK1111: 13.200.000
Ngày 06/05/2016 chi thanh toán phí mua mực máy in cho anh Hồ Thanh Hà theo phiếu đề nghị thanh toán với số tiền 506.000 đồng (trong đó thuế GTGT 10%), kế toán định khoản:
Nợ TK6423: 460.000 Nợ TK1331: 46.000
Có TK1111:506.000
Đơn vị: CÔNG TY TNHH SX TM DV KIỀU AN Mẫu số 05 - TT
Địa chỉ: Tầng 19 khu A, Indochina Park Tower, số 04 (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-
NguyễnĐìnhChiểu,PhườngĐaKao,Quận1,TPHCM BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN
Ngày 06 tháng 05 năm 2016
Kính gửi: Giám đốc Công ty TNHH SX TM DV Kiều An Họ và tên người đề nghị thanh toán: Hồ Thanh Hà Nội dung thanh toán: mua mực máy in
Số tiền: 506.000
Viết bằng chữ: Năm trăm lẻ sáu nghìn đồng chẵn.
Người đề nghị thanh toán Kế toán trưởng Người duyệt
4.1.3 Kế toán phải thu khác
Phải thu khác tại công ty là các khoản bồi thường do tài sản bị thiếu, mất mát hoặc hư hỏng.
4.1.3.1 Tài khoản sử dụng
Tài khoản dùng phản ánh các khoản nợ phải thu khác
Công ty sử dụng tài khoản 138 “phải thu khác” để hạch toán
Kế toán mở sổ theo dõi chi tiết cho từng trường hợp thiếu tài sản, về số lượng, giá trị, người chịu trách nhiệm vật chất và tình hình xử lý. Đồng thời phải theo dõi cho từng đối tượng phải thu khác.
4.1.3.2 Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Ngày 29/04/2016 sau khi kiểm kê quỹ kế toán phát hiện sổ quỹ thâm hụt
1.000.000 đồng do thủ quỹ giao nhầm tiền cho khách hàng, cuối ngày kế toán hạch toán: Nợ TK 1388: 1.000.000
Có TK 1111: 1.000.000
Ngày 07/05/2016 thủ quỹ trả lại số tiền thiếu nhập quỹ tiền mặt, kế toán hạch toán:
Nợ TK 1111: 1.000.000 Có TK 1388: 1.000.000
Ngày 28/05/2016 thu lãi tiền cho vay của Đào Thị Huyền là 980.000 đồng, kế toán hạch toán:
Nợ TK 1111: 980.000 Có TK 1388: 980.000
4.2 Kế toán nợ phải trả tại công ty TNHH SX TM DV Kiều An 4.2.1 Kế toán nợ phải trả người bán 4.2.1 Kế toán nợ phải trả người bán
Người bán của công ty là công ty TNHH TM DV Pacific Ocean, công ty TNHH Sao Sáng, công ty Cổ phần phần mềm Citigo và các nhà cung cấp nhỏ lẻ khác. Tùy theo từng người bán mà thời hạn thanh toán sẽ khác nhau.
Công ty sử dụng tài khoản 331: phải trả người bán để hạch toán. Mỗi nhà cung cấp có mã riêng, kế toán theo dõi chi tiết đối với từng nhà cung cấp.
4.2.1.2 Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Ngày 05/04/2016 công ty mua nguyên vật liệu nhập kho, giá mua chưa thuế GTGT là 15.000.000 đồng (thuế GTGT 10%), chưa thanh toán cho người bán, kế toán hạch toán:
Nợ TK152: 15.000.000 Nợ TK1331: 1.500.000
Có TK331: 16.500.000
Ngày 07/05/2016 công ty mua hàng hóa chưa trả tiền người bán, về nhập kho giá mua chưa thuế GTGT là 139.000.000 đồng (thuế GTGT 10%), kế toán hạch toán như sau:
Nợ TK1561: 139.000.000 Nợ TK1331: 13.900.000
Có TK331: 152.900.000
Ngày 26/05/2016 công ty mua máy đông lạnh sử dụng chưa trả tiền cho cửa hàng