Sơ đồ 3.1: Cơ cấu tổ chức Công Ty, năm 2017 (Nguồn: Phòng Tổ Chức Hành Chánh)
Nhiệm vụ của các phòng ban :
Ban Giám đốc: gồm có giám đốc và phó giám đốc cùng quản lý và điền hành công ty. Phó giám đốc còn có chức vụ là trưởng phòng kinh doanh phụ trách quản lý việc
Giám đốc
Phòng Kinh Doanh
Bộ phận Kinh Doanh
Bộ phận bán hàng
Bộ phận kho hàng
Phòng An ninh Phòng Kế Toán Tài Chính
Bộ phận kế
toán Thủ quỹ PHÓ GIÁM
hàng hóa và khách hàng, có ý kiến toàn quyền quết định việc lựa chọn nhà cung cấp... Giám đốc chịu trách nhiệm phê duyệt chứng từ , kết hợp với kế toán trưởng tổ chức quản lý một cách tổng quan mọi vấn đề liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, đàm phán và ký kết các hợp đồng mua bán của công ty.
Phòng kinh doanh: gồm bộ phận kinh doanh, bộ phận bán hàng, bộ phận kho hàng chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Phó Giám Đốc, phòng này thực hiện toàn bộ công việc kinh doanh, tìm kiếm đối tác, tổ chức mua bán hàng hóa, nghiên cứu thị trường, phát triển và mở rộng thị trường có tiềm năng tốt, phát triển mặt hàng mới.
Phòng an ninh : gồm những nhân viên kỹ thuật sửa chữa máy móc, chịu trách nhiệm về internet và máy tính tiền bán hàng, camera quan sát và đường dây điện, nước và nhân viên bảo vệ công ty…
Phòng kế toán tài chính: gồm có bộ phận kế toán, bộ phận theo dõi ngân quỹ hay còn gọi là thủ quỹ , chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Kế toán trưởng và Giám Đốc, phòng kế toán có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ nhiệm vụ có liên quan đến công tác kế toán tài chính của công ty như: nghiệp vụ thu chi, theo dõi xuất nhập tồn hàng hóa, xuất hóa đơn, tính giá thành, tính toán lãi lỗ, quyết toán thuế, tính thuế phải nộp nhà
nước…Cuối mỗi tháng, mỗi quý, mỗi năm phòng kế toán báo cáo cho giám đốc kết quả kinh doanh đồng thời lập các báo cáo tài chính để nộp cho cơ quan nhà nước.
Sơ đồ 3.2: Tổ chức bộ máy kế toán, năm 2017
(Nguồn: Phòng Tổ Chức Hành Chánh)
3.3.1 Nhiệm vụ và mối liên hệ giữa những phần hành kế toán :
Kế toán tổng hợp
Kế toán tổng hợp do Giám Đốc quyết định bổ nhiệm, bãi nhiệm và chịu trách nhiệm trước Giám Đốc về việc thực hiện trách nhiệm được giao. Kế toán trưởng có nhiệm vụ và quyền hạn:
Chịu trách nhiệm điều hành toàn bộ công việc hàng ngày thuộc chức năng, nhiệm vụ của phòng kế toán.
Tổ chức triển khai các công việc của phòng kế toán theo kế hoạch đã được Giám Đốc phê duyệt, tổng hợp tình hình và kết quả hoạt động của phòng trong từng tháng, từng quý, từng năm để đối chiếu với nhiệm vụ kế hoạch được giao để báo cáo Giám Đốc công ty.
Trực tiếp chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra nhân viên trong phòng, triển khai công việc đã được phân công cụ thể cho từng người.
Chịu trách nhiệm chính trong việc quản lý toàn bộ tài sản, hồ sơ tài liệu thuộc phòng kế toán ( trên cơ sở đó phân công người chịu trách nhiệm cụ thể từng phần việc)
KẾ TOÁN TỔNG HỢP
KẾ TOÁN TIỀN
VÀ LƯƠNG KẾ TOÁN KHO
KẾ TOÁN CÔNG NỢ
KẾ TOÁN BÁN
Có ý kiến đề xuất cho Giám Đốc về việc thay đổi bổ sung nhân sự bộ phận kế toán cho phù hợp với khối lượng và yêu cầu của phòng kế toán trong từng thời điểm hợp lý để Giám Đốc quyết định.
Kiểm tra việc ghi chépsổ sách, hạch toán các nghiệp vụ theo đúng chế độ quy định.
Kiểm tra các số liệu và lập chứng từ kết chuyển chi phí, giá vốn, doanh thu.
Lập báo cáo thuế nộp quý, năm cho công ty.
