CHƯƠNG 1 : CỞ SỞ LÝ LUẬN CỦA QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC
2.2. Thực trạng công tác quản trị nguồn nhân lực tại Công ty Cổ Phần Gia
2.2.3. Thực trạng về công tác đạo tạo
a) Xác định nhu cầu đào tạo
Xác định nhu cầu đào tạo lực lượng lao động của Công ty được đánh giá là một trong những bước quan trọng của tiến trình xây dựng kế hoạch về đào tạo và phát triển. Nhu cầu đào tạo phải được xác định chính xác dựa trên yêu cầu của công việc tránh gây ra lãng phí tiền bạc và thời gian của doanh nghiệp.
Để có thể xác định được nhu cầu đào tạo trưởng các phòng ban, xí nghiệp trực thuộc phải dựa trên nhiệm vụ của đơn vị mình và khả năng phát triển của người lao động.
Nhu cầu đào tạo kĩ sư, kiến trúc sư được xác định dựa trên các hình thức đào tạo:
- Nhu cầu đào tạo dưới hình thức kèm cặp tại hiện trường: dành cho các kĩ sư mới tuyển.
- Nhu cầu đào tạo cao học, tiến sĩ dựa trên yêu cầu của công việc trong tương lai với người thực hiện cần phải có trình độ cao hơn hoặc năng lực của người nhân viên đó có thể đáp ứng được vị trí công việc cao hơn mà đơn vị đang cần.
- Nhu cầu đào tạo dưới hình thức các khoá học về công nghệ, nghiệp vụ tư vấn, chuyên đề trong nước và nước ngoài: dựa trên yêu cầu của các vị trí công việc khi có sự thay đổi về quy trình công nghệ, công nghệ mới, hoặc các quy định mới trong công tác tư vấn, thiết kế các công trình ...
- Nhu cầu đào tạo về an toàn lao động: Toàn thể nhân viên và các kĩ sư, kiến trúc sư, cán bộ có liên quan tới hiện trường, xưởng sản xuất ...
- Nhu cầu đào tạo về tin học: với các kĩ sư mới tuyển và các kĩ sư có liên quan đến phần mềm mới mà Công ty sẽ đưa vào ứng dụng.
- Nhu cầu đào tạo ngoại ngữ: dựa trên các vị trí công việc cần ngoại ngữ cho lập trình và giao tiếp với các chuyên gia mà người đảm nhận vị trí đó chưa có đủ trình độ hoặc trong tương lai sẽ cần có trình độ cao hơn.
Tuy nhiên, hiện nay Công ty chưa tiến hành hoạt động phân tích công việc cho các vị trí công việc cụ thể nên đã gây nhiều khó khăn cho việc xác định nhu cầu đào tạo lực lượng lao động.
Công việc của người nhân viên dù có đặt ra yêu cầu đào tạo nhưng với những khoá đào tạo có điều kiện thì người nhân viên đó trước hết phải hoàn thành đầy đủ các điều kiện trước khi tham gia khoá học chính thức.
Khi phòng Tổ chức nhận được bản danh sách của các phòng ban, bộ phận phụ trách về đào tạo của công ty sẽ tiến hành cân đối lại nhu cầu tổng thể của toàn Công ty so với chỉ tiêu mà Tổng Công ty giao và điều kiện thực tế của Công ty mà phân phối nhu cầu cho các phòng ban từ đó có thể đưa ra thứ tự các đối tượng ưu tiên được đào tạo, xác định lại hồ sơ của các đối tượng nếu có nghi vấn và đưa ra bản danh sách các đối tượng được chọn từ bản đề nghị của các đơn vị trình giám đốc phê duyệt.
Sau khi kế hoạch được duyệt, giám đốc kí quyết định mở lớp, phòng Tổ chức tiến hành thông báo cho trưởng các phòng ban và các học viên để sắp xếp công việc và thời gian tham dự khoá học ít nhất là 3 ngày nếu khoá học do Công ty tổ chức tại chỗ, với những khoá học tập trung phải thông báo để học viên kịp thời gian ôn luyện và thi tuyển. Sau khoá đào tạo nếu người học viên đó đạt yêu cầu sẽ được bố trí công việc phù hợp và được hưởng mức lương cao hơn tương xứng với trình độ được đào tạo do vậy đã thúc đẩy được người lao động tích cực tham gia vào công tác đào tạo.
