2. Thường xuyên liên hệ và trao đổi chuyên môn với Giảng viên hướng dẫ n:
2.2.1.5.1 Quy trình chấp nhận và thanh toán BCT khi đến hạn theo L/C nhập
khẩu trả chậm (FT5.1)
Bảng 1.6: Thông số tổng hợp của quy trình chấp nhập và thanh toán BCT khi đến hạn theo L/C nhập khẩu trả chậm
Thông số Mô tả Yêu cầu
Đầu vào Khách hàng gửi công văn chấp nhận thanh
toán L/C trả chậm
Công văn đầy đủ các thông tin cần thiết
Đầu ra Hoàn thiện chuyển điện chấp nhận thanh
toán
Hồ sơ lưu trữ đầy đủ
Nguồn: Phòng DV KH DN Miền Nam
Bƣớc 1: Công văn chấp nhận thanh toán
Khách hàng có công văn về việc chấp nhận thanh toán L/C trả chậm.
Bƣớc 2: Tiếp nhận, kiểm tra và điền thông tin giao dịch
NV - CSC nhận công văn chấp nhận thanh toán BCT hàng nhập và kiểm tra. TQD - CSC kiểm soát và ký duyệt trên Công văn về việc chấp nhận thanh toán của KH.
Sau đó, NV - CSC scan và chuyển tiếp để TT QHKH thực hiện.
Bƣớc 3: Hoàn thành tờ trình ký hậu vận đơn
Lập tờ trình ký hậu vận đơn của TT QHKH.
Soạn thảo hồ sơ nhận nợ gồm: Khế ước nhận nợ và yêu cầu KH ký đề nghị giải ngân.
Bƣớc 4: Phê duyệt tờ trình ký hậu vận đơn
Căn cứ tờ trình của NV - QHKH, các Cấp có thẩm quyền tại TT QHKH xem xét, nếu đồng ý sẽ duyệt tờ trình ký hậu vận đơn cho KH.
Sau đó chuyển tiếp hồ sơ để TT CSC thực hiện.
Bƣớc 5: Tập hợp hồ sơ, phân loại giao dịch
* Tập hợp toàn bộ hồ sơ cần thiết, đảm bảo đầy đủ: Tờ trình ký hậu vận đơn và Hồ sơ nhận nợ;
Công văn thông báo Thanh toán BCT gửi cho KH (nếu có); Bộ chứng từ.
* Sau khi hoàn tất các bước trên:
Đối với L/C ký quỹ 100% thì thực hiện bước 9;
Đối với L/C vừa có ký quỹ vừa có TSĐB khác thì thực hiện bước 6.
Bƣớc 6: Hoàn tất các thủ tục liên quan tới TSĐB (nếu có)
NV - CSC và NV - CPC phối hợp thực hiện các thủ tục liên quan đến TSĐB theo quy trình của VPBank.
Bƣớc 7: Kiểm tra và xác nhận hồ sơ hợp lệ
NV - CPC tiếp nhận hồ sơ từ TT CSC, thực hiện kiểm soát hồ sơ. Nếu hồ sơ KH đầy đủ hợp lệ thì TQD - CPC xác nhận trên phiếu kiểm soát hồ sơ ký hậu vận đơn ban hành kèm theo Quy trình xử lý hồ sơ KH Doanh nghiệp sau phê duyệt tại TT CPC. NV - CPC chuyển toàn bộ hồ sơ gửi về cho TT CSC thực hiện ký hậu vận đơn và trao trả BCT cho KH.
Bƣớc 8: Ký hậu vận đơn, giao trả chứng từ cho KH
Nếu hồ sơ ký hậu vận đơn đầy đủ hợp lệ thì TQD - CPC thông báo cho TT XLNV và TT CSC.
TQD - CSC thực hiện ký vào mặt sau tờ vận đơn, đóng dấu và trả BCT cho KH.
Bƣớc 9: Hoàn thiện giao dịch trên T24
TTV in hồ sơ giao dịch từ đường truyền chứng từ và thực hiện: - Kiểm tra hồ sơ giao dịch;
- Hoàn thiện giao dịch trên T24.
Bƣớc 10: Duyệt giao dịch
Thẩm quyền duyệt tại TT XLNV tiến hành kiểm tra giao dịch trên hệ thống. Nếu đồng ý, tiến hành giao dịch.
Bƣớc 11: In điện, thông báo cho KH và lƣu hồ sơ gốc
Sau khi giao dịch được duyệt, TT XLNV thông báo cho TT CSC quy email về điện đã được hoàn thành. NV - CSC thực hiện in thông báo và trao trả chứng từ cho KH, bao gồm:
- 01 điện MT799/754 và các giấy báo nợ phí giao cho KH;
- 01 điện MT799/754, phiếu hạch toán giao dịch để lưu cùng chứng từ giao dịch tại TT CSC và lưu hồ sơ L/C theo dõi.
