c) Nội dung, phương pháp và sơ đồ hạch toán
2.3.4 Kế toán chi phí sử dụng máy thi công
a) Tài khoản sử dụng
Kế toán sử dụng TK623: Chi phí sử dụng máy thi công
Bên Nợ: - Các chi phí liên quan đến máy thi công. Chi phí vật liệu, chi phí dịch vụ khác phục vụ cho xe, máy thi công.
Bên Có: - Kết chuyển chi phí sử dụng máy thi công vào TK154. Kết chuyển chi phí sử dụng máy thi công vượt trên mức bình thường vào TK 632.
Tài khoản 623 không có số dư cuối kỳ và có 6 tài khoản cấp hai:
TK6231: “Chi phí nhân công”: Phản ánh lương chính, lương phụ, phụ cấp cấp lương phải trả cho công nhân trực tiếp điều khiển xe, máy thi công, phục vụ máy thi công như: vận chuyển, cung cấp nhiên liệu, vật liệu…cho xe, máy thi công. Tài khoản này không phản ánh các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo quy định hiện hành. Các khoản trích này phản ánh vào TK 627.
TK6232: “Chi phí vật liệu”: Phản ánh chi phí nhiên liệu như xăng, dầu , mỡ và vật liệu khác phục vụ xe, máy thi công.
TK6233: “Chi phí dụng cụ sản xuất”: Phản ánh công cụ, dụng cụ lao động liên quan đến hoạt động của xe, máy thi công.
TK6234: “Chi phí khấu hao máy thi công”: Phản ánh khấu hao máy móc thi công sử dụng vào hoạt động xây lắp công trình.
TK6237: “Chi phí dịch vụ mua ngoài”: Phản ánh chi phí dịch vụ mua ngoài như: thuê ngoài sửa chữa xe, máy thi công; bảo hiểm xe, máy thi công; chi phí điện nước; tiền thuê TSCĐ; chi phí trả cho nhà thầu phụ…
TK6238: “Chi phí bằng tiền khác”: Phản ánh các chi phí bằng tiền phục vụ cho hoạt động của xe, máy thi công…
Trình tự hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu:
a) Nếu tổ chức đội máy thi công riêng biệt và có phân cấp hạch toán cho đội máy, có tổ chức kế toán riêng thì:
Kế toán các chi phí liên quan tới hoạt động đội máy thi công: Nợ TK621,622,627
Có TK liên quan (111,152…)
Kế toán chi phí sử dụng máy và tính giá thành ca máy thực hiện trên TK154.
Tuỳ theo phương thức tổ chức hạch toán và mối quan hệ giữa đội máy thi công với đơn vị xây lắp công trình để ghi:
Nếu doanh nghiệp thực hiện theo phương thức cung cấp lao vụ máy lẫn nhau giữa các bộ phận:
Nợ TK 623 (6238) Có TK 154
Nếu doanh nghiệp thực hiện theo phương thức bán lao vụ bằng máy giữa các bộ phận trong nội bộ.
Nợ TK 623 (6237)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp nhà nước Có TK 511 (Chi tiết cung cấp dịch vụ trong nội bộ).
