Đây là thủ tục giúp KTV tìm ra những thay đổi bất thường hay những thay đổi ngoài dự tính trong hoạt động kinh doanh của khách hàng mà có thể ảnh hưởng trọng yếu lên Báo cáo tài chính. Từ đó, có những hiểu biết tổng quát về những thay đổi quan trọng trong hoạt động tài chính cũng như có được những đánh giá đúng đắn về các khoản mục chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và giảm bớt các rủi ro phát hiện.
Các thủ tục phân tích mà KTV áp dụng tại Công ty ABC:
Thủ tục phân tích số 1: So sánh chi phí năm nay so với năm trước trên cơ sở kết hợp với biến động của doanh thu, tỷ lệ lãi gộp. Giải thích biến động bất thường.
Mục tiêu: Đánh giá biến động về chi phí giữa năm nay với năm trước. Trên cở sở biến động của doanh thu đánh giá độ hợp lý trong sự biến động của chi phí. Tìm hiểu và giải trình được những biến động lớn, biến động bất thường (nếu có).
Công việc: Dựa trên số liệu đã thu thập được từ khách hàng, tiến hành lập bảng tổng hợp chi phí phát sinh và doanh thu trong hai năm 2015 và 2016. Dựa trên bảng tổng hợp vừa thu thập được, so sánh số chi phí phát sinh và cơ cấu chi phí năm nay so với năm trước, kết hợp với so sánh biến động về doanh thu và tìm hiểu nguyên nhân của những biến động đó.
Kết luận: Về số chi phí phát sinh và cơ cấu chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp không biến động nhiều.
Bảng 4.4: So sánh số phát sinh và cơ cấu chi phí bán hàng năm nay so với năm trước của Công ty TNHH ABC Việt Nam.
Năm nay Năm trước Biến động
PS trong kỳ Cơ cấu PS trong kỳ Cơ cấu Giá trị Tỷ lệ
6417 - Chi phí dịch
vụ mua ngoài 2,502,000 19.80% 2,654,000 20.24% (152,000) -5.73%
6418 - Chi phí
bằng tiền khác 10,137,030 80.20% 10,457,680 79.76% (320,650) -3.07%
Tổng 12,639,030 100.00% 13,111,680 100.00% (472,650) -3.60%
Năm nay Năm trước
- Doanh thu: 4,273,172,610 4,897,862,730 (624,690,120) -12.75% - Tỷ lệ chi phí bán
hàng/Doanh thu: 0.30% 0.27% 0.03% Nguồn: Thu thập từ quá trình kiểm toán thực tế tại Công ty TNHH ABC
Bảng 4.5: So sánh số phát sinh và cơ cấu chi phí quản lý năm nay so với năm trước của Công ty TNHH ABC Việt Nam.
Năm nay Năm trước Biến động
PS trong kỳ Cơ cấu PS trong kỳ Cơ cấu Giá trị Tỷ lệ
6421 Chi phí nhân viên
quản lý 1,654,001,791 62.40% 1,322,042,045 44.11% 331,959,746 25.11%
6422 Chi phí vật liệu
quản lý - 0.00% 848,181 0.03% (848,181) -100.00%
6423 Chi phí đồ dùng
văn phòng 92,528,980 3.49% 59,429,544 1.98% 33,099,436 55.70%
6424 Chi phí khấu hao
TSCĐ 9,424,500 0.36% 90,292,800 3.01% (80,868,300) -89.56% 6425 Thuế, phí và lệ phí 1,804,000 0.07% 1,000,000 0.03% 804,000 80.40% 6427 Chi phí dịch vụ mua ngoài 831,520,186 31.37% 1,492,809,572 49.80% (661,289,386) -44.30% 6428 Chi phí bằng tiền khác 61,154,158 2.31% 30,963,894 1.03% 30,190,264 97.50% Tổng 2,650,433,615 66.32% 2,997,386,036 49.16% (346,952,421) -11.58%
Năm nay Năm trước
- Doanh thu: 4,273,172,610 4,897,862,730 (624,690,120) -12.75% - Tỷ lệ chi phí QLDN/
Doanh thu: 62% 61% 56%
Nguồn: Thu thập từ quá trình kiểm toán thực tế tại Công ty TNHH ABC Việt Nam
Nhận xét: Sau khi so sánh số chi phí phát sinh và cơ cấu chi phí năm nay so với năm trước, trợ lý kiểm tóan nhận thấy chi phí phát sinh trong năm 2016 có biến động giảm về mặt giá trị so với năm 2015, tuy nhiên giá trị giảm không quá nhiều mà chỉ ở
mức trung bình với mức giảm 472,650 đồng tương ứng tỷ lệ giảm 3.6% (CPBH) và giảm
346,952,421 đồng tương ứng tỷ lệ giảm 11.58% (CPQL). Lý giải cho mức giảm chi phí
cần kết hợp với so sánh biến động về doanh thu. Sự giải trình mà KTV nhận được từ phía đơn vị khách hàng là do thị trường sản xuất phần mềm máy tính ngày càng cạnh tranh mạnh mẽ. Các công ty sản xuất phần mềm lớn, uy tín, thương hiệu lâu năm ngày càng thống lĩnh thị trường vì đưa ra các mức giá, ưu đãi, khuyến mãi rất hấp dẫn đối với khách hàng. Chính điều này làm cho doanh thu cung cấp dịch vụ của Công ty ABC giảm với mức 624,690,120 tương ứng tỷ lệ giảm 12.75%. Doanh thu giảm dẫn đến các chi phí
phục vụ cho hoạt động tạo ra doanh thu (chi phí bán hàng, hoa hồng bán hàng, tiếp khách hàng,...) cũng giảm theo.