Bảng 2. 3: Nhu cầu đào tạo tại công ty năm 2013 - 2015
(Đơn vị: người)
CHỈ TIÊU
Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015
Số lượng Tỷ lệ (%) Số lượng Tỷ lệ (%) Số lượng Tỷ lệ (%)
Nhu cầu đào tạo 110 38.6 105 35.6 112 44.8
Số lao động thực
tế được đào tạo 80 28.1 100 33.9 100 40
Tổng số lao động 285 100 295 100 250 100
(Nguồn: Phòng Tổ chức hành chính)
Qua bảng số liệu có thể thấy, nhu cầu đào tạo tại Công ty có sự tăng lên qua các năm, năm 2013, số lượng lao động lớn hơn năm , tuy nhiêu nhu cầu đào tạo là 110 người chiếm 38,6% tổng số lao động. Năm 2015, tổng số lao động của Công ty giảm, tuy nhiên nhu cầu đào tạo của lao động tại Công ty chiếm 44,8% tổng số lao động tại Công ty. Điều đó cho thấy, người lao động tại Công ty ngày nhận thức được vai trò của đào tạo, nâng cao trình độ, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của công việc và ban Lãnh đạo Công ty ngày càng chú trọng, quan tâm hơn tới công tác đào tạo nguồn nhân lực tại Công ty. Số lượng đào tạo thực tế tại các năm đều thấp hơn nhu cầu đào tạo, nguyên nhân do việc lập kế hoạch và sắp xếp thời gian đào tạo chưa phù hợp với công việc cũng như điều kiện làm việc của người lao động, do vậy còn nhiều người lao động có nhu cầu đào tạo chưa tham gia được các khóa đào tạo do Công ty tổ chức.
b) Mục tiêu đào tạo
Căn cứ vào yêu cầu công việc chuyên môn của từng nhân sự mà ban Giám đốc Công ty đề ra các yêu cầu về kỹ năng của người lao động cần có sau khi hoàn thành khóa học, cụ thể như sau:
Bảng 2. 4: Yêu cầu đối với các chương trình đào tạo tại công ty
TT Tên chương trình đào tạo Yêu cầu về kiến thức A Khoá học do Công ty tự mở lớp
( đào tạo bên trong)
1 Khoá học ngắn hạn về chuyên môn công nghệ: - Đào tạo phần mềm ứng dụng ESTAB
- Bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn:
Thiết kế hệ thống kỹ thuật nhà cao tầng, ứng dụng kết cấu thép trong thiết kế nhà cao tầng... cho các kĩ sư.
Không đặt ra
2 Tin học cho kĩ sư, kiến trúc sư tư vấn, thiết kế Học viên sau khoá học có thể sử dụng thành thạo các phần mềm được đào tạo hoặc lập được bài toán chuyên môn. 4 Nâng bậc cho nhân viên đủ điều kiện Không đặt ra
5 Kèm cặp tại hiện trường cho các kĩ sư Không đặt ra B Các khoá học cho học viên tại các cơ sở đào tạo
bên ngoài
Các kĩ, kiến trúc sư phải đạt loại khá.
1 Thạc sĩ, tiến sĩ, đại học Các kĩ sư, kiến trúc sư phải đạt loại khá. 2 Tiếng Anh nghe nói cho các kĩ sư có trình độ C Các kĩ sư sau khoá học có thể làm việc
được với các chuyên gia nước ngoài. 3 Các khoá học về công nghệ mới Các kĩ sư có khả năng triển khai công
nghệ mới trong cv
(Nguồn: Phòng Tổ chức hành chính)
c) Hình thức đào tạo
Sau khi đã xác định nhu cầu, mục đích đào tạo, mục tiêu đề ra, ban Giám đốc Công ty sẽ có nhiệm vụ đưa ra các phương pháp, hình thức đào tạo sao cho phù hợp, ban Giám đốc sẽ căn cứ vào hồ sơ, quá trình công tác của người lao động từ đó sẽ xác định nên lựa chọn phương pháp đào tạo phù hợp từng người, từng công việc cụ thể đáp ứng cả về mặt số lượng và chất lượng, thời gian đào tạo ngắn, ít tốn kém nhất.
