Công ty đã và đang đề ra phƣơng hƣớng phát triển mới phù hợp với thị trƣờng, đồng thời từng bƣớc mở rộng quy mô hoạt động của công ty bằng cách đầu tƣ cơ sở hạ tầng, nguồn nhân lực, thay đổi dây chuyền sản xuất, dần chuyển từ hình thức mua đi bán lại sang hình thức tự sản xuất và phân phối.
Góp phần cho sự thành công của công ty TNHH MTV XD TM DV An Phú QN hiện nay không thể không nhắc đến sự hỗ trợ của các bộ phận, phòng ban. Trong đó bộ phận kế toán đặc biệt là kế toán tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng giữ vai trò quan trọng góp phần hoàn thiện công tác kế toán của công ty. Để hiểu rõ hơn về công tác kế toán của
công ty ta tiếp tục tìm hiểu công tác kế toán tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng tại công ty TNHH MTV XD TM DV An Phú QN.
CHƢƠNG 4: T M HIỂU CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƢƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƢƠNG TẠI CÔNG TY TNHH MTV XD TM DV AN
PHÚ QN 4.1Phân loại lao động
Công ty có một đội ngũ cán bộ công nhân viên có trình độ, tâm huyết và giàu kinh nghiệm quản lý. Bên cạnh đó, ở các tổ đội sản xuất, xây dựng tập trung những công nhân lành nghề có trách nhiệm với công việc.
Công ty có tổng cộng 62 công nhân viên, chia thành lao động trực tiếp và lao động gián tiếp.
- Lao động trực tiếp: là những công nhân ở các tổ đội sản xuất và xây dựng trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh của công ty.
- Lao động gián tiếp: là những cán bộ quản lý làm việc tại các phòng ban ở công ty không trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh.
STT Chỉ tiêu phân loại
Số lƣợng (ngƣời)
Tỷ trọng (%) 1 Lao động gián tiếp:
-Trình độ đại học trở lên -Trình độ trung cấp, cao đẳng 15 9 6 24.2% 14.5% 9.7% 2 Lao động trực tiếp: - Thợ bậc 2/7 - Thợ bậc 3/7 - Thợ bậc 4/7 - Thợ bậc 5/7 - Thợ bậc 6/7 47 3 5 15 16 8 75.8% 4.8% 8.1% 24.2% 25.8% 12.9% Tổng cộng 62 100%
Bảng 4.1: Bảng phân loại lao động.
Ngoài đội ngũ nhân viên trong danh sách công ty còn sử dụng loại lao động thời vụ đối với các công trình bên ngoài nhằm giảm bớt chi phí.
Xét theo bảng phân loại ta có thể thấy: Tỷ lệ lao động trực tiếp chiếm 75,8% trong tổng số lao động, gấp 3 lần so với tỷ lệ lao động gián tiếp chỉ có 24,2%. Với tình hình công ty đang mở rộng quy mô và tăng cƣờng hoạt động sản xuất kinh doanh thì tỷ lệ này
công nhân viên có trình độ chuyên môn, tay nghề cao luôn chiếm tỷ trọng lớn thể hiện công ty có một đội ngũ lao động có chất lƣợng tốt.
4.2Quy chế trả lƣơng, thƣởng áp ụng tại công ty TNHH MTV XD TM DV An Phú QN
4.2.1Quy định chung
Việc trả lƣơng cho ngƣời lao động đƣợc thực hiện theo quy định của pháp luật, phải dựa trên mức lƣơng đƣợc Giám đốc xét duyệt và kết quả sản xuất kinh doanh của họ.
Quỹ tiền lƣơng phải phân phối trực tiếp cho ngƣời lao động làm việc trong công ty. Nghiêm cấm sử dụng quỹ tiền lƣơng vào mục đích khác.
