2. Thường xuyên liên hệ và trao đổi chuyên môn với Giảng viên hướng dẫ n:
2.2.1.5.3 Quy trình từ chối thanh toán BCT nhập khẩu theo L/C nhập khẩu
(FT5.3)
Bảng 1.8: Thông số tổng hợp của quy trình từ chối thanh toán BCT nhập khẩu theo L/C nhập khẩu
Thông số Mô tả Yêu cầu
Đầu vào Khách hàng gửi công văn từ chối thanh
toán
Công văn đầy đủ thông tin cần thiết
Đầu ra Hoàn thiện chuyển điện xác nhận từ chối
thanh toán
Hồ sơ lưu trữ đầy đủ
Nguồn: Phòng DV KH DN Miền Nam
Bƣớc 1: Công văn từ chối thanh toán
Khách hàng có công văn chối thanh toán BCT (hoặc giấy đề nghị đi điện thông báo sai sót).
Bƣớc 2: Tiếp nhận, kiểm tra công văn từ chối thanh toán
NV - CSC nhận Công văn từ chối thanh toán BCT hàng nhập từ KH và kiểm tra nội dung từ chối căn cứ vào kết quả kiểm tra chứng từ do TT XLNV thông báo.
Sau khi kiểm tra, nếu nội dung từ chối phù hợp với kết quả kiểm tra BCT do TTXLNV gửi, NV - CSC chuyển tiếp để TQD - CSC kiểm tra và ký duyệt.
Nếu hồ sơ hợp lệ TQD - CSC ký duyệt.
Bƣớc 3: Scan gửi hồ sơ về TTXLNV
NV - CSC scan và chuyển tiếp hồ sơ để TT XLNV thực hiện.
Bƣớc 4: Kiểm tra hồ sơ và hoàn thiện giao dịch trên T24
TTV in hồ sơ giao dịch từ đường truyền chứng từ và thực hiện: - Kiểm tra hồ sơ KH;
- Căn cứ vào chỉ dẫn thanh toán của Ngân hàng nước ngoài và đề nghị từ chối thanh toán của TT CSC, TTV hoàn thiện giao dịch L/C trên hệ thống.
Bƣớc 5: Duyệt giao dịch
Thẩm quyền duyệt tại TT XLNV tiến hành kiểm tra giao dịch trên hệ thống. Nếu đồng ý, tiến hành giao dịch.
Bƣớc 6: In điện, thông báo cho KH và lƣu hồ sơ gốc
Sau khi giao dịch được duyệt bởi TT XLNV, NV - CSC thực hiện in thông báo và trao trả chứng từ cho KH, bao gồm:
- 01 điện MT799/734 và các giấy báo nợ phí giao cho KH;
- 01 điện MT799/734, phiếu hạch toán giao dịch để lưu cùng chứng từ giao dịch tại TT CSC và lưu hồ sơ L/C theo dõi.
TQD - CSC vẫn lưu giữ BCT gốc để chờ phản hồi của Ngân hàng nước ngoài và của KH.
Bƣớc 7: Lập điện SWIFT
Sau khi các Cấp có thẩm quyền tại TT XLNV duyệt giao dịch trên T24, giao dịch sẽ được tự động chuyển đổi sang máy chủ SWIFT.
TTV kiểm tra, lập điện theo tiêu chuẩn SWIFT hoặc các thoả thuận với Ngân hàng nước ngoài và chuyển sang màn hình duyệt.
Bƣớc 8: Duyệt điện SWIFT
Cán bộ có thẩm quyền tại TT XLNV kiểm tra giao dịch trên SWIFT. Nếu đồng ý, tiến hành duyệt.
Bƣớc 9: Chuyển điện SWIFT
TTV kết nối SWIFT và phát chuyển điện đi Ngân hàng nước ngoài.
Bƣớc 10: Lƣu hồ sơ
TTV in điện đi SWIFT, phiếu hạch toán giao dịch lưu hồ sơ kế toán cùng chứng từ scan từ Đơn vị và hồ sơ L/C theo quy định hiện hành.
Nhận xét:
Quy trình từ chối thanh toán BCT nhập khẩu theo L/C nhập khẩu gồm có 10 bước từ khi khách hàng có công văn từ chối thanh toán BCT cho đến khi ngân hàng tiến hành lưu hồ sơ. Khi có công văn từ chối thanh toán BCT của khách hàng thì NV - CSC kiểm tra lại nội dung từ chối căn cứ vào kết quả kiểm tra chứng từ do TT XLNV thông báo. Nếu nội dung từ chối của khách hàng phù hợp với kết quả kiểm tra chứng từ của ngân hàng thì trình lên TQD - CSC kiểm tra và ký duyệt. Sau đó, mới thực hiện các bước kiểm tra tiếp theo để tiến đến chuyển điện đi ngân hàng nước ngoài và lưu hồ sơ.
Bộ quy trình thực hiện L/C nhập khẩu của VPBank - Phòng DV KH DN Miền Nam tuỳ theo từng giai đoạn và mục đích của nó mà có những cách thức thực hiện khác nhau nhưng về cơ bản vẫn có một số nguyên tắc để nhà điều hành lập thành bộ quy trình này. Tất cả các quy trình ở từng giai đoạn thực hiện một L/C nhập khẩu bước đầu tiên đều là yêu cầu của khách hàng, ngân hàng bắt đầu thực hiện công việc khi có yêu cầu của khách hàng tức là ngân hàng luôn xin ý kiến của khách hàng để bắt đầu một giai đoạn mới. Sau đó, thực hiện theo trình tự các bước đã quy định trong quy trình, mỗi khi muốn chuyển qua bước tiếp theo phải có sự phê duyệt của cấp có thẩm quyền của bộ phận đang thực hiện ở bước hiện tại và cuối cùng là tiến hành lưu hồ sơ. Quy trình thực hiện L/C nhập khẩu có nhiều bộ phận tham gia, tránh tập trung giao quyền thực hiện cho một bộ phận để tạo sự kiểm soát lẫn nhau, hạn chế rủi ro trong công tác thanh toán bằng phương thức tín dụng chứng từ nói chung và tín dụng chứng từ nhập khẩu nói riêng.
Bảng 1.9 : Tiến độ thanh toán L/C nhập khẩu tại VPBank
Loại công việc Trung tâm xử lý Thời gian xử lý
Tiếp nhận và phân bổ điện TTCSC, TTXLNV Trong ngày
Phát hành L/C, tu chỉnh L/C TTCSC, TTXLNV, TTQHKH, TTTCPC Trong vòng 8 giờ từ khi nhận được chứng từ Kiểm tra chứng từ:
- Đòi tiền bằng điện, chưa trả - Đòi tiền bằng thư
TTCSC, TTTCPC -Trong ngày
-Trong 8 giờ làm việc từ khi nhận được chứng từ
Phát hành bảo lãnh nhận hàng TTCSC, TTXLNV, TTQHKH, TTTCPC Trong 8 giờ làm việc từ khi nhận được yêu cầu
Ký hậu vận đơn TT CSC Trong 8 giờ làm việc từ khi nhận được yêu cầu
Thanh toán L/C nhập TTCSC, TTXLNV, TTQHKH, TTTCPC
1 ngày từ khi chứng từ hoàn chỉnh xong và không quá 7 ngày từ khi nhận chứng từ từ Ngân hàng nước ngoài
Chuyển tiền TTXLNV Trong 4 giờ làm việc từ khi nhận được chứng từ