b) Nếu không tổ chức đội máy thi công riêng biệt hoặc có tổ chức đội máy thi công riêng biệt nhưng không tổ chức kế toán riêng cho đội máy thi công thì hạch toán như sau
- Căn cứ vào tiền lương chính, lương phụ (không gồm khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ) phải trả cho công nhân điều khiển máy:
Nợ TK 623 – Chi phí sử dụng máy (6231) Có TK 334
- Khi xuất kho hoặc mua nguyên liệu, nhiên liệu, vật liệu phụ sử dụng cho xe, máy thi công:
Nợ TK 623 (6232) – chi phí vật liệu sử dụng máy thi công Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 152, 153, 111, 112, 331
- Khấu hao xe, máy thi công sử dụng ở đội máy thi công: Nợ TK 623 (6234) – Chi phí sử dụng máy thi công Có TK 214 – Hao mòn TSCĐ
Nợ TK 623 (6237)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ Có 111, 112, 331
- Chi phí bằng tiền phát sinh: Nợ TK 623 (6238)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111, 112
- Căn cứ bảng phân bổ chi phí sử dụng máy: Chi phí thực tế có máy tính cho từng công trình, hạng mục công trình:
Nợ TK 154 (1541) – Xây lắp hoàn thành chưa bàn giao khoản mục chi phí sử dụng máy
Có TK 623
- Trường hợp tạm ứng chi phí máy thi công để thực hiện giá trị khoán xây lắp nội bộ thì khi quyết toán tạm ứng về giá trị khối lượng xây lắp hoàn thành đã bàn giao được duyệt:
Nợ TK 623
Có TK 141 (1413)
b) Chứng từ, sổ sách kế toán sử dụng và quy trình lập, lưu chuyển chứng từ.
Chứng từ sử dụng
Hợp đồng thuê máy thi công
Phiếu thống kê thời gian ca máy
Hóa đơn giá trị gia tăng
Bảng tổng hợp chi phí thuê máy thi công
Sổ sách sử dụng
Sổ cái tài khoản 623
Sổ chi tiết tài khoản 6233, 6237
Khi có nhu cầu sử dụng máy thi công, giám sát công trình sẽ trình yêu cầu lên Giám đốc cung cấp máy thi công cho công trình. Giám đốc sẽ xem xét tình hình ký hợp đồng thuê trọn gói máy thi công ngoài, còn nếu những công trình nhỏ thì giám sát công trình tự quyết định thuê máy thi công theo công việc thực hiện.
Cuối tháng, giám sát công trình sẽ tập hợp các chứng từ có các chi phí liên quan đến việc sử dụng máy của Công ty để kế toán ghi nhận và theo dõi chi phí cho từng công trình, hoặc dựa vào hợp đồng thuê máy trọn gói để phân bổ và hạch toán chi phí vào từng đối tượng thực hiện.
Kế toán tập hợp các chứng từ liên quan đến chi phí sử dụng máy thi công để ghi nhận vào phần hành tương ứng trên phần mềm kế toán SmartPro, kế toán kết xuất ra sổ Nhật ký chung, Sổ cái tài khoản 623, Sổ chi tiết tài khoản cho từng đối tượng tập hợp chi phí.
c) Nội dung, phương pháp và sơ đồ hạch toán.
Hạch toán chi phí sử dụng máy thi công và tính giá thành thực hiện theo giá thành thực tế cung cấp cho đối tượng xây lắp.
Tại Công ty Xuân Phong, máy thi công cho công trình chủ yếu là thuê ngoài. Các công trình thường ở xa, việc tổ chức máy thi công được thuê ngoài để đảm bảo hiệu quả kinh tế do Công ty không tổ chức đội máy thi công và do việc vận chuyển máy đến công trình thường khó khăn và chịu nhiều chi phí. Việc thuê máy ở Công ty được tiến hành theo phương thức thuê trọn gói theo khối lượng công việc (thuê luôn cả máy, người lái và các loại vật tư cho máy chạy), vì vậy tiền thanh toán cho việc thuê máy thi công chính là chi phí máy thi công.
Phương pháp hạch toán tài khoản 623
Tài khản 623
Các chi phí liên quan đến hoạt động của máy thi công (Chi phí vật liệu cho máy hoạt động, chi phí tiền lương và các khoản phụ cấp lương, tiền công của công nhân trực tiếp điều khiển máy, chi phí bảo dưỡng, sửa chữa xe, máy thi công...). Chi phí vật liệu, chi phí dịch vụ khác phục vụ cho xe, máy thi công.
Kết chuyển chi phí sử dụng xe, máy thi công vào bên Nợ Tài khoản 154 "Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang".
Kết chuyển chi phí sử dụng máy thi công vượt trên mức bình thường vào TK 632.
Sơ đồ hạch toán tài khoản 623