Kế toán tiền và lương
Lập phiếu thu, phiếu chi phản ánh kịp thời các nghiệp vụ bằng tiền mặt và tạm ứng nội bộ của công ty.
Lập bảng lương nhân viên, theo dõi bảo hiểm cho nhân viên, lập thủ tục khi phát sinh những vấn đề về bảo hiểm.
Lập báo cáo quỹ hàng ngày và tham gia các công tác kiểm quỹ theo quy định khi có yêu cầu.
Hạch toán đầy đủ, chính xác và kịp thời các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tiền gửi, tiền vay, thanh toán qua ngân hàng đúng theo quy định hiện hành.
Kiểm tra thường xuyên số dư tiền gửi ngân hàng, kiểm tra chi tiết mỗi giao dịch phát sinh.
Đối chiếu và báo cáo cho kế toán trưởng hàng ngày các khoản tiền gửi ngân hàng, chi tiết từng nguồn tiền tồn, khoản thu, sổ phụ của các ngân hàng.
Cung cấp kịp thời các chứng từ kế toán, các khoản phí ngân hàng cho kế toán công nợ để sao giữ và đối chiếu công nợ khách hàng.
Kế toán kho
- Báo cáo kế toán trưởng hàng hóa tồn kho cuối tháng, kiểm kê hàng hóa định kỳ mỗi tháng.
- Quản lý hàng bảo hành, nhận và trả hàng bảo hành cẩn thận.
- Kiểm tra chất lượng hàng, báo cáo ngay với phó giám đốc những mặt hàng kém chất lượng và có hướng xử lý.
Kế toán công nợ
Xuất hóa đơn GTGT để ghi nhận việc bán hàng.
Lưu giữ hợp đồng kinh tế cẩn thận để xuất trình khi có yêu cầu của cấp trên.
Theo dõi tình hình thanh toán và công nợ từng khách hàng.
Kết hợp với kế toán thanh toán qua ngân hàng, tiền mặt để theo dõi công nợ khách hàng.
Hạch toán đầy đủ, chính xác các nghiệp vụ về công nợ, lập báo cáo công nợ theo đúng quy định.
Nhắc nhở khách hàng thanh toán, ra ngân hàng thanh toán nợ cho nhà cung cấp.
Thủ quỹ
Có nhiệm vụ quản lý tiền mặt, ghi chép sổ quỹ, quản lý cơ sở vật chất, trang phục cho nhân viên.
Thực hiện chính xác kịp thời và ghi chép phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ thu chi qua ngân quỹ của công ty.
Giao dịch với các ngân hàng để thực hiện chính xác và đảm bảo trong các nghiệp vụ giao nhận tiền của công ty.
Kiểm tra cuối ngày, đối chiếu với báo cáo quỹ trong ngày.
Thực hiện kiểm quỹ cuối tháng theo định kỳ.
3.3.2.1 Hình thức kế toán và chính sách kế toán :
Hình thức kế toán tại công ty là hình thức kế toán máy.
Niên độ kế toán: Doanh nghiệp áp dụng niên độ kế toán là 1 năm, bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc năm tài chính là ngày 31/12.
Chế độ kế toán áp dụng : Doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán theo thông tư 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài Chính.
Đơn vị tiền tệ: Việt Nam Đồng ( VNĐ )
Phương pháp tính giá hàng tồn kho: bình quân gia quyền
Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: kê khai thường xuyên
Phương pháp khấu hao tài sản cố định:Phương pháp đường thẳng.
Phương pháp tính thuế GTGT: Theo phương pháp khấu trừ.
3.3.2.2 Ứng dụng tin học trong công tác kế toán :
- Phần mềm kế toán được công ty sử dụng là phần mềm kế toán TriSoft thiết kế gồm nhiều mục riêng lẻ dùng để quản lý kho hàng vật tư, dùng để theo dõi sổ sách in phiếu thu tiền , chi tiền, dùng để lập báo cáo tài chính báo cáo nội bộ cho ban giám đốc...