4.2.2Quy định cách tính lƣơng và trả lƣơng
Tiền lƣơng phải trả
Việc tính lƣơng cho ngƣời lao động đƣợc tiến hành hàng tháng trên cơ sở các chứng từ hạch toán về thời gian lao động và kết quả lao động. Để phản ảnh tiền lƣơng phải trả cho công nhân viên kế toán sử dụng bảng thanh toán tiền lƣơng. Những nhân viên làm cùng công việc có trình độ khác nhau, khả năng khác nhau, kinh nghiệm khác nhau thì đƣợc hƣởng mức lƣơng khác nhau. Lƣơng của mỗi nhân viên cao hay thấp phụ thuộc vào vị trí, khả năng, trình độ, kinh nghiệm và hiệu quả công việc của nhân viên đó. Thực tế tại công ty TNHH MTV XD TM DV An Phú QN tồn tại hình thức trả lƣơng theo thời gian: trả lƣơng theo tháng, trả lƣơng theo ngày đối với công nhân trong danh sách nhân viên công ty và trả lƣơng theo ngày đối với công nhân thuê ngoài làm theo thời vụ.
Các khoản phụ cấp phải trả cho công nhân viên
Ngoài tiền lƣơng chính theo thời gian, tuỳ theo chức vụ, trình độ và bảng lƣơng mà mỗi nhân viên trong công ty sẽ có các khoản phụ cấp theo quy chế của công ty:
- Phụ cấp trách nhiệm: áp dụng để trợ cấp cho các nhân viên nhằm động viên, khuyến khích tinh thần trách nhiệm của họ với quyền hạn chức năng quản lý của mình.
- Phụ cấp đi công trình: là khoản tiền công ty hỗ trợ thêm cho nhân viên khi làm việc tại công trình nhằm khuyến khích, động viên nhân viên làm việc hăng say hơn.
Phụ cấp công trình = 20.000/ngƣời/ngày
- Phụ cấp điện thoại: nhân viên làm ở vị trí phải giao dịch, liên lạc nhiều với khách hàng tuỳ theo vị trí công ty sẽ có mức phụ cấp thêm phù hợp.
- Phụ cấp xăng xe: đối với nhân viên làm việc trong hoàn cảnh phải di chuyển nhiều tuỳ theo vị trí công ty sẽ hỗ trợ thêm tiền xăng đi lại.
- Phụ cấp tiền ăn: là khoản tiền công ty hỗ trợ thêm cho cán bộ nhân viên nhằm nâng cao sức khỏe và giảm bớt một phần chi phí cho họ.
Phụ cấp tiền ăn = 20.000đ/ngƣời/ngày
Thanh toán lƣơng cho công nhân viên
Hàng tháng căn cứ vào bảng chấm công kết hợp kiểm tra phần chấm công trên máy, kế toán tổng hợp, lên bảng lƣơng và gửi cho giám đốc xét duyệt. Sau khi giám đốc xét duyệt kế toán tiến hành thanh toán lƣơng cho nhân viên. Hàng tháng, công ty TNHH MTV XD TM DV An Phú QN thanh toán tiền lƣơng cho công nhân viên làm 2 kỳ phân theo trực tiếp và gián tiếp:
+ Bộ phận trực tiếp:
- Kỳ 1: tạm ứng lƣơng vào ngày 25 hàng tháng, số tiền tạm ứng không quá 50% lƣơng thỏa thuận và căn cứ vào danh sách tạm ứng lƣơng do nhân viên phòng kế toán lập.
- Kỳ 2: trả số tiền lƣơng còn lại cho nhân viên vào ngày 10 hàng tháng sau khi trừ đi số đã tạm ứng và các khoản khấu trừ vào thu nhập.
+ Bộ phận gián tiếp:
- Kỳ 1: tạm ứng lƣơng vào ngày 30 hàng tháng. Số tiền tạm ứng không quá 50% lƣơng theo thỏa thuận và căn cứ vào danh sách tạm ứng lƣơng do nhân viên phòng kế toán lập. - Kỳ 2: trả số tiền lƣơng còn lại cho nhân viên vào ngày 15 hàng tháng sau khi trừ đi số đã tạm ứng và các khoản khấu trừ vào thu nhập.
