7. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
1.3 KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÁC ĐƠN VỊ
VỊ SỰ NGHIỆP
1.3.1. K á n ệm, n ệm vụ ủ tổ ứ ng tá ế toán
a. Khái niệm của tổ chức công tác kế toán
Tổ chức công tác kế toán là một hệ thống các yếu tố cấu thành, bao gồm tổ chức bộ máy kế toán; tổ chức thực hiện các chuẩn mực, chế độ kế toán, vận dụng các phƣơng pháp kế toán thu nhận, xử lý, cung cấp các thông tin; tổ chức thực hiện chế độ kiểm tra, bảo quản, lƣu trữ tài liệu kế toán và các nhiệm vụ khác của kế toán nhằm đảm bảo cho công tác kế toán phát huy hết vai trò, nhiệm vụ của mình, giúp công tác quản lý và điều hành hoạt động của đơn vị có hiệu quả.
b. Nhiệm vụ của tổ chức công tác kế toán
- Tổ chức công tác kế toán giúp cho Nhà nƣớc có thể theo dõi đƣợc sự phát triển của đơn vị nói riêng và sự phát triển của từng ngành, từng lĩnh vực. - Thu nhận, phản ánh, xử lý và tổng hợp thông tin về nguồn thu từ kinh phí NSNN cấp, nguồn thu sự nghiệp, nguồn thu khác nếu có và tình hình sử dụng các nguồn thu tại đơn vị theo đúng chuẩn mực và chế độ kế toán, kết quả hoạt động giúp cho nhà quản lý nắm đƣợc chính xác thông tin tài chính
để xây dựng kế hoạch dài hạn và ngắn hạn, mục tiêu hoạt động và điều hành quản lý đơn vị có hiệu quả.
- Tổ chức công tác kế toán phù hợp với tình hình hoạt động của đơn vị không chỉ tiết kiệm chi phí NSNN mà còn đảm bảo cung cấp thông tin nhanh chóng, đầy đủ, có chất lƣợng phù hợp với yêu cầu quản lý khác nhau.
- Thực hiện kiểm tra, kiểm soát tình hình lập; chấp hành dự toán thu, chi đúng theo các tiêu chuẩn, định mức, chế độ chính sách của Nhà Nƣớc; chấp hành nghĩa vụ thu, nộp ngân sách và kiểm tra việc quản lý sử dụng các vật tƣ tài sản của đơn vị đồng thời theo dõi và kiểm soát tình hình phân phối kinh phí, tình hình chấp hành dự toán thu chi và quyết toán của đơn vị cấp dƣới[6].
1.3.2. Nguyên tắ tổ ứ ng tá ế toán trong đơn vị sự ng ệp
Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo tính khoa học, hợp lý và tuân thủ đầy đủ các nguyên tắc sau:
- Nguyên tắc khách quan: Tài liệu kế toán phải mang tính khách quan, có bằng chứng tin cậy, việc ghi sổ kế toán phải đƣợc tiến hành trên cơ sở có nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và dựa vào chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lệ.
- Nguyên tắc phù hợp: Tổ chức kế toán phải phù hợp với quy mô, đặc điểm của đơn vị; phù hợp với quy định hiện hành của NN, bộ, ngành, thông lệ quốc tế; phù hợp với khả năng, trình độ của các kế toán viên.
- Nguyên tắc tuân thủ: Hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán và báo cáo tài chính phải đúng theo biểu mẫu và phƣơng pháp ghi chép theo quy định trong chế độ kế toán hiện hành.
- Nguyên tắc thống nhất: Cơ cấu tổ chức kế toán phải là một bộ phận thống nhất về mặt quản lý đơn vị và có mối quan hệ mật thiết với các bộ phận khác.Triển khai các nội dung của tổ chức kế toán phải thống nhất với các chế độ kế toán hiện hành. Các chỉ tiêu kế toán phải thống nhất với các chỉ tiêu kế
hoạch để đảm bảo sự so sánh đánh giá hoạt động sự nghiệp của đơn vị, bảo đảm tính thống nhất về các phƣơng pháp sử dụng trong kế toán.
- Nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả: Đảm bảo thu nhận, hệ thống hóa thông tin và cung cấp thông tin hiệu quả về toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị, tính toán sao cho chi phí ít nhất mà vẫn đảm bảo đƣợc công việc kế toán đạt hiệu quả cao nhất[6].
