N i dung c a các nghi p v b o hi m nói chung và nghi p v b o hi m hàng hóa nói riêng u bao g m các khâu: khai thác, giám nh và b i th ng t n th t. Các khâu này có quan h tác ng qua l i l n nhau và u có ý ngh a quan tr ng n hi u qu c a nghi p v b o hi m hàng hóa.
1.5.1 Qui trình khai thác
Khai thác b o hi m là khâu u tiên khi tri n khai các nghi p v b o hi m. Khâu khai thác có ý ngh a r t l n, th m chí quy t nh s thành b i c a m i công ty b o hi m c ng nh m i nghi p v b o hi m b i vì ho t ng kinh doanh b o hi m ph i m b o nguyên t c l y s ông bù s ít nên th c hi n t t khâu khai thác c ng có ngh a th c hi n t t nguyên t c này.
H at ng khai thác b o hi m hàng hóa c tri n khai theo quy trình sau: Sơ 1.1: D ch v trong phân c p – Phòng khai thác/chi nhánh kí ơ n. Sơ 1.2: D ch v trên phân c p – Ban t ng giám c kí ơ n.
D ch v trong phân c p t c là phòng khai thác/chi nhánh c t làm vi c v i các d ch v trong h n m c v trách nhi m hay s ti n b o hi m/lô hàng c y quy n theo quy trình c a công ty, còn n u v t quá h n m c t i a c y quy n thì g i là d ch v trên phân c p. Ví d , t i PJICO trong công tác khai thác, công ty ã phân c p khai thác theo ba c p là: H n m c trách nhi m/STBH/lô hàng t i a c y quy n v i phòng khai thác/chi nhánh là 500000USD, v i Phòng BHHH là 7000000 USD, còn n u l n hơn s ph i trình lãnh o công ty.
Lu n v n t t nghi p 32 Khoa Kinh t B o hi m
Sơ 1: D ch v trong phân c p
Ng i th c hi n Các b c công vi c
Khai thác viên Ti p th , nh n Yêu c u b o hi m
Khai thác viên Phân tích, i u tra và ánh
giá r i ro
Khai thác viên/ X lí trên
I Phân c p Lãnh o chi Xem xét ngh b o hi m nhánh II
Khai thác viên, àm phán, chào T ch i,
lãnh o k t thúc phí Chu n b ơ n/H p ng/ Khai thác viên Gi y ch ng nh n b o hi m Lãnh o phòng Kí duy t ơ n/H p ng/ Gi y ch ng nh n b o hi m KD/Chi nhánh Khai thác viên, v n th óng d u, ơ n/H p ng/ GCBH chuy n l u nghi p v Khai thác viên, ng i c phân Qu n lí ơ n/H p ng/ Gi y ch ng nh n b o hi m công
Sơ 2: D ch v trên phân c p – Ban t ng giám c kí ơ n Ng i th c hi n Các b c công vi c Chuyên viên phòng b o hi m I hàng hóa (BHHH) Phòng BHHH, Nh n thông tin t ơ n v cơ Lãnh o s P.BHHH Phòng TBH, Xem xét T ch i xu t c a ơ n v G -BT, Lãnh o công ty Phòng BHHH Ch p nh n b o hi m
Mô t m t s quy trình khai thác b o hi m hàng hóa:
a/ Ti p thi, nh n thông tin t khách hàng
Khai thác viên có nhi m v th ng xuyên ti p xúc v i khách hàng, g i ho c trao i các thông tin v s n ph m c a công ty nh m gi i thi u các nghi p v b o hi m và áp ng các nhu c u c a khách hàng. Khai thác viên tìm hi m thêm các thông tin v ngu n v n, kh n ng tài chính, kh n ng tham gia b o hi m c a khách hàng…Và có trách nhi m h ng d n khách hàng khai thác chi ti t các thông tin c n thi t.
Khai thác viên có trách nhi m cung c p Gi y yêu c u b o hi m và các tài li u khác theo yêu c u c a khách hàng.
b/ Phân tích, i u tra ánh giá r i ro
Lu n v n t t nghi p 34 Khoa Kinh t B o hi m
qu n lí r i ro cho khách hàng. Nh ng tr ng h p c bi t (yêu c u k thu t chuyên môn cao, kh n ng r i ro cao, giá tr b o hi m l n) c n có giám nh viên ánh giá r i ro c a cơ quan chuyên môn khác ho c t ch c giám nh n c ngoài.
c/ Xem xét ngh b o hi m
Trên cơ s Gi y yêu c u b o hi m và vi c phân tích các thông tin liên
quan, khai thác viên ho c lãnh o ơ n v ánh giá qui mô và m c ph c t p c a d ch v , i chi u v i qui nh v phân c p khai thác xác nh vi c ph i làm ti p theo.