Hiện nay công ty vẫn còn áp dụng hình thức trả lƣơng bằng tiền mặt.
4.2.3Chế độ tăng lƣơng
Việc tăng lƣơng phụ thuộc vào thời gian làm việc, quá trình làm việc và kết quả của từng cá nhân. Chế độ tăng lƣơng của công ty TNHH MTV XD TM DV An Phú QN thƣờng áp dụng với các trƣờng hợp:
- Nhân viên có thời gian gắn bó lâu dài với công ty và có thành tích tốt trong quá trình làm việc.
- Nhân viên có năng lực, trình độ chuyên môn và tay nghề cao thể hiện tốt trong công việc.
4.2.4 Chế độ thƣởng, phạt
Tiền thƣởng phụ thuộc vào kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Tại công ty TNHH MTV XD TM DV An Phú QN tiền thƣởng đƣợc tính hàng quý và cuối mỗi năm. Đối với nhân viên kinh doanh, hàng quý sẽ tổng hợp doanh số tính hoa hồng, phần hoa hồng doanh số là một khoảng thƣởng cho sự cố gắng làm việc của họ trong quý vừa qua. Nó góp phần tạo động lực cho nhân viên cố gắng hơn nữa để không những mang lại doanh thu lợi nhuận cho công ty mà còn tăng thêm thu nhập cho cá nhân. Và cuối mỗi năm công ty sẽ có đợt thƣởng dành cho toàn bộ nhân viên công ty, tùy thuộc vào biểu hiện và thời gian làm việc sẽ có các mức thƣởng khác nhau, mức thƣởng này do giám đốc quyết định.
Ngoài chế độ khen thƣởng nói trên công ty còn có quy định về mức phạt đối với các nhân viên không tuân thủ nội quy của công ty giúp hoàn thiện hình ảnh, phong cách làm việc của công nhân viên nhƣ: trừ lƣơng khi đi trễ, làm việc riêng, ăn trong giờ làm,…
4.3 Phƣơng pháp tính lƣơng, trả lƣơng và tính các khoản trích theo lƣơng tại công ty TNHH MTV XD TM DV An Phú QN
4.3.1 Cách tính lƣơng và trả lƣơng
Đối với ngƣời lao động trong danh sách nhân viên công ty:
- Trả lương theo tháng: công ty thanh toán lƣơng cho cán bộ công nhân viên dựa vào mức lƣơng cơ bản hàng tháng theo thỏa thuận và số ngày làm việc trong tháng. Bảng chấm công đƣợc hoàn thành vào ngày cuối cùng của tháng, công ty hiện đang tổ chức làm việc 6 ngày/tuần, bảng chấm công do từng phòng ban theo dõi, ghi chép một cách cụ thể ngày nghỉ và lý do nghỉ để dễ dàng phục vụ cho việc tính toán lƣơng hàng tháng. Lƣơng tính theo công thức sau:
Lƣơng tháng =
x Số ngày làm việc thực tế Trong đó: Lƣơng thực tế = Lƣơng cơ bản + Các khoản phụ cấp
Hình thức trả lƣơng này áp dụng đối với công nhân viên làm việc tại văn phòng và các quản lý phân xƣởng.
Ví dụ 1: Tính tiền lƣơng phải trả tháng 12/2016 của anh Nguyễn Đôn Nha_nhân viên kinh doanh.
Ngày công làm việc thực tế: 27 ngày Mức lƣơng căn bản: 3.500.000đ
Phụ cấp tháng: 2.980.000đ (bao gồm phụ cấp trách nhiệm, xăng xe,…) Tiền ăn: 20.000đ/ngƣời/ngày
Lƣơng phải trả =
x 27 = 7.020.000đ
- Trả lương theo ngày: với thỏa thuận ban đầu về đơn giá ngày công giữa ngƣời lao động với chủ doanh nghiệp, hàng tháng doanh nghiệp sẽ thanh toán lƣơng cho ngƣời lao động theo mức lƣơng thỏa thuận.
