7. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.3 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÁC ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP
NGHIỆP THUỘC SỞ TƢ PHÁP THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG
2.3.1. Bộ má ế toán
Qua nghiên cứu và tìm hiểu tại các đơn vị sự nghiệp thuộc Sở Tƣ pháp TP Đà Nẵng, tác giả nhận thấy bộ máy kế toán đều có điểm chung là:
* Về lao động kế toán: Khối lƣợng công việc kế toán tại các đơn vị tƣơng đối ổn định, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh không nhiều lặp đi lặp lại, quy trình thanh toán đơn giản; riêng đơn vị tự chủ tài chính thì phức tạp hơn; các phần hành đa số đều đƣợc xử lý qua hệ thống phần mềm kế toán nên mỗi đơn vị chỉ bố trí một ngƣời phụ trách công tác kế toán mà đa số trình độ trung cấp, cao đẳng, thậm chí không đúng chuyên ngành họ đƣợc đào tạo, khả năng tin học hạn chế, phòng làm việc không đƣợc bố trí riêng biệt, trang thiết bị làm việc sơ sài, lỗi thời; bên cạnh đó còn đƣợc phân công kiêm thêm các nhiệm vụ khác. Tuy vậy, công tác kế toán luôn đƣợc đảm bảo, thực hiện nghiêm túc đầy đủ cung cấp thông tin kịp thời, chính xác cho lãnh đạo, đôi khi vẫn xảy ra sai sót nhƣng không đáng kể. Đó là sự cố gắng rất nhiều của nhân viên phụ trách công tác kế toán để hoàn thành tốt công việc của mình
* Về mô hình bộ máy kế toán: Do đặc điểm hoạt động của các đơn vị sự nghiệp thuộc Sở Tƣ pháp TP Đà Nẵng tập trung trong một phạm vi hẹp, quy mô hoạt động không lớn nên bộ máy kế toán không đƣợc thành lập là một bộ phận
riêng biệt mà đa số các đơn vị chỉ do một ngƣời đảm nhiệm công tác kế toán, xử lý tất cả các phần hành và trình thủ trƣởng đơn vị ký duyệt. Tuy nhiên tùy theo từng đặc thù hoạt động, bộ máy kế toán các đơn vị sự nghiệp thuộc Sở Tƣ pháp TP Đà Nẵng có những điểm riêng biệt nhƣ:
* Trung tâm trợ giúp pháp lý nhà nƣớc: Là đơn vị có quy mô hoạt động nhỏ, chấp hành nhiệm vụ chính trị và chuyên môn do Nhà nƣớc giao, số lƣợng lao động đƣợc phân bổ ít, có 10 lao động, kinh phí chi thƣờng xuyên đƣợc ngân sách nhà nƣớc đảm bảo 100%, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh không nhiều nên công tác kế toán chỉ thực hiện theo dự toán NSNN cấp. Vì vậy bộ máy kế toán thuộc diện tƣơng đối đơn giản nhất so với các đơn vị khác.
* Trung tâm dịch vụ đấu giá tài sản: Tuy quy mô hoạt động đa dạng hơn nhƣng số lƣợng lao động đƣợc phân bổ 8 ngƣời, khối lƣợng nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều, phức tạp hơn so với Trung tâm trợ giúp pháp lý nhà nƣớc. Là đơn vị đƣợc NSNN đảm bảo một phần chi hoạt động thƣờng xuyên, một phần từ nguồn thu hoạt động sự nghiệp của mình, vì vậy công tác kế toán phải thực hiện theo dõi kiểm soát thu chi trên hai nguồn kinh phí.
* Phòng công chứng số 2: Là đơn vị đƣợc giao tự chủ về kinh phí hoạt động thƣờng xuyên từ nguồn thu phí, lệ phí đƣợc để lại sau khi thực hiện nghĩa vụ với nhà nƣớc. Đơn vị hoạt động trên địa bàn thuộc quận trung tâm của thành phố Đà Nẵng, quy mô hoạt động tƣơng đối đa dạng về hình thức lẫn nội dung phát sinh, khối lƣợng công việc nhiều, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh cũng tƣơng đối phức tạp hơn so với hai đơn vị trên. Vì vậy, công tác kế toán đòi hỏi phải thực hiện nghiêm túc, chặt chẽ, chính xác đảm bảo kiểm soát đƣợc thu chi tại đơn vị. Do tính chất công việc phức tạp hơn, khối lƣợng nhiều hơn bộ máy kế toán cũng chỉ có một ngƣời đảm nhiệm, nhƣng đơn vị đã sử dụng kinh phí từ nguồn thu sự nghiệp hợp đồng thêm một lao động phụ giúp cho cán bộ kế toán, điều này cũng giảm tải đƣợc áp lực cho cán bộ kế toán.