Tr ng h p thu c phân c p cho ơ n v : trên cơ s các thông tin khách hàng cung c p, h sơ s li u v khách hàng cùng v i chính sách khách hàng c a công ty, khai thác viên xác nh t l phí b o hi m phù h p và làm b n chào phí. Trong tr ng h p ph i tham kh o phí b o hi m c a th tr ng tái b o hi m (khi i t ng c yêu c u b o hi m có r i ro cao, khách hàng òi mua nhi u i u ki n b o hi m m r ng ho c là m t hàng ít khi c b o hi m t i công ty..), khai thác viên ch chào phí cho khách hàng khi ã nh n c thông báo phí c a th tr ng tái b o hi m. Tr ng h p các yêu c u trên không c th a mãn, KTV có th t ch i nh n b o hi m.
Tr ng h p d ch v khai thác l n, v t quá phân c p c a ơ n v : Phòng BHHH nh n thông tin v các d ch v trên phân c p t ơ n v kèm theo xu t c th c a ơ n v (theo T trình b o hi m hàng hóa trên phân c p), sau ó cán
b phòng BHHH xem xét xu t c a ơ n v . Tr ng h p v t quá th m
quy n, tr ng phòng BHHH l y ý ki n c a các b ph n liên quan. Sau khi lãnh
o công ty quy t nh ho c lãnh o phòng BHHH ch p nh n s c ti n
hành theo b c ti p là àm phán, chào phí.
d /
àm phán, chào phí
Khai thác viên s g i b n chào phí cho khách hàng. Tr hàng không ch p nh n, tùy thu c t ng tr ng h p, Lãnh
ng h p n u khách o phòng kinh
doanh/chi nhánh ho c lãnh trao i và tính toán l i phơ
o công ty s có cu c g p g v i khách hàng ng án chào phí.
e/ Chu n b h p ng b o hi m
Sau khi nh n c báo ng ý tham gia b o hi m c a khách hàng, khai thác viên chu n b H p ng b o hi m. Các b c: l y s h p ng, ki m tra các thông tin, ch ng t liên quan, gi y yêu c u b o hi m, phê duy t c a lãnh
o công ty (n u có)và ti n hành c p H p ng b o hi m theo m u.
f/ Kí duy t h p ng b o hi m
Trình lãnh o phòng kinh doanh chi nhánh kí H p ng b o hi m. i v i các tr ng h p d ch v trên phân c p ơ n v , Phòng b o hi m hàng hóa s kí trong phân c p c a mình, n u quá phân c p Ban giám c công ty kí ơ n.
g
/ óng d u, chuy n H p ng b o hi m, l u h sơ
H p ng b o hi m c v n th óng d u chuy n cho khách hàng. L u
t i phòng kinh doanh/chi nhánh 01 b n g c. H sơ khai thác c l u tr t i phòng nghi p v 5 n m và l u t i phòng khai thác/chi nhánh g c c p ơ n.
Các tài li u trong m t b h sơ khai thác b o hi m hàng hóa XNK v n chuy n b ng ng bi n nói chung g m:
- Gi y yêu c u b o hi m, t trình trên phân c p (n u có)
- B n chào phí b o hi m, ơ n b o hi m, H p ng b o hi m - Thông báo thu phí b o hi m, s a i b sung (n u có)
- Các tài li u liên quan khác ( nh thông báo c a TBH n u có…)
1.5.2 Qui trình giám nh hàng hóa t n th t.
Công tác giám nh hàng hóa XNK t n th t nh m xác nh chính xác m c và nguyên nhân h h ng, m t mát hàng hóa làm cơ s cho vi c xét duy t b i th ng b o hi m. Giám nh viên có ngh a v ph n ánh c c th tình hình t n th t c a hàng hóa b o hi m ng th i a ra nh ng ý ki n v vi c c u ch a, x lí hàng h ng, phòng gi m nh t n th t, yêu c u v bao bì hàng hóa và khi u n i ng i th ba có trách nhi m v i hàng hóa t n th t. Sau khi giám
Lu n v n t t nghi p 36 Khoa Kinh t B o hi m
nh, ng i c c giám nh s l p biên b n giám nh, ây là ch ng t r t quan tr ng òi b i th ng. Khi x y ra t n th t cho hàng hóa, ng i c b o hi m c n thông báo ngay cho công ty b o hi m (không mu n hơn 60 ngày k t ngày d hàng kh i tàu).