Bƣớc 12: Lập điện SWIFT
Sau khi các Cấp có thẩm quyền tại TT XLNV duyệt giao dịch trên T24, giao dịch sẽ được tự động chuyển đổi sang máy chủ SWIFT.
TTV kiểm tra, lập điện theo tiêu chuẩn SWIFT hoặc các thoả thuận với Ngân hàng nước ngoài và chuyển sang màn hình duyệt.
Bƣớc 13: Duyệt điện SWIFT
Cán bộ có thẩm quyền quyền tại TT XLNV kiểm tra giao dịch trên SWIFT. Nếu đồng ý, tiến hành duyệt.
Bƣớc 14: Chuyển điện SWIFT
TTV kết nối SWIFT và phát chuyển điện đi Ngân hàng nước ngoài.
Bƣớc 15: Theo dõi ngày đến hạn của BCT
Bảy ngày trước thời hạn thanh toán L/C trả chậm cho Ngân hàng nước ngoài, TT XLNV và TT CSC cùng theo dõi trên báo cáo BCT đến hạn từ hệ thống.
Bƣớc 16: Hoàn thiện tờ trình giải ngân và bán ngoại tệ (nếu có)
NV - QHKH thực hiện:
- Hoàn thiện tờ trình giải ngân cho KH theo các quy định hiện hành của VPBank;
- Trình duyệt bán ngoại tệ cho KH (nếu có).
Bƣớc 17: Phê duyệt tờ trình giải ngân và bán ngoại tệ (nếu có)
Căn cứ tờ trình của NV - QHKH, TQD - QHKH xem xét tờ trình giải ngân và tờ trình bán ngoại tệ cho KH. Nếu đồng ý, phê duyệt và chuyển, để TT CSC thực hiện.
Bƣớc 18: Hoàn thiện hồ sơ nhận nợ (nếu có), scan gửi hồ sơ về TTXLTD tập trung
Hoàn thiện các thông tin còn thiếu trên Khế ước nhận nợ và Đề nghị giải ngân của Khách hàng dựa trên Tờ trình giải ngân được phê duyệt do TT QHKH chuyển đến tại bước 17.
Báo nguồn thanh toán và nguồn vay (nếu có).
Tập hợp toàn bộ hồ sơ, scan và chuyển tiếp để TT CPC thực hiện.
Bƣớc 19: Kiểm tra và tiến hành giải ngân khoản vay (nếu có)
NV - CPC thực hiện kiểm soát hồ sơ do TT CSC gửi và trình TQD - CPC xác nhận hồ sơ hợp lệ.
Nếu KH thanh toán BCT bằng vốn vay ngân hàng thì TT CPC sẽ tiến hành các thủ tục giải ngân.
Sau đó sẽ phản hồi lại kết quả giải ngân cho TT CSC và TT XLNV.
Bƣớc 20: Kiểm tra hồ sơ và hoàn thiện giao dịch trên T24
TTV in hồ sơ giao dịch từ đường truyền chứng từ và thực hiện: - Kiểm tra hồ sơ giải ngân;
- Hoàn thiện giao dịch trên hệ thống.
Bƣớc 21: Duyệt giao dịch
Thẩm quyền duyệt tại TT XLNV tiến hành kiểm tra giao dịch trên hệ thống theo quy định. Nếu đồng ý, tiến hành duyệt giao dịch.
Bƣớc 22: In điện, thông báo cho KH và lƣu hồ sơ gốc
Sau khi giao dịch được duyệt, TT XLNV thông báo qua email cho TT CSC. NV - CSC thực hiện in, thông báo và trao trả chứng từ cho KH, bao gồm:
- 02 điện MT202 và MT400/MT499 và các giấy báo nợ phí để giao cho KH. - 02 điện MT202 và MT400/MT499, phiếu hạch toán giao, kèm bản gốc hối
phiếu (nếu có) và chỉ dẫn thanh toán để lưu cùng chứng từ giao dịch tại đơn vị và lưu hồ sơ L/C theo dõi.
Khi giao/nhận chứng từ phải ghi sổ thời gian giao nhận, số tham chiếu chứng từ và tên nhân viên giao/nhận xử lý BCT.
Nếu thanh toán hết trị giá L/C thì NV - CSC theo dõi đôn đốc KH nộp lại Hồ sơ Hải quan để hoàn thành hồ sơ giao dịch trong thời gian KH cam kết kể từ ngày thanh toán BCT, sau đó có thể đóng hồ sơ L/C và kết thúc quy trình mở/thanh toán L/C tại đây.