- Mỗi mục có thiết kế riêng một sheet “ Nhập liệu “ cho phép tác động dữ liệu vào. Từ những hóa đơn, chứng từ hợp pháp, kế toán lần lượt nhập vào sheet Nhập liệu, phần mềm sẽ tự cập nhật ở những sheet sau như : báo cáo nhập xuất tồn hàng hóa, sổ chi tiết từng mặt hàng , Bảng cân đối số phát sinh, sổ nhật ký chung, sổ cái tài khoản, sổ quỹ tiền mặt, bảng cân đối tài khoản, Bảng kết quả hoạt động kinh doanh …
SƠ ĐỒ HÌNH THỨC KẾ TOÁN MÁY
Ghi chú
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm
Đối chiếu, kiểm tra
PHẦN MỀM KẾ TOÁN HÓA ĐƠN, CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN SỔ KẾ TOÁN, SỔ CHI TIẾT, SỔ TỔNG HỢP, SỔ CÔNG NỢ SỔ KHO HÀNG BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Sơ đồ 3.3 : Sơ đồ hình thức kế toán trên máy vi tính, năm 2017
Giải thích sơ đồ :
+ Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc các loại hóa đơn đã được kiểm tra, kế toán xác định tài khoản ghi nợ, tài khoản ghi có để nhập vào phần mềm . Máy tính sẽ tự động ghi vào các sổ sách liên quan như Sổ cái, Sổ chi tiết…
+ Cuối năm, tập hợp tất cả những nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong năm vào file Báo cáo và lập Báo cáo tài chính, quyết toán thuế cuối năm.
+ Cuối kỳ kế toán, các sổ và báo cáo kế toán sẽ được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiên các thủ tục pháp lý theo đúng quy định của pháp luật.
3.3.3 Hệ thống chứng từ, tài khoản, báo cáo kế toán tại Công ty
Sổ sách kế toán
- Sổ quỹ tiền mặt, sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng. - Sổ nhật ký chung
- Sổ chi tiết, sổ cái các tài khoản Chứng từ sử dụng
- Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, bảng kê mua hàng, bảng kê bán hàng.
- Biên bản kiểm kê hàng hóa, phiếu thu, phiếu chi, biên lai nộp thuế, nộp bảo hiểm... - Hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng thông thường.
- Giấy đề nghị thanh toán, giấy thanh toán tiền tạm ứng… - Bảng lương, bảng chấm công
- Bảng tổng hợp công nợ
- Báo cáo Nhập xuất tồn hàng hóa
Doanh nghiệp vận dụng theo chế độ kế toán Việt Nam theo thông tư 200/2014/TT- BTC của Bộ Tài Chính ban hành ngày 22/12/2014, có hiệu lực thi hành từ 01/01/2015.
Báo cáo tài chính
Bảng Cân Đối kế toán.
Báo cáo Kết quả hoạt động kinh doanh.
Báo cáo Lưu chuyển tiền tệ.
Bảng Thuyết minh báo cáo tài chính.
3.4 Tình hình công ty những năm gần đây
Những năm gần đây tình hình công ty phát triển khá mạnh. Trong năm 2016 công ty đã mở thêm được 2 chi nhánh ở Quận Thủ Đức và Quận 8. Đã tạo được việc làm cho trên 200 người lao động. Góp phần phát triển nền kinh tế, đào tạo nguồn nhân lực có tay nghề cao. Hiện tại công ty đang nhập khẩu số lượng lớn nguồn hàng từ Đài Loan và Singapore để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của người tiêu dùng và mở rộng quy mô kinh doanh.
Tình hình phân phối sản phẩm ngày càng rộng rãi và phổ biến, công ty hiện đã mở rộng mạng lưới phân phối lên đến 14 tỉnh thành trong cả nước. Với đa dạng các mặt hàng, mẫu mã phong phú, chính sách hậu mãi tốt và đội ngũ nhân viên nhiệt tình, chuyên nghiệp nên ngày càng nhiều khách hàng tìm đến với sản phẩm và dịch vụ của công ty.
Trong năm tới công ty dự tính sẽ mở thêm chi nhánh ở Bình Dương, chi nhánh này sẽ vừa kinh doanh phụ tùng xe máy, vừa sửa chữa và bảo hành xe máy, hứa hẹn sẽ tạo thêm nhiều việc làm nữa cho người lao động và phục vụ khách hàng được nhiều hơn.
3.5 Thuận lợi, khó khăn, phương hướng phát triển 3.5.1 Thuận lợi
- Có hệ thống hỗ trợ quản lý tốt.
- Có đông khách hàng than thiết, ủng hộ công ty.
- Có đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, đầy nhiệt huyết với công việc. - Nhà Nước áp dụng rất nhiều chính sách hỗ trợ doanh nghiệp.
- Ngân hàng cho vay vốn với lãi suất khá hợp lí.
3.5.2 Khó khăn
- Nguồn vốn còn hạn chế
- Áp lực cạnh tranh vô cùng cao - Quy mô kinh doanh còn nhỏ
- Khá nhiều mặt hàng sau khi nhập khẩu phát hiện bị sai quy cách và kém chất lượng ảnh hưởng đến doanh thu và uy tín của công ty.
3.5.3 Phương hướng phát triển
-Phấn đấu trở thành công ty cung ứng phụ tùng xe ô tô, xe máy và máy móc ngành cơ khí với giá cả hợp lý và chất lượng sử dụng đạt chuẩn an toàn.