Để xây dựng chương trình đào tạo nguồn nhân lực thì phòng tổ chức phải phối hợp với các phòng ban, đơn vị trực thuộc khác trong Công ty để biên soạn tài liệu, phương tiện, sắp xếp lịch học và giảng dạy,... Công việc biên soạn tài liệu được giao
cho chính các giảng viên và các kĩ sư nếu giảng viên là lao động của Công ty. Họ sẽ được thông báo về nhiệm vụ giảng dạy, kiến thức cần cung cấp của khoá học và được phát các tài liệu có liên quan để từ đó biên soạn tài liệu giảng dạy cho phù hợp. Để lựa chọn các môn học cho khoá đào tạo, Công ty thường căn cứ vào các môn học của các khoá đào tạo trước, sau đó xem xét lại kiến thức cần cung cấp của khoá mới để có thể giữ nguyên hay bổ sung thêm môn học. Đồng thời, việc sắp xếp thời lượng và thời gian cho các môn học đó cũng cần phải có sự phối hợp giữa các đơn vị trực thuộc để sắp xếp sao cho hợp lí đặc biệt với những khoá học không diễn ra ở các ngày liên tục.
Bảng 2.5: Các hình thức đào tạo nguồn nhân lực của công ty
TT Hình thức đào tạo Các nhân viên
khối văn phòng
Kĩ sư, Kiến trúc sư I Trong công việc
- Kèm cặp (tại hiện trường)
II Ngoài công việc 1 Lớp do Công ty mở
- Ngoại ngữ
- Tin học
- Khoá chuyên đề ngắn hạn
- An toàn lao động
2 Gửi đến trường tập trung
- Đại học, sau đại học
- Trường công nhân kĩ thuật
- Khoá ngắn hạn về chuyên môn, công nghệ mới.
(Nguồn: Phòng Tổ chức hành chính)
Sau khi đã xây dựng được chương trình đào tạo, bộ phận phụ trách về đào tạo sẽ phải chọn phương pháp đào tạo nguồn nhân lực sao cho có hiệu quả cao nhất, đáp ứng được yêu cầu về số lượng, chất lượng, thời gian và chi phí. Đối với mỗi loại lao động là kĩ sư, kiến trúc sư hay các chuyên ngành khác cần có những phương pháp riêng cho phù hợp với tình hình thực tế về nguồn lực của Công ty và yêu cầu của khoá học vì mỗi phương pháp ngoài những ưu điểm còn có các nhược điểm cần phải chú ý. Các
hình thức đào tạo được tổng kết trên bảng số liệu sau đây cho thấy Công ty đã có những hình thức đào tạo cơ bản và áp dụng chi tiết cho từng đội ngũ CBCNV văn phòng, đội ngũ kỹ sư, kiến trúc, tuy nhiên, mới chỉ nêu ra được các hình thức đào tạo và phạm vi áp dụng cho từng đối tượng, mà chưa nêu được chi tiết về các nội dung đào tạo, do vậy người lao động chưa nắm bắt được các thông tin chi tiết về các chương trình và nội dung đào tạo.
Bảng 2.6: Thực trạng đào tạo theo các hình thức tại công ty
(Đơn vị: người)
Chỉ tiêu Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015 Số lượng Cơ cấu
(%)
Số lượng Cơ cấu (%)
Số lượng Cơ cấu (%) Đào tạo mới
40 14.0 60 20.3 30 12.0 Đào tạo lại
40 14.0 40 13.6 70 28.0 Tổng số lao động
được đào tạo 80 28.1 100 33.9 100 40.0
(Nguồn: Phòng Tổ chức hành chính)
Qua bảng trên cho thấy, trong 3 năm qua từ năm 2013 đến năm 2015 quy mô đào tạo của công ty có chiều hướng tăng lên và có sự thay đổi trong cơ cấu đào tạo phân theo hình thức đào tạo. Số người được đào tạo năm 2014 tăng lên so với 2013 là 20 người, ứng với tốc độ tăng là 5.8%; năm 2015 so với 2014 không tăng nhưng tổng số lao động năm 2015 giảm so với năm 2014 là 45 lao động mà số lao động được đào tạo vẫn như năm 2014, như vậy thực tế là số lao động được đào tạo năm 2015 so với năm 2014 vẫn tăng.
Trong mỗi hình thức đào tạo lại có sự thay đổi không đồng đều và biến động giữa hai hình thức đào tạo. Năm 2014 hình thức đào tạo lại tăng gấp 1,5 lần so với năm 2013 vì số lượng lao động năm 2014 tăng và do yêu cầu công việc nên nhiều nhân viên có nhu cầu được đào tạo những phần mềm ứng dụng hay kỹ năng mới.