Nhìn chung bộ máy kế toán tại các đơn vị đơn giản và non yếu, khối lƣợng công việc kế toán do nhân viên kế toán đảm nhiệm quá lớn, mặt khác còn kiêm nhiệm các công việc khác, chủ yếu là nhiệm vụ chính trị, công tác đoàn thể, điều này cũng ảnh hƣởng lớn đến công việc chính của họ. Đa số các đơn vị đều có một nhân viên kế toán chính đảm nhận tất cả các công việc kế toán, do đó vấn đề kiểm tra trong bộ máy kế toán là rất khó thực hiện, không đảm bảo tính công khai dân chủ.
2.3.2 Quy trình công tác ế toán
a.Tổ chức chứng từ kế toán
Qua thực tế tại các đơn vị, tác giả nhận thấy các đơn vị sử dụng chứng từ kế toán cơ bản đảm bảo theo đúng Quyết định 19/2006/QĐ - BTC ngày 30 tháng 3 năm 2006 và Thông tƣ 185/2010/TT-BTC về biểu mẫu, mục đích, nội dung kinh tế phát sinh. Tuỳ theo nội dung kinh tế phát sinh, kế toán lập chứng từ và theo nguồn kinh đơn vị đang sử dụng và thực hiện đúng các bƣớc quy trình luân chuyển, công tác kiểm tra kiểm soát chặt chẽ trƣớc khi trình ký Thủ trƣởng đơn vị xét duyệt. Chứng từ kế toán tại các đơn vị sự nghiệp thuộc Sở Tƣ pháp TP Đà Nẵng tuân thủ theo các quy định từ việc lập chứng từ, phân loại ghi sổ và lữu trữ bảo quản theo thứ tự các bƣớc nhƣ sau:
Sơ đồ 2.2: Quy trình luân chuyển chứng từ tại các đơn vị sự nghiệp thuộc Sở Tư pháp TP Đà Nẵng
Nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Kiểm tra và
lập chứng từ Phân loại và ghi sổ kế toán
Lƣu trữ và bảo quản và chứng từ
Bước 1: Kiểm tra và lập chứng từ: Kế toán thực hiện kiểm tra khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh nội dung, số lƣợng, giá trị đúng định mức Nhà nƣớc quy định, giấy tờ kèm theo và đầy đủ chữ ký phù hợp trƣớc khi trình Thủ trƣởng đơn vị đồng ý phê duyệt. Đối với các chi phí thƣờng xuyên phục vụ cho hoạt động, đơn vị cần tuân thủ theo quy trình thanh toán theo quy trình
(sơ đồ 2.7) và phải có đầy đủ các giấy tờ cần thiết liên quan đến nội dung đề nghị thanh toán nhƣ:
+ Thanh toán làm ngoài giờ: Bảng chấm công làm thêm giờ; bảng tính tiền làm ngoài giờ
+ Thanh toán chi phí đi công tác: Quyết định cử đi; giấy đi đƣờng có xác nhận nơi đi và nơi đến; vé, lịch đi, hoá đơn máy bay, tàu xe, taxi, hoá đơn phòng nghỉ …và bảng kê thanh toán.
+ Các khoản chi phí khác phục vụ hoạt động của đơn vị: Giấy đề xuất, báo giá, hợp đồng và thanh lý hợp đồng, hoá đơn đỏ, hoá đơn bán lẻ…
Tập hợp chứng từ đã chi tạm ứng thanh toán với kho bạc
Sơ đồ 2.3. Quy trình thanh toán trong đơn vị
Bộ phận/cá nhân đề nghị thanh toán
Bộ phận kế toán (kiểm tra chứng từ thanh toán)
Trình Thủ trƣởng đơn vị duyệt đối với chứng từ
hợp lệ
Trả lại yêu cầu bổ sung đối với chứng từ không
hợp lệ Kho bạc đối với chứng từ thanh toán trực tiếp Thủ quỹ đối với chứng từ chi tiền mặt
Trƣờng hợp đối với các đơn vị sự nghiệp có các nguồn thu phí, lệ phí nhƣ Phòng Công chứng số 2, Trung tâm dịch vụ bán đấu giá tài sản thì kế toán đơn vị thực hiện kiểm soát công tác thu theo quy trình thu phí lệ phí (sơ đồ 2.8).
