PHẦN 1 MỞ ĐẦU
2.3. NỘI DUNG PHÂN TÍCH CHI THƢỜNG XUYÊN TRONG CÁC
VỊ HÀNH CHÍNH, SỰ NGHIỆP
Phân tích chi thƣờng xuyên trong báo cáo tài chính xét theo nghĩa khái quát đề cập tới phân tích và giải thích báo cáo tài chính, việc phân tích báo cáo tài chính là nhằm để “hiểu đƣợc các con sô” hoặc để “nắm chắc các con số”. tức là sử dụng các cơng cụ phân tích trong báo cáo, việc ra quyết định là mục đích chủ yếu của phân tích báo cáo tài chính. Ngƣời ta có thể đƣa ra nhiều biện pháp phân tích khác nhau nhằm để miêu tả những quan hệ có nhiều ý nghĩa và chắt lọc thông tin từ các dữ liệu ban đầu, do sự định hƣớng của cơng tác phân tích tài chính nhằm vào việc ra quyết định, một mục tiêu quan trọng mặt khác là nhằm đƣa ra một cơ sở hợp lý cho việc dự đốn tƣơng lai. Do đó ngƣời ta sử dụng các công cụ và kỹ thuật phân tích báo cáo tài chính nhằm đƣa ra đánh giá có căn cứ về tình hình chi thƣờng xuyên tƣơng lai của đơn vị dựa trên phân tích tình hình chi thƣờng xun trong quá khứ, hiện tại và đƣa ra ƣớc tính tốt nhất định hƣớng sử dụng kinh phí chi thƣờng xuyên trong tƣơng lai cho các đơn vị hành chính, sự nghiệp.
2.3.1. Phân tích khoản chi thanh tốn cho cá nhân
- Nhóm chi này bao gồm các mục chi về tiền lƣơng lƣơng; tiền công trả cho lao động thƣờng xuyên theo hợp đồng; phụ cấp lƣơng (phụ cấp trách nhiệm). Mục chi này thƣờng phát sinh ở tất cả các đơn vị hành chính, sự nghiệp nhƣ chi phụ cấp cho ban lãnh đạo đơn vị từ cấp phó đến cấp trƣờng, phụ cấp cho cán bộ lãnh đạo phó trƣởng phịng, trƣởng phịng trong các đơn vị; phụ cấp độc hại nguy hiểm phát sinh chi trả cho nhân, định mức khoản phụ cấp tùy từng nghề khác nhau định mức khác nhau; Phụ cấp công vụ là phụ cấp cho các chuyên viên trong đơn vị quản lý nhà nƣớc đều đƣợc hƣởng định mức chung 25% chi thêm giờ nội mục chi này phát sinh ở gần nhƣ tất cả các đơn vị khi phát sinh nhiệm vụ cần làm ngoài giờ; các khoản đóng góp (bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí cơng đoàn); tiểu mục phúc lợi tập thể (bao gồm chi đi nghỉ phép, nƣớc uống cho toàn bộ cán bộ nhân viên); Tiền thƣởng chi trả trên cơ sở bình bầu và kết quả cơng viêc); Tiểu mục chi thanh toán cá nhân khoản chi này cho cán bộ công nhân viên định mức chi là căn cứ kết quả bình bầu của đơn vị cho các cán bộ nhân viên ngƣời lao động, nguồn kinh phí để chi cho tiểu mục chi thanh tốn cá nhân do tiết kiệm chi của đơn vị sau khi đã thực hiện các nhiệm vụ chi cho hoạt động của đơn vị khoản chi này phụ thuộc vào nhiều yếu tố ch ng hạn để đơn vị có nguồn thu nhập tăng thêm cao thì trong điều hành chi tiêu của
lãnh đạo tiết kiệm và ý thức tiết kiệm chi cho các nhiệm vụ của mỗi cá nhân đƣợc giao phải tiết kiêm, căn cứ vào định mức đầu ngƣời của các đơn vị hành chính khác sự nghiệp cụ thể đơn vị sự nghiệp định mức chi bằng 90% các đơn vị hành chính, phụ thuộc vào lƣợng biên chế cao hay thấp vì
Tổng kinh phí của một
đơn vị đƣợc cấp = Định mức một biên chế ×
Số lƣợng biên chế đƣợc giao Chính vì vậy đơn vị càng nhiều biên chế thì kinh phí đƣợc cấp càng cao và ngƣợc lại.