Nếu chưa thanh toán hết trị giá L/C, thì NV - CSC lưu hồ sơ L/C và theo dõi để thực hiện theo quy trình này hoặc quy trình huỷ L/C nhập khẩu.
Bƣớc 23: Lập điện SWIFT
Sau khi các Cấp có thẩm quyền tại TT XLNV duyệt giao dịch trên T24, giao dịch sẽ được tự động chuyển đổi sang máy chủ SWIFT.
TTV kiểm tra, lập điện theo tiêu chuẩn SWIFT hoặc các thoả thuận với Ngân hàng nước ngoài và chuyển sang màn hình duyệt.
Bƣớc 24: Duyệt điện SWIFT
Cán bộ có thẩm quyền tại TT XLNV kiểm tra giao dịch trên SWIFT. Nếu đồng ý, tiến hành duyệt.
Bƣớc 25: Chuyển điện SWIFT
TTV kết nối SWIFT và phát chuyển điện đi Ngân hàng nước ngoài.
Bƣớc 26: Lƣu hồ sơ
TTV in điện đi SWIFT, phiếu hạch toán giao dịch lưu hồ sơ kế toán cùng chứng từ scan từ Đơn vị và hồ sơ L/C theo quy định hiện hành.
Nhận xét:
Quy trình chấp nhận và thanh toán BCT khi đến hạn theo L/C nhập khẩu được chia làm hai trường hợp là thanh toán BCT theo L/C trả chậm và thanh toán BCT theo L/C trả ngay. Quy trình chấp nhận và thanh toán BCT khi đến hạn theo L/C nhập khẩu trả chậm gồm có 26 bước, quy định rõ ràng và chặt chẽ từ khi khách hàng có công văn chấp nhận thanh toán đến khi tiến hành lưu hồ sơ. Vì là L/C trả chậm khả năng gặp phải rủi ro cao, nhất là rủi ro tín dụng nên quy trình thanh toán cũng phức tạp hơn quy trình thanh toán L/C nhập khẩu trả ngay. Hiện nay, ngân hàng có tỷ lệ thanh toán BCT khi đến hạn theo L/C trả chậm cũng nhiều hơn.
2.2.1.5.2 Quy trình chấp nhận và thanh toán BCT khi đến hạn theo L/C nhập khẩu trả ngay (FT5.2) khẩu trả ngay (FT5.2)
Bảng 1.7: Thông số tổng hợp của quy trình chấp nhận và thanh toán BCT khi đến hạn theo L/C nhập khẩu trả ngay
Thông số Mô tả Yêu cầu
Đầu vào Khách hàng gửi công văn chấp nhận thanh
toán L/C trả ngay
Công văn đầy đủ thông tin cần thiết
Đầu ra Hoàn thiện chuyển điện chấp nhận thanh
toán
Hồ sơ lưu trữ đầy đủ
Nguồn: Phòng DV KH DN Miền Nam
Bƣớc 1: Gửi công văn chấp nhận thanh toán
Bƣớc 2: Tiếp nhận, kiểm tra và điền thông tin giao dịch
NV - CSC nhận công văn chấp nhận thanh toán BCT hàng nhập và kiểm tra.
TQD - CSC kiểm soát và ký duyệt trên Công văn về việc chấp nhận thanh toán của KH.
Sau đó, NV - CSC scan và chuyển tiếp để TT QHKH thực hiện.
Bƣớc 3: Hoàn thành tờ ký hậu vận đơn, hồ sơ giải ngân (nếu có) và mua bán ngoại tệ (nếu có)
Lập tờ trình ký hậu vận đơn của TT QHKH.
Hoàn thiện hồ sơ giải ngân cho KH. Các giấy tờ cần hoàn thiện gồm: - Tờ trình giải ngân
- Đề nghị giải ngân của KH - Khế ước nhận nợ
- Hợp đồng thế chấp/cầm cố do TT CPC soạn. Trình duyệt bán ngoại tệ cho KH (nếu có).
Bƣớc 4: Phê duyệt hồ sơ
Căn cứ tờ trình của NV - QHKH, các Cấp có thẩm quyền tại TT QHKH xem xét, nếu đồng ý sẽ duyệt tờ trình ký hậu vận đơn cho KH.
Sau đó chuyển tiếp hồ sơ để TT CSC thực hiện.
Bƣớc 5: Báo nguồn thanh toán, phân loại hồ sơ
Báo nguồn thanh toán và nguồn vay (nếu có).
Đẩy chấp nhận thanh toán + hồ sơ giải ngân + tờ trình phê duyệt lên TT CPC.
Bƣớc 6: Hoàn tất các thủ tục liên quan tới TSĐB (nếu có)
NV - CSC và NV - CPC phối hợp thực hiện các thủ tục liên quan đến TSĐB theo quy trình của VPBank.