Sơ đồ 2.4 Quy trình thu phí lệ phí tại các đơn vị
Các khoản thu chi thì kế toán lập Phiếu thu, Phiếu chi; thanh toán bằng chuyển khoản thì có Giấy rút dự toán, Uỷ nhiệm chi. Tuy nhiên, tuỳ theo tính chất nguồn kinh phí đơn vị đang sử dụng, nội dung phát sinh, kế toán lập chứng từ khác nhau:
- Đối với các đơn vị sử dụng NSNN nhƣ Trung tâm trợ giúp pháp lý: Khi rút tiền mặt tại Kho bạc về nhập quỹ đơn vị kế toán lập Giấy rút dự toán
Khách hàng có yêu cầu dịch vụ nộp tiền phí, lệ phí
Giữ 1 liên, lập bảng kê tổng hợp chuyển kế toán trong ngày
Trả 1 liên cho KH
Bộ phận kế toán lập Phiếu thu, lập Giấy nộp tiền vào ngân sách theo
quy định
Thủ trƣởng đơn vị duyệt
Kho bạc (giấy nộp tiền vào NSNN, UNC)
Kế toán Biên lai thu tiền
Trả 1 liên phiếu thu cho Thủ quỹ ghi sổ
NSNN và thanh toán bằng chuyển khoản trả cho đơn vị thụ hƣởng thông qua tài khoản của đơn vị tại Kho bạc NN, kế toán lập Giấy rút dự toán NSNN
đồng thời chọn các chỉ tiêu tƣơng ứng trên chứng từ cho phù hợp.
- Đối với đơn vị sử dụng nguồn thu từ phí, lệ phí theo quy định của nhà nƣớc thì khi có phát sinh các khoản thu về phí, lệ phí trực tiếp bằng tiền mặt, kế toán lập Biên lai thu phí, lệ phí. Khi thực hiện nộp số tiền thu phí vào NSNN đơn vị lập Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước để nộp toàn bộ số tiền thu đƣợc vào tài khoản tạm giữ tại Kho bạc đồng thời lập Uỷ nhiệm chi
để chuyển 50% số tiền đã nộp vào tài khoản tiền gửi cũng đƣợc quản lý tại Kho bạc. Đơn vị đƣợc sử dụng số kinh phí đƣợc để lại này chi phục vụ cho công tác thu phí lệ phí, khi có phát sinh rút tiền hoặc chuyển khoản kế toán lập Uỷ nhiệm chi vàchọn chỉ tiêu tƣơng ứng với nội dung.
- Đối với đơn vị sử dụng nguồn thu từ phí, lệ phí theo quy định của nhà nƣớc và NSNN cấp thì tuỳ vào nội dung kinh tế phát sinh, tuỳ theo tính chất nguồn kinh phí đơn vị đang sử dụng, kế toán lập chứng từ nhƣ hai trƣờng hợp trên cho phù hợp
* Bước 2: Phân loại và ghi sổ kế toán tổng hợp và chi tiết
Sau khi chứng từ kế toán đƣợc Thủ trƣởng đơn vị ký duyệt, kế toán chuyển cho các bộ phận có liên quan thực hiện và ghi sổ theo nhƣ Phiếu thu,
Phiếu chi chuyển Thủ quỹ vào Sổ quỹ. Chứng từ kế toán đƣợc các đơn vị phân loại, sắp xếp tổng hợp theo nội dung của chứng từ, số thứ tự, thời gian phát sinh và đƣợc đóng thành tập cụ thể. Công việc này thƣờng đƣợc kế toán thực hiện vào hàng tháng và tiến hành nhập vào phần mềm kế toán trên máy vi tính để lƣu dữ số liệu.
* Bước 3: Lưu trữ và bảo quản chứng từ
Công việc cuối cùng là kế toán có trách nhiệm bảo quản lƣu trữ chứng từ kế toán cẩn thận. Chứng từ kế toán năm hiện hành đƣợc sắp xếp gọn gàng
theo từng quý trên các giá, kệ tại phòng kế toán không quá 12 tháng, qua năm tài chính sau khi đã đƣợc quyết toán, kiểm toán thì kế toán bàn giao cho nhân viên lƣu trữ bảo quản và lập biên bản giao nhận giữa hai bên.
b. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản kế toán đang vận dụng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của đơn vị thực hiện theo Quyết định 19/2006/QĐ - BTC ngày 30 tháng 3 năm 2006 và Thông tƣ 185/2010/TT-BTC. Cụ thể:
* Đối với đơn vị sử dụng NSNN như Trung tâm trợ giúp pháp lý nhà nước.
Do đơn vị không có nguồn thu sự nghiệp nên các loại tài khoản đƣợc sử dụng để phản ánh các phát sinh tƣơng ứng với từng tài khoản cụ thể nhƣ TK loại 1, TK loại 2, TK loại 3, TK loại 4, TK loại 6 và các tài khoản ngoài bảng nhƣ TK 004, TK005, TK 0081. Tuy nhiên đơn vị vẫn chƣa mở đầy đủ các tài khoản chi tiết cấp 2, 3 để theo dõi cụ thể chi tiết hơn nhƣ TK về TSCĐ.
* Đối với đơn vị có nguồn thu sự nghiệp như Trung tâm dịch vụ bán đấu giá tài sản, Phòng công chứng số 2.