Lƣơng ngƣời lao động = tiền công ngày x số ngày làm việc thực tế + phụ cấp
Hình thức trả lƣơng này áp dụng đối với công nhân viên làm việc tại các xƣởng sản xuất. Để theo dõi số ngày công làm việc cũng có bảng chấm công, bảng chấm công do quản lý xƣởng giám sát và chấm, cuối tháng sẽ xác nhận lại với ngƣời lao động sau đó gửi lên phòng kế toán để kiểm tra, tính toán và thanh toán lƣơng cho ngƣời lao động.
Ví dụ 2: Trong tháng 12/2016 tính lƣơng thực tế phải trả cho anh Nguyễn Thanh Phong_nhân viên xƣởng mộc.
Mức lƣơng cơ bản: 250.000đ/ngày Ngày công thực tế: 24 ngày
Ngày đi công trình: 5 ngày
Phụ cấp đi công trình: 20.000đ/ngƣời/ngày
Tổng lƣơng = 250.000 x 24 + 20.000 x 5 = 6.100.000đ
Đối với lao động thời vụ:
Trên thực tế mỗi khi có hạng mục công trình xây dựng công ty thƣờng thuê các công nhân thời vụ bên ngoài theo hình thức khoán theo ngày công. Các công nhân đó làm việc dƣới sự giám sát của đội trƣởng đội thi công (là nhân viên chính thức của công ty). Sau khi hoàn thành xong công trình và quyết toán công ty sẽ tiến hành thanh toán lƣơng cho ngƣời lao động.
Lƣơng theo ngày công = số ngày công làm việc x đơn giá ngày công theo quy định
Ví dụ: Tính lƣơng tháng 12/2016 của anh Phạm Phú Vũ_công nhân công trình chống thấm
Lƣơng ngày: 200.000đ/ngày Ngày công thực tế: 14 ngày
Tổng lƣơng phải trả = 200.000 x 14 = 2.800.000đ
4.3.2Cách tính các khoản trích theo lƣơng
Các khoản trích theo lƣơng bao gồm: Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm thất nghiệp và Kinh phí công đoàn. Việc trích lập các khoản này là việc làm bắt buộc đối với các doanh nghiệp vì lợi ích của ngƣời lao động theo quy định của Nhà nƣớc.
4.3.2.1 Bảo hiểm xã hội (BHXH)
Quỹ BHXH dùng để chi trả cho ngƣời lao động khi họ về hƣu, ốm đau, thai sản, tử tuất,... theo chế độ hiện hành.
4.3.2.2 Bảo hiểm y tế (BHYT)
Quỹ BHYT dùng để chi trả cho ngƣời tham gia bảo hiểm trong thời gian khám chữa bệnh. Khi ngƣời lao động đóng tiền BHYT sẽ đƣợc cấp thẻ BHYT để phục vụ cho việc khám chữa bệnh tại các cơ sở y tế. Quỹ BHYT thanh toán 80% tiền khám chữa bệnh ngƣời lao động chỉ phải trả 20%.
4.3.2.3 Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN)
BHTN là số tiền đƣợc trích để trợ cấp cho ngƣời lao động bị mất việc làm. Điều kiện để đƣợc hƣởng trợ cấp BHTN là:
- Ngƣời lao động đã đóng BHTN 12 tháng trở lên trong thời gian 24 tháng trƣớc khi mất việc làm.
- Ngƣời lao động đã đăng ký BHTN với tổ chức BHXH.
- Ngƣời lao động chƣa tìm đƣợc việc sau 15 ngày kể từ ngày đăng ký thất nghiệp.
4.3.2.4 Kinh phí công đoàn (KPCĐ)
KPCĐ đƣợc trích nhằm phục vụ cho các hoạt động về công đoàn trong doanh nghiệp và đƣợc tính vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.