Thủ tục phân tích 2: Phân tích chi phí theo tháng trên cơ sở kết hợp biến động doanh thu và giải thích các biến động lớn (nếu có).
Mục tiêu: Phân tích sự biến động của các khoản chi phí dựa trên biến động của doanh thu theo từng tháng từ đó đánh giá được các khoản biến động bất thường, biến động lớn và tìm hiểu nguyên nhân.
Công việc: Lập bảng chi phí và doanh thu phát sinh trong năm 2016 theo từng tháng. Sau đó dựa vào bảng đã lập tính tỷ lệ chi phí chia doanh thu. Giải thích những biến động bất thường.
Kết luận: Khoản mục chi phí hoạt động không có sự biến động bất thường qua các tháng.
Bảng 4.6: So sánh số phát sinh qua các tháng của doanh thu và chi phí hoạt động Công ty TNHH ABC Việt Nam
Tháng TK 641 TK 642 TK 5113 Tỷ lệ 641/ 5113 Tỷ lệ 642/ 5113 1 - 203,731,224.00 670,500,000 0% 30% 2 - 193,677,916.00 333,750,000 0% 58% 3 10,137,030.00 242,909,743.00 244,860,000 4% 99% 4 - 211,267,038.00 262,440,000 0% 81% 5 2,502,000.00 195,060,910.00 334,200,000 1% 58% 6 - 179,825,413.00 290,810,000 0% 62% 7 - 209,495,163.00 244,750,000 0% 86% 8 - 188,274,712.00 378,250,000 0% 50% 9 - 217,565,254.00 311,570,000 0% 70% 10 - 208,075,297.00 374,561,000 0% 56% 11 - 235,918,430.00 340,350,000 0% 69% 12 - 364,632,515.00 487,131,610 0% 75% Cộng 12,639,030.00 2,650,433,615.00 4,273,172,610 0% 62% Nguồn: Tổng hợp từ quá trình kiểm toán thực tế tại Công ty TNHH ABC
Việt Nam
Công ty ABC đều không có biến động quá lớn qua các tháng. Trong đó, chi phí quản lý doanh nghiệp chủ yếu tăng vào những tháng cuối năm với mức tăng cao nhất là 364,632,515 đồng. Qua tìm hiểu, KTV nhận thấy doanh nghiệp đã chi những khoản quà, thưởng, tiệc tất niên cho nhân viên vào những tháng cuối năm. Riêng doanh thu tháng 1 cao hơn hẳn với các tháng còn lại, cụ thể: 670,500,000 đồng. Qua việc trao đổi với nhà quản lý Công ty ABC, KTV nhận được sự giải trình: sở dĩ doanh thu tăng cao trong tháng 1 là do trong tháng này, việc kinh doanh phần mềm thuận lợi, nhận được nhiều hợp đồng. Phía trợ lý kiểm toán đã thu thập những bản hợp đồng bán để làm căn cứ cho biến động tương đối này.
Thực hiện thủ tục phân tích là cơ sở để KTV có một cái nhìn khái quát hơn về những thay đổi quan trọng trong hoạt động tài chính cũng như có được những đánh giá đúng đắn về khoản mục chi phí hoạt động của Công ty ABC trong năm 2016.Việc so sánh chi phí năm nay so với năm trước và phân tích chi phí theo tháng trên cơ sở kết hợp với biến động của doanh thu, tỷ lệ lãi gộp đã giúp KTV phát hiện được những biến động bất thường tạo tiền đề cho việc thiết kế các thử nghiệm chi tiết sau này.