Hai đơn vị này sử dụng tƣơng đối đầy đủ tất cả các loại tài khoản từ 1 đến 6 theo hệ thống tài khoản kế toán nhƣ đối với đơn vị sử dụng NSNN. Ngoài ra, là đơn vị có nguồn thu phí, lệ phí, dịch vụ nên đơn vị sử dụng thêm một số tài khoản để phản ánh nhƣ:
- TK loạ 3: TK 333 và các tài khoản chi tiết cấp 2 để phản ánh các khoản phải nộp ngân sách nhà nƣớc
- TK Loạ 4: TK 431 phản ánh việc trích lập các quỹ khen thƣởng, Quỹ
phúc lợi, Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp. Ngoài ra, Phòng công chứng số 2 còn mở thêm TK 421, tài khoản chi tiết cấp 2 là TK 4212 để theo dõi chênh lệch thu chi chƣa xử lý về hoạt động sản xuất, dịch vụ.
- TK Loạ 5: sử dụng TK 5111 - Thu phí, lệ phí, TK 5118 - Thu khác và Phòng công chứng số 2 mở thêm TK 531 phản ánh thu từ hoạt động dịch vụ.
- TK Loạ 6: Phòng công chứng số 2 là đơn vị đƣợc giao tự chủ tài
chính có nguồn thu hoạt động kinh doanh, dịch vụ nên mọi chi phí cho hoạt động này phản ảnh trên TK 631; đồng thời đơn vị vẫn chƣa có trụ sở riêng nên phải đi thuê và chi phí trả trƣớc này đƣợc thể hiện trên TK 643
- Cá tà oản Loạ 0 ngoài bảng ân đố tà oản
Hầu nhƣ các đơn vị đều sử dụng TK 005 để theo dõi giá trị công cụ dụng cụ lâu bền đang sử dụng, TK 008 chi tiết TK 0081 phản ánh dự toán chi thƣờng xuyên đƣợc NSNN cấp. Tuy nhiên hầu hết các đơn vị đều chƣa sử dụng TK 004 để thể hiện chênh lệch thu chi thƣờng xuyên.
Nhìn chung các đơn vị sự nghiệp thuộc Sở Tƣ pháp TP Đà Nẵng về cơ bản hệ thống tài khoản đƣợc thiết kế dựa trên hệ thống tài khoản kế toán thống nhất áp dụng chung cho các đơn vị hành chính sự nghiệp và phù hợp với những đặc điểm hoạt động đặc thù cũng nhƣ nhu cầu thông tin cho quản lý của từng đơn vị. Các đơn vị đã vận dụng đúng hệ thống tài khoản theo chế độ kế toán hiện hành, tổ chức ghi chép và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế đúng đối tƣợng hạch toán, đúng kết cấu nội dung tài khoản. Tuy nhiên vẫn còn thiếu sót và mở chƣa đầy đủ các tài khoản về tài sản cố định gây khó khăn cho công tác quản lý, kiểm soát, đối chiếu và kiểm kê tài sản hàng năm; và tài khoản theo dõi chênh lệch thu chi tăng thu nhập cho cán bộ nhân viên tại đơn vị.
c. Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán
Sổ kế toán dùng để ghi chép, tổng hợp hệ thống, lƣu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế, trình tự thời gian tùy vào đặc điểm, thông tin cho quản lý tài chính của từng đơn vị.
Các loại sổ thƣờng đƣợc đa số các đơn vị sử dụng là: Sổ quỹ tiền mặt, Sổ tiền gửi ngân hàng, Sổ tài sản cố định, Sổ chi tiết hoạt động, Sổ Cái tài khoản. Ngoài ra, các đơn vị sử dụng NSNN thì mở thêm Sổ theo dõi dự toán và các
đơn vị có nguồn thu sự nghiệp thì mở Sổ tổng hợp sử dụng nguồn kinh phí. Các loại sổ đƣợc thiết kế trên phần mềm kế toán, nếu cần thiết cho công việc, đơn vị có thển mở thêm các sổ theo ý tƣởng thiết kế của mình cho phù hợp
(phụ lục 2.1).
Hiện nay các đơn vị sử dụng phần mềm kế toán chƣa thống nhất, mỗi đơn vị dùng một loại, có đơn vị còn đang sử dụng bảng demo nhƣng nhìn chung vẫn theo trình tự đảm bảo đầy đủ nội dung theo quy định. (sơ đồ 2.6)
Nhập số liệu hằng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 2.5 Trình tự nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán của các đơn vị sự nghiệp thuộc Sở Tư pháp TP Đà Nẵng
Sau khi cài đặt phầm mềm đƣợc thiết kế riêng cho công tác kế toán vào máy tính, đơn vị cập nhật tất cả các thông tin bắt buộc liên quan đến đơn vị nhƣ đơn vị quản lý, đơn vị sử dụng, địa chỉ và thông tin liên lạc, tên Thủ