- Cơ cấu nhóm mục chi thanh toán cá nhân chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng số chi thƣờng xuyên trong đơn vị hành chính, sự nghiệp. Mức độ chi đơn vị hành chính, sự nghiệp cho khoản chi này nhiều hay ít phụ thuộc vào chế độ của Nhà nƣớc quy định cho từng đối tƣợng. Ngồi ra nó cịn phụ thuộc vào chất lƣợng, số lƣợng biên chế và trình độ học vấn của cán bộ nhân viên cũng nhƣ cán bộ quản lý trong các đơn vị và đặc biệt với cơ chế chi trả lƣơng nhƣ hiện nay thì đơn vị nào cán bộ nhân viên tuổi càng cao (thâm niên công tác càng dài hệ số lƣơng đƣợc hƣởng cáo thì chi phí cho mục lƣơng càng cao), phụ thuộc vào tổ chức sắp xếp bộ máy nếu nhƣ bộ máy tổ chức tinh gọn khơng nhiều phịng ban gián tiếp, khơng nhiều cấp phó cho trong từng phịng thì nhóm chi này sẽ giảm và ngƣợc lại và thực tế tại các đơn vị thì tiết kiệm biên chế là đã giảm chi phí rất lớn để tiết kiệm kinh phí tăng thu nhập cho cán bộ nhân viên (ví dụ giảm một biên chế thấp nhất 1 năm tiết kiệm đƣợc hàng 100 triệu đồng chi tiền lƣơng nộp các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí cơng đồn, bảo hiểm thất nghiệp, chi tiền thƣởng…).
- Tác dụng của khoản chi này nhằm đáp ứng trực tiếp các nhu cầu về đời sống sinh hoạt cho cán bộ, cơng nhân viên của đơn vị, từ đó nhằm duy trì sự tồn tại và hoạt động của bộ máy trong cơ quan quản lý nhà nƣớc và đơn vị sự nghiệp.
2.3.2. Phân tích khoản chi hàng hóa, dịch vụ
- Thuộc nhóm mục chi này gồm các khoản: Thanh tốn dịch vụ công cộng nhƣ thanh tốn tiền điện, tiền nƣớc, nhiên liệu vệ sinh mơi trƣờng; mua sắm vật tƣ văn phịng nhƣ mua văn phịng phẩm, mua sắm cơng cụ dụng cụ văn phịng; chi trả thơng tin, tun truyền, liên lạc nhƣ cƣớc phí điện thoại, internet, fax; chi hội nghị; chi cơng tác phí; chi th mƣớn nhƣ thuê phƣơng tiện vận tải; chi sửa chữa tài sản phục vụ công tác chun mơn và duy tu, bảo dƣỡng các cơng trình
cơ sở hạ tầng từ kinh phí thƣờng xun nhƣ sửa xe ô tô con trong các đơn vị, sửa tàu, xuồng, sửa thiết bị tin học, máy photocopy, máy fax, máy bơm nƣớc, máy phát điện, bảo trì phần mềm máy vi tính, sửa điều hịa nhiệt độ, nhà văn phịng, trang thiết bị kỹ thuật chuyên dùng; Chi phí nghiệp vụ chun mơn của từng ngành nhƣ các khoản chi mua vật tƣ hàng hóa dùng cho chuyên môn của từng ngành, in ấn phô tô tài liệu dùng cho chuyên môn của ngành, Chi bảo hộ lao động, đồng phục trang phục chi thanh toán hợp đồng thực hiện nghiệp vụ chn mơn, đầu tƣ tài sản vơ hình nhƣ mua phần mềm kế toán, phần mềm quản lý tài sản, mua sắm tài sản dùng cho công tác chuyên mơn nhƣ mua điều hịa nhiệt, máy photocopy, thiết bị tin học…
- Cơ cấu nhóm chi này trong tổng kinh phí chi thƣờng xuyên của các đơn vị chiếm tỷ trọng lớn sau nhóm chi thanh tốn cá nhân các khoản chi này tăng hay giảm tùy thộc vào định mức của từ mục chi cũng nhƣ nhiệm vụ của từng đơn vị đƣợc giao, và ý thức tiết kiệm của từng cá nhân cán bộ nhân viên trong đơn vị các mục chi này phát sinh thƣờng xuyên liên tục và bị tác động bởi hầu hết các cán bộ nhân viên trong đơn vị, đặc biệt là lãnh đạo cơ quan chủ tài khoản của đơn vị nếu nhƣ lãnh đạo có những quy định chi tiêu chặt chẽ quy định sử dụng các thiết bị, vật tƣ văn phòng, điện nƣớc, dùng xe ô tô hiệu quả không dùng xe công để làm việc riêng, cử đi công tác những cuộc thật cần thiết không lợi dụng đi công tác để kết hợp đi chơi tổ chức hội nghị mục chi rất cần hiệu quả chất lƣợng nếu không vừa lãng phí thời gian cũng nhƣ kinh phí tuy nhiên khoản chi này phụ thuộc nhiều vào nhiệm vụ chuyên môn của từng đơn vị nhất là một số đơn vị triển khai tuyên truyền cho ngƣời dân trong lĩnh vực nông nghiệp là nhiệm vụ quan trọng. Một số đơn vị phát sinh nhiều mục chi này là để thực hiện các nhiệm vụ đƣợc giao nhƣ tập huấn chuyên môn… Chi mua tài sản các mục chi này khơng phát sinh thƣờng xun bởi kinh phí chi thƣờng xuyên định mực chi thấp không thể dùng chi thƣờng xuyên để chi đầu từ mà gần nhƣ chỉ thực sự cần thiết nhƣ là tài sản quá cũ, lạc hậu không đáp ứng đƣợc các hoạt động bình thƣờng của đơn vị thì đơn vị mới mua sắm. Nhƣ vậy mục chi này rất cần chi từ nguồn chi đầu từ thì mới đáp ứng tốt các hoạt động của đơn vị.