1.4. NỘI DUNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÁC ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP 1.4.1 Tổ ứ bộ má ế toán 1.4.1 Tổ ứ bộ má ế toán
Bộ máy kế toán là bộ phận chuyên môn thực hiện chức năng nhiệm vụ công tác kế toán theo sự phân công của hệ thống quản lý chung, kết quả công việc của bộ phận này có tác động lớn tới công tác quản lý nhất là quản lý tài chính, tác động đến hiệu quả hoạt động của các bộ phận khác có liên quan do quan hệ phối kết hợp trong thực hiện nhiệm vụ.
Tổ chức bộ máy kế toán là việc xác lập mô hình bộ máy kế toán, phân công lao động kế toán phù hợp nhằm đạt đƣợc hiệu suất lao động kế toán và chất lƣợng của thông tin kế toán đáp ứng các yêu cầu của đối tƣợng sử dụng.
a. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán
Các đơn vị có thể lựa chọn một trong ba mô hình tổ chức bộ máy kế toán nhƣ sau:
* Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung: Theo hình thức này, cả đơn vị chỉ lập một phòng kế toán duy nhất để thực hiện toàn bộ công việc kế toán của đơn vị.
Ƣu điểm: Số liệu kế toán sẽ đƣợc tập trung, phục vụ nhanh chóng, kịp thời cho sự chỉ đạo toàn đơn vị.
Nhƣợc điểm: Khối lƣợng công tác kế toán ở phòng kế toán trung tâm nhiều và phức tạp.
vị có phòng kế toán trung tâm, các đơn vị phụ thuộc, các bộ phận đều có tổ chức kế toán riêng.
Ƣu điểm: Gắn liền với nơi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế. Nhờ vậy, làm tăng tính nhanh chóng, chính xác, kịp thời của thông tin kế toán cho công tác lãnh đạo nghiệp vụ ở các bộ phận của đơn vị tạo điều kiện cho hạch toán nội bộ.
Nhƣợc điểm: Bộ máy kế toán phức tạp làm cho việc tổng hợp các số liệu, thông tin ở phòng kế toán trung tâm thƣờng bị chậm trễ, ảnh hƣởng đến tính kịp thời của thông tin kế toán cho lãnh đạo đơn vị.
* Mô hình tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán: Là mô hình kết hợp hai mô hình trên: nửa tập trung, nửa phân tán.
Ƣu điểm: Khắc phục đƣợc một số nhƣợc điểm của hai mô hình nêu trên. Nhƣợc điểm: Khối lƣợng công việc nhiều, không cập nhật thông tin kịp thời.
b. Lao động kế toán trong các đơn vị sự nghiệp
Lao động kế toán là tập hợp đồng bộ nhân viên đƣợc bố trí trong một bộ máy kế toán (kể cả nhân viên kế toán phần hành và kế toán tổng hợp) có chức năng nhiệm vụ, quyền hạn phù hợp với trình độ chuyên môn của mỗi ngƣời để đảm bảo hoàn thành khối lƣợng công việc đƣợc giao và có mối liên hệ chặt chẽ qua lại.
Lao động kế toán thực hiện công việc kế toán từ lập chứng từ đến ghi sổ và lập báo cáo kế toán, phối hợp với các bộ phận chức năng khác soạn thảo kế hoạch hoạt động, dự toán tài chính của đơn vị. Thông qua tài liệu kế toán ghi chép, phân tích nhằm kiểm soát việc thực hiện hiệu quả kế hoạch hoạt động và đạt các chỉ tiêu sử dụng tài chính đã đề ra.
1.4.2 Qu tr n t ự ện ng tá ế toán tạ á đơn vị sự ng ệp
Tƣơng ứng mỗi loại nghiệp vụ phát sinh thu chi, kế toán có nhiệm vụ lập chứng từ, hạch toán tài khoản, mở sổ kế toán, lập báo cáo để phản ảnh theo
Quyết định 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006, Thông tƣ số 185/2010/TT- BTC của Bộ Tài Chính.
a. Tổ chức chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán đƣợc xây dựng gắn với các chỉ tiêu về lao động tiền lƣơng, vật tƣ, tiền tệ, tài sản cố định và chứng từ kế toán ban hành theo các văn bản pháp luật khác. Các yếu tố thông tin cần thiết trên chứng từ bao gồm: Tên gọi và số hiệu chứng từ, Ngày, tháng, năm lập chứng từ, tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ, nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh, chữ ký, họ tên của ngƣời lập, ngƣời duyệt và những ngƣời có liên quan….), ngoài ra có thể thêm các yếu tố bổ sung tùy theo từng loại chứng từ.