Sơ 1.3: Qui trình giám nh:
Trách nhi m Ti n trình
Giám nh viên/
Ng i cphân Nh n yêu c u giám inh, công(G V/N PC) thông tin t n th t G V/ N PC X lí thông Tr ng VG Báo tin TBH G ơ n v /TG Thuê cty / N UQ giám nh c l p G V Ti n hành giám nh G V/N PC Tr ng VG
G ơ n v /TG L p báo cáo Nh n báo cáo
/ N UQ giám nh giám nh
G V/ N PC
Cung c p biên b n giám nh/Hoàn thi n h sơ
Mô t m t s b c trong quy trình giám nh:
a/ Nh n yêu c u giám nh
Khi nh n c yêu c u giám nh (G ) t n th t, ơ n v khai thác ( VKT) c n g i ngay cho ơ n v giám nh ( VG ) gi y yêu c u giám nh theo bi u
m u Gi y ngh thu x p giám nh t n th t hàng hóa qui nh. Tr ng h p
t n th t l n và ph c t p (STBT c tính trên phân c p và ho c trên m c báo
TBH), VG c n báo cáo Giám c ơ n v , Tr ng phòng G BT và xu t
h ng x lí ph i h p gi i quy t, th c hi n theo H ng d n thông báo TBH.
b/ X lí thông tin
C n c vào thông tin khách hàng cung c p, giám nh viên h ng d n cho khách hàng nh ng x lí ban u theo nh ng quy nh trong quy t c i u kho n ho c h p ng b o hi m hàng hóa c b o hi m.
Báo cáo lãnh o phòng/chi nhánh và/ho c lãnh o công ty trong tr ng h p có t n th t l n. Thông báo chó các bên có liên quan t i vi c x lí t n th t.
Ki m tra các gi y t , tài li u có liên quan t i t n th t, tai n n: B/L, H BH, ch ng t giao nh n, ghi nh n tình tr ng t n th t ban u, ki m tra th i hi u và
i u ki n tham gia b o hi m. H ng d n khách hàng chu n b nh ng gi y t pháp lí nh m b o l u quy n khi u n i c a các bên liên quan. Chu n b hi n tr ng v th i gian và a i m, các bên cùng ph i h p tham gia giám nh. Thông báo cho phòng TBH làm thông báo sơ b cho các nhà nh n tái b o hi m v s c / tai n n x y ra.
C n c vào ánh giá ban u v m c t n th t, cán b theo dõi H p
ng/Giám nh viên trình lãnh o v vi c thuê giám nh n giám nh n u
t n th t l n ho c òi h i k thu t cao. Trong tr ng h p c bi t, theo yêu c u có th m i giám nh viên c a cơ quan chuyên môn ho c t ch c giám nh n c ngoài th c hi n giám nh.
c/ Ti n hành giám n h
Lu n v n t t nghi p 38 Khoa Kinh t B o hi m
+ Công tác chu n b : trên cơ s các thông tin do khách hàng cung c p k t h p v i báo cáo sơ b c a các bên liên quan, G V ph i t chu n b y nh ng v n liên quan n t n th t:
- Ki n th c v t n th t ho c r i ro, tai n n liên quan n s ki n b o hi m. - Nh ng d ng c ho c thi t b c n thi t ph i mang theo ph c v G .
+ N i dung giám nh: G V có trách nhi m:
- Ki m tra và i chi u v m t gi y t b o hi m liên quan v i i t ng
c b o hi m xác nh úng i t ng ang giám nh và i t ng
c ghi trên gi y t là trùng h p.
- Ghi nh n chính xác, trung th c th i gian, a i m, di n bi n, tình tr ng, m c thi t h i và nguyên nhân gây nên t n th t.
- Xác nh tình tr ng t n th t, m c t n th t - Xác nh nguyên nhân gây ra t n th t
- L p biên b n giám nh hi n tr ng - Th a thu n và theo dõi kh c ph c h u qu .
+C p báo cáo giám nh và thu phí giám nh: VG c p báo cáo giám
nh cho ng i yêu c u theo s l ng ã ghi rõ trên gi y yêu c u giám nh. V phí giám nh, n u công ty yêu c u thì báo n cho ơ n v yêu c u theo qui nh; n u khách hàng yêu c u thì VKT có trách nhi m thu òi phí giám nh.
c/
H sơ
H sơ giám nh bao g m: - Gi y yêu c u giám nh
- Các ch ng t liên quan n lô hàng: v n ơ n, hóa ơ n thơ ng m i… - Thông báo t n th t và công v n trao i gi a các bên liên quan. - Báo cáo giám nh
- Hóa ơ n thu phí giám nh (b n sao) ho c thông báo n .
H sơ giám nh do VG ch trì k t h p v i các phòng liên quan lu tr trong vòng 10 n m.