Bƣớc 7: Kiểm tra và xác nhận hồ sơ hợp lệ
NV - CPC tiếp nhận hồ sơ từ TT CSC, thực hiện kiểm soát hồ sơ. Nếu hồ sơ KH đầy đủ hợp lệ thì TQD - CPC xác nhận trên phiếu kiểm soát hồ sơ ký hậu vận đơn ban hành kèm theo Quy trình xử lý hồ sơ KH Doanh nghiệp sau phê duyệt tại TT CPC. NV - CPC chuyển toàn bộ hồ sơ gửi về cho TT CSC thực hiện ký hậu vận đơn và trao trả BCT cho KH.
Bƣớc 8: Ký hậu vận đơn, giao trả chứng từ cho KH
Nếu KH thanh toán BCT bằng 100% vốn vay, sau khi hồ sơ ký hậu vận đơn được TQD - CPC gửi email xác nhận, NV - CSC trình cấp thẩm quyền TQD - CSC ký hậu vận đơn và giao BCT gốc cho KH đi nhận hàng.
Bƣớc 9: Kiểm tra hồ sơ và hoàn thiện giao dịch trên T24
TTV in hồ sơ giao dịch từ đường truyền chứng từ và thực hiện: - Kiểm tra hồ sơ giao dịch;
- Hoàn thiện giao dịch trên T24.
Bƣớc 10: Duyệt giao dịch
Thẩm quyền duyệt tại TT XLNV tiến hành kiểm tra giao dịch trên hệ thống. Nếu đồng ý, tiến hành giao dịch.
Bƣớc 11: In điện, thông báo cho KH và lƣu hồ sơ gốc
Sau khi giao dịch được duyệt, TT XLNV thông báo qua email cho TT CSC. NV - CSC thực hiện in, thông báo và trao trả chứng từ cho KH, bao gồm:
- 02 điện MT202 và MT756/MT799 và các giấy báo nợ phí để giao cho KH. - 02 điện MT202 và MT756/MT799, phiếu hạch toán giao, kèm bản gốc hối
phiếu (nếu có) và chỉ dẫn thanh toán để lưu cùng chứng từ giao dịch tại đơn vị và lưu hồ sơ L/C theo dõi.
Trình cấp có thẩm quyền ký hậu vận đơn và giao BCT gốc cho KH đi nhận hàng nếu KH thanh toán BCT bằng vốn tự có hoặc BCT ký hậu chưa được trao trả ở bước 8. Khi giao/nhận chứng từ phải ghi sổ thời gian giao nhận, số tham chiếu chứng từ và tên nhân viên giao/nhận xử lý BCT.
Nếu thanh toán hết trị giá L/C thì NV - CSC theo dõi đôn đốc KH nộp lại Hồ sơ Hải quan để hoàn thành hồ sơ giao dịch trong thời gian KH cam kết kể từ ngày thanh toán BCT, sau đó có thể đóng hồ sơ L/C và kết thúc quy trình mở/thanh toán L/C tại đây.
Nếu chưa thanh toán hết trị giá L/C, thìh NV - CSC lưu hồ sơ L/C và theo dõi để thực hiện theo quy trình này hoặc quy trình huỷ L/C nhập khẩu.
Bƣớc 12: Lập điện SWIFT
Sau khi các Cấp có thẩm quyền tại TT XLNV duyệt giao dịch trên T24, giao dịch sẽ được tự động chuyển đổi sang máy chủ SWIFT.
TTV kiểm tra, lập điện theo tiêu chuẩn SWIFT hoặc các thoả thuận với Ngân hàng nước ngoài và chuyển sang màn hình duyệt.
Bƣớc 13: Duyệt điện SWIFT
Cán bộ có thẩm quyền tại TT XLNV kiểm tra giao dịch trên SWIFT. Nếu đồng ý, tiến hành duyệt.
Bƣớc 14: Chuyển điện SWIFT
TTV kết nối SWIFT và phát chuyển điện đi Ngân hàng nước ngoài.
Bƣớc 15: Lƣu hồ sơ
TTV in điện đi SWIFT, phiếu hạch toán giao dịch lưu hồ sơ kế toán cùng chứng từ scan từ Đơn vị và hồ sơ L/C theo quy định hiện hành.
Nhận xét:
Quy trình chấp nhận và thanh toán BCT khi đến hạn theo L/C nhập khẩu trả ngay gồm có 15 bước cũng từ khi khách hàng gửi công văn chấp nhận thanh toán đến khi ngân hàng tiến hành lưu hồ sơ. Quy trình thanh toán được CB - NV của VPBank - Phòng DV KH DN Miền Nam thực hiện thận trọng đảm bảo tính chính xác và chuyên nghiệp trong công việc, tránh gặp những rủi ro không cần thiết và tạo lòng tin đối với khách hàng.