Kế toán thực hiện lập chứng từ đúng biểu mẫu do Bộ Tài chính phát hành, lựa chọn sử dụng trên cơ sở danh mục chứng từ bắt buộc hoặc chứng từ hƣớng dẫn; tùy theo từng điều kiện cụ thể các đơn vị có thể lựa chọn chứng từ ở các hình thái vật chất khác nhau, có thể chứng từ bằng giấy hoặc chứng từ điện tử; đồng thời chịu trách nhiệm về tính chính xác và đảm bảo khớp đúng, thống nhất giữa chứng từ với tài khoản hạch toán, số liệu trên sổ kế toán và báo cáo tài chính
Mỗi đơn vị hoạt động trong các lĩnh vực khác nhau cần xây dựng đƣợc quy trình luân chuyển chứng từ theo trình tự lập, kiểm tra và ký, sử dụng và bảo quản phù hợp để đảm bảo mọi hoạt động thu, chi đều đƣợc kiểm soát chặt chẽ từ khâu hạch toán ban đầu đến khi lập và trình bày thông tin trên báo cáo tài chính. Quy trình luân chuyển chứng từ càng cụ thể, các khâu độc lập thì khả năng kiểm soát thu chi càng chặt chẽ.
* Đố vớ nguồn thu: Đơn vị phải theo dõi chặt chẽ nguồn thu, xác định
đối tƣợng thu, tính toán mức thu và ra thông báo cụ thể về mức thu theo chƣơng, loại, khoản, mục, tiểu mục mục lục NSNN đối với từng khoản thu làm căn cứ theo dõi, quản lý.
Kế toán lập chứng từ ghi nhận các khoản thu phí, lệ phí, dịch vụ thực hiện thu tiền mặt tại đơn vị hoặc giao dịch tại Kho bạc là Phiếu thu kèm theo các chứng từ gốc nhƣ hóa đơn GTGT, Biên lai thu tiền và Giấy rút dự toán NSNN khi rút tiền mặt từ NSNN nhập quỹ.
* Đố vớ nguồn : Các khoản chi bao gồm chi hoạt động thƣờng
xuyên và không thƣờng xuyên theo dự toán chi đã đƣợc duyệt. Các chứng từ để hạch toán chi phải hợp lý, hợp lệ theo chế độ kế toán tài chính hiện hành, quy chế chi tiêu nội bộ ở cơ quan, có chứng từ đầy đủ hợp lý, hợp pháp và đã đƣợc thủ trƣởng đơn vị hoặc ngƣời đƣợc uỷ quyền duyệt chi.
Kế toán kiểm tra, kiểm soát về nội dung phát sinh, thủ tục thanh toán đầy đủ chính xác và lập chứng từ tƣơng ứng để phản ánh các các khoản chi bằng tiền mặt tại đơn vị và các khoản chi bằng chuyển khoản khi thanh toán cho cá nhân/tập thể qua tài khoản tại Kho bạc nhƣ Phiếu chi, Giấy rút dự toán đồng thời kèm theo các chừng từ liên quan nhƣ hoá đơn GTGT, bảng kê thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng, bảng thanh toán lƣơng, bảng kê trích nộp các khoản bảo hiểm, bảng thanh toán thu nhập tăng thêm…. Riêng đối với các khoản chi thông qua Kho bạc, ngoài việc kế toán tại đơn vị đã kiểm tra khi có đủ hồ sơ chứng từ thanh toán theo quy định của pháp luật thì phải đƣợc Kho bạc nhà nƣớc thống nhất đồng ý mới thực hiện chi trả, thanh toán.
b.Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản kế toán là một phƣơng tiện quan trọng, là công cụ hữu hiệu để phản ánh sự biến động của đối tƣợng kế toán thông qua các phƣơng pháp ghi chép (ghi đơn hoặc ghi kép) trên tài khoản để hệ thống hóa các chứng từ kế toán theo thời gian và theo từng đối tƣợng cụ thể nhằm mục đích cung cấp thông tin, kiểm soát các đối tƣợng hạch toán. Vì vậy hệ thống tài khoản kế toán phải đƣợc thiết kế bao gồm các tài khoản kế toán tổng hợp và các tài khoản kế toán chi tiết, phản ánh đầy đủ các đối tƣợng kế toán tại đơn vị và phải xây dựng
đƣợc phƣơng pháp ghi chép phù hợp để đảm bảo việc ghi nhận thông tin phù hợp và kịp thời.
Bên cạnh đó, đối tƣợng sử dụng thông tin kế toán của các đơn vị này cũng đa dạng, không chỉ đơn giản là các nhà quản lý của đơn vị mà là một hệ thống các cơ quan quản lý có quan hệ chặt chẽ với nhau nhƣ: cơ quan quản lý cấp trên, cơ quan tài chính, kho bạc nhà nƣớc…. Do đó phải xây dựng một hệ thống gồm nhiều tài khoản với các đặc trƣng cho từng loại tài sản, từng loại nguồn vốn, kinh phí, từng khoản công nợ phải thu, phải trả….. và phƣơng pháp phản ánh phù hợp để lập báo cáo tài chính đảm bảo cung cấp thông tin chính xác và có giá trị cho ngƣời sử dụng.