- Tác dụng của nhóm chi hàng hóa dịch vụ có tính quyết định trực tiếp đến chất lƣợng hoạt động của đơn vị. Do vậy khoản chi này cần đƣợc đầu tƣ thích đáng để ngày càng hiện đại hóa chất lƣợng hoạt động của các đơn vị hành chính, sự nghiệp để hồn thành tốt nhiệm vụ đƣợc giao nhƣng đảm bảo điều hành chi
mục này cần hiệu quả nội dung nào cần phải chi thì phải chi, nhất là các khoản chi phục vụ trực tiếp cho nhiệm vụ của đơn vị cịn mục chi mang tính gián tiếp cần tiết kiệm để nâng cao thu nhập cho cán bộ nhân viên trong đơn vị; nhằm phục vụ kịp thời cho nhu cầu hoạt động và nâng cao hiệu quả hoạt động của đơn vị nhất là trong điều kiện làm việc nhà cửa, máy móc thiết bị của các đơn vị ngày càng cũ nát trong khi địi hỏi chất lƣợng cơng việc ngày càng cao, công nghệ thông tin phát triển mạnh, điều kiện thời tiết làm việc khắc nghiệt vậy đòi hỏi đầu tƣ vào tài sản cho các đơn vị là nhu cầu cấp thiết.
2.3.3. Phân tích các khoản chi khác
- Thuộc nhóm chi này phát sinh trong chi thƣờng xuyên các đơn vị hành chính, sự nghiệp gồm chi bảo hiểm tài sản, và phƣơng tiện của các đơn vị dự toán, chi tiếp khách, chi lập quỹ khen thƣởng theo chế độ quy định; Chi cho công tác Đảng ở tổ Đảng cơ sở và các cấp trên cơ sở; Chi lập các quỹ của đơn vị thực hiện khoán chi trong các mục chi này mục chi tiếp khách là mục chi khó xác định và rất dễ bị thất thốt vì định mức chi khoản chi này thấp nhƣng thực tế chi phát sinh nhiều khoản chi này phụ thuộc rất nhiều đến ý thức của ngƣời thực hiện nhiệm vụ chi khơng sẽ rất lãng phí. Quy định theo thông tƣ số01/2011/TT- BTC quy định mức chi tối đa tiền ăn tiếp 1 ngƣời khách 200.000 đồng cho 1 ngƣời nhƣng thực tế có lúc vƣợt hơn cả mức chi đó.
- Cơ cấu nhóm chi này chiểm tỷ trọng khơng lớn trong tổng số chi thƣờng xuyên của các đơn vị thƣờng phát sinh đột xuất và phát sinh vƣợt dự tốn vì một số nhiệm vụ chi khơng có dự kiến trƣớc nhƣ khách đến bất thƣờng, tùy từng năm phát sinh khác nhau ch ng hạn nhƣ khi đơn vị có nhiệm vụ mới nổi bật thì đƣợc nhiều đơn vị bạn tỉnh khác đến học tập thì khi đó tăng chi tiếp khách và khó có thể ấn định kế hoạch chi và cũng là khoản chi khó quản lý của đơn vị.
- Tác dụng của nhóm chi này khơng trực tiếp tác động đến chất lƣợng nhiệm vụ chuyên môn của đơn vị mà nó gián tiếp ảnh hƣởng đến chất lƣợng nhiệm vụ của đơn vị bởi đây là các khoản chi để tạo mối quan hệ tốt trong nội bộ nhƣ là các khoản chi quỹ phúc lợi khen thƣởng phúc lợi chi động viên cho cán bộ nhân viên, khoản chi tiếp khách tạo mối quan hệ, trao đổi học tập kinh nghiệm lẫn nhau giữa cơ quan đơn vị trong việc thực hiện nhiệm vụ đƣợc giao.