- Thực hiện chính sách hậu mãi, bảo hành tốt nhằm tạo thương hiệu vững mạnh. - Công ty đang xem xét hình thức bán hàng thanh toán qua thẻ tín dụng.
CHƯƠNG 4: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH
PHỤ TÙNG X MEÁY THANH HÀ
4.1 Đặc điểm kinh doanh, các phương thức tiêu thụ và thanh toán tại công ty 4.1.1 Đặc điểm kinh doanh
Thanh Hà là công ty kinh doanh thương mại chuyên mua bán phụ tùng và các bộ phận phụ trợ của mô tô xe máy, máy móc, thiết bị và phụ tùng khác.Bên cạnh đó công ty còn hoạt động trong lĩnh vực sửa chữa xe ô tô, xe máy, chữa máy móc, thiết bị có gắn động cơ và máy móc sử dụng trong công nghiệp.
4.1.2 Phương thức tiêu thụ và thanh toán
Công ty áp dụng 2 phương thức tiêu thụ hàng hóa:
- Bán buôn cho các doanh nghiệp, cửa hàng sửa chữa xe máy. - Bán lẻ trực tiếp cho người tiêu dùng.
Công ty sử dụng phương pháp thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt với những đơn hàng có giá trị nhỏ và chuyển khoản ngân hàng với những đơn hàng giá trị từ 20 triệu đồng trở lên.
Đối với những khách hàng sỉ, khi mua hàng từ 60 triệu trở lên chỉ cần thanh toán trước 20%, số còn lại được trả trong vòng 2 tháng. Nếu thanh toán trong vòng 1 tháng, khách hàng sẽ được hưởng 2% chiết khấu thanh toán.
Chiết khấu thương mại 5% cho những đơn hàng có giá trị từ 80 triệu trở lên hoặc khách hàng có doanh số mua tích lũy trong năm từ 180 triệu đồng trở lên.
4.2Kế toán doanh thu, thu nhập khác 4.2.1 Kế toán doanh thu bán hàng
Chứng từ sử dụng
- Bảng kê bán hàng. - Hóa đơn giá trị gia tăng. Trình tự luân chuyển chứng từ
Sơ đồ 4.1: Trình tự luân chuyển chứng từ TK 511, năm 2017
(Nguồn: Phòng kế toán)
Nghiệp vụ kinh tế phát sinh - Nghiệp vụ 1:
Ngày 10/12/2016, căn cứ vào hóa đơn GTGT số 306, xuất bán cho khách hàng Nguyễn Thị Sảnh 25 bộ khung cản Vision 2014, với số tiền là 8.750.000 đồng, thuế GTGT 10%, thanh toán bằng tiền mặt.
Nợ TK 111: 9.625.000.000 Có TK 511: 8.750.000
Có TK 3331: 875.000
- Nghiệp vụ 2:
Ngày 29/12/2016, căn cứ vào hóa đơn số 317, xuất bán cho công ty TNHH phụ tùng xe máy Vũ Trụ 6.000 cái ổ bi 6301 2RS hiệu KDYD, với số tiền là 27.000.000, thuế GTGT 10%: Nợ TK 131: 29.700.000 Có TK 511: 27.000.000 Có TK 3331: 2.700.000 Lập phiếu xuất kho Hóa đơn GTGT, phiếu thu hiếu thu Phần mềm kế toán TriSoft Nhật ký chung Sổ cái TK 511
Ngày 30/12/2016, nhận giấy báo có của ngân hàng TMCP Á Châu, công ty Vũ Trụ trả tiền mua hàng hóa đơn 317 (ngày 29/12/2016) với số tiền 29.700.000
Nợ TK 112: 29.700.000 Có TK 131: 29.700.000
Nghiệp vụ 3: Kết chuyển doanh thu bán hàng tháng 12/2016 Nợ TK 511: 867.550.000 Có TK 911: 867.550.000
Hình 4.1: Sổ cái TK 5111, tháng 12/2106 (Nguồn: Phòng kế toán)
Căn cứ vào sổ cái tài khoản 511, tổng doanh thu bán hàng trong tháng 12/2017 là: 867.550.000
4.2.2 Kế toán doanh thu hoạt động tài chính
Chứng từ sử dụng
- Giấy báo có, phiếu thu, - Sồ chi tiết tài khoản 515, - Hóa đơn giá trị gia tăng, - Sổ cái tài khoản 515.. Nghiệp vụ kinh tế phát sinh
- Nghiệp vụ 1: Ngày 5/12/2016, được hưởng 2% chiết khấu thanh toán trên