Hệ thống tài khoản kế toán gồm:
- Các tài khoản trong Bảng Cân đối tài khoản từ loại 1 đến 6 phản ánh các nội dung tƣơng ứng nhƣ: tiền và vật tƣ, tài sản cố định, các khoản thanh toán, nguồn kinh phí, các khoản thu, các khoản chi.
- Các tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản (Loại 0) phản ánh những tài sản hiện có ở đơn vị nhƣng không thuộc quyền sở hữu của đơn vị (nhƣ tài sản thuê ngoài, nhận giữ hộ, nhận gia công, tạm giữ...), những chỉ tiêu kinh tế đã phản ánh ở các tài khoản trong Bảng Cân đối tài khoản nhƣng cần theo dõi để phục vụ cho yêu cầu quản lý, nhƣ: Giá trị công cụ, dụng cụ lâu bền đang sử dụng, nguyên tệ các loại, dự toán chi hoạt động đƣợc giao...Có thể khái quát quá trình hạch toán tài khoản các nguồn kinh phí, hạch toán các nguồn thu, chi qua các sơ đồ.
* Hạch toán nguồn kinh phí
TK nguồn kinh phí
Sơ đồ 1.2 Quá trình hạch toán các nguồn kinh phí
TK chi phí TK tiền, TK vật tƣ,
TK TSCĐ…. Nhận kinh phí,
Nhận viện trợ Quyết toán với số chi
TK các khoản thu TK tiền, các tài khoản khác
Bổ sung từ thu sự nghiệp, thu khác tại đơn vị Ghi giảm nguồn
kinh phí
Các tài khoản có liên quan khác
Các trƣờng hợp tăng Nguồn kinh phí khác tại đơn vị
* Hạch toán nguồn thu
TK các khoản thu (Thu sự nghiệp, thu
khác)
Sơ đồ 1.3 Quá trình hạch toán các khoản thu sự nghiệp
TK nguồn kinh phí
Bổ sung nguồn kinh phí sự nghiệp
TK tiền, TK tiền gửi
Các khoản thu sự nghiệp, thu khác phát sinh TK Phải nộp ngân sách TK Phải nộp cấp trên Số phải nộp ngân sách, cấp trên
* Hạch toán nguồn chi
Sơ đồ 1.4 Quá trình hạch toán các khoản chi
TK vật tƣ
TK khoản phải thu, TK khác có liên quan
TK tiền
Ghi giảm chi phí các hoạt động
Chi phí các hoạt động phát
sinh TK phải trả
Các tài khoản nguồn kinh phí
Các tài khoản có liên quan khác
Quyết toán chi phí các hoạt động với các nguồn
kinh phí tƣơng ứng TK các chi phí hoạt động
c.Tổ chức hệ thống sổ kế toán
Hệ thống sổ kế toán trong các đơn vị sự nghiệp bao gồm các loại sổ kế toán tổng hợp và chi tiết, các loại sổ khác tùy theo đặc thù, lĩnh vực hoạt động của đơn vị. Tuy có nhiều loại sổ kế toán khác nhau về nội dung phản ánh, hình thức, kết cấu nhƣng khi vận dụng đơn vị phải tuân thủ những nguyên tắc nhất định, mở các loại sổ kế toán phải có quan hệ chặt chẽ với nhau, thuận tiện đối chiếu, kiểm tra kết quả ghi chép, khoá sổ phục vụ cung cấp thông tin. Tuỳ theo tính chất nội dung chứng từ phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh thu chi để lựa chọn các loại sổ phù hợp nhƣ:
- Các sổ sách phản ánh tình hình thu NSNN, thu phí, lệ phí, thu hoạt động SXKD dịch vụ và nguồn thu khác của đơn vị: Sổ theo dõi tình hình rút dự toán NSNN, Sổ chi tiết theo dõi các khoản thu; Sổ chi tiết doanh thu; Sổ theo dõi nhận nguồn kinh phí viện trợ…
- Các sổ theo dõi các khoản chi nhƣ: Sổ chi tiết hoạt động; Sổ chi tiết chi dự án; Sổ theo dõi chi phí SXKD; Sổ theo dõi chi phí trả trƣớc…
Công tác khóa sổ kế toán đƣợc thực hiện vào cuối kỳ kế toán (quý hoặc