4.3.2.5 Tỷ lệ các khoản trích theo lƣơng
Chỉ tiêu Tính vào chi phí
của DN (%)
Khấu tr vào lƣơng ngƣời lao động (%)
Bảo hiểm xã hội 18 8
Bảo hiểm y tế 3 1.5
Bảo hiểm thất nghiệp 1 1
Kinh phí công đoàn 2 _
Bảng 4.2: Bảng tỷ lệ các khoản trích theo lƣơng tại công ty.
Ví dụ: Chị Ngô Thị Thu Hoài – Nhân viên phòng kế toán, tính các khoản trích theo lƣơng tháng 12 năm 2016 với mức lƣơng đóng bảo hiểm của chị là 3.750.000đ.
Chỉ tiêu
Số tiền tính vào chi phí của DN
Số tiền khấu tr vào lƣơng ngƣời lao động
Bảo hiểm xã hội 675,000 300,000
Bảo hiểm y tế 112,500 56,250
Bảo hiểm thất nghiệp 37,500 37,500
Kinh phí công đoàn 75,000 _
TỔNG CỘNG 900,000 393,750
Bảng 4.3: Bảng ví dụ các khoản trích theo lƣơng tại công ty.
4.4Trình tự kế toán lƣơng 4.4.1Chứng t s dụng 4.4.1Chứng t s dụng
- Bảng chấm công: thể hiện số ngày công, ngày nghỉ, thời gian tăng ca, đi công trình, do quản lý bộ phận theo dõi, tổng hợp và xác nhận vào cuối tháng sau đó gửi lên bộ phận kế toán để tính lƣơng.
- Danh sách ứng lƣơng: đƣợc lập vào ngày ứng lƣơng theo yêu cầu của nhân viên về mức lƣơng muốn tạm ứng. Danh sách này sẽ đƣợc gửi lên giám đốc duyệt trƣớc khi phát tạm ứng cho nhân viên.
- Bảng thanh toán tiền lƣơng: là bảng chi tiết về mức lƣơng, ngày công, phụ cấp cũng nhƣ các khoản khấu trừ vào lƣơng của ngƣời lao động của toàn bộ nhân viên công ty. - Phiếu lãnh lƣơng: giúp ngƣời lao động có thể nắm rõ các thông tin chi tiết về ngày công, tiền lƣơng, phụ cấp mà họ đƣợc nhận trong tháng qua. Cũng là căn cứ để ngƣời lao động có thể ý kiến về những thiếu sót (có thể xảy ra) để đƣợc giải quyết kịp thời.
4.4.2Tài khoản s dụng
-TK 334: Phải trả ngƣời lao động
-TK 627: Chi phí nhân viên phân xƣởng -TK 641: Chi phí nhân viên bán hàng
-TK 642: Chi phí nhân viên quản lý doanh nghiệp
Mặc dù công ty có bộ phận nhân viên trực tiếp sản xuất tuy nhiên trong tháng hầu hết các công trình xây dựng đều thuê mƣớn nhân viên thời vụ còn lại bộ phận nhân viên trực
tiếp theo nhƣ danh sách làm việc tại các phân xƣởng nên kế toán hạch toán vào tài khoản 627.
4.4.3Phƣơng pháp ghi sổ kế toán
- Sổ chi tiết tài khoản 334: Căn cứ vào bảng chấm công, bảng ứng lƣơng, bảng thanh toán lƣơng,… ghi chép chi tiết về tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng tính vào chi phí của doanh nghiệp và khấu trừ vào lƣơng ngƣời lao động.
- Sổ chi tiết tài khoản 627, 641, 642: căn cứ vào bảng thanh toán lƣơng ở từng bộ phận ghi chép chi tiết các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tiền lƣơng phải trả cho từng bộ phận.
- Sổ nhật ký chung: căn cứ vào các chứng từ tiến hành tổng hợp toàn bộ các nghiệp vụ