Việc đào tạo tại Công ty được tiến hành theo nhiều hình thức khác nhau, từ các hình thức đào tạo trong công việc như: kèm cặp trong công việc, chỉ dẫn công việc, đào
tạo luân chuyển công viêc. Tới các hình thức đào tạo ngoài công việc như: tổ chức các lớp ngoài công việc, cử đi học ở các trường chính quy, các bài giảng hội thảo….
d) Kinh phí đào tạo
Chi phí dành cho đào tạo nguồn nhân lực của Công ty được lấy từ quỹ đào tạo, phát triển xuất phát từ hai nguồn:
- Chi phí do Công ty bỏ ra được tính vào giá thành sản phẩm, tỉ lệ này không quá 1% giá thành sản phẩm được cung cấp dưới hai hình thức là các lớp học do Công ty mở và một phần bằng tiền cho các khoá đào tạo về nghiệp vụ quản lí dành cho cán bộ chủ chốt và lớp chính trị cao cấp cho lãnh đạo cấp cao, chủ nhiệm đề án, kĩ sư, kiến trúc sư chính...
- Chi phí do người lao động tự nguyện bỏ ra để học tập nâng cao trình độ chuyên môn, củng cố vị trí hiện tại và có cơ hội thăng tiến, nguồn này sử dụng chủ yếu cho việc học tại chức tại các trường đại học hay Cao học, Nghiên cứu sinh không thuộc diện được cử đi học.
Nguồn kinh phí dành cho đào tạo được sử dụng như sau: - Với những khoá học do Công ty mở thì được đài thọ 100%.
- Với những khoá học do Công ty cử người lao động đi học tại các cơ sở đào tạo bên ngoài Công ty thì người học viên đó phải đạt từ loại khá trở lên mới được thanh toán chi phí sau mỗi kì học. Để được thanh toán chi phí, sau mỗi kì học viên phải trình Công ty kết quả của kì học trước, kế hoạch học tập theo quy định của trường và kinh phí phải đóng của kì sau. Đây là một biện pháp rất hiệu quả để thúc đẩy người lao động chuyên tâm vào học tập. Trong thời gian đi học, người nhân viên đó vẫn được hưởng theo lương cấp bậc 100%, và “lương mềm” là 70% và có thể có phụ cấp ăn trưa.
- Công ty chi một phần nào đó cho người lao động tự nguyện tham gia các khoá học tại các trường tuỳ thuộc vào tầm quan trọng của vị trí công việc mà người đó đảm nhận mà mức chi trả có thể từ 30% đến 50% chi phí học tập. Chi cho các phương tiện, cơ sở vật chất phục vụ các khoá học và thù lao cho giáo viên giảng dạy.
Bảng 2.7: Chi phí đào tạo nhân lực tại công ty
(Đơn vị: triệu đồng) Hình thức đào tạo Năm
2013 Năm 2014 Năm 2015 Chênh lệch 2014/2013 2015/2014 +/- % +/- % Các khóa học Công ty tự tổ chức 30 40 45 10 33,33 5 12,50 Đào tạo tại các cơ sở bên ngoài 60 58 50 -2 -3,33 -8 -13,79 Tổng 90 98 95 8 8,89 -3 -3,06
(Nguồn: Phòng Tổ chức hành chính)
Theo dõi bảng trên có thể thấy tổng chi phí đào tạo tại Công ty qua các năm không có sự biên động nhiều, Điều đó chứng tỏ qua các năm, Công ty luôn duy trì và tạo điều kiện đào tạo cho nhân viên tham gia và các khóa đào tạo do Công ty tự mở lớp, ngoài ra Công ty còn cử người lao động đi đào tạo tại các cơ sở đào tạo bên ngoài để người lao động nâng cao trình độ chuyên môn, tay nghề, cũng như các kỹ năng khác. Tuy nhiên thực tế cho thấy, chi phí đào tạo tại các cơ sở bên ngoài rất cao, và thường không có nhiều thời gian để thực hành cũng như thao tác thực tế trong công việc, còn các chương trình đào tạo do Công ty tự tổ chức (đào tạo trong công việc) rất thiết thực và phản ánh đúng nhu cầu nhân lực tại từng vị trí trong Công ty. Do vậy, Công ty cần cân đối nhu cầu của người lao động cũng như yêu cầu công việc tại mỗi vị trí để có kế hoạch đào tạo nhân sự cho phù hợp, để người lao động có thể phát huy được hết khả năng, năng lực của mình.
Kinh phí đào tạo chủ yếu được sử dụng để thuê địa điểm, giảng viên bên ngoài, mua tài liệu,... do vậy, Công ty đã có hướng trang bị cơ sở vật chất, trang thiết bị, phòng đào tạo tại nội bộ Công ty, ngoài ra, chú trọng đào tạo, và xây dựng đội ngũ giảng viên thuộc biên chế Công ty, tổng Công ty, chú trọng phương pháp đào tạo theo