2.1 Giới thiệu tổng quan về ngân hàng Sacombank
2.1.2 Cơ cấu tổ chức, chức năng và nhiệm vụ các Phòng ban tại Ngân hàng
Sacombank– CN Điện Biên Phủ
2.1.2.1 Cơ cấu tổ chức tại Sacombank – chi nhánh Điện Biên phủ
2.1.2.2 Nhiệm vụ của các phòng ban
Hiện tại, Ngân hàng Sacombank – CN Điện Biên Phủ có 125 nhân viên chính thức với trình độ chuyên môn cao, trình độ Cao đẳng – Đại học chiếm trên 85% tổng nguồn nhân lực. Con số này cho thấy được sự chọn lựa rất kĩ đầu vào cho các vị trí vào Chi nhánh với tiêu chí tuyển dụng những con người có lượng tri thức và trình độ nhất định. Khi trở thành một nhân viên chính thức của Sacombank, thì mỗi cá nhân sẽ nhận định được việc đào tạo và phát triển nguồn nhân lực luôn là một mục tiêu trọng điểm của Sacombank – CN ĐBP, các chương trình đào tào tại chi nhánh được xây dựng phù hợp với từng vị trí và được triển khai với nhiều hình thức đa dạng từ lớp học trực tuyến online, hội thảo đến lớp học trực tuyến trên hệ thống môi trường ngân hàng ảo
PHÒNG/ BAN CHỨC VỤ SỐ LƯỢNG
Ban GiámĐốc Giám đốc 1
Phó giám đốc 2
Phòng KinhDoanh
Trưởng phòng 1
Phó phòng 1
Chuyên viên tưvấn 2
Chuyên viên TTQT 3 Chuyên viên khách hàng 9 Phòng Kế Toán Và Quỹ Trưởng phòng 1 Phó phòng 2 Trưởng bộ phận 3 Giao dịch viên 10
Giao dịch viên quỹ 4
Kế toán 3 Nhân viên hành chính 4 Tạp vụ 1 Bảo vệ, tàixế 5 Phòng Kiểm Soát Rủi Ro Trưởng phòng 1 Phó phòng 1 CV QLTD, QL Nợ, KSRR, NV hỗtrợ 7
Phòng Giao dịch (Gồm 04 PGD)
Trưởng PGD/ Phó PGD 8
Chuyên viên tư vấn 4
Giao dịch viên 30
Chuyên viên khách hàng 15
Bảo vệ 8
TỔNG CỘNG 125
Nguồn: Tài liệu hội nghị tổng hợp của Sacombank – CN ĐBP năm 2014 Bảng 2.1 Tình hình nhân sự của Ngân hàng Sacombank – CN ĐBP năm 2014
Phòng kinh doanh:
a) Quản lý, thực hiện chỉ tiêu bán hàng theo các sản phẩm cụ thể.
b) Tiếp thị, quản lý và chăm sóc khách hàng: Thực hiện công tác bán hàng, duy trì, phát triển và mở rộng mối quan hệ với khách hàng.
c) Kinh doanh tiền tệ và thực hiện các nghiệp vụ thanh toán quốc tế.
d) Phân tích, thẩm định, đề xuất cấp tín dụng và thực hiện công tác kiểm tra, giám sát, thu hồi nợ sau cho vay.
Phòng kế toán và quỹ: Bao gồm bộ phận xử lý giao dịch, ngân quỹ, kế toán tổng hợp và hành chính với các chức năng nhiệm vụ như sau:
Bộ phận xử lý giao dịch: Bao gồm giao dịch viên, kiểm soát viên sử lý giao dịch và phó phòng phụ trách xử lý giao dịch.
Giao dịch viên:
Thực hiện các giao dịch thanh toán, chuyển tiền trong nước, chuyển tiền nhanh, thanh toán thẻ tín dụng, thu đổi ngoại tệ
Thực hiện gửi, rút tiền gửi tiết kiệm, tiền gửi có kỳ hạn, các chứng chỉ có giá khác. Hướng dẫn KH làm thủ tục nộp, lĩnh tiền, giải đáp thắc mắc cho KH về giao dịch có liên quan
Thực hiện nghiệp vụ giải ngân, thu nợ, thu lãi vay, ứng vốn. Lên bảng kê thu/chi tiền khớp đúng với chứng từ và thực tế
Kiểm tra phát hiện tiền giả, lập biên bản thu giữ theo đúng quy định hiện hành. Chọn lọc tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông. Kiểm tra, kiểm soát các loại chứng từ trước khi thu, chi: chữ ký, chứng minh thư nhân dân, số tiền.
Nhập số liệu vào máy, cân đối quỹ cuối ngày. In kiểm tra chứng từ cuối ngày. Lưu trữ chứng từ đúng quy định.
Kiểm soát viên xử lý giao dịch:
Triển khai giám sát, kiểm soát, xử lý các giao dịch nghiệp vụ tại quầy, đảm bảo tuân thủ việc hoạch toán, kế toán, các chế độ chứng từ kế toán và các quy định nghiệp vụ ngân hàng được phép triển khai
Tổ chức việc phối hợp với nhân viên chuyên trách công tác giải ngân, để thực hiện hoàn tất quy trình giải ngân. Tổ chức việc kiểm soát các giao dịch thu nợ, chịu trách nhiệm kiểm tra, tất toán đảm bảo thu chính xác
Thực hiện và kiểm soát tác nghiệp thủ tục sổ sách, kế toán vốn cổ phần do Sacombank phát hành; kiểm soát và duyệt trên hệ thống Công nghệ của Ngân hàng các giao dịch xử lý nghiệp vụ liên quan; theo dõi biến động, doanh số giao dịch của khách hàng. Triển khai thực hiện các giao dịch thanh toán quốc tế. Báo cáo định kỳ. và đột xuất hoạt động thanh toán quốc tế ở các phòng giao dịch.
Triển khai giám sát các giao dịch thu chi tiền mặt, quản lý ấn chỉ, ấn phẩm. kiểm soát chặt chẽ công tác cất giữ tại quầy đảm bảo theo quy định của Ngân hàng; quản lý các ấn chỉ, ấn phẩm, thẻ pin và các loại ấn chỉ khác; tổ chức công tác chăm sóc, phục vụ khách hàng tại quầy mang lại sự hài lòng và tin cậy cho khách hàng.
Phó phòng (phụ trách xử lý giao dịch):
Thực hiện triển khai và kiểm soát các tác nghiệp của nhân viên trong quá trình xử lý giao dịch, đảm bảo tuân thủ việc hoạch kế toán, các chế độ chứng từ kế toán, nghiệp vụ kế toán theo quy định. Kiểm soát các chứng từ kế toán liên quan theo quy định.
Theo dõi sự biến động về số lượng, doanh số giao dịch của KH, số dư về tình hình lưu động tiền gửi và đề xuất các biện pháp xử lý. Tham gia công tác hướng dẫn, kiểm soát hoạt động kế toán Chi nhánh
Bộ phận ngân quỹ: Gồm có thủ quỹ, phụ quỹ và giao dịch viên quỹ:
- Thủ quỹ: chịu trách nhiệm quản lý kho của CN. Thực hiện xuất/nhập quỹ, giao nhận với KH tiền mặt, vàng, ngoại tệ, giấy tờ có giá… Điều chuyển vốn tiền mặt giữa các PGD và các đơn vị theo lệnh chuyển vốn tiền mặt. Quản lý thanh khoản không để vượt hạn mức quy định và báo cáo cho Trưởng/ Phó phòng kịp thời xử lý. Ghi chép và cập nhật sổ sách quỹ kịp thời theo đúng quy định. Thực hiện kiểm
kê tồn quỹ hằng ngày hoặc đột xuất nhằm đảm bảo an toàn tồn quỹ thực tế và sổ sách, đảm bảo trùng khớp số liệu hằng ngày.
- Phụ quỹ: Hỗ trợ thủ quỹ thực hiện kiểm soát các hoạt động thu/chi với KH. Mở sổ quỹ và ghi chép sổ sách cần thiết, đầy đủ, kịp thời và chính xác. Kiểm tra chứng từ đầy đủ hợp lệ trước khi xuất/nhập quỹ. Hỗ trợ thủ quỹ các công việc khác được phân công
- Giao dịch viên quỹ: Thực hiện công tác kiểm tra chứng từ đầy đủ, hợp lệ trước khi tiến hành thu/chi, kiểm đếm tiền của KH. Nhận phân loại tiền kiểm đếm chính xác, rồi đóng bó niêm phong lại theo quy định và giao lại cho thủ quỹ/phụ quỹ. Kịp thời phát hiện và xử lý tiền giả, tiền bị rách. Hỗ trợ thủ quỹ, phụ quỹ trong công tác quản lý, theo dõi dám sát quá trình vận chuyển tiền. Cuối ngày, kiểm quỹ con của GDV và của PGD.
Bô phận Kế toán tổng hợp: Gồm các chuyên viên kế toán và nhân viên lưu trữ hồ sơ chứng từ:
- Chuyên viên kế toán có nhiệm vụ: Theo dõi và hoạch toán chi phí hoạt động, hoạch toán thu chi, lập các chứng từ kế toán có liên quan, lập thủ tục tạm ứng, thanh toán chi phí cho các đơn vị trực thuộc. Lập lệnh điều hòa vốn nội bộ giữa CN và các PGD, hội sở. Hỗ trợ thực hiện báo cáo nhanh, lập báo cáo hàng tháng/quý/năm. Lập tờ khai thuế hàng tháng và quyết toán thuế năm. Nhận chứng từ hàng tuần từ các PGD chuyển về
- Nhân viên lưu trữ hồ sơ chứng từ có nhiệm vụ: phân loại và lưu giữ chứng từ kế toán tại CN, quản lý kho chứng từ. Thực hiện kiêm nhiệm hậu kiểm toàn bộ chứng từ phát sinh tại CN theo chế độ chứng từ kế toán. Kiểm tra phát hiện và cảnh báo sai phạm về các chứng từ kế toán lên cấp có thẩm quyền. Đề xuất các biện pháp xử lý, chỉnh sữa các sai sót trong các chứng từ kế toán.
Bộ phận Hành chính:
Tham mưu cho giám đốc và hướng dẫn cán bộ nhân viên thực hiện các chế độ chính sách và pháp luật về nhiệm vụ và quyền lợi của người sử dụng lao động và người lao động. Lập kế hoạch và tổ chức tuyển dụng nhân sự theo yêu cầu hoạt động của Chi nhánh.
Phối hợp với các phòng nghiệp vụ để xây dựng kế hoạch phát triển mạng lưới, thành lập, giải thể các đơn vị trực thuộc của Chi nhánh.
Thực hiện quản lý các công tác văn thư in ấn, sự kiện, văn phòng phẩm, mua sắm. Thực hiện các công tác hậu cần, lễ tân, vận tải, quản lý phương tiện, tài sản, công cụ lao động. Thực hiện công tác bảo vệ an ninh, an toàn cho con người và tài sản.
Phòng kiểm soát rủi ro:
Tổ chức, thực hiện công tác quản lý và kiểm soát tín dụng. Từ đó, tham mưu đề xuất các chính sách, biện pháp phát triển và nâng cao chất lượng hoạt động tín dụng. Bên cạnh đó, hướng dẫn thực hiện các văn bản quy định, quy trình về quản lý rủi